REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ratunek dla płatnika - pliki z bazy ZUS

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Katarzyna Jezierska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Zagubione lub zniszczone dokumenty ubezpieczeniowe to dla przedsiębiorcy problem. W ich odtworzeniu pomoże ZUS – przygotuje kopie ze swojej bazy. Dokumenty w postaci plików KEDU importuje się następnie do programu Płatnik.

Przechowywanie dokumentów ubezpieczeniowych jest obowiązkiem płatnika składek. Dokumenty stanowią materiał dowodowy w sporach między płatnikiem a ZUS, są także podstawą ewentualnych korekt składanych do ZUS.

REKLAMA

REKLAMA

Dokumenty zgłoszeniowe ubezpieczonych (formularze ZUS ZUA i ZUS ZZA) z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej do ubezpieczeń płatnik powinien przechowywać przez 5 lat. Należy podkreślić, że obowiązek ten dotyczy też płatników, którzy składają do ZUS dokumenty przekazem elektronicznym, nie wystarczy bowiem, że przechowują zgłoszenia na nośnikach elektronicznych. Płatnicy ci powinni sporządzić również dokumenty w wersji papierowej opatrzone własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej do ubezpieczeń (art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Dokumenty rozliczeniowe (formularze ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA) płatnik ma obowiązek przechowywać przez 10 lat (art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Obowiązek ten dotyczy dokumentów wysyłanych zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej.

Listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których ZUS ustala podstawę wymiaru emerytury lub renty, płatnik powinien przechowywać przez 50 lat od dnia zakończenia zatrudnienia danego pracownika (art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych).

REKLAMA

Wskazane jest, aby dowody potwierdzające opłacanie składek oraz wysokości podstawy wymiaru składek osoba opłacająca składki na własne ubezpieczenia społeczne przechowywała przez 50 lat. Organ rentowy może żądać przedłożenia tych dokumentów za okres przypadający po 31 grudnia 1998 r. (art. 125a ust. 5 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych), ale z przepisu nie wynika, do kiedy organowi rentowemu wolno wystąpić z takim żądaniem.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Choć płatnik ma obowiązek przechowywania dokumentów, zdarza się, że traci część lub nawet całość dokumentacji. Problem ten dotyczy często dokumentów składanych w formie papierowej lub składanych w latach 90. Zarówno zdarzenia losowe (kradzież, powódź, pożar), jak i niedbalstwo poprzedniego biura księgowego mogą być przyczyną poważnych braków w dokumentacji. ZUS pomaga w jej odtworzeniu.

Jakie dokumenty można skopiować

W celu odtworzenia utraconych dokumentów ubezpieczeniowych płatnik składek może wystąpić do ZUS o wydanie ich kopii w postaci plików KEDU z bazy ZUS KSI, która zawiera dokumenty składane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych od początku reformy emerytalnej, czyli od 1 stycznia 1999 r. Skrót KEDU oznacza Kolekcję Elektronicznych Dokumentów Ubezpieczeniowych. Kryteria doboru dokumentów określa płatnik. Na jego wniosek ZUS przygotuje pliki z odpowiednimi zestawami dokumentów ubezpieczeniowych. Jeśli płatnik stara się o kopie dokumentów zgłoszeniowych (płatnika lub ubezpieczonego), kryterium jest data wpływu do ZUS. Zamawiane dokumenty rozliczeniowe definiuje się przez okres rozliczeniowy, którego dotyczą. Innym kryterium jest identyfikator wsadu - rodzaj identyfikatora dokumentu, pod którym występuje on w KSI ZUS.

Płatnik może złożyć zamówienie zarówno na dokumenty złożone przez niego, jak i na te, które stworzył Zakład Ubezpieczeń Społecznych (korekty, klony). Nie ma też znaczenia, w jakiej formie dokumenty zostały kiedyś do ZUS przekazane - na nośniku elektronicznym, w formie papierowej czy w formie przekazu elektronicznego, ponieważ dokumenty zostaną wygenerowane na podstawie wszystkich danych znajdujących się w Rejestrach Centralnych KSI ZUS.

