REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ratunek dla płatnika - pliki z bazy ZUS

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Katarzyna Jezierska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Zagubione lub zniszczone dokumenty ubezpieczeniowe to dla przedsiębiorcy problem. W ich odtworzeniu pomoże ZUS – przygotuje kopie ze swojej bazy. Dokumenty w postaci plików KEDU importuje się następnie do programu Płatnik.

Przechowywanie dokumentów ubezpieczeniowych jest obowiązkiem płatnika składek. Dokumenty stanowią materiał dowodowy w sporach między płatnikiem a ZUS, są także podstawą ewentualnych korekt składanych do ZUS.

REKLAMA

REKLAMA

Dokumenty zgłoszeniowe ubezpieczonych (formularze ZUS ZUA i ZUS ZZA) z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej do ubezpieczeń płatnik powinien przechowywać przez 5 lat. Należy podkreślić, że obowiązek ten dotyczy też płatników, którzy składają do ZUS dokumenty przekazem elektronicznym, nie wystarczy bowiem, że przechowują zgłoszenia na nośnikach elektronicznych. Płatnicy ci powinni sporządzić również dokumenty w wersji papierowej opatrzone własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej do ubezpieczeń (art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Dokumenty rozliczeniowe (formularze ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA) płatnik ma obowiązek przechowywać przez 10 lat (art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Obowiązek ten dotyczy dokumentów wysyłanych zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej.

Listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których ZUS ustala podstawę wymiaru emerytury lub renty, płatnik powinien przechowywać przez 50 lat od dnia zakończenia zatrudnienia danego pracownika (art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych).

REKLAMA

Wskazane jest, aby dowody potwierdzające opłacanie składek oraz wysokości podstawy wymiaru składek osoba opłacająca składki na własne ubezpieczenia społeczne przechowywała przez 50 lat. Organ rentowy może żądać przedłożenia tych dokumentów za okres przypadający po 31 grudnia 1998 r. (art. 125a ust. 5 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych), ale z przepisu nie wynika, do kiedy organowi rentowemu wolno wystąpić z takim żądaniem.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Choć płatnik ma obowiązek przechowywania dokumentów, zdarza się, że traci część lub nawet całość dokumentacji. Problem ten dotyczy często dokumentów składanych w formie papierowej lub składanych w latach 90. Zarówno zdarzenia losowe (kradzież, powódź, pożar), jak i niedbalstwo poprzedniego biura księgowego mogą być przyczyną poważnych braków w dokumentacji. ZUS pomaga w jej odtworzeniu.

Jakie dokumenty można skopiować

W celu odtworzenia utraconych dokumentów ubezpieczeniowych płatnik składek może wystąpić do ZUS o wydanie ich kopii w postaci plików KEDU z bazy ZUS KSI, która zawiera dokumenty składane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych od początku reformy emerytalnej, czyli od 1 stycznia 1999 r. Skrót KEDU oznacza Kolekcję Elektronicznych Dokumentów Ubezpieczeniowych. Kryteria doboru dokumentów określa płatnik. Na jego wniosek ZUS przygotuje pliki z odpowiednimi zestawami dokumentów ubezpieczeniowych. Jeśli płatnik stara się o kopie dokumentów zgłoszeniowych (płatnika lub ubezpieczonego), kryterium jest data wpływu do ZUS. Zamawiane dokumenty rozliczeniowe definiuje się przez okres rozliczeniowy, którego dotyczą. Innym kryterium jest identyfikator wsadu - rodzaj identyfikatora dokumentu, pod którym występuje on w KSI ZUS.

Płatnik może złożyć zamówienie zarówno na dokumenty złożone przez niego, jak i na te, które stworzył Zakład Ubezpieczeń Społecznych (korekty, klony). Nie ma też znaczenia, w jakiej formie dokumenty zostały kiedyś do ZUS przekazane - na nośniku elektronicznym, w formie papierowej czy w formie przekazu elektronicznego, ponieważ dokumenty zostaną wygenerowane na podstawie wszystkich danych znajdujących się w Rejestrach Centralnych KSI ZUS.

Procedura uzyskiwania plików KEDU

Przygotowanie plików KEDU odbywa się na wniosek płatnika lub osoby przez niego upoważnionej. W celu złożenia zamówienia płatnik lub upoważniona przez niego osoba musi osobiście udać się do jednostki ZUS.

Wymagane dokumenty to:

• dowód osobisty płatnika, jeśli jest on osobą fizyczną i występuje osobiście,

• pisemne pełnomocnictwo do działania w imieniu płatnika (z jego danymi identyfikacyjnymi) oraz dowód osobisty osoby upoważnionej,

• zaświadczenie o nadaniu numeru NIP, REGON oraz o wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego.

Kserokopię wymienionych dokumentów oraz oryginał pełnomocnictwa dołącza się do dokumentacji. Pracownik ZUS wypełnia w obecności osoby składającej zamówienie formularz zamówienia na pliki KEDU, a następnie wysyła do Centrali ZUS zamówienie na odpowiedni zestaw dokumentów ubezpieczeniowych.

Termin odbioru zamówionego zestawu dokumentów wynosi około 1-2 tygodni. Jeśli osoba odbierająca zamówienie nie jest tą samą, która składała zamówienie, również musi przedstawić pełnomocnictwo do działania w imieniu płatnika, które także jest włączane do dokumentacji. Dokumenty ubezpieczeniowe nagrywane są na uzgodnione wcześniej i dostarczone przez płatnika nośniki - płytę CD-R lub CD-RW. Do płyty ZUS załącza szczegółową instrukcję, w jaki sposób zaimportować dokumenty do bazy danych w programie Płatnik. Przedsiębiorcy, którzy dotychczas nie korzystali z programu Płatnik, wraz z zamówionym plikiem KEDU powinni otrzymać płytę CD z tym programem.

Ułatwienia dla powodzian

Specjalne ułatwienia w uzyskiwaniu plików KEDU przewiduje ZUS dla płatników, którzy utracili dokumenty ubezpieczeniowe w wyniku powodzi. Płatnicy ci mogą złożyć zamówienie osobiście w jednostce ZUS lub zamówić pliki telefonicznie (dzwoniąc na infolinię ZUS 0 801 410 410 czynną w dni powszednie od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00-15.00). Przy składaniu zamówienia należy podać dane identyfikujące płatnika oraz poinformować, że dokumenty zostały utracone w wyniku powodzi. Pracownik ZUS wypełni formularz zamówienia, a po otrzymaniu z Centrali ZUS plików z dokumentacją telefonicznie uzgodni z przedsiębiorcą termin i adres jednostki ZUS, w której będzie można odebrać pliki. Przy odbiorze plików płatnik składek powinien okazać dowód osobisty, a jeśli pliki odbiera osoba upoważniona - powinna ona przedstawić pisemne pełnomocnictwo do działania w imieniu płatnika oraz dowód osobisty. Zamówienia złożone w tym trybie mają być realizowane w pierwszej kolejności.

Katarzyna Jezierska 

Podstawa prawna:

• ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.),

• ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2009 r. nr 153, poz. 1227 ze zm.).

 

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ekspert BCC o wysokości minimalnego wynagrodzenia w 2026 r.: „po raz pierwszy od wielu lat (rząd) pozwolił zadziałać algorytmowi wpisanemu w ustawę”. W ocenie eksperta, jest to ulga dla pracodawców

Od stycznia 2026 r. wzrośnie zarówno płaca minimalna, jak i minimalna stawka godzinowa. Rząd przyjął w tej sprawie rozporządzenie. Rozporządzenie z 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r. zostało ogłoszone w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej.

Zamknięcie granicy z Białorusią 2025 a siła wyższa w kontraktach handlowych. Konsekwencje dla biznesu

Czy zamknięcie granicy z Białorusią w 2025 roku to trzęsienie ziemi w kontraktach handlowych i biznesie? Nie. To test zarządzania ryzykiem kontraktowym w łańcuchu dostaw. Czy można powołać się na siłę wyższą?

Dłuższy okres kontroli drogowej: nic się nie ukryje przed inspekcją? Jak firmy transportowe mogą uniknąć częstszych i wyższych kar?

