Kalendarz przedsiębiorcy, czyli o czym trzeba pamiętać prowadząc firmę

Obowiązki związane z KPiR

Sporo osób samozatrudnionych i mikroprzedsiębiorców rozliczających się na zasadach ogólnych decyduje się na prowadzenie księgowości w uproszczonej formie, czyli za pomocą Księgi Przychodów i Rozchodów. Oczywiście, zapisów w księdze można dokonywać w dowolny sposób, ale KPiR najwygodniej prowadzić w wersji elektronicznej. Wówczas zmniejsza się prawdopodobieństwo pomyłki, automatycznie wyliczają się podatki i generują niezbędne dokumenty, a zapisy wprowadzane do KPiR zawsze są czytelne i przejrzyste (co może być trudno osiągnąć prowadząc księgę bez odpowiednich narzędzi).

Trzeba jednak pamiętać, że przepisy prawne nakładają na przedsiębiorcę obowiązek comiesięcznego wydruku księgi z zapisami z poprzedniego miesiąca, niezależnie od tego czy istnieje również wersja elektroniczna. Wydruk należy sporządzić najpóźniej 20 dnia następnego miesiąca. Właściciel jednoosobowej firmy prowadzący księgowość elektroniczne musi również zwrócić uwagę na to, by wydruk KPiR był zgodny ze wzorem określonym przez Ministra Finansów.

Szczegóły dotyczące wzoru KPiR można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Rozdział 2 dotyczy prowadzenia KPiR przez przedsiębiorców niebędących rolnikami.

Obowiązki wobec ZUS-u

Przedsiębiorca, który nie zatrudnia pracowników, ma obowiązek opłacania własnych składek ZUS do 10 dnia następnego miesiąca za poprzedni miesiąc kalendarzowy. Przedsiębiorca płacący ZUS preferencyjny opłaca składki zdrowotne oraz obniżone składki społeczne. Natomiast przedsiębiorca na pełnym ZUS-ie opłaca wyższe składki społeczne i dodatkowo składki na Fundusz Pracy. Należy pamiętać, że dla poszczególnych składek, ZUS wyznaczył odrębne konta bankowe.

Natomiast przedsiębiorca zatrudniający pracowników musi wpłacić składki za siebie i pracowników do 15 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.

Kto musi regularnie składać deklaracje do ZUS-u?

Jednoosobowy przedsiębiorca opłacający minimalne składki społeczne do ZUS-u i nieposiadający zatrudnionych pracowników, musi złożyć deklarację ZUS DRA tylko za jeden pełny miesiąc. Później nie musi już przesyłać żadnych dokumentów do ZUS-u. A kto systematycznie musi składać deklaracje?

Przedsiębiorca, który chce płacić wyższe składki społeczne, aby odkładać więcej na emeryturę lub uzyskać prawo do wyższych świadczeń na wypadek choroby, musi co miesiąc przesyłać do ZUS-u deklarację ZUS DRA. Dokument ten powinien zostać przekazany do ZUS do 10 dnia następnego miesiąca za poprzedni miesiąc kalendarzowy.

Znacznie bardziej skomplikowane obowiązki wobec ZUS-u ma przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników. Pracodawca musi bowiem nie tylko terminowo opłacać za pracowników składki, ale także przesyłać do ZUS-u comiesięczne raporty płacowe (załączniki do ZUS DRA), w których ujmuje się rozliczenie składek.

Jeśli nikt z pracowników nie choruje w danym okresie, to należy złożyć deklarację ZUS RCA, zaś w przypadku choroby dodatkowo ZUS RSA. Warto pamiętać, że na formularzu ZUS RCA przedsiębiorca zatrudniający pracowników ujmuje także własne składki. Raporty płacowe składa się do 15 dnia miesiąca, następującego po wypłacie wynagrodzenia.

Obowiązki związane z VAT

Przedsiębiorca, który jest czynnym podatnikiem VAT, musi złożyć deklarację VAT-7 do 25 dnia miesiąca następującego po każdym miesiącu kalendarzowym. W dokumencie tym rozliczane są podatek VAT naliczony i należny, z których wynika obowiązek podatkowy lub zwrot.

Osoba prowadząca działalność gospodarczą, która posiada status „małego podatnika” (firma, której roczna sprzedaż brutto nie przekroczyła równowartości 1,2 mln euro) może rozliczać podatek VAT kwartalnie. W takiej sytuacji należy co kwartał składać deklarację VAT-7K. Termin złożenia formularza to 25 dzień miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale.