Jak korygować dane w dokumentach ubezpieczeniowych

Nieprawidłowe dane mogą powodować różne konsekwencje. Przede wszystkim mogą być powodem nieprawidłowych rozliczeń na koncie płatnika. Mogą też uniemożliwiać identyfikację ubezpieczonego i uniemożliwiać dokonywanie właściwych rozliczeń również na jego koncie.

Aby tego uniknąć, płatnik składek ma obowiązek weryfikować dane i je poprawiać w przypadku ustalenia nieprawidłowości. Dane te weryfikuje również ZUS, który w razie potrzeby wzywa płatnika do sporządzenia korekty lub koryguje je we własnym zakresie - w przypadkach, w których posiada takie uprawnienie.

Płatnik składek ma obowiązek zawiadomić ZUS o wszelkich zmianach i korektach:

• jakie nastąpiły w stosunku do danych osób ubezpieczonych zawartych w zgłoszeniu do ubezpieczeń, w terminie 7 dni od zaistnienia zmian lub stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie bądź otrzymania zawiadomienia o stwierdzonych nieprawidłowościach przez ZUS (art. 36 ust. 13 ustawy systemowej),

• danych wykazanych w zgłoszeniu płatnika składek (ZUS ZPA/ZUS ZFA) - w terminie 14 dni od zaistnienia tych zmian, stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS (art. 44 ust. 1 ustawy systemowej).

Każdy dokument ubezpieczeniowy powinien zawierać datę jego sporządzenia oraz podpis płatnika lub osoby upoważnionej.

Korekta zgłoszenia ubezpieczonego

Jeśli płatnik składek popełnił błąd w bloku I dokumentu zgłoszenia do ubezpieczeń ZUS ZUA lub ZUS ZZA, powinien ponownie złożyć prawidłowe zgłoszenie. Dotyczy to sytuacji, gdy płatnik np.:

• wypełnił pole 02 zamiast pola 01, wskutek czego dokument nie jest traktowany jako zgłoszenie, ale jako informacja o zmianie lub korekcie danych ubezpieczonego,

• wypełnił obydwa pola w bloku I.

Złożenie na nowo dokumentu zgłoszenia do ubezpieczeń w trybie zgłoszenia oznacza, że w sporządzanym na nowo dokumencie ZUS ZUA lub ZUS ZZA w bloku I „Dane organizacyjne” należy wstawić „x” w polu oznaczającym zgłoszenie.

Jeżeli dana osoba została już zgłoszona do ubezpieczeń, ale zachodzi konieczność zmiany lub korekty danych, wtedy w bloku „Dane organizacyjne” wybieramy pole 02, w które należy wpisać odpowiednio cyfrę „1” (zmiana) lub „2” (korekta).

Zmianę należy zgłosić wówczas, gdy pewne dane uległy zmianie w stosunku do danych wykazanych we wcześniejszych dokumentach ubezpieczeniowych. Powoduje to zmianę danych na bieżąco.

Korektę natomiast należy zgłaszać wówczas, gdy w złożonych dokumentach pojawił się błąd. Korekta powoduje poprawienie lub usunięcie błędnych danych wstecz, tj. od daty wynikającej z poprzednio złożonego dokumentu ubezpieczeniowego.

PRZYKŁAD

Pracownica zgłosiła pracodawcy zmianę adresu zamieszkania. Po jej zgłoszeniu pracodawca zauważył, że w dokumencie ZUS ZUA, na którym pracownica została zgłoszona do ubezpieczeń, zostało podane jej nieprawidłowe nazwisko rodowe (jest to dana ewidencyjna). W związku z tym pracodawca musi zgłosić korektę danych ewidencyjnych oraz zmianę danych adresowych. Powinien więc kolejno:

• złożyć ZUS ZUA z kodem „2” (korekta) w polu 02 w bloku I i wypełnić ZUS ZUA, tak jak wypełnił pierwszy druk zgłoszenia, ale podać prawidłowe nazwisko rodowe. Spowoduje to skorygowanie danych pracownicy wstecz, od dnia, od którego pracodawca zgłosił ją do ubezpieczeń;

• złożyć druk ZUS ZUA, tym razem w trybie zmiany, zgłaszając zmianę adresu pracownicy (w tym celu w ZUS ZUA powinien wpisać w polu 02 w bloku I cyfrę „1”, a następnie podać aktualny adres pracownicy). Spowoduje to zmianę adresu na bieżąco.

 

Zmiana i korekta danych identyfikacyjnych

W przypadku gdy dane identyfikacyjne (np. PESEL, NIP, seria i nr dowodu lub paszportu, imię, nazwisko lub data urodzenia) osoby ubezpieczonej wykazane w dokumencie zgłoszeniowym ZUS ZUA (ZUS ZZA) uległy zmianie lub wymagają korekty, płatnik jest zobowiązany złożyć formularz ZUS ZIUA. W tym celu należy:

• w bloku I „Dane organizacyjne” w polu 01 - wpisać „1” (zmiana) albo „2” (korekta),

• w bloku II „Dane identyfikacyjne płatnika składek” - wpisać dane identyfikacyjne płatnika składek,

• w bloku III - podać poprzednie dane identyfikacyjne ubezpieczonego,

• w bloku IV - podać aktualne i prawidłowe dane identyfikacyjne ubezpieczonego.

ZUS na podstawie złożonego dokumentu ZUS ZIUA dokona zmiany lub korekty na koncie ubezpieczonego.

WAŻNE!

Jeśli w dokumencie zgłoszeniowym do ubezpieczeń płatnik podał identyfikator ubezpieczonego o błędnej strukturze (np. 8-znakowy PESEL), powinien złożyć prawidłowo wypełniony dokument w trybie zgłoszenia, tj. w dokumencie ZUS ZUA lub ZUS ZZA wpisać „X” w odpowiednim polu bloku I „Dane organizacyjne”.

PRZYKŁAD

Pracownica została zgłoszona do ubezpieczeń jako Agnieszka Malinowska. Poinformowała pracodawcę, że wyszła za mąż i zmieniła nazwisko na Kowalska. Pracodawca powinien złożyć druk ZUS ZIUA. Jako poprzednie dane identyfikacyjne należy podać nazwisko Malinowska oraz identyfikatory (np. PESEL), które były podane w dotychczasowym zgłoszeniu.

Jeśli w dokumencie ZUS ZIUA w bloku III lub IV płatnik wpisał błędne dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej, należy na nowo złożyć poprawnie wypełniony dokument zgłoszenia korekty danych identyfikacyjnych ubezpieczonego ZUS ZIUA. Dokument ten należy wypełnić w następujący sposób:

• w bloku II „Dane identyfikacyjne płatnika składek” - wpisać dane płatnika,

• w bloku III „Poprzednie dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej” wpisać dane nieprawidłowe, podane jako dane aktualne w błędnie wypełnionym dokumencie ZUS ZIUA,

• w bloku IV „Aktualne dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej” wpisać prawidłowe dane identyfikacyjne ubezpieczonego.

Zmiana lub korekta danych ewidencyjnych i adresowych ubezpieczonego

Informację o innych danych adresowych lub ewidencyjnych ubezpieczonego należy sporządzać na formularzach zgłoszenia do ubezpieczeń (ZUS ZUA lub ZUS ZZA), wypełniając je w trybie zmiany lub korekty.

Aby zgłosić zmianę danych, tj. zaktualizować te dane, należy wpisać „1” w odpowiednim polu bloku „Dane organizacyjne”. Aby natomiast skorygować nieprawidłowe dane, należy wpisać kod „2” w odpowiednim polu tego bloku. W obu przypadkach należy wpisać wszystkie prawidłowe dane we wszystkich kolejnych blokach.

PRZYKŁAD

Pracownik zmienił adres zamieszkania 20 grudnia 2010 r. Płatnik powinien zmienić adres ubezpieczonego przez złożenie dokumentu zgłoszeniowego ZUS ZUA w trybie zmiany danych, tj. poprzez wpisanie cyfry „1” w bloku I „Dane organizacyjne” w polu 02 (formularz ZUS ZUA).

PRZYKŁAD

Płatnik w dokumencie zgłoszeniowym ZUS ZUA błędnie podał adres zamieszkania pracownika - zamiast ul. Jaśminowej wpisał Jemiołową. Płatnik składek ma obowiązek skorygować dane adresowe ubezpieczonego składając formularz ZUS ZUA w trybie korekty, tj. wpisując cyfrę „2” w bloku I „Dane organizacyjne” w polu 02.

