Jak wystawiać faktury od 1 stycznia 2013 r.

Komentarz: Bogdan Zatorski, Kierownik Konsultingu z Sage

- Zmiana przepisów - tych, które wejdą w życie z początkiem roku i potem od lipca 2013 r. - w istocie znosi 19-letnią polską tradycję rozliczania podatku VAT. Będziemy mieli przepisy zgodne z tymi, jakie obowiązują w Unii Europejskiej. Dla przedsiębiorców nadchodzi trudny czas, bowiem będziemy żegnać się z przyzwyczajeniami, powszechnie dotąd obowiązującą wykładnią, zasadami i niezliczonymi wyjątkami. W 2013 r. przedsiębiorcy będą musieli zmienić nie tylko przyzwyczajenia, ale i faktyczne zasady fakturowania i rozliczania podatku VAT. Zmiany są złożone i wymagają od przedsiębiorców o wiele więcej uwagi niż przed dwoma laty, kiedy mieliśmy do czynienia tylko z podwyżką stawki podatku o 1 punkt procentowy. A do przyswojenia zmian pozostało niewiele czasu, zaledwie 2 miesiące. Chodzi przecież o poznanie nowych przepisów i umiejętność stosowania się do ich brzmienia. Gotowość ta oznacza, że przedsiębiorcy powinni dostosować oprogramowanie księgowe i sprzedażowe do zapowiadanych zmian. Celem tych modyfikacji jest dopasowanie polskich przepisów do regulacji unijnych, a także wprowadzenie bardziej przejrzystych i usystematyzowanych zasad w zakresie fakturowania i rozliczania VAT. Z jednej strony to dobrze, ale z drugiej można spojrzeć na to też i tak: urząd skarbowy względem biznesu jest jak zwykle na uprzywilejowanej pozycji. Urzędnicy mają 5 lat na naukę zmian, bo tyle trwa okres, przez który mogą kontrolować i weryfikować działania firm. Biznes niestety musi się w tym zakresie dokształcić w niespełna 10 tygodni. Warto więc już teraz poznawać zmiany i przygotować się na aktualizacje stosowanych procedur i używanych systemów.

Konieczność dostosowania oprogramowania do nowych przepisów

Sage, wiodący dostawca oprogramowania wspomagającego zarządzanie dla przedsiębiorstw sektora MSP w Polsce, wskazuje, na jakie zmiany powinni zwrócić uwagę przedsiębiorcy po wejściu w życie nowych przepisów związanych z rozliczaniem VAT.

Większość zmian skutkuje koniecznością aktualizacji użytkowanego obecnie oprogramowania - finansowo-księgowego oraz handlowego. W opinii firmy, aby od nowego roku działać zgodnie z prawem, należy zadbać o aktualizacje do końca bieżącego roku.

 Praktyczne warsztaty: Jak przygotować firmę do zmian w VAT od 2013 roku >>

Oto lista głównych zmian, które zgodnie z zapowiedzią ustawodawcy wejdą w życie 1 stycznia 2013 r., w oparciu o aktualne projekty ustawy i rozporządzeń:

1.    Będzie można wystawiać faktury uproszczone

Podatnik, dokonujący sprzedaży do kwoty brutto 450 zł, będzie mógł wystawiać tzw. faktury uproszczone. Na fakturach uproszczonych będzie można umieścić jedynie NIP nabywcy, bez konieczności wskazywania jego adresu i nazwy. Poza tym, podatnik będzie miał obowiązek wskazać datę wystawienia dokumentu, przedmiot sprzedanych towarów lub usług oraz kwotę należnego VAT i łączną kwotę należności brutto. Zapis ma uprościć i skrócić procedurę wystawiania dokumentów sprzedaży dla transakcji o niewielkich kwotach. Może znaleźć to praktyczne zastosowanie np. na stacjach benzynowych, w kioskach czy w punktach obsługi klientów w supermarketach czy sprzedaży biletów komunikacji miejskiej. Faktura uproszczona pod względem treści będzie zbliżona do obecnie stosowanych paragonów fiskalnych.

2.    Będzie można wystawiać faktury zbiorcze

Podatnik, który dokona więcej niż jednej dostawy towarów lub usług dla jednego kontrahenta w jednym miesiącu kalendarzowym, będzie mógł wystawiać fakturę zbiorczą dokumentującą wszystkie te czynności.

3.    Pojawi się możliwość wystawiania faktur sprzedaży przez nabywcę (oraz strony trzecie do tego upoważnione)

Ciekawą zmianą jest zapowiedź możliwości wystawiania faktury przez nabywcę towarów i usług w imieniu sprzedającego (podatnika) i na jego rzecz. Poza tym, faktury sprzedaży w imieniu i na rzecz sprzedającego będą mogły wystawiać strony trzecie (np. przedstawiciel podatkowy czy biuro rachunkowe), upoważnione do tego przez podatnika.

4.    Brak numeru rejestracyjnego auta na fakturze za zakup paliwa

Od nowego roku zlikwidowany zostanie obowiązek umieszczania numeru rejestracyjnego pojazdu na fakturach dokumentujących nabycie paliw (benzyny, oleju napędowego, autogazu).

