Kolejne dane ujawniane przez spółki

 

Dotychczas spółki zobowiązane były do zamieszczania na pismach i zamówieniach handlowych kierowanych do kontrahentów informacji dotyczących firmy, jej siedziby oraz adresu spółki. Ponadto miały obowiązek podawać oznaczenie sądu rejestrowego i numeru, pod którym spółka wpisana jest do rejestru. Od początku roku obowiązek ten został rozszerzony. Zmiany w omawianym zakresie wprowadziła ustawa z 18 października 2006 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (DzU nr 208, poz. 1540). Nowelizacja ta miała na celu realizację nałożonego na państwa członkowskie, dyrektywą 2003/58/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 15 czerwca 2003, obowiązku uchwalenia przepisów zapewniających większą jawność dokumentów spółek.

Znowelizowane wspomnianą ustawą art. 206 i art. 374 Kodeksu spółek handlowych stanowią, że spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjne mają obowiązek podawania w pismach i zamówieniach handlowych składanych w formie papierowej i elektronicznej, poza dotychczasowymi danymi (firma, siedziba, adres spółki, oznaczenie sądu rejestrowego oraz numer, pod którym spółka wpisana jest do rejestru), dodatkowo informacji o numerze NIP i wysokości kapitału zakładowego. Natomiast w przypadku spółek akcyjnych wymagane jest dodatkowo podanie wysokości kapitału wpłaconego. Ma to istotne znaczenie zwłaszcza z punktu widzenia wiarygodności przedsiębiorstwa, bowiem kapitał zakładowy jest tylko kwotą deklarowaną, zaś wartość faktycznie wniesionych udziałów może być znacznie mniejsza.

Istotną zmianą jest również obowiązek podawania przez spółki kapitałowe danych zawsze i we wszelkiego rodzaju korespondencji, nawet w stosunku do osób pozostających ze spółką w stałych kontaktach gospodarczych. W poprzednim stanie prawnym obowiązek podawania informacji w stosunku do kontrahentów pozostających ze spółką w stałych stosunkach umownych był wyłączony, a dane spółki należało zamieścić w piśmie kierowanym do oznaczonej osoby.

Przykład

Odnośnie do spółek osobowych najistotniejsza zmiana została wprowadzona w stosunku do spółki komandytowo-akcyjnej. Dodany do art. 127 k.s.h § 5 nałożył na ten podmiot obowiązek ujawniania danych na wzór spółek kapitałowych, łącznie z podaniem wysokości kapitału wpłaconego.

Pozostałe spółki osobowe, działające w formie spółek jawnych, partnerskich i komandytowych, zgodnie z art. 34 ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (DzU z 2001 r. nr 17, poz. 209 ze zm.), mają obowiązek zamieszczania w pisemnych oświadczeniach, skierowanych w zakresie swej działalności do oznaczonych osób i organów takich informacji, jak: firma lub nazwa, siedziba i adres, oznaczenie formy prawnej wykonywanej działalności, numer NIP, oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywane są akta rejestrowe, oraz numer w rejestrze. A zatem przepis ten w pewnym zakresie dubluje obowiązek posługiwania się oznaczeniami w stosunku do spółek kapitałowych oraz komandytowo-akcyjnych. Jest jednak bardzo istotny z punktu widzenia pozostałych spółek osobowych, w stosunku do których przepisy nie przewidują szczególnych regulacji prawnych w tym zakresie.

Nowością w art. 34 ustawy o KRS jest obowiązek zamieszczania, w pisemnych oświadczeniach składanych przez podmiot wpisany do rejestru, numeru NIP oraz oznaczenia sądu rejestrowego, w którym przechowywane są akta rejestrowe spółki.

Przykład

Za niedopełnienie obowiązków ujawniania swoich danych przedsiębiorcy mogą zostać obciążeni wysokimi karami. Zgodnie z art. 595 § 1 k.s.h. członek zarządu spółki handlowej dopuszczający się naruszenia wymogów wynikających z art. 127 § 5, art. 206 § 1 oraz art. 374 § 1 k.s.h., podlega grzywnie w wysokości do 10 tys. złotych. Również wspomniany już przepis art. 34 ustawy o KRS stanowi, że w przypadku stwierdzenia niedopełnienia obowiązku ujawnienia określonych danych podmiotu, sąd rejestrowy może nałożyć grzywnę na osoby odpowiedzialne za niewykonanie tego obowiązku. Przy czym grzywna ta nie może być wyższa niż 5 tys. złotych.

Warto zatem jak najszybciej dostosować podawane na zewnątrz dane spółki do nowych wymogów, aby nie narazić się na dość spore i niepotrzebne obciążenia finansowe.

W związku z wprowadzonymi od nowego roku zmianami przedsiębiorcy muszą więc pamiętać o wymianie pieczątek, papierów i druków firmowych, jak też zaktualizowaniu swoich stron internetowych. Wprawdzie przepisy nie podają wyraźnie sposobu prezentowania nowych danych spółki na witrynach firmowych, dlatego mogą pojawiać się wątpliwości w tym zakresie, czy wystarczy zamieszczenie informacji w jednym miejscu, np. w zakładce „Kontakt”, czy też dane spółki powinny znaleźć się na każdej podstronie.

Z pewnością dzięki nowelizacji upowszechniony i ułatwiony zostanie dostęp do informacji o spółkach, co z kolei zdecydowanie ułatwi obrót, jak również wpłynie na jego bezpieczeństwo.