Zmiana schematu ubezpieczeń lub tytułu do ubezpieczeń

Poinformowanie ZUS o zmianie/korekcie niektórych danych odbywa się przez ponowne zgłoszenie osoby do ubezpieczeń (na ZUS ZUA lub ZUS ZZA) po uprzednim jej wyrejestrowaniu z tych ubezpieczeń (na ZUS ZWUA). Dotyczy to takich danych, jak:

• rodzaje ubezpieczeń, jakim podlega ubezpieczony (tzw. schemat ubezpieczeń),

• termin objęcia ubezpieczeniami,

• tytuł, z którego dana osoba podlega ubezpieczeniom.

PRZYKŁAD

Płatnik składek zgłosił pracownika do ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA z błędną datą powstania obowiązku ubezpieczeń - zamiast 4 października 2010 r. wpisał 4 listopada 2010 r. W celu skorygowania tego błędu musi wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA z datą dokonania zgłoszenia, tj. 4 listopada 2010 r., a następnie na formularzu ZUS ZUA dokonać prawidłowego zgłoszenia z datą powstania obowiązku ubezpieczeń, tj. 4 października 2010 r.

PRZYKŁAD

Płatnik składek zgłosił zleceniobiorcę do ubezpieczeń społecznych: emerytalnego, rentowych i wypadkowego oraz do ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZUA od 1 listopada 2010 r. W grudniu 2010 r. zleceniobiorca złożył wniosek o objęcie go także ubezpieczeniem chorobowym - od 1 grudnia 2010 r. W związku z tym płatnik powinien złożyć najpierw wyrejestrowanie na ZUS ZWUA z dotychczasowych ubezpieczeń (emerytalnego, rentowych, wypadkowego i zdrowotnego) od 1 grudnia 2010 r., a następnie na formularzu ZUS ZUA dokonać zgłoszenia do tych ubezpieczeń i do ubezpieczenia chorobowego od 1 grudnia 2010 r.

Korekta kodu tytułu do ubezpieczeń

Jeśli płatnik składek w dokumencie zgłoszeniowym błędnie podał kod tytułu ubezpieczenia, to sposób korekty zależy od tego, czy zły kod jest jednym z kodów, jakie znajdują się w wykazie kodów, czy też taki kod nie istnieje. Jeśli:

• został podany kod niezgodny z obowiązującym w danym okresie wykazem kodów, należy złożyć poprawnie wypełnione zgłoszenie do ubezpieczeń (tj. wpisując „x” odpowiednio w polu 01 bloku I, podając prawidłowy kod tytułu ubezpieczenia,

• został podany błędny kod, ale znajdujący się w wykazie kodów, należy wyrejestrować daną osobę z ubezpieczeń z dniem zgłoszenia (tj. od dnia objęcia ubezpieczeniami z nieprawidłowym kodem tytułu ubezpieczenia na formularzu ZUS ZWUA), a następnie ponownie złożyć zgłoszenie z prawidłowym kodem tytułu ubezpieczenia (na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA).

PRZYKŁAD

Płatnik składek zgłosił do ubezpieczeń pracownika z ustalonym prawem do emerytury na formularzu ZUS ZUA od 1 grudnia 2010 r. Wpisał błędny kod tytułu ubezpieczenia - zamiast kodu 01 10 10, wpisał kod 01 10 00. Jest to kod zgodny ze słownikiem, ale nieprawidłowy w przypadku tej osoby, bo nie wskazuje na prawo do emerytury. Płatnik powinien więc złożyć następujące dokumenty: ZUS ZWUA, w którym wyrejestruje tę osobę z datą 1 grudnia 2010 r. z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00, a następnie ZUS ZUA z datą 1 grudnia 2010 r. z właściwym kodem 01 10 10.

 

Zmiana danych identyfikacyjnych płatnika składek

Do zgłaszania zmian lub korygowania danych identyfikacyjnych płatnika składek (NIP, REGON, PESEL, nazwa skrócona, nazwisko, imię pierwsze, seria i numer dokumentu) służy formularz ZUS ZIPA. Należy go wypełnić w następujący sposób:

• w bloku I „Dane organizacyjne” w polu 01 - wpisać odpowiednio cyfrę „1” lub „2”,

• w bloku II „Poprzednie dane identyfikacyjne płatnika składek” - wpisać dane płatnika składek ZUS ZPA lub ZUS ZFA,

• w bloku III „Aktualne dane identyfikacyjne płatnika składek” - wpisać prawidłowe dane identyfikacyjne płatnika składek.

