REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ratunek dla płatnika - pliki z bazy ZUS

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Katarzyna Jezierska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Zagubione lub zniszczone dokumenty ubezpieczeniowe to dla przedsiębiorcy problem. W ich odtworzeniu pomoże ZUS – przygotuje kopie ze swojej bazy. Dokumenty w postaci plików KEDU importuje się następnie do programu Płatnik.

Przechowywanie dokumentów ubezpieczeniowych jest obowiązkiem płatnika składek. Dokumenty stanowią materiał dowodowy w sporach między płatnikiem a ZUS, są także podstawą ewentualnych korekt składanych do ZUS.

REKLAMA

REKLAMA

Dokumenty zgłoszeniowe ubezpieczonych (formularze ZUS ZUA i ZUS ZZA) z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej do ubezpieczeń płatnik powinien przechowywać przez 5 lat. Należy podkreślić, że obowiązek ten dotyczy też płatników, którzy składają do ZUS dokumenty przekazem elektronicznym, nie wystarczy bowiem, że przechowują zgłoszenia na nośnikach elektronicznych. Płatnicy ci powinni sporządzić również dokumenty w wersji papierowej opatrzone własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej do ubezpieczeń (art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Dokumenty rozliczeniowe (formularze ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA) płatnik ma obowiązek przechowywać przez 10 lat (art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Obowiązek ten dotyczy dokumentów wysyłanych zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej.

Listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których ZUS ustala podstawę wymiaru emerytury lub renty, płatnik powinien przechowywać przez 50 lat od dnia zakończenia zatrudnienia danego pracownika (art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych).

REKLAMA

Wskazane jest, aby dowody potwierdzające opłacanie składek oraz wysokości podstawy wymiaru składek osoba opłacająca składki na własne ubezpieczenia społeczne przechowywała przez 50 lat. Organ rentowy może żądać przedłożenia tych dokumentów za okres przypadający po 31 grudnia 1998 r. (art. 125a ust. 5 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych), ale z przepisu nie wynika, do kiedy organowi rentowemu wolno wystąpić z takim żądaniem.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Choć płatnik ma obowiązek przechowywania dokumentów, zdarza się, że traci część lub nawet całość dokumentacji. Problem ten dotyczy często dokumentów składanych w formie papierowej lub składanych w latach 90. Zarówno zdarzenia losowe (kradzież, powódź, pożar), jak i niedbalstwo poprzedniego biura księgowego mogą być przyczyną poważnych braków w dokumentacji. ZUS pomaga w jej odtworzeniu.

Jakie dokumenty można skopiować

W celu odtworzenia utraconych dokumentów ubezpieczeniowych płatnik składek może wystąpić do ZUS o wydanie ich kopii w postaci plików KEDU z bazy ZUS KSI, która zawiera dokumenty składane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych od początku reformy emerytalnej, czyli od 1 stycznia 1999 r. Skrót KEDU oznacza Kolekcję Elektronicznych Dokumentów Ubezpieczeniowych. Kryteria doboru dokumentów określa płatnik. Na jego wniosek ZUS przygotuje pliki z odpowiednimi zestawami dokumentów ubezpieczeniowych. Jeśli płatnik stara się o kopie dokumentów zgłoszeniowych (płatnika lub ubezpieczonego), kryterium jest data wpływu do ZUS. Zamawiane dokumenty rozliczeniowe definiuje się przez okres rozliczeniowy, którego dotyczą. Innym kryterium jest identyfikator wsadu - rodzaj identyfikatora dokumentu, pod którym występuje on w KSI ZUS.

Płatnik może złożyć zamówienie zarówno na dokumenty złożone przez niego, jak i na te, które stworzył Zakład Ubezpieczeń Społecznych (korekty, klony). Nie ma też znaczenia, w jakiej formie dokumenty zostały kiedyś do ZUS przekazane - na nośniku elektronicznym, w formie papierowej czy w formie przekazu elektronicznego, ponieważ dokumenty zostaną wygenerowane na podstawie wszystkich danych znajdujących się w Rejestrach Centralnych KSI ZUS.