Procedura uzyskiwania plików KEDU

Przygotowanie plików KEDU odbywa się na wniosek płatnika lub osoby przez niego upoważnionej. W celu złożenia zamówienia płatnik lub upoważniona przez niego osoba musi osobiście udać się do jednostki ZUS.

Wymagane dokumenty to:

• dowód osobisty płatnika, jeśli jest on osobą fizyczną i występuje osobiście,

• pisemne pełnomocnictwo do działania w imieniu płatnika (z jego danymi identyfikacyjnymi) oraz dowód osobisty osoby upoważnionej,

• zaświadczenie o nadaniu numeru NIP, REGON oraz o wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego.

Kserokopię wymienionych dokumentów oraz oryginał pełnomocnictwa dołącza się do dokumentacji. Pracownik ZUS wypełnia w obecności osoby składającej zamówienie formularz zamówienia na pliki KEDU, a następnie wysyła do Centrali ZUS zamówienie na odpowiedni zestaw dokumentów ubezpieczeniowych.

Termin odbioru zamówionego zestawu dokumentów wynosi około 1-2 tygodni. Jeśli osoba odbierająca zamówienie nie jest tą samą, która składała zamówienie, również musi przedstawić pełnomocnictwo do działania w imieniu płatnika, które także jest włączane do dokumentacji. Dokumenty ubezpieczeniowe nagrywane są na uzgodnione wcześniej i dostarczone przez płatnika nośniki - płytę CD-R lub CD-RW. Do płyty ZUS załącza szczegółową instrukcję, w jaki sposób zaimportować dokumenty do bazy danych w programie Płatnik. Przedsiębiorcy, którzy dotychczas nie korzystali z programu Płatnik, wraz z zamówionym plikiem KEDU powinni otrzymać płytę CD z tym programem.

Ułatwienia dla powodzian

Specjalne ułatwienia w uzyskiwaniu plików KEDU przewiduje ZUS dla płatników, którzy utracili dokumenty ubezpieczeniowe w wyniku powodzi. Płatnicy ci mogą złożyć zamówienie osobiście w jednostce ZUS lub zamówić pliki telefonicznie (dzwoniąc na infolinię ZUS 0 801 410 410 czynną w dni powszednie od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00-15.00). Przy składaniu zamówienia należy podać dane identyfikujące płatnika oraz poinformować, że dokumenty zostały utracone w wyniku powodzi. Pracownik ZUS wypełni formularz zamówienia, a po otrzymaniu z Centrali ZUS plików z dokumentacją telefonicznie uzgodni z przedsiębiorcą termin i adres jednostki ZUS, w której będzie można odebrać pliki. Przy odbiorze plików płatnik składek powinien okazać dowód osobisty, a jeśli pliki odbiera osoba upoważniona - powinna ona przedstawić pisemne pełnomocnictwo do działania w imieniu płatnika oraz dowód osobisty. Zamówienia złożone w tym trybie mają być realizowane w pierwszej kolejności.

Katarzyna Jezierska 

Podstawa prawna:

• ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.),

• ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2009 r. nr 153, poz. 1227 ze zm.).

 

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Tego zawodu nie zastąpi AI. A które czeka zagłada? Ekspert: Programiści są pierwsi w kolejce

Sztuczna inteligencja na rynku pracy to temat, który budzi coraz większe emocje. W dobie dynamicznego rozwoju technologii jedno jest pewne – wiele profesji czeka poważna transformacja, a niektóre wręcz znikną. Ale są też takie zawody, których AI nie zastąpi – i to raczej nigdy. Jakie branże są najbardziej zagrożone? A gdzie ludzka praca pozostanie niezastąpiona? O tym mówi Jan Oleszczuk - Zygmuntowski z Polskiej Sieci Ekonomii.