Jeśli w zgłoszeniu płatnika składek podano identyfikator o błędnej strukturze, np. 10-znakowy REGON, należy złożyć prawidłowo wypełniony dokument ZUS ZPA lub ZUS ZFA w trybie zgłoszenia, tj. wpisać „x” w polu 01 bloku I „Dane organizacyjne” w dokumentach ZUS ZPA lub ZUS ZFA.

W przypadku korekty poprzednich lub aktualnych danych identyfikacyjnych płatnika składek, podanych w bloku II i III formularza ZUS ZIPA, należy złożyć ponownie dokument zgłoszenia zmiany/korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek na ZUS ZIPA.

Zmiany i korekty danych płatnika składek, które podlegają wpisowi do ewidencji działalności gospodarczej (np. nazwa skrócona), należy zgłaszać w formie wniosku EDG-1 w odpowiednim organie ewidencyjnym w ramach tzw. jednego okienka.

ZUS otrzymuje wówczas kopię zmienionego wpisu w ewidencji działalności gospodarczej i z urzędu sporządza odpowiedni dokument.

PRZYKŁAD

W listopadzie 2010 r. Anna P. zarejestrowała działalność gospodarczą pod nazwą „Kancelaria Doradztwa Podatkowego MAGNUS”. W styczniu 2011 r. rozszerzyła działalność i zmieniła nazwę na „MAGNUS”. Powinna to zgłosić w urzędzie miasta na druku EDG-1. Dane z wniosku wraz kopią zaświadczenia o wpisie urząd miasta przekaże do ZUS. Na tej podstawie ZUS sporządzi druk ZUS ZIPA.

Dane adresowe i ewidencyjne płatnika

Aby poinformować ZUS o zmianie danych ewidencyjnych i adresowych płatnika składek, wykazanych w zgłoszeniu na druku ZUS ZPA lub ZUS ZFA, albo o zmianie podstawy do prowadzenia pozarolniczej działalności lub danych o biurze rachunkowym, płatnik składek powinien złożyć nowy druk zgłoszenia ZUS ZPA lub ZUS ZFA w trybie zgłoszenia korekty lub zmiany. Oznacza to, że powinien wpisać odpowiednio „1” lub „2” w polu 02 bloku I „Dane organizacyjne”, a następnie podać wszystkie prawidłowe dane w kolejnych blokach.

PRZYKŁAD

Płatnik składek złożył druk ZUS ZFA, podając adres siedziby w Płocku. Po roku przeniósł swoją działalność do Wrocławia. Powinien wypełnić formularz ZUS ZFA w trybie zmiany, wpisując „1” w polu 02 bloku I „Dane organizacyjne”, podając wszystkie prawidłowe dane w kolejnych blokach, w tym aktualny adres siedziby płatnika.

Korekta ZUS ZWPA

Jeśli płatnik składek musi skorygować nieprawidłowo złożony druk wyrejestrowania płatnika na ZUS ZWPA, musi:

• złożyć ponownie dokument wyrejestrowania ZUS ZWPA - jeśli chce skorygować swoje dane identyfikacyjne, podane w bloku II dokumentu,

• złożyć ZUS ZWPA w trybie korekty (w dokumencie tym należy wpisać „x” w polu 02 bloku I „Dane organizacyjne”, a następnie wpisać wszystkie prawidłowe dane w pozostałych blokach) - jeśli wystąpi konieczność skorygowania danych wykazanych w bloku III dokumentu „Dane o wyrejestrowaniu płatnika składek”.

Korygowanie dokumentów rozliczeniowych

Płatnik składek ma obowiązek złożenia dokumentów rozliczeniowych korygujących w każdym przypadku, gdy zostały stwierdzone nieprawidłowości zarówno przez niego, jak i gdy został o tych nieprawidłowościach poinformowany przez ZUS (art. 41 ust. 6 ustawy systemowej). Jeśli błąd został popełniony tylko w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, koryguje tylko tę deklarację. Gdy błędy zostały popełnione w raporcie rozliczeniowym (ZUS RCA, ZUS RZA lub ZUS RSA), korektę raportu lub raportów musi złożyć razem ze skorygowaną deklaracją ZUS DRA.

