Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rejestracja zbiorów danych osobowych

Paulina Ołdziejewska
inforCMS
Kiedy, w jakiej sytuacji przedsiębiorca zobowiązany jest zgłosić do GIODO zbiory danych klientów i kontrahentów? Czy dane osób fizycznych i podmiotów gospodarczych gromadzone do innych celów niż księgowe muszą być zawsze rejestrowane?

Coraz większy zakres danych osobowych gromadzonych o każdym z nas przez różne instytucje, publiczne i prywatne, doprowadził do tego, że nie sposób już osobiście sprawować pieczę i kontrolę nad obiegiem tych informacji.

Ustawodawca wyszedł naprzeciw zapotrzebowaniu na kontrolę danych, zapewniając ustawową w tym zakresie ochronę. Podstawowym aktem prawnym regulującym kwestie ochrony danych osobowych, ich gromadzenia, przetwarzania, a także obowiązku rejestracji, jest ustawa z 29 sierpnia 1997 r. O ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm., zwana dalej Ustawą).

Ustawa wskazuje nie tylko, jakie informacje podlegają ochronie, ale także w szczegółowy sposób reguluje procedurę ich gromadzenia, nakładając na podmioty zbierające i przetwarzające dane szereg obowiązków. Ustawa dotyczy przetwarzania danych osobowych, gromadzonych w zbiorach prowadzonych w systemie papierowym (kartotekach, skorowidzach, księgach, wykazach