REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Faktury elektroniczne - oszczędność czasu i pieniędzy

inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Nie trzeba jej drukować, niepotrzebny jest kurier ani tradycyjne usługi poczty, wystarczy wystawić i wysłać e-mailem. Faktury mogą być przesyłane i udostępniane w dowolnym formacie elektronicznym.

Oszczędność dla kieszeni i miejsca

Miesięczne koszty drukowania i wysyłania faktur wystawionych w formie papierowej są niebagatelne, jeśli przyjmiemy, że firma musi wystawić np. 100 takich dokumentów. Dostarczenie ich w formie elektronicznej to dla przedsiębiorstw nie tylko oszczędność pieniędzy, ale również czasu.

Wystawca nie ma obowiązku drukować faktury, musi natomiast ją przesłać do odbiorcy, który będzie mógł zarchiwizować ją w niezmienionej postaci. Przekłada się to nie tylko na zmniejszenie kosztów, ale również na oszczędność powierzchni potrzebnej do archiwizacji.

- Należy jednak pamiętać, że wystawiane i przesyłane elektronicznie faktury muszą spełniać określone kryteria. Nie uległy bowiem zmianie wymogi dotyczące tego, jak powinna wyglądać i jakie informacje powinna zawierać faktura VAT - mówi Agnieszka Koperska, menedżer w Baker Tilly Poland. Za pomocą faktury wystawca dokumentuje transakcję sprzedaży, a odbiorca może odliczyć VAT naliczony i zaliczyć wydatek do kosztów.

Niezbędna akceptacja odbiorcy

Każdy odbiorca musi potwierdzić chęć otrzymywania dokumentów w tej formie. Zgodę można przesłać na piśmie lub elektronicznie. Jest ona ważna do odwołania. Poza informacją, że faktury są kopią oryginalnego dokumentu - powinny być tożsame z oryginałem. Jeśli odbiorca nie dysponuje urządzeniami do odbioru i archiwizacji faktur elektronicznych, kontrahent powinien wystawiać je w formie papierowej - i również w tej formie zachować jej kopię. Decyzja o rezygnacji z otrzymywania e-faktur także musi być potwierdzona pisemnie lub elektronicznie. Wystawca traci wówczas prawo do przesyłania odbiorcy faktur w tej formie od daty uzgodnionej przez strony, jednak nie później niż 30 dni po cofnięciu akceptacji lub od dnia następującego po dniu otrzymania przez dostawcę informacji o cofnięciu akceptacji.

E-faktura musi być autentyczna

Warunek autentyczności pochodzenia faktur oraz integralności ich treści można spełnić, wykorzystując bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Inną metodą jest stosowanie elektronicznej wymiany danych (EDI). Jest to technologia obiegu i wymiany dokumentów bezpośrednio między aplikacjami partnerów handlowych wykorzystywana w transporcie, edukacji, bankowości, administracji, produkcji, handlu oraz usługach. Dokument wysłany e-mailem, jako załącznik, opatrzony podpisem elektronicznym z ważnym certyfikatem, jest uznawany przy rozliczeniach księgowych i podatkowych.

Co ważne, brak podpisu elektronicznego nie oznacza, że faktura nie może być traktowana jako dokument księgowy.

- Powyższe dwa przykłady zabezpieczeń są dozwolone przez ustawodawcę, nie są jednak jedynymi sposobami zapewniającymi autentyczność oraz integralność dokumentu. Pomocna może być tu dyrektywa, zgodnie z którą każdy podatnik sam określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury - mówi Agnieszka Koperska, menedżer w dziale audytu w Baker Tilly Poland. Można to zrobić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Jeśli w trakcie zmiany sposobu wystawiania faktur którekolwiek z danych wystawcy stają się nieaktualne, powinien on poinformować kontrahenta o tym fakcie. Odbiorca musi mieć pewność, że dokument otrzymał z wiarygodnego źródła. Systemy, z których są one wystawiane, zwykle podlegają specjalnej kontroli. Dzięki temu osoba wystawiająca dokument nie może zmienić swoich danych ani odbiorcy po jego wydrukowaniu do pliku elektronicznego.

Obecnie powszechnym sposobem udostępniania faktur w formie elektronicznej jest wysyłanie ich jako załącznika z firmowego adresu e-mail wystawcy. W ten sposób odbiorca może zidentyfikować osobę dostarczającą faktury i potwierdzić, że dotyczy ona towarów (usług) zakupionych od tego wystawcy (autentyczność). Natomiast zapisanie faktury w formacie pliku PDF gwarantuje, że żadne dane w niej zawarte nie mogą być zmanipulowane (integralność).