Deklaracja rozliczeniowa korygująca oraz imienny raport korygujący są nowymi dokumentami zawierającymi skorygowane dane. Należy składać tylko te imienne raporty miesięczne, co do których zaistniała konieczność korekty danych. Deklaracja rozliczeniowa korygująca powinna zawierać pełne, prawidłowe rozliczenie należnych składek i świadczeń, z uwzględnieniem danych dotyczących wszystkich ubezpieczonych, wynikających zarówno z załączonych do niej imiennych raportów miesięcznych korygujących, jak i poprawnych raportów, które nie wymagały korekty.

WAŻNE!

Nie można skorygować samego raportu; korygując raport trzeba również skorygować deklarację rozliczeniową.

Wszystkie dokumenty rozliczeniowe korygujące w danym komplecie powinny być oznaczone tym samym identyfikatorem (w deklaracji ZUS DRA blok I - Dane organizacyjne, pole 02 - Identyfikator deklaracji: numer/miesiąc/rok).

 

PRZYKŁAD

Płatnik składek przekazał do ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych (deklarację rozliczeniową + imienne raporty miesięczne) oznaczony numerem identyfikatora 01. Po pewnym czasie stwierdził, że błędnie wyliczył składki na Fundusz Pracy. W związku z tym powinien złożyć deklarację rozliczeniową korygującą, którą oznacza numerem identyfikatora 02. Następnie okazało się, że popełnił błędy w imiennych raportach miesięcznych. Musi skorygować imienne raporty miesięczne oraz deklarację rozliczeniową. Zarówno deklaracja rozliczeniowa korygująca, jak i imienne raporty miesięczne korygujące będą oznaczone numerem identyfikatora 03.

W przypadku gdy imienne raporty miesięczne i deklaracje rozliczeniowe oraz dokumenty korygujące te dokumenty nie zostały zidentyfikowane w systemie informatycznym, ZUS może żądać od płatnika składek ponownego złożenia dokumentu. Może również sporządzić z urzędu wymienione dokumenty, jak też może korygować z urzędu błędy stwierdzone w tych dokumentach.

Płatnik nie musi składać imiennego raportu korygującego, jeśli różnica w podstawie wymiaru składek nie przekracza 2,20 zł, chyba że podstawę wymiaru składek stanowi zadeklarowana kwota (art. 41 ust. 6a i 6b ustawy systemowej). Nie trzeba zatem korygować takiego raportu za pracowników i zleceniobiorców, dla których podstawą wymiaru składek jest osiągnięty przychód (gdy w umowie zlecenia wynagrodzenie określono kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej, akordowej albo prowizyjnie). Natomiast w przypadku, gdy błąd powstał w raporcie np. za osobę prowadzącą działalność, trzeba taki raport skorygować, nawet jeśli różnica w podstawie wymiaru składek nie przekracza 2,20 zł - ponieważ podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne przedsiębiorców jest kwota deklarowana, nie niższa niż 60% przeciętnego wynagrodzenia albo 30% minimalnego wynagrodzenia.

WAŻNE!

Płatnik zawsze musi skorygować raport rozliczeniowy za osobę, dla której podstawą wymiaru składek jest kwota deklarowana.

Terminy na sporządzenie i przekazanie do ZUS dokumentów rozliczeniowych korygujących to:

• 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości przez płatnika we własnym zakresie lub od otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS,

• 7 dni od dnia uprawomocnienia się decyzji ZUS, w której ZUS wskazał nieprawidłowości, jakie płatnik musi skorygować,

• 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli - jeżeli konieczność korekty danych jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze kontroli.

Kopie złożonych do ZUS dokumentów rozliczeniowych oraz dokumentów korygujących płatnik składek musi przechowywać przez 10 lat od dnia przekazania ich do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.

Płatnik składek ma obowiązek corocznie, do końca kwietnia, sprawdzać poprawność dokumentów rozliczeniowych za poprzedni rok i skorygować ewentualne nieprawidłowości w terminie 7 dni od dnia ich stwierdzenia. Za niewywiązywanie się z tego obowiązku płatnik albo osoba zobowiązana do działania w jego imieniu może zostać ukarana grzywną do 5000 zł (art. 98 ust. 1 pkt 6a ustawy systemowej).

