REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Faktury elektroniczne - oszczędność czasu i pieniędzy

Subskrybuj nas na Youtube
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Nie trzeba jej drukować, niepotrzebny jest kurier ani tradycyjne usługi poczty, wystarczy wystawić i wysłać e-mailem. Faktury mogą być przesyłane i udostępniane w dowolnym formacie elektronicznym.

Oszczędność dla kieszeni i miejsca

Miesięczne koszty drukowania i wysyłania faktur wystawionych w formie papierowej są niebagatelne, jeśli przyjmiemy, że firma musi wystawić np. 100 takich dokumentów. Dostarczenie ich w formie elektronicznej to dla przedsiębiorstw nie tylko oszczędność pieniędzy, ale również czasu.

Wystawca nie ma obowiązku drukować faktury, musi natomiast ją przesłać do odbiorcy, który będzie mógł zarchiwizować ją w niezmienionej postaci. Przekłada się to nie tylko na zmniejszenie kosztów, ale również na oszczędność powierzchni potrzebnej do archiwizacji.

- Należy jednak pamiętać, że wystawiane i przesyłane elektronicznie faktury muszą spełniać określone kryteria. Nie uległy bowiem zmianie wymogi dotyczące tego, jak powinna wyglądać i jakie informacje powinna zawierać faktura VAT - mówi Agnieszka Koperska, menedżer w Baker Tilly Poland. Za pomocą faktury wystawca dokumentuje transakcję sprzedaży, a odbiorca może odliczyć VAT naliczony i zaliczyć wydatek do kosztów.

Niezbędna akceptacja odbiorcy

Każdy odbiorca musi potwierdzić chęć otrzymywania dokumentów w tej formie. Zgodę można przesłać na piśmie lub elektronicznie. Jest ona ważna do odwołania. Poza informacją, że faktury są kopią oryginalnego dokumentu - powinny być tożsame z oryginałem. Jeśli odbiorca nie dysponuje urządzeniami do odbioru i archiwizacji faktur elektronicznych, kontrahent powinien wystawiać je w formie papierowej - i również w tej formie zachować jej kopię. Decyzja o rezygnacji z otrzymywania e-faktur także musi być potwierdzona pisemnie lub elektronicznie. Wystawca traci wówczas prawo do przesyłania odbiorcy faktur w tej formie od daty uzgodnionej przez strony, jednak nie później niż 30 dni po cofnięciu akceptacji lub od dnia następującego po dniu otrzymania przez dostawcę informacji o cofnięciu akceptacji.

E-faktura musi być autentyczna

Warunek autentyczności pochodzenia faktur oraz integralności ich treści można spełnić, wykorzystując bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Inną metodą jest stosowanie elektronicznej wymiany danych (EDI). Jest to technologia obiegu i wymiany dokumentów bezpośrednio między aplikacjami partnerów handlowych wykorzystywana w transporcie, edukacji, bankowości, administracji, produkcji, handlu oraz usługach. Dokument wysłany e-mailem, jako załącznik, opatrzony podpisem elektronicznym z ważnym certyfikatem, jest uznawany przy rozliczeniach księgowych i podatkowych.

Co ważne, brak podpisu elektronicznego nie oznacza, że faktura nie może być traktowana jako dokument księgowy.

- Powyższe dwa przykłady zabezpieczeń są dozwolone przez ustawodawcę, nie są jednak jedynymi sposobami zapewniającymi autentyczność oraz integralność dokumentu. Pomocna może być tu dyrektywa, zgodnie z którą każdy podatnik sam określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury - mówi Agnieszka Koperska, menedżer w dziale audytu w Baker Tilly Poland. Można to zrobić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Jeśli w trakcie zmiany sposobu wystawiania faktur którekolwiek z danych wystawcy stają się nieaktualne, powinien on poinformować kontrahenta o tym fakcie. Odbiorca musi mieć pewność, że dokument otrzymał z wiarygodnego źródła. Systemy, z których są one wystawiane, zwykle podlegają specjalnej kontroli. Dzięki temu osoba wystawiająca dokument nie może zmienić swoich danych ani odbiorcy po jego wydrukowaniu do pliku elektronicznego.

Obecnie powszechnym sposobem udostępniania faktur w formie elektronicznej jest wysyłanie ich jako załącznika z firmowego adresu e-mail wystawcy. W ten sposób odbiorca może zidentyfikować osobę dostarczającą faktury i potwierdzić, że dotyczy ona towarów (usług) zakupionych od tego wystawcy (autentyczność). Natomiast zapisanie faktury w formacie pliku PDF gwarantuje, że żadne dane w niej zawarte nie mogą być zmanipulowane (integralność).

Zgodnie z definicją podaną w dyrektywie Rady UE2010/45/UE, którą cytuje także rozporządzenie Ministra Finansów - autentyczność pochodzenia to pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych.

