Czy PIT można wysłać do pracownika e-mailem

Przepisy podatkowe rozstrzygają jedynie wymóg i formę sporządzenia PIT-11 i PIT-40, natomiast nie zawierają wytycznych dotyczących sposobu ich przekazania podatnikom. W związku z brakiem takich regulacji powstał spór między płatnikiem a organem podatkowym o to, czy z tych obowiązków można się wywiązać wysyłając podatnikowi PIT-11 i PIT-40 e-mailem. WSA w Poznaniu w wyroku z 22 października 2010 r. (I SA/Po 486/10) rozstrzygnął dyskusyjną kwestię, wskazując jednocześnie na obowiązek opatrzenia powołanych dokumentów przed wysłaniem do podatnika podpisem kwalifikowanym. Ponadto płatnik ma obowiązek udowodnić doręczenie PIT-11 lub PIT-40 w razie wątpliwości dotyczących dostarczenia podatnikowi tych dokumentów. Takie stanowisko prezentuje obecnie również Ministerstwo Finansów, które w ubiegłych latach miało inne zdanie w tej sprawie.

Stanowisko podatnika - można przesłać e-mailem

O interpretację indywidualną wystąpiła spółka z o.o. w organizacji. Przedstawiciele spółki wskazali, że według przepisów przekazanie zeznań rocznych i imiennych informacji pracownikowi powinno nastąpić w sposób niebudzący wątpliwości, że pracownik daną informację otrzymał. Jednak organy podatkowe nie mają racji twierdząc, że jedynymi dowodami potwierdzającymi otrzymanie tych dokumentów jest pokwitowanie osobistego odbioru przez pracownika i pokwitowanie odbioru listu poleconego z PIT-11 lub PIT-40. Dowodem na to mogą być wszystkie środki przewidziane przez prawo.

Stanowisko MF - jest to niezgodne z przepisami

Informacja PIT-11 przekazywana zarówno podatnikowi, jak i urzędowi skarbowemu powinna zostać sporządzona w prawidłowy sposób przez płatnika lub osobę przez niego wyznaczoną na podstawie art. 31 Ordynacji podatkowej do obliczania i pobierania podatku oraz podpisana przez tę osobę. Jednocześnie ze złożeniem podpisu płatnik lub osoba przez niego wyznaczona do obliczania i pobierania podatku oświadcza, że znane są jej przepisy Kodeksu karnego skarbowego o odpowiedzialności za podanie danych niezgodnych z rzeczywistością. Z uwagi na zagrożenie tą odpowiedzialnością, zdaniem organu podatkowego, przekazanie zeznań rocznych i imiennych informacji pracownikowi powinno nastąpić w sposób niebudzący wątpliwości, że pracownik daną informację otrzymał. Takimi dowodami może być pokwitowanie osobistego odbioru czy pokwitowanie odbioru listu poleconego. Powszechnie akceptowanymi dowodami są dokumenty z odręcznym podpisem pracownika.

Organ podatkowy stwierdził, że płatnik przekazując pracownikowi PIT-40 lub PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej nie realizuje obowiązku przekazania pracownikowi stosownej informacji ze względu na brak zachowania warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych. Warunkiem takim jest urzędowe poświadczenie odbioru dokumentów przez adresata, które stanowi dowód i potwierdzenie terminu złożenia deklaracji podatkowej*.

 

Stanowisko sądu - pracodawca ma rację

WSA w Poznaniu wskazał, że przepisy podatkowe nie regulują zasad przekazywania deklaracji podatnikom przez płatników. W odniesieniu do PIT-11 i PIT-40 ustawodawca wprowadził jedynie wymóg ich przekazania podatnikowi. Trzeba wyróżnić przekazanie deklaracji przez płatnika organowi, które stanowi złożenie dokumentu i za pomocą środków komunikacji elektronicznej może nastąpić jedynie w przypadkach i na zasadach uregulowanych w przepisach Ordynacji podatkowej i aktach wykonawczych. Osobnym zagadnieniem jest przekazanie PIT przez płatnika podatnikowi. Należy odróżniać te dwie sytuacje.

Dlatego organy podatkowe nie mogą powoływać się na art. 144a Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym doręczenie pism, z wyjątkiem zaświadczeń, następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli strona wnosi o zastosowanie takiego sposobu doręczania albo wyraża na to zgodę. Przepis ten może bowiem znaleźć zastosowanie tylko w stosunku do strony postępowania oraz podmiotów działających w imieniu strony (przedstawiciela, pełnomocnika). Także inne przepisy niż podatkowe nie zakazują przekazania pracownikowi PIT-40 i PIT-11 e-mailem. Ponadto tej kwestii nie reguluje rozporządzenie w sprawie warunków organizacyjno-technicznych. Rozporządzenie to zostało wydane na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. Nr 64, poz. 565). Ustawa ta ma zastosowanie tylko do takich podmiotów niepublicznych, którym podmiot publiczny powierzył zadania, jeżeli w związku z realizacją tego zadania istnieje obowiązek przekazywania informacji do lub od podmiotów niebędących organami administracji rządowej.

• art. 37 ust. 3, art. 39 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.).

Anna Bejka

specjalista w zakresie podatków i prawa pracy

*) Warunek ten wynikał z uchylonego 18 grudnia 2010 r. - w związku ze zmianą ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw - rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U. Nr 200, poz. 1651).