Jak rozliczyć świąteczne prezenty przekazywane pracownikom

W zakładach pracy przyjęło się także organizowanie różnego rodzaju imprez świątecznych, takich jak mikołajki czy tradycyjna firmowa Wigilia. Organizacja tych imprez powoduje powstanie dodatkowych obciążeń składkowo-podatkowych zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy.

Świadczenia rzeczowe i bony towarowe

Rozważając zakres obciążeń podatkowo-składkowych od świadczeń rzeczowych wręczanych pracownikom, należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:

• z jakiego źródła będą finansowane prezenty,

• jaki rodzaj świadczenia chcemy podarować (np. czy będzie to paczka czy bon towarowy),

• jaka będzie wartość prezentu.

Od ww. kwestii zależy, czy prezent świąteczny będzie obciążony podatkiem dochodowym od osób fizycznych i czy od wartości takiego prezentu trzeba będzie potrącić składki na ubezpieczenia społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne.

Świadczenia rzeczowe dla pracowników mogą być finansowane z różnych źródeł, tj. z:

• zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs),

• funduszy związków zawodowych,

• funduszu socjalno-bytowego,

• środków obrotowych firmy.

Świadczenia rzeczowe dla pracowników z zfśs i funduszy związkowych

Fundusz socjalny jest tworzony w celu spełniania przez pracodawcę obowiązków wobec pracowników w zakresie działalności socjalnej.

Na podstawie ustawy o zfśs uprawnionymi do korzystania ze środków zfśs są:

• pracownicy i ich rodziny,

• emeryci i renciści - byli pracownicy oraz ich rodziny.

Pracodawca w regulaminie zfśs może rozszerzyć krąg osób uprawnionych do korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu socjalnego np. o:

• zleceniobiorców,

• wykonawców dzieła,

• byłych pracowników niebędących emerytami lub rencistami itp.

Świadczenia finansowane z zfśs są zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, jeśli otrzymali je pracownicy lub zleceniobiorcy. Natomiast z podatku dochodowego od osób fizycznych zwolniona jest tylko część świadczeń przyznanych pracownikom. Zwolnienie nie dotyczy zleceniobiorców ani wykonawców umów o dzieło.

WAŻNE!

Od 1 sierpnia 2010 r. od świadczeń z zfśs przyznanych zleceniobiorcom nie ma obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Zwolnienie z opłacania składek obejmuje pełną wartość świadczenia z zfśs. Nie ma w tym przypadku żadnych limitów (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych).

Pracodawca czy zleceniodawca, który zdecyduje się na podarunki z zfśs, musi zwrócić uwagę na to, aby przyznawane świadczenia nie były tej samej wartości. Zwolnienie ze składek i z podatku obejmuje bowiem wyłącznie wartość tych świadczeń, które mogą być wypłacone z zfśs, czyli świadczeń o charakterze socjalnym, gdy kryterium ich przyznawania jest sytuacja życiowa, materialna i rodzinna poszczególnych uprawnionych.

Jeśli pracodawca wypłaci ze środków zfśs świadczenia, które nie spełniają warunków realizacji działalności socjalnej (np. wszyscy uprawnieni otrzymają świadczenia w jednakowej wysokości), wartość tych świadczeń nie będzie zwolniona ze składek ani z podatku.

Świadczenia pieniężne i rzeczowe z funduszy związków zawodowych, które pracownik otrzymał bezpośrednio od związku, nie podlegają składkom. Gdyby jednak były przekazywane (wypłacane) pracownikom za pośrednictwem pracodawcy, to trzeba je uwzględnić w podstawie wymiaru składek ZUS.

Natomiast zwolnienie z podatku dochodowego obejmuje wartość świadczeń - rzeczowych i pieniężnych - otrzymanych przez pracownika, sfinansowanych w całości ze środków zfśs lub funduszy związków zawodowych - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł (art. 21 ust. 1 pkt 67 updof).

WAŻNE!

Zwolniona z podatku jest wartość rzeczowych i pieniężnych świadczeń przyznanych pracownikowi z zfśs lub z funduszy związkowych do łącznej wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł.

Świadczenia rzeczowe to różnego rodzaju paczki czy koszyki prezentowe. Jak wynika z interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 22 czerwca 2010 r. (sygn. ILPB1/415-367/10-2/TW) i dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 8 stycznia 2010 r. (sygn. ITPB2/415-824/09/MK), świadczenia rzeczowe sfinansowane z zfśs i zwolnione z podatku do kwoty 380 zł rocznie to także karnety wstępu na basen, siłownię czy zajęcia fitness, jak również bilety wstępu do kina czy teatru. Istotne jest, że rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Zatem wręczone pracownikowi prezenty w takiej postaci należy w całości uwzględnić w podstawie wymiaru zaliczki na podatek, bez względu na ich wartość i źródło finansowania.

Więcej na ten temat znajdziesz w IPP24 w artykule Świąteczne prezenty od pracodawcy - konsekwencje składkowo-podatkowe