Zgodnie z definicją podaną w dyrektywie Rady UE2010/45/UE, którą cytuje także rozporządzenie Ministra Finansów - autentyczność pochodzenia to pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych.

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Twój Biznes

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
W Polsce pije się coraz mniej piwa i coraz więcej browarów ma kłopoty finansowe

Browary w Polsce mając oraz więcej problemów, a zwłaszcza kłopotów finansowych. W ciągu ostatnich pięciu lat spożycie piwa spadło o jedną czwartą a długi branży są 23 razy wyższe (!) niż w 2018 roku. Rynek kurczy się choć piwo to wciąż najchętniej kupowany alkohol w Polsce.

 

Od dziś ważna zmiana w prawie transportowym: taksówkarz i kurier muszą mieć polskie prawo jazdy. Będzie paraliż tych usług

Taksówkarz i kurier od dziś tylko z polskim prawem jazdy. Dziś, w poniedziałek 17 czerwca weszła w życie nowelizacja ustawy o transporcie drogowym, w myśl której wszyscy kierowcy oferujący odpłatny przejazd w ramach wszystkich dostępnych aplikacji będą musieli posiadać polskie prawo jazdy. Jak wpłynie to na branżę i naszą codzienną rzeczywistość?

Branża handlowa w letargu. Co czwarta firma obawia się mniejszych zamówień, a co druga wysokich cen

Branża handlowa w Polsce jest jedyną, która nie wyszła nawet na krótko z kryzysu w ciągu minionych dwóch lat. Menadżerowie nie widzą wciąż sprzyjających okoliczności do prowadzenia biznesu w handlu – ani teraz, ani w najbliższej przyszłości.

Budownictwo narzeka na brak kredytów i sięga po faktoring, to za sprawą coraz wyższych nieregulowanych na czas wzajemnych zobowiązań

Wskaźniki koniunktury poprawiają się i coraz więcej firm prognozuje poprawę płynności. Ale szukające finansowego wsparcia przedsiębiorstwa z budownictwa nie zawsze mogą liczyć na przychylność banków w staraniach o kredyt. Stały się za to klientem numer jeden dla firm faktoringowych. Dotyczy to zwłaszcza mikrofirm.

REKLAMA

Pieniądze z KPO. Kto zyska, a kto może stracić?

W ramach KPO do Polski trafiło już 7 mld euro. Czy optymizm inwestycyjny sprawi, że w Polsce na każdym kroku będzie plac budowy, a inflacja znów poszybuje w górę? Które firmy mogą rekordowo zyskać? A kto straci?

Finansowanie ze środków UE. Z jakich programów mogą korzystać przedsiębiorcy z MŚP?

Z jakich programów finansowania może skorzystać przedsiębiorca w 2024 roku? Unia Europejska kontynuuje swoje zaangażowanie we wsparcie przedsiębiorców z MŚP. Stawia na różnorodne programy i ułatwienia, które mają na celu stymulowanie innowacyjności, wzrostu gospodarczego oraz konkurencyjności firm w UE.

Od 12 czerwca zapłacisz okiem za zakupy. W których sklepach?

12 czerwca w pięciu salonach Empik w całej Polsce rozpoczyna się pilotażowy program płatności biometrycznych. To innowacyjne rozwiązanie opiera się na fuzji biometrii tęczówki oka i twarzy. Dostawcą tej technologii jest polski fintech PayEye, we współpracy z Planet Pay. Program jest pierwszym tego rodzaju w Europie i działa w ramach programu Mastercard Biometric Checkout.

Będzie zakaz nowych licencji na transport międzynarodowy, zablokuje zakładanie jednoosobowych firm

Planowany przez Ministerstwo Infrastruktury pomysł zakazu wydawania licencji dla transportu międzynarodowego może okazać się dużym problemem dla polskich przewoźników. To praktycznie zakaz zakładanie nowych jednoosobowych firm. Ponadto blokada zakupu nowych ciężarówek.

REKLAMA

Mikrofirmy budowlane mogą się pożegnać z kredytami?

Przeterminowane zaległości firm budowlanych to już ponad półtora miliarda złotych. Większość zadłużonych przedsiębiorców to mikrofirmy. Prognozowana poprawa płynności wcale nie oznacza, że firmy mogą liczyć na kredyty bankowe.

Rewolucja w handlu internetowym. Szczegółowe dane trafią do skarbówki

Szczegółowe informacje o transakcjach internetowych, w tym wynajmu mieszkań, będą przekazywane do Urzędu Skarbowego. Dodatkowo, konta na platformach takich jak Allegro, OLX czy Vinted mogą zostać zablokowane, a wypłaty wstrzymane - informuje "Gazeta Wyborcza".

REKLAMA