5.    Większa swoboda w posługiwaniu się fakturami elektronicznymi

Zmiany przewidują daleko idącą liberalizację w zakresie elektronicznego fakturowania. Obecnie, wystawcy decydujący się na e-fakturę, mają obowiązek uzyskania formalnej zgody od odbiorcy na otrzymywanie dokumentu w tej formie przed przesłaniem pierwszej faktury. Od nowego roku ten obowiązek zostanie zniesiony. Pojawi się tzw. domniemana akceptacja otrzymywania faktur elektronicznych. To oznacza, że jeśli sprzedający wyśle do kupującego e-fakturę, sam fakt jej zapłaty oznaczać będzie akceptację. Zakładając, że od 2013 r. wystawca „przejdzie” na faktury elektroniczne, to nabywca, który nie będzie chciał otrzymywać e-faktur od sprzedającego (np. teleoperatora), będzie musiał zgłosić formalny sprzeciw, by nadal otrzymywać faktury w formie papierowej. W świetle proponowanych zmian przedsiębiorcy powinni pamiętać, że faktury wystawione na papierze nie mogą być uznane za elektroniczne, nawet jeśli zostaną zeskanowane i np. wysłane e-mailem. Faktura wystawiona tradycyjnie, nie będzie uznana, jeśli będzie okazana do kontroli w formie elektronicznej.

Uważa się, że nowe zapisy upowszechnią fakturowanie elektroniczne we wszystkich sektorach gospodarki, dając nowe źródła oszczędności w obiegu dokumentów. Obecnie stosowanie faktur papierowych, wg wyliczeń firmy Sage, kosztuje wszystkich przedsiębiorców w Polsce 6 miliardów złotych rocznie, a społeczeństwo blisko 130 hektarów wyciętego lasu.

 

6.    Podatnik sam musi zadbać o tzw. kontrolę biznesową audytu faktur

Po 1 stycznia 2013 podatnik zobowiązany będzie do samodzielnego określenia sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, niezależnie od tego, czy zostały one wystawione w formie papierowej czy elektronicznej. Autentyczność pochodzenia faktury to zapewnienie tożsamości sprzedającego lub wystawcy faktury. Integralność treści to wiarygodne zapewnienie, iż na fakturze nie zostały zmienione żadne dane. Ważnym zapisem jest ten, który mówi, że podatnik może zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność oraz czytelność treści faktur za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a sprzedającym lub wystawcą faktury. Ustawodawca nakłada więc na podatnika obowiązek opracowania, przyjęcia i wdrożenia procedur kontrolnych, dając mu przy tym pewną dowolność działania i wybór narzędzi dla kontroli.

7.    Przestaną funkcjonować faktury wewnętrzne

Faktury wewnętrzne wystawiane od przyszłego roku nie będą miały żadnego skutku finansowego, podatkowego ani prawnego. Przedsiębiorcy posługują się dziś fakturą wewnętrzną w ramach wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT), dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca, a także w imporcie usług. Są one wykorzystywane także do wykazania zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych tego typu opłat. Prawo unijne nie definiuje kategorii faktur wewnętrznych a więc również nie przewiduje możliwości wystawiania tego rodzaju dokumentów. Przedsiębiorcy będą musieli zastąpić faktury wewnętrzne inną dokumentacją, uznawaną przez urząd skarbowy.

8.    Nadzieja dla małych przedsiębiorstw w „sprawiedliwej metodzie kasowej”

Wielu przedsiębiorców borykających się z problemem przeterminowanych należności czeka na zmianę wprowadzającą nową metodę kasową. Nazywamy ją „pełną” lub „sprawiedliwą” - bowiem w myśl jej zasady podatnik nie będzie zobowiązany do odprowadzania VAT w przypadku nieotrzymania zapłaty za sprzedane towary lub usługi. Obecnie „metoda kasowa” zakłada, że obowiązek podatkowy powstaje pomimo braku zapłaty należności w terminie 90 dni od terminu zapłaty wskazanego na fakturze VAT. W zapowiadanych zmianach termin ten ulegnie prawdopodobnie wydłużeniu do 180 dni. Jest nadzieja, że nowa, sprawiedliwa metoda kasowa poprawi płynność wielu przedsiębiorców z sektora MSP. Zapis będzie jednak nadal dotyczyć tylko organizacji, które wykazują obrót roczny do 1,2 miliona euro.

9.    Faktury wystawią także podatnicy zwolnieni z VAT

Projekt zmian przewiduje również możliwości wystawiania faktur przez podatników, którzy są zwolnieni z VAT - na żądanie nabywcy.

10.    Rosną stawki na wybrane towary

Niektórzy przedsiębiorcy powinni pamiętać o zmianach w stawkach podatkowych na wybrane produkty. Oto kilka przykładów: od nowego roku do 23% (z 8%) wzrośnie stawka VAT na kawę sprzedawaną w lokalu, a z 5 na 8% stawka VAT, jaką obłożone są lody, gotowe posiłki i dania przeznaczone do bezpośredniego spożycia. Miłośnicy sztuki ludowej, rzemiosła artystycznego rękodzieła też zapłacą większą stawkę - wzrośnie z 8 na 23%. Z kolei, na obecnie zwolnione z VAT usługi pocztowe np. Poczty Polskiej (m.in. znaczki),nałożona zostanie stawka VAT w skali 23%.

11.    Przestaną funkcjonować noty korygujące

Po latach doświadczeń przyjdzie nam się pożegnać z notami korygującymi, stosowanymi obecnie do poprawiania przez nabywcę mniejszych błędów na otrzymanych fakturach. W myśl nowych przepisów, błędy będzie mógł poprawić jedynie wystawca fakturą korygującą.

Takie i inne zmiany szykuje nam resort finansów od stycznia.  Na tym jednak nie koniec, bowiem od 1 lipca 2013 r. wejdą w życie przepisy mające bezpośredni skutek na moment powstawania obowiązku podatkowego. Możliwe też, że w 6 miesięcy później czekają nas kolejne zmiany: ograniczenie do 50% odliczenia VAT dla wszelkich wydatków związanych z eksploatacją pojazdów (w tym kosztów paliw, przeglądów i części).