REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Faktury elektroniczne - oszczędność czasu i pieniędzy

Subskrybuj nas na Youtube
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Nie trzeba jej drukować, niepotrzebny jest kurier ani tradycyjne usługi poczty, wystarczy wystawić i wysłać e-mailem. Faktury mogą być przesyłane i udostępniane w dowolnym formacie elektronicznym.

Oszczędność dla kieszeni i miejsca

Miesięczne koszty drukowania i wysyłania faktur wystawionych w formie papierowej są niebagatelne, jeśli przyjmiemy, że firma musi wystawić np. 100 takich dokumentów. Dostarczenie ich w formie elektronicznej to dla przedsiębiorstw nie tylko oszczędność pieniędzy, ale również czasu.

Wystawca nie ma obowiązku drukować faktury, musi natomiast ją przesłać do odbiorcy, który będzie mógł zarchiwizować ją w niezmienionej postaci. Przekłada się to nie tylko na zmniejszenie kosztów, ale również na oszczędność powierzchni potrzebnej do archiwizacji.

- Należy jednak pamiętać, że wystawiane i przesyłane elektronicznie faktury muszą spełniać określone kryteria. Nie uległy bowiem zmianie wymogi dotyczące tego, jak powinna wyglądać i jakie informacje powinna zawierać faktura VAT - mówi Agnieszka Koperska, menedżer w Baker Tilly Poland. Za pomocą faktury wystawca dokumentuje transakcję sprzedaży, a odbiorca może odliczyć VAT naliczony i zaliczyć wydatek do kosztów.

Niezbędna akceptacja odbiorcy

Każdy odbiorca musi potwierdzić chęć otrzymywania dokumentów w tej formie. Zgodę można przesłać na piśmie lub elektronicznie. Jest ona ważna do odwołania. Poza informacją, że faktury są kopią oryginalnego dokumentu - powinny być tożsame z oryginałem. Jeśli odbiorca nie dysponuje urządzeniami do odbioru i archiwizacji faktur elektronicznych, kontrahent powinien wystawiać je w formie papierowej - i również w tej formie zachować jej kopię. Decyzja o rezygnacji z otrzymywania e-faktur także musi być potwierdzona pisemnie lub elektronicznie. Wystawca traci wówczas prawo do przesyłania odbiorcy faktur w tej formie od daty uzgodnionej przez strony, jednak nie później niż 30 dni po cofnięciu akceptacji lub od dnia następującego po dniu otrzymania przez dostawcę informacji o cofnięciu akceptacji.

E-faktura musi być autentyczna

Warunek autentyczności pochodzenia faktur oraz integralności ich treści można spełnić, wykorzystując bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Inną metodą jest stosowanie elektronicznej wymiany danych (EDI). Jest to technologia obiegu i wymiany dokumentów bezpośrednio między aplikacjami partnerów handlowych wykorzystywana w transporcie, edukacji, bankowości, administracji, produkcji, handlu oraz usługach. Dokument wysłany e-mailem, jako załącznik, opatrzony podpisem elektronicznym z ważnym certyfikatem, jest uznawany przy rozliczeniach księgowych i podatkowych.

Co ważne, brak podpisu elektronicznego nie oznacza, że faktura nie może być traktowana jako dokument księgowy.

- Powyższe dwa przykłady zabezpieczeń są dozwolone przez ustawodawcę, nie są jednak jedynymi sposobami zapewniającymi autentyczność oraz integralność dokumentu. Pomocna może być tu dyrektywa, zgodnie z którą każdy podatnik sam określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury - mówi Agnieszka Koperska, menedżer w dziale audytu w Baker Tilly Poland. Można to zrobić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Jeśli w trakcie zmiany sposobu wystawiania faktur którekolwiek z danych wystawcy stają się nieaktualne, powinien on poinformować kontrahenta o tym fakcie. Odbiorca musi mieć pewność, że dokument otrzymał z wiarygodnego źródła. Systemy, z których są one wystawiane, zwykle podlegają specjalnej kontroli. Dzięki temu osoba wystawiająca dokument nie może zmienić swoich danych ani odbiorcy po jego wydrukowaniu do pliku elektronicznego.

Obecnie powszechnym sposobem udostępniania faktur w formie elektronicznej jest wysyłanie ich jako załącznika z firmowego adresu e-mail wystawcy. W ten sposób odbiorca może zidentyfikować osobę dostarczającą faktury i potwierdzić, że dotyczy ona towarów (usług) zakupionych od tego wystawcy (autentyczność). Natomiast zapisanie faktury w formacie pliku PDF gwarantuje, że żadne dane w niej zawarte nie mogą być zmanipulowane (integralność).

Zgodnie z definicją podaną w dyrektywie Rady UE2010/45/UE, którą cytuje także rozporządzenie Ministra Finansów - autentyczność pochodzenia to pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych.