Procedura uzyskiwania plików KEDU

Przygotowanie plików KEDU odbywa się na wniosek płatnika lub osoby przez niego upoważnionej. W celu złożenia zamówienia płatnik lub upoważniona przez niego osoba musi osobiście udać się do jednostki ZUS.

Wymagane dokumenty to:

• dowód osobisty płatnika, jeśli jest on osobą fizyczną i występuje osobiście,

• pisemne pełnomocnictwo do działania w imieniu płatnika (z jego danymi identyfikacyjnymi) oraz dowód osobisty osoby upoważnionej,

• zaświadczenie o nadaniu numeru NIP, REGON oraz o wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego.

Kserokopię wymienionych dokumentów oraz oryginał pełnomocnictwa dołącza się do dokumentacji. Pracownik ZUS wypełnia w obecności osoby składającej zamówienie formularz zamówienia na pliki KEDU, a następnie wysyła do Centrali ZUS zamówienie na odpowiedni zestaw dokumentów ubezpieczeniowych.

Termin odbioru zamówionego zestawu dokumentów wynosi około 1-2 tygodni. Jeśli osoba odbierająca zamówienie nie jest tą samą, która składała zamówienie, również musi przedstawić pełnomocnictwo do działania w imieniu płatnika, które także jest włączane do dokumentacji. Dokumenty ubezpieczeniowe nagrywane są na uzgodnione wcześniej i dostarczone przez płatnika nośniki - płytę CD-R lub CD-RW. Do płyty ZUS załącza szczegółową instrukcję, w jaki sposób zaimportować dokumenty do bazy danych w programie Płatnik. Przedsiębiorcy, którzy dotychczas nie korzystali z programu Płatnik, wraz z zamówionym plikiem KEDU powinni otrzymać płytę CD z tym programem.

Ułatwienia dla powodzian

Specjalne ułatwienia w uzyskiwaniu plików KEDU przewiduje ZUS dla płatników, którzy utracili dokumenty ubezpieczeniowe w wyniku powodzi. Płatnicy ci mogą złożyć zamówienie osobiście w jednostce ZUS lub zamówić pliki telefonicznie (dzwoniąc na infolinię ZUS 0 801 410 410 czynną w dni powszednie od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00-15.00). Przy składaniu zamówienia należy podać dane identyfikujące płatnika oraz poinformować, że dokumenty zostały utracone w wyniku powodzi. Pracownik ZUS wypełni formularz zamówienia, a po otrzymaniu z Centrali ZUS plików z dokumentacją telefonicznie uzgodni z przedsiębiorcą termin i adres jednostki ZUS, w której będzie można odebrać pliki. Przy odbiorze plików płatnik składek powinien okazać dowód osobisty, a jeśli pliki odbiera osoba upoważniona - powinna ona przedstawić pisemne pełnomocnictwo do działania w imieniu płatnika oraz dowód osobisty. Zamówienia złożone w tym trybie mają być realizowane w pierwszej kolejności.

Katarzyna Jezierska 

Podstawa prawna:

• ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.),

• ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2009 r. nr 153, poz. 1227 ze zm.).

 

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
5 sprawdzonych metod pozyskiwania klientów B2B, które działają w 2025 roku

Pozyskiwanie klientów biznesowych w 2025 roku wymaga elastyczności, innowacyjności i umiejętnego łączenia tradycyjnych oraz nowoczesnych metod sprzedaży. Zmieniające się preferencje klientów, rozwój technologii i rosnące znaczenie relacji międzyludzkich sprawiają, że firmy muszą dostosować swoje strategie, aby skutecznie docierać do nowych odbiorców. Dobry prawnik zadba o zgodność strategii z przepisami prawa oraz zapewni ochronę interesów firmy. Oto pięć sprawdzonych metod, które pomogą w pozyskiwaniu klientów w obecnym roku.

Family Business Future Summit - podsumowanie po konferencji

Pod koniec kwietnia niniejszego roku, odbyła się druga edycja wydarzenia Family Business Future Summit, które dedykowane jest przedsiębiorczości rodzinnej. Stolica Warmii i Mazur przez dwa dni gościła firmy rodzinne z całej Polski, aby esencjonalnie, inspirująco i innowacyjne opowiadać i rozmawiać o sukcesach oraz wyzwaniach stojących przed pionierami polskiej przedsiębiorczości.

Fundacja rodzinna po dwóch latach – jak zmienia się myślenie o sukcesji?

Jeszcze kilka lat temu o sukcesji w firmach mówiło się niewiele. Przedsiębiorcy odsuwali tę kwestię na później, często z uwagi na brak gotowości, aby się z nią zmierzyć. Mówienie o śmierci właściciela, przekazaniu firmy i zabezpieczeniu rodziny wciąż należało do tematów „na później”.

Potencjał 33 GW z wiatraków na polskim morzu. To 57% zapotrzebowania kraju na energię. Co dalej z farmami wiatrowymi w 2026 i 2027 r.

Polski potencjał na wytwarzanie energii elektrycznej z wiatraków na morzu (offshore) wynosi 33 GW. To aż 57% rocznego zapotrzebowania kraju na energię. W 2026 i 2027 r. powstaną nowe farmy wiatrowe Baltic Power i Baltica 2. Jak zmieniają się przepisy? Co dalej?

REKLAMA

Jak zwiększyć rentowność biura rachunkowego bez dodatkowych wydatków?

Branża księgowa to jedna z dziedzin, w których wynagrodzenie za świadczone usługi często jest mocno niedoszacowane, mimo tego, że błędy w księgowości mogą skutkować bardzo poważnymi konsekwencjami dla przedsiębiorców. W związku z tak doniosłą rolą biur rachunkowych powinny one dbać o poziom rentowności, który pozwoli właścicielom skupić się na podnoszeniu jakości świadczonych usług oraz większego spokoju, co niewątpliwie pozytywnie wpływa na dobrostan właścicieli biur oraz ich pracowników.

Samozatrudnieni i małe firmy w odwrocie? wzrasta liczba likwidowanych i zawieszanych działalności gospodarczych, co się dzieje

Według znawców tematu, czynniki decydujące ostatnio o likwidacji takich firm nie różnią się od tych sprzed roku. Znaczenie mają m.in. koszty prowadzenia biznesu, w tym składki zusowskie, a także oczekiwania finansowe pracowników.

Szybki wzrost e-commerce mocno zależny od rozwoju nowych technologii: co pozwoli na zwiększenie zainteresowania zakupami online ze strony klientów

E-commerce czyli zakupy internetowe przestają być jedynie wygodną alternatywą dla handlu tradycyjnego – stają się doświadczeniem, którego jakość wyznaczają nie tylko oferta i cena, lecz także szybkość, elastyczność i przewidywalność dostawy oraz prostota ewentualnego zwrotu.

Przedsiębiorczość w Polsce ma się dobrze, mikroprzedsiębiorstwa minimalizując ryzyko działalności gospodarczej coraz częściej zaczynają od franczyzy

Najliczniejszą grupę firm zarejestrowanych w Polsce stanowią mikroprzedsiębiorstwa, a wśród nich ponad 87 tys. to podmioty działające w modelu franczyzowym. Jak zwracają uwagę ekonomiści ze Szkoły Głównej Handlowej, Polska jest liderem franczyzy w Europie Środkowo-Wschodniej.

REKLAMA

Rewolucyjne zmiany w prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt nowego rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR), co oznacza, że już od 1 stycznia 2026 r. zmieni się sposób ich prowadzenia.

Apteki odzyskają prawo reklamowania swojej działalności. bo obecne zakazy są sprzeczne z prawem unijnym

Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej wydał wyrok w sprawie C-200/24, w którym jednoznacznie uznał, że obowiązujący w Polsce całkowity zakaz reklamy aptek narusza prawo Unii Europejskiej. To ważny moment dla rynku aptecznego i swobody działalności gospodarczej w Polsce.

REKLAMA