Branża handlowa traci coraz więcej na kradzieżach w sklepach. Jak handlowcy rozwiązują ten problem

Zmorą branży handlowej wciąż są kradzieże sklepowe. Nasiliły się one w okresie wysokiej inflacji, ale teraz nie słabną w oczekiwanym tempie. Kradzieży z powodów ekonomicznych jest mniej, natomiast rozzuchwalili się złodzieje kradnący dla zysku.

Nadchodzi czas pożegnań z papierowymi fakturami. Wszystko co trzeba wiedzieć o e-fakturowaniu i KSeF

Krajowy System eFaktur powstał by ułatwić życie przedsiębiorcom, ale jest też nowym obowiązkiem, którego przestrzeganie narzuca prawo. Firmy, które nie będą przestrzegać jego zasad, muszą liczyć się z dotkliwymi karami, wynoszącymi nawet 100% kwoty podatku z faktury wystawionej poza KSeF.

Dlaczego rezygnują z założenia własnej firmy: kobiety mają inny powód niż mężczyźni

Aż 47 proc. ankietowanych Polaków nie chciałoby prowadzić własnej firmy – wskazują dane z raportu „Polki i przedsiębiorczość 2024: Bariery w zakładaniu firmy”. Kobiety przed założeniem własnej firmy powstrzymuje sytuacja rodzinna, a mężczyzn – stan zdrowia. Nowe dane.

REKLAMA

Branża meblarska mocno traci przez zagraniczną konkurencję, końca kłopotów nie widać

Wysokie koszty produkcji, spadający popyt i silna konkurencja z Azji osłabiają pozycję polskiej branży meblarskiej. Długi sektora, notowane w Krajowym Rejestrze Długów, sięgają już prawie 130 mln zł – coraz więcej przedsiębiorstw musi wybierać między utrzymaniem płynności a spłatą zobowiązań.

Prezydent zawetował. Przedsiębiorcy będą dalej płacić wysoką składkę zdrowotną a może rząd podejmie drugą próbę zmiany

Prezydent zawetował ustawę obniżającą składki zdrowotne dla przedsiębiorców. Rząd jednak nie ustępuje i podejmie kolejną próbę, powtarzając rozwiązania przyjęte w ustawie dokładnie w takiej samej treści. Jaka więc ma być składka zdrowotna gdy uda się przeprowadzić zmiany.

Rolnicy wierzą w dobrą koniunkturę - po dłuższej przerwie znów inwestują w maszyny rolnicze

W I kwartale 2025 roku rolnictwo było branżą z największym udziałem w finansowaniu maszyn i urządzeń przez firmy leasingowe – 28%, wynika z danych Związku Polskiego Leasingu. Rolnicy wracają do inwestowania wierząc w poprawę koniunktury w branży.

Mała firma, duże ryzyko. Dlaczego system ochrony to dziś inwestycja, nie koszt [WYWIAD]

Choć wielu właścicieli małych firm wciąż traktuje ochronę jako zbędny wydatek, rosnąca liczba incydentów – zarówno fizycznych, jak i cyfrowych – pokazuje, że to podejście bywa kosztowne. Dziś zagrożeniem może być nie tylko włamanie, ale też wyciek danych czy przestój operacyjny. W rozmowie z Adamem Śliwińskim, wiceprezesem Seris Konsalnet Security, sprawdzamy, jak MŚP mogą skutecznie zadbać o swoje bezpieczeństwo – bez milionowych budżetów, za to z myśleniem przyszłościowym.

REKLAMA

Polskie firmy chcą eksportować do USA, co z cłami

Polska gospodarka łapie drugi oddech czy walczy o utrzymanie na powierzchni? Jaka będzie przyszłość eksportu do USA? Eksperci podsumowali pierwszy kwartał 2025. Analizie poddany został nie tylko eksport polskich firm, ale i ogólny bilans handlu zagranicznego.

Teraz płatności odroczone także przy zakupach dla firmy

Polskie firmy uzyskują dostęp do płatności odroczonych oraz ratalnych w standardzie zbliżonym do tego oferowanego konsumentom. To duże ułatwienie, z którego skorzystają w pierwszej kolejności małe i średnie firmy.

REKLAMA