 

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Twój Biznes

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Prezydent zawetował. Przedsiębiorcy będą dalej płacić wysoką składkę zdrowotną a może rząd podejmie drugą próbę zmiany

Prezydent zawetował ustawę obniżającą składki zdrowotne dla przedsiębiorców. Rząd jednak nie ustępuje i podejmie kolejną próbę, powtarzając rozwiązania przyjęte w ustawie dokładnie w takiej samej treści. Jaka więc ma być składka zdrowotna gdy uda się przeprowadzić zmiany.

Rolnicy wierzą w dobrą koniunkturę - po dłuższej przerwie znów inwestują w maszyny rolnicze

W I kwartale 2025 roku rolnictwo było branżą z największym udziałem w finansowaniu maszyn i urządzeń przez firmy leasingowe – 28%, wynika z danych Związku Polskiego Leasingu. Rolnicy wracają do inwestowania wierząc w poprawę koniunktury w branży.

Mała firma, duże ryzyko. Dlaczego system ochrony to dziś inwestycja, nie koszt [WYWIAD]

Choć wielu właścicieli małych firm wciąż traktuje ochronę jako zbędny wydatek, rosnąca liczba incydentów – zarówno fizycznych, jak i cyfrowych – pokazuje, że to podejście bywa kosztowne. Dziś zagrożeniem może być nie tylko włamanie, ale też wyciek danych czy przestój operacyjny. W rozmowie z Adamem Śliwińskim, wiceprezesem Seris Konsalnet Security, sprawdzamy, jak MŚP mogą skutecznie zadbać o swoje bezpieczeństwo – bez milionowych budżetów, za to z myśleniem przyszłościowym.

Polskie firmy chcą eksportować do USA, co z cłami

Polska gospodarka łapie drugi oddech czy walczy o utrzymanie na powierzchni? Jaka będzie przyszłość eksportu do USA? Eksperci podsumowali pierwszy kwartał 2025. Analizie poddany został nie tylko eksport polskich firm, ale i ogólny bilans handlu zagranicznego.

REKLAMA

Teraz płatności odroczone także przy zakupach dla firmy

Polskie firmy uzyskują dostęp do płatności odroczonych oraz ratalnych w standardzie zbliżonym do tego oferowanego konsumentom. To duże ułatwienie, z którego skorzystają w pierwszej kolejności małe i średnie firmy.

Termin składania wniosków o dopłaty bezpośrednie 2025

Jaki jest termin składania wniosków do ARIMR o dopłaty bezpośrednie w 2025 roku? Czy można złożyć dokumenty po terminie? Co z załącznikami?

Co każdy prezes (CEO) powinien dziś wiedzieć o technologii?

Każda szkoła zarządzania mówi: deleguj odpowiedzialność. Niezależnie czy mówimy o MŚP czy dużej organizacji, zarządzanie technologią powinno więc być oddane w ręce tych, którzy się na niej znają. Z drugiej strony – jeśli mamy wyprzedzić konkurencję, trzeba inwestować i lewarować biznes przez technologię. Żeby robić to efektywnie, kadra zarządzająca musi rozumieć przynajmniej część świata IT. Problem w tym, że świat technologii jest tak przeładowany informacjami, że często nawet eksperci od IT się w nim gubią. Co warto rozumieć? Jak głęboko wchodzić w poszczególne zagadnienia? Jak rozmawiać z zespołem, który zasypuje wieloma szczegółami? Oto krótki, praktyczny przewodnik.

Działania marketingowe jako kompatybilny element Public Relations

Współczesna komunikacja biznesowa coraz częściej wymaga synergicznego podejścia do działań promocyjnych i wizerunkowych. Marketing i Public Relations (PR), choć wywodzą się z różnych tradycji i pełnią odmienne funkcje, dziś coraz częściej przenikają się i wspólnie pracują na sukces marki. W dobie mediów społecznościowych, globalizacji i błyskawicznego obiegu informacji działania marketingowe stają się kompatybilnym, a nierzadko wręcz niezbędnym elementem strategii PR.

REKLAMA

Branża wydawnicza. Czy na wydawaniu i sprzedaży książek da się wciąż zarobić

Tylko czterech na dziesięciu Polaków przeczytało w ubiegłym roku przynajmniej jedną książkę. Choć wynik ten jest nieco niższy niż rok wcześniej, wciąż należy do najlepszych w ostatniej dekadzie. Co to oznacza dla branży wydawniczej, czy na wydawaniu i sprzedaży książek daje się wciąż zarobić?

Pijemy mniej piwa, przez co browary nie płacą na czas swoim dostawcom

Na kondycję branży piwowarskiej, poza spadającym w wyniku zmian kulturowych popytem, najmocniej wpływają dziś rosnące koszty operacyjne oraz zmiany w podatku akcyzowym. Polacy piją mniej piwa, browary mają coraz większe kłopoty.

REKLAMA