Raporty imienne należy korygować w ramach raportu danego typu, tj. np. sam raport składkowy (ZUS RCA lub ZUS RZA), jeśli błąd powstał tylko w raporcie tego typu i wyłącznie raporty świadczeniowe (ZUS RSA) - jeśli błędy powstały w raporcie lub w raportach tego typu. Ponadto należy korygować raporty w ramach danego 6-znakowego kodu tytułu ubezpieczenia.

PRZYKŁAD

Za ubezpieczonego Jarosława S. zostały wypełnione:

• dwa raporty składkowe ZUS RCA: jeden z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 00 (za pierwszą część miesiąca, podczas której pracował na zlecenie) oraz z kodem 01 10 00 (za drugą część miesiąca, kiedy pracował na podstawie umowy o pracę) oraz

• dwa raporty świadczeniowe ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00.

W celu dokonania korekty błędu popełnionego w raporcie składkowym ZUS RCA z kodem 01 10 00 płatnik powinien złożyć deklarację rozliczeniową korygującą ZUS DRA z załączonym do niej raportem ZUS RCA sporządzonym z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00. Nie załącza raportu ZUS RCA z kodem 04 11 00 (ten sam typ raportu, ale inny kod tytułu ubezpieczenia) ani raportów ZUS RSA (raporty z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia, ale raporty innego typu).

Za jednego ubezpieczonego za ten sam miesiąc można złożyć tylko jeden raport składkowy (ZUS RCA lub ZUS RZA) z tym samym 6-znakowym kodem tytułu ubezpieczenia. W przypadku złożenia z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia dwóch raportów składkowych za tę samą osobę, np. dwóch ZUS RCA lub ZUS RCA i ZUS RZA, płatnik powinien złożyć właściwy raport ZUS RCA lub ZUS RZA i oznaczyć go jako korygujący.

PRZYKŁAD

Płatnik pomylił się i sporządził za danego ubezpieczonego, zamiast imiennego raportu ZUS RCA, zarówno raport ZUS RCA, jak i ZUS RZA z takim samym kodem tytułu ubezpieczenia. Aby dokonać korekty, płatnik powinien złożyć jeden właściwy raport ZUS RCA, oznaczając go jako korygujący. Raport ten powinien być dołączony do deklaracji rozliczeniowej korygującej oznaczonej takim samym numerem identyfikatora. Płatnik nie powinien przekazywać „zerowego” raportu ZUS RZA.

Jeśli płatnik złożył raport składkowy za ubezpieczonego, za którego nie powinien złożyć raportu, musi raport skorygować do „zera”. Aby wycofać raport składkowy, należy wypełnić nowy raport, wpisując - w pola dotyczące podstawy wymiaru i kwoty składek - wartość „0,00”.

PRZYKŁAD

Płatnik sporządził raport rozliczeniowy ZUS RCA za ubezpieczonego, który został już wyrejestrowany z ubezpieczeń i za którego nie miał obowiązku sporządzenia raportu rozliczeniowego. Aby dokonać korekty, powinien przekazać za tego ubezpieczonego imienny raport miesięczny korygujący, w którym w pola dotyczące podstawy wymiaru i kwoty składek wpisuje „0,00”. Raport ten dołącza do deklaracji rozliczeniowej korygującej.

Jeżeli płatnik składek pomylił się sporządzając imienny raport miesięczny w danych identyfikacyjnych ubezpieczonego, np. w nazwisku lub imieniu, albo w identyfikatorze numerycznym, musi złożyć za tego ubezpieczonego nowy raport wypełniony poprawnie (raport ten i deklarację rozliczeniową oznacza kolejnym numerem identyfikatora).

PRZYKŁAD

Płatnik składek sporządzając za danego ubezpieczonego imienny raport miesięczny ZUS RCA pomylił się i wpisał błędny numer PESEL ubezpieczonego. Aby skorygować błąd, powinien przekazać do ZUS raport ZUS RCA z prawidłowymi danymi identyfikacyjnymi ubezpieczonego oraz deklarację rozliczeniową korygującą.

• art. 36 ust. 13, art. 41 ust. 6, ust. 6b, ust. 7-7b, art. 44 ust. 1, art. 98 ust. 1 pkt 6a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.).

Małgorzata Kozłowska

specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych