Kategorie

Rejestracja zbiorów danych osobowych

Paulina Ołdziejewska
inforCMS
Kiedy, w jakiej sytuacji przedsiębiorca zobowiązany jest zgłosić do GIODO zbiory danych klientów i kontrahentów? Czy dane osób fizycznych i podmiotów gospodarczych gromadzone do innych celów niż księgowe muszą być zawsze rejestrowane?

Coraz większy zakres danych osobowych gromadzonych o każdym z nas przez różne instytucje, publiczne i prywatne, doprowadził do tego, że nie sposób już osobiście sprawować pieczę i kontrolę nad obiegiem tych informacji.

Reklama

Ustawodawca wyszedł naprzeciw zapotrzebowaniu na kontrolę danych, zapewniając ustawową w tym zakresie ochronę. Podstawowym aktem prawnym regulującym kwestie ochrony danych osobowych, ich gromadzenia, przetwarzania, a także obowiązku rejestracji, jest ustawa z 29 sierpnia 1997 r. O ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm., zwana dalej Ustawą).

Ustawa wskazuje nie tylko, jakie informacje podlegają ochronie, ale także w szczegółowy sposób reguluje procedurę ich gromadzenia, nakładając na podmioty zbierające i przetwarzające dane szereg obowiązków. Ustawa dotyczy przetwarzania danych osobowych, gromadzonych w zbiorach prowadzonych w systemie papierowym (kartotekach, skorowidzach, księgach, wykazach i innych zbiorach ewidencyjnych) oraz w systemach informatycznych.

Jakie dane podlegają rejestracji

Wszelkie bazy danych, o których mówi ustawa należy zgłosić Generalnemu Inspektorowi Danych Osobowych. Przez zbiór danych, zgodnie z definicją zawartą w Ustawie, rozumie się „każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie”. Cechą wyróżniającą taki zbiór jest jego budowa, charakteryzująca się takim uporządkowaniem, które umożliwia odnalezienie określonych informacji według konkretnego kryterium. Takim kryterium, pozwalającym na wyszukanie konkretnych danych, na co należy zwrócić uwagę, może być nie tylko imię, nazwisko, data urodzenia, PESEL, ale także data zamieszczenia informacji w zbiorze. Jeśli zbiór danych spełnia ten warunek, baza musi być zarejestrowana.

Ustawa, a tym samym obowiązki z niej wynikające nie mają zastosowania w przypadkach:

● osób nieżyjących - ze względu na ochronę powszechnych dóbr osobistych (kult pamięci osoby zmarłej);

● informacji o przedsiębiorcach w zakresie, w jakim identyfikują podmiot w obrocie gospodarczym i ściśle wiążą się z prowadzeniem działalności gospodarczej;

● osób fizycznych, prawnych i jednostek organizacyjnych niebędących osobami prawnymi, o ile nie przetwarzają danych w związku z działalnością zarobkową, zawodową lub dla realizacji celów statutowych;

Reklama

● podmiotów mających siedzibę albo miejsce zamieszkania w państwie trzecim (tj. nienależącym do Europejskiego Obszaru Gospodarczego), wykorzystujących środki techniczne znajdujące się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wyłącznie do przekazywania danych.

Jeśli danego podmiotu nie dotyczą wyłączenia, administrator danych obowiązany jest zgłosić posiadany zbiór do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, który prowadzi jawny rejestr takich zbiorów, sprawuje kontrolę nad prawidłowością procesu ich przetwarzania. Z informacjami zamieszczonymi w rejestrze można się zapoznać poprzez Internet, korzystając z systemu e-giodo. Ułatwieniem jest także to, że system e-giodo zapewnia możliwość wyszukiwania zbiorów danych za pomocą wielu kryteriów, takich jak: nazwa zbioru, nazwa administratora danych czy jego siedziba.

Informacja o gromadzonych danych

Istotnym obowiązkiem, który z mocy ustawy spoczywa na administratorze, jest obowiązek informacyjny na żądanie każdej osoby, której dane są przetwarzane. Dotyczy to zarówno przypadku, kiedy dane zbieramy bezpośrednio od osoby, której dotyczą, jak i w przypadkach gromadzenia tych informacji ze źródeł pośrednich, np. pozyskanych od innych podmiotów. Chodzi o to, aby na podstawie uzyskanych informacji, zainteresowany miał możliwość właściwej oceny sytuacji i podjęcia decyzji co do udostępnienia danych, a także aby mógł korzystać z praw przyznanych mu przez ustawę, w tym prawa żądania zmiany, a nawet usunięcia danych. Informacje te trzeba przekazać na żądanie osoby, której dane dotyczą. Informacja o tym musi mieć charakter indywidualny i absolutnie nie może być zastąpiona, np. ogłoszeniem czy też adnotacją umieszczoną w regulaminie, jeśli osoba nie ma możliwości, żeby bezpośrednio się zapoznać z jego treścią.

Ustawa nie zawiera jednak żadnych szczególnych wymogów co do formy udzielenia informacji, a co za tym idzie, jeśli ustawodawca nie narzuca żadnej formy, należy dojść do wniosku, że jest ona dowolna, czyli informacje mogą być udzielane nawet ustnie.

Administrator danych

Status administratora danych może przysługiwać zarówno podmiotom publicznym, jak i prywatnym. Administratorem danych może być organ państwowy, organ samorządu terytorialnego, a także podmiot niepubliczny realizujący zadania publiczne, osoba fizyczna, osoba prawna oraz jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, jeżeli przetwarza dane osobowe w związku z działalnością zarobkową. Administratorem danych jest bowiem każdy podmiot decydujący o celach przetwarzania danych osobowych. Nie ma przy tym znaczenia fakt, czy podmiot ten samodzielnie przetwarza dane, czy też zlecił ich przetwarzanie innemu podmiotowi, w drodze umowy

Każde przetwarzanie zwykłych danych osobowych, czyli dokonywanie na nich jakichkolwiek operacji, np. ich przechowywanie, wykorzystywanie, udostępnianie, zmienianie, należy uzasadnić spełnieniem jednego z warunków określonych w Ustawie. Wymienione w Ustawie warunki winno się traktować jako rozłączne, a co za tym idzie, nie trzeba spełniać ich kumulatywnie. Wykorzystywanie danych można uznać za legalne już w przypadku spełnienia jednego z warunków. Jeśli zatem wykorzystywanie danych służy do realizacji uprawnienia lub obowiązku określonego w przepisach prawa, nie jest wówczas potrzebne żądanie zgody osoby na wykorzystywanie danych, ani uzasadnianie, że przetwarzanie służy dobru publicznemu lub niezbędnym celom administratora. I tak, przetwarzanie danych osobowych jest możliwe, jeśli osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie informacji jej dotyczących. Watro zauważyć, że z przepisu wprawdzie nie wynika, aby zgoda na wykorzystywanie danych osobowych konkretnej osoby musiała mieć formę pisemną, jednak ze względów dowodowych oraz ze względu na wymagania przepisów dotyczących np. postępowania administracyjnego, zdecydowanie takie postępowania jest pożądane.

Przetwarzanie danych jest poza tym dopuszczalne w przypadku, kiedy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa; kiedy jest to konieczne do realizacji umowy, jeśli stroną jest osoba, której dane dotyczą; kiedy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą oraz kiedy jest to niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego.

 

Kiedy zgłosić

Zgłoszenia zbioru danych do rejestracji należy dokonać przed rozpoczęciem ich przetwarzania. Co do zasady, będzie to chwila przed pierwszą czynnością podjętą przez administratora danych. Administrator danych może bowiem rozpocząć ich przetwarzanie w zbiorze dopiero po zgłoszeniu go do rejestracji. Nie dotyczy to jednak tzw. danych wrażliwych, będących w posiadaniu np. instytucji kościelnych czy zakładów opieki medycznej, ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne lub inne szczególne informacje. Tu nie wystarczy sam fakt zgłoszenia zbioru Generalnemu Inspektorowi. Administrator może przetwarzać zbiór dopiero po zarejestrowaniu go w GIODO. Poza tym dane wrażliwe są pod szczególna ochroną i podlegają bardzo dużym restrykcjom.

Zgłoszenie można przesłać pocztą lub złożyć w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Mogą być przygotowane standardowo, na papierze lub w formie elektronicznej z użyciem bezpiecznego podpisu elektronicznego.

Zgłoszenie zbioru danych do rejestracji powinno zawierać między innymi:

● wniosek o wpisanie zbioru do rejestru zbiorów danych osobowych;

● oznaczenie podmiotu prowadzącego zbiór i adresu jego siedziby lub miejsca zamieszkania, w tym numeru identyfikacyjnego rejestru podmiotów gospodarki narodowej, jeżeli został mu nadany;

● podstawę prawną upoważniającą do prowadzenia zbioru;

● cel przetwarzania danych;

● opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz zakres przetwarzanych danych;

● sposób zbierania oraz udostępniania danych;

● informację o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane mogą być przekazywane.

Nie wszystkie dane podlegają rejestracji

Ustawa przewiduje krąg podmiotów, które zwolnione są, z różnych przyczyn, z obowiązku rejestracji danych. W większości przypadków zwolnienie jest spowodowane charakterem informacji. I tak na przykład z obowiązku rejestracyjnego zwolnieni są administratorzy danych gromadzonych i przetwarzanych w związku z zatrudnieniem, świadczeniem usług na podstawie umów cywilnoprawnych, a także dotyczących osób u nich zrzeszonych lub uczących się. Zwolnieni są także administratorzy przetwarzający dane wyłącznie w celu wystawienia faktury, rachunku lub prowadzenia sprawozdawczości finansowej. Należy jednak w tym miejscu zastrzec, że jeśli zgromadzone w zbiorze dane służą dodatkowym celom, innym niż wskazane w tym przepisie, administrator będzie musiał zbiór zarejestrować. Przykładem takiej sytuacji jest wykorzystywanie danych w celach księgowych z jednoczesnym wykorzystywaniem ich do celów np. marketingowych. Ponadto z obowiązku rejestracji zwolnieni są administratorzy danych powszechnie dostępnych. Przesłanka ta jest spełniona, jeżeli z danymi zawartymi może się zapoznać nieograniczony krąg podmiotów (np. dane zostały opublikowane w Internecie).

Paulina Ołdziejewska

prawnik

Skoczyński Wachowiak Strykowski Kancelaria Prawna sp. k.

www.sws.com.pl

 

Może Cię także zainteresować
Samochód w firmie
Samochód w firmie
Tylko teraz
Źródło: Twój Biznes
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    1 sty 2000
    23 lip 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Kooperatywy mieszkaniowe - projekt ustawy w konsultacjach

    Kooperatywy mieszkaniowe. Projekt ustawy regulujący tworzenie kooperatyw mieszkaniowych zamieszczono 22 lipca 2021 r. na stronach Rządowego Centrum Legislacji i skierowano do konsultacji publicznych. Jego celem jest upowszechnienie kooperatyw mieszkaniowych, a przez to zwiększenie dostępności mieszkań. W projekcie zrezygnowano niestety z propozycji ulgi podatkowej dla członków kooperatywy mieszkaniowej.

    Mieszkanie Plus znów w ogniu politycznego sporu. Co to oznacza dla najemców?

    Mieszkanie Plus - Koalicja Obywatelska domaga się zwiększenia ochrony najemców programu. Jednak objęci nią byliby także najemcy mieszkań oferowanych przez prywatne firmy i fundusze. Istnieje ryzyko, że więcej by na tym stracili niż zyskali.

    Jakie są długi spółek giełdowych w 2021 r.?

    Z danych Krajowego Rejestru Długów wynika, iż zmniejszyło się zadłużenie spółek notowanych na giełdzie. Ile wynosi obecnie?

    Branża opakowań rośnie dzięki e-commerce [BADANIE]

    Pomimo wzrostu cen surowców branża opakowań rośnie w rekordowym tempie. Ważnym impulsem rozwoju pozostaje e-commerce.

    Społeczne agencje najmu od 23 lipca. Kto i jak może skorzystać z SAN?

    Społeczne agencje najmu. 23 lipca 2021 roku weszła w życie nowelizacja ustawy o niektórych formach popierania budownictwa mieszkaniowego. Dzięki nowym przepisom mogą już powstawać społeczne agencje najmu (SAN) – podmioty pośredniczące między właścicielami mieszkań na wynajem i osobami, którym dochody lub sytuacja życiowa utrudniają najem mieszkania w warunkach rynkowych. Kto i jak może skorzystać na działalności SAN?

    Ważny termin dla najemców centrów handlowych

    Covidowe prolongaty umów najmu można anulować tylko do 6 sierpnia 2021 r. Co z najemcami, którzy płacili czynsze?

    Fotowoltaika - skąd wziąć pieniądze?

    Fotowoltaika - skąd wziąć pieniądze na inwestycję? Z jakich programów korzystają Polacy? Czy fotowoltaika to oszczedności?

    Jak firmy MŚP oceniają wpływ pandemii na ich branże? [BADANIE]

    Co czwarta firma MŚP uważa, że pandemia pomoże rozwinąć ich branżę, a w produkcji – co druga. Tak wynika z 8. edycji Barometru COVID-19, realizowanego przez EFL.

    Budownictwo mieszkaniowe w 2021 roku – rekordowe 6 miesięcy

    Budownictwo mieszkaniowe w 2021 roku. Pierwsze półrocze 2021 roku było dla deweloperów najlepszym półroczem w historii. Notują oni rekordową sprzedaż i budują najwięcej mieszkań. Potężny popyt na mieszkania powoduje, że chociaż deweloperzy budują najwięcej w historii, to i tak ceny mieszkań idą w górę. Bardzo prawdopodobne, że deweloperów czeka najlepszy rok w historii.

    Lokalizacja mieszkania - co warto sprawdzić przed zakupem?

    Lokalizacja mieszkania. Tak naprawdę nie ma jednej definicji dobrej lokalizacji. W zależności od naszych potrzeb, miejsca pracy, etapu życia, na którym się znajdujemy czy jego stylu, sami możemy zdefiniować, czym jest tak naprawdę dobra lokalizacja. Nie ma jednego rozwiązania. Zupełnie inne potrzeby będą miały rodziny z małymi dziećmi, inne – ludzie już dojrzali, a jeszcze inne młodzi single. Jest jednak kilka czynników, które warto wziąć pod uwagę. Czym się kierować, szukając idealnego miejsca do zamieszkania?

    Domy do 70 m2 bez pozwolenia na budowę - założenia projektu

    Domy do 70 m2 bez pozwolenia na budowę. W Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano projekt ustawy o zmianie ustawy – Prawo budowlane oraz ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym, którego celem ma być umożliwienie budowy budynków mieszkalnych jednorodzinnych o powierzchni zabudowy do 70 m2 (do 90 m2 powierzchni użytkowej) bez konieczności uzyskania decyzji o pozwoleniu na budowę (ale w procedurze zgłoszenia), bez konieczności ustanawiania kierownika budowy oraz prowadzenia dziennika budowy. Nowe przepisy mają wejść w życie w IV kwartale 2021 roku.

    Zmiana pozwolenia na budowę po 19 września 2020 r. - skutki

    Zmiana pozwolenia na budowę. Główny Urząd Nadzoru Budowlanego udzielił wyjaśnień odnośnie stosowania dotychczasowych przepisów Prawa budowlanego (obowiązujących przed nowelizacją, która weszła w życie 19 września 2020 r.) w zakresie zmiany pozwolenia na budowę.

    Kompleksowa informacja o wyrobach budowlanych

    Główny Urząd Nadzoru Budowlanego zaprasza do odwiedzenia nowej strony internetowej Punktu kontaktowego do spraw wyrobów budowlanych pod adresem punkt-kontaktowy.gunb.gov.pl. Jak zadać pytanie?

    E-commerce wpływa na rozwój transakcji bezgotówkowych

    Co sprawia, że rynek płatności bezgotówkowych stale rośnie? Odpowiedź jest prosta: e-commerce.

    Audyt energetyczny przedsiębiorstwa - kto i jak powinien go przeprowadzić?

    Audyt energetyczny przedsiębiorstwa to procedura mającą na celu przeprowadzenie szczegółowych i potwierdzonych obliczeń dotyczących przedsięwzięć realizowanych na terytorium Polski, służących poprawie efektywności energetycznej oraz dostarczenie informacji o potencjalnych oszczędnościach energii osiągniętych w wyniku ich realizacji. Kto ma obowiązek przeprowadzić audyt energetyczny przedsiębiorstwa? Jaki jest zakres i termin tego audytu i jakie obowiązki informacyjne ciążą na obowiązanych przedsiębiorcach? Jakie kary grożą za brak audytu energetycznego przedsiębiorstwa?

    Tomasz Sętowski: W Polsce jest boom na sztukę [PODCAST]

    Czy pandemia zachwiała rynkiem dóbr luksusowych? Jak wygląda sytuacja na rynku dzieł sztuki? Czy Polacy chętnie w nią inwestują? W rozmowie z Agnieszką Gorczycą (Infor.pl), malarz Tomasz Sętowski wyjaśnia te kwestie i tłumaczy dlaczego udział w aukcjach młodej sztuki to dobry pomysł na inwestycje. Zapraszamy do wysłuchania podcastu!

    Branża turystyczna - długi i obawa przed lockdownem

    Branża turystyczna wciąż z długami obawia się kolejnego lockdownu. Przed wyjazdem na wakacje sprawdź organizatora wycieczki. Czy grozi mu opadłość?

    Nowa polityka klimatyczna UE (Fit for 55) to wyższe ceny energii

    Komisja Europejska przyjęła pakiet Fit for 55, aby dostosować politykę unijną do obniżenia emisji gazów cieplarnianych netto o co najmniej 55 proc. do 2030 roku w porównaniu z poziomami z 1990 roku. Efektem zmian w polityce klimatycznej UE będzie dalszy wzrost cen energii. Według Polskiego Instytutu Ekonomicznego dla najuboższych gospodarstw unijnych koszty emisji w transporcie i budynkach wzrosną średnio o 4,3 proc., w Polsce – aż o 14,3 proc. – Ceny wzrosną tym bardziej, im wolniej i bardziej ospale będziemy prowadzić transformację energetyczną – ocenia Izabela Zygmunt, starsza analityczka ds. energii i klimatu z WiseEuropa.

    Membrana dachowa na krokwiach czy papa na pełnym deskowaniu?

    Membrana dachowa na krokwiach czy papa na pełnym deskowaniu? Ten budowlany dylemat dyskutowany był już wielokrotnie. Przede wszystkim od strony technicznej. Zagadnieniu warto jednak przyjrzeć się bliżej, także pod kątem finansowym i skalkulować rzeczywiste koszty jednego i drugiego rozwiązania. Zwłaszcza, że obecna sytuacja rynkowa zmusza do tego, by na nowo przeliczyć wydatki związane z konstrukcją dachu. Kluczowe są tu zwłaszcza dwie kwestie: rosnące ceny drewna oraz usług dekarskich.

    Ceny rosną, Polacy chcą ograniczać wydatki

    Ceny rosną. Jednocześnie ponad 40 procent Polaków chce ograniczać wydatki. Tak wynika z badania dla Rejestru Dłużników BIG InfoMonitor.

    Jak sprawdzić poziom natężenia pola elektromagnetycznego w okolicy? Ruszył system SI2PEM

    Poziom natężenia pola elektromagnetycznego - system SI2PEM. Każdy zainteresowany może już sprawdzić poziom natężenia pola elektromagnetycznego w swojej okolicy – szybko, wygodnie i za darmo, przez internet, z dokładnością do 1 metra kwadratowego. Ruszył SI2PEM, czyli System Informacyjny o Instalacjach wytwarzających Promieniowanie Elektromagnetyczne (www.si2pem.gov.pl) - poinformowała 20 lipca 2021 r. Kancelaria Prezesa Rady Ministrów. System będzie aktualizowany wraz z kolejnymi danymi przekazywanymi przez podmioty obowiązane.

    Dlaczego mieszkania drożeją? Kiedy zaczną tanieć?

    Dlaczego mieszkania drożeją? Główną przyczyną wzrostu cen mieszkań jest malejąca ich podaż i wyższe koszty budowy - powiedział PAP wiceprezes JLL Kazimierz Kirejczyk. Dodał, że jest mało prawdopodobne, aby ceny mogły w niedalekiej przyszłości zacząć spadać. Nie widać ryzyka bańki spekulacyjnej na rynku mieszkaniowym, nawet w obliczu niskich stóp procentowych - ocenia ekspert Polskiego Instytutu Ekonomicznego. Wyjaśnia, że koszt zakupu nieruchomości rośnie nieco szybciej niż inne ceny konsumenckie, ale jest on niższy niż wzrost wynagrodzeń.

    Społeczne inicjatywy mieszkaniowe (SIM) podobne do TBS-ów

    Społeczne inicjatywy mieszkaniowe (SIM). Społeczne inicjatywy mieszkaniowe w wielu kwestiach są podobne do TBS-ów, które działają w Polsce już od 25 lat. Sporą nowością ma być możliwość rozliczenia partycypacji albo dojścia do własności mieszkania. Będzie to możliwe jednak dopiero po spłacie kredytu na budowę. Rząd chce mocno wspierać społeczne inicjatywy mieszkaniowe. Świadczy o tym m.in. kwota dofinansowania dla gmin uruchamiających takie instytucje (aż 1,5 mld zł).

    Prosta spółka akcyjna - nowy podmiot od 1 lipca 2021 r.

    W ramach pakietu Ministerstwa Rozwoju „100 zmian dla firm - Pakiet ułatwień dla przedsiębiorców” w Kodeksie spółek handlowych wprowadzono przepisy regulujące nowy typ spółki kapitałowej. Jest to prosta spółka akcyjna. Nowe przepisy weszły w życie 1 lipca 2021 r.

    Polskie firmy muszą być obecne w Google, jeśli chcą przetrwać

    Wg danych zebranych przez firmę Senuto, w polskim Internecie jest obecnych blisko 90 tysięcy sklepów online i tylko w 2020 roku w czasie pandemii, powstało ponad 6 tysięcy nowych. Generują one miesięcznie prawie 400 milionów odwiedzin tylko z samych wyszukiwarek. Oznacza to, że statystycznie, każdy dorosły Polak, każdego miesiąca, odwiedza sklepy internetowe z użyciem Google 13 razy. Czyli niemal co drugi dzień.