Mija kilka miesięcy od wprowadzenia nowych zasad sprawdzania kierowców na drodze. Zmiana przepisów, wynikająca z pakietu mobilności, dwukrotnie wydłużyła okres kontroli drogowej: z 28 do 56 dni wstecz. Dla inspekcji transportowych w UE to znacznie rozszerzone możliwości nadzoru, dla przedsiębiorstw transportowych – szereg kolejnych wyzwań. Jak sobie radzić w zupełnie innej rzeczywistości kontrolnej, by unikać kar finansowych i innych poważnych konsekwencji?

Gdy przedsiębiorca jest w trudnej sytuacji, ZUS może przejąć wypłatę zasiłków

Brak płynności finansowej płatnika składek, który zatrudnia powyżej 20 osób, może utrudniać mu regulowanie świadczeń na rzecz pracowników. Takimi świadczeniami są zasiłek chorobowy, zasiłek macierzyński czy świadczenie rehabilitacyjne. W takiej sytuacji Zakład Ubezpieczeń Społecznych może pomóc i przejąć wypłatę świadczeń. Potrzebny jest jednak wniosek płatnika lub ubezpieczonego.

REKLAMA

Bezpłatny webinar: Czas na e-porządek w fakturach zakupowych

Zapanuj nad kosztami, przyspiesz pracę, zredukuj błędy. Obowiązkowy KseF przyspieszył procesy digitalizacji obiegu faktur. Wykorzystaj ten trend do kolejnych automatyzacji, również w obsłudze faktur przychodzących. Lepsza kontrola nad kosztami, eliminacja dokumentów papierowych i mniej pomyłek to mniej pracy dla finansów.

Pracodawcy będą musieli bardziej chronić pracowników przed upałami. Zmiany już od 1 stycznia 2027 r.

Dotychczas polskie prawo regulowało jedynie minimalne temperatury w miejscu pracy. Wkrótce może się to zmienić – rząd przygotował projekt przepisów wprowadzających limity także dla upałów. To odpowiedź na coraz częstsze fale wysokich temperatur w Polsce.

Przywództwo to wspólna misja

Rozmowa z Piotrem Kolmasem, konsultantem biznesowym, i Sławomirem Faconem, dyrektorem odpowiedzialnym za rekrutację i rozwój pracowników w PLL LOT, autorami książki „The Team. Nowoczesne przywództwo Mission Command”, o koncepcji wywodzącej się z elitarnych sił specjalnych, która z powodzeniem sprawdza się w biznesie

Rośnie liczba donosów do skarbówki, ale tylko kilka procent informacji się potwierdza [DANE Z KAS]

Jak wynika z danych przekazanych przez 16 Izb Administracji Skarbowej, w I połowie br. liczba informacji sygnalnych, a więc tzw. donosów, skierowanych do jednostek KAS wyniosła 37,2 tys. Przy tym zestawienie nie jest pełne, bowiem nie zakończył się obowiązek sprawozdawczy urzędów skarbowych w tym zakresie. Zatem na chwilę obecną to o 4,2% więcej niż w analogicznym okresie 2024 roku, kiedy było ich 35,7 tys. Natomiast, zestawiając tegoroczne dane z tymi z I połowy 2023 roku, widać wzrost o 6%. Wówczas odnotowano 35,1 tys. takich przypadków. Poniżej omówienie dotychczasowych danych z Krajowej Administracji Skarbowej.

REKLAMA

Wygoda, bezpieczeństwo, prestiż – trzy filary nowoczesnego biznesu

Cyfryzacja, zielona transformacja i konieczność reagowania na coraz szybsze zmiany rynkowe sprawiają, że współczesnym firmom potrzebne są nie tylko tradycyjne narzędzia finansowe. Przedsiębiorcy oczekują nowoczesnych rozwiązań, które usprawnią zarządzanie biznesem, oszczędzą czas i zminimalizują ryzyko. Bank BNP Paribas odpowiada na te potrzeby, oferując innowacyjne pakiety rachunków oraz prestiżową kartę Mastercard Business World Elite. To narzędzia, które pomagają firmom z różnych branż - od e-commerce, przez usługi i budownictwo, aż po handel międzynarodowy - zachować stabilność i skutecznie rozwijać biznes.

Webinar: Architekci zmiany

Jak dobrać zespół, który skutecznie przeprowadzi transformację?

REKLAMA