 

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Twój Biznes

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
W 2026 r. w radach nadzorczych i zarządach musi być 33-40% kobiet [Dyrektywa Women on Board]

W 2026 r. w radach nadzorczych i zarządach musi być odpowiednia reprezentacja płci. W związku z tym, że przeważają mężczyźni, nowe przepisy wprowadzają de facto obowiązek zapewnienia 33-40% kobiet ogólnej liczby osób zasiadających w radach nadzorczych i zarządach przedsiębiorstw. Czy Polskie firmy są na to gotowe? Jak wdrożyć dyrektywę Women on Boards?

Czy finansiści, księgowi i inni profesjonaliści powinni bać się wieku średniego?

Wiek średni nie musi oznaczać zawodowego spowolnienia. Czy finansiści, księgowi i inni profesjonaliści powinni bać się wieku średniego? Raport ACCA 2025 pokazuje, że doświadczenie, rozwinięta inteligencja emocjonalna i neuroplastyczność mózgu pozwalają po 40. wzmocnić swoją pozycję na rynku pracy.

Zmiany w amortyzacji aut od 2026 r. – jak nie stracić 20 tys. zł na samochodzie firmowym?

Od 1 stycznia 2026 r. nadchodzi rewolucja dla przedsiębiorców. Zmiany w przepisach sprawią, że auta spalinowe staną się znacznie droższe w rozliczeniu podatkowym. Nowe, niższe limity amortyzacji i leasingu mogą uszczuplić kieszeń firmy o nawet 20 tys. zł w ciągu kilku lat. Co zrobić jeszcze w 2025 r., żeby uniknąć dodatkowych kosztów i utrzymać maksymalne odliczenia? Poniżej znajdziesz praktyczny poradnik.

Obcokrajowcy wciąż chętnie zakładają w Polsce małe firmy. Głównie są to Ukraińcy i Białorusini [DANE Z CEIDG]

Obcokrajowcy wciąż chętnie zakładają w Polsce małe firmy. Głównie są to Ukraińcy i Białorusini [DANE Z CEIDG]. W pierwszej połowie br. 21,5 tys. wniosków dotyczących założenia jednoosobowej działalności gospodarczej wpłynęło do rejestru CEIDG od osób, które mają obywatelstwo innego państwa. To 14,4% wszystkich zgłoszeń w tym zakresie.

REKLAMA

Hossa na giełdzie w 2025 r. Dlaczego Polacy nie korzystają z tego okresu? Najwięcej zarabiają zagraniczni inwestorzy

Na warszawskiej giełdzie trwa hossa. Dlaczego Polacy nie korzystają z tego okresu? Najwięcej zarabiają u nas zagraniczni inwestorzy. Co musi się w Polsce zmienić, aby ludzie zaczęli inwestować na giełdzie?

Umowy PPA w 2025 r. – korzyści i ryzyka dla małych i średnich firm w Polsce

Płacisz coraz wyższe rachunki za prąd? Coraz więcej firm w Polsce decyduje się na umowy PPA, czyli długoterminowe kontrakty na energię z OZE, które mogą zagwarantować stałą cenę nawet na 20 lat. To szansa na przewidywalne koszty i lepszy wizerunek, ale też zobowiązanie wymagające spełnienia konkretnych warunków. Sprawdź, czy Twoja firma może na tym skorzystać.

Rezygnują z własnej działalności na rzecz umowy o pracę. Sytuacja jest trudna

Sytuacja jednoosobowych działalności gospodarczych jest trudna. Coraz więcej osób rezygnuje i wybiera umowę o pracę. W 2025 r. wpłynęło blisko 100 tysięcy wniosków o zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej. Jakie są bezpośrednie przyczyny takiego stanu rzeczy?

Umowa Mercosur może osłabić rynek UE. O co chodzi? Jeszcze 40 umów handlowych należy przejrzeć

Umowa z krajami Mercosur (Argentyną, Brazylią, Paragwajem i Urugwajem) dotyczy partnerstwa w obszarze handlu, dialogu politycznego i współpracy sektorowej. Otwiera rynek UE na produkty z tych państw, przede wszystkim mięso i zboża. Rolnicy obawiają się napływu tańszych, słabszej jakości produktów, które zdestabilizują rynek. UE ma jeszcze ponad 40 umów handlowych. Należy je przejrzeć.

REKLAMA

1 października 2025 r. w Polsce wchodzi system kaucyjny. Jest pomysł przesunięcia terminu lub odstąpienia od kar

Dnia 1 października 2025 r. w Polsce wchodzi w życie system kaucyjny. Rzecznik MŚP przedstawia szereg obaw i wątpliwości dotyczących funkcjonowania nowych przepisów. Jest pomysł przesunięcia terminu wejścia w życie systemu kaucyjnego albo odstąpienia od nakładania kar na jego początkowym etapie.

Paragony grozy a wakacje 2025 na półmetku: więcej rezerwacji, dłuższe pobyty i stabilne ceny

Wakacje 2025 na półmetku: więcej rezerwacji, dłuższe pobyty i stabilne ceny. Mimo pojawiających się w mediach “paragonów grozy”, sierpniowy wypoczynek wciąż można zaplanować w korzystnej cenie, zwłaszcza rezerwując nocleg bezpośrednio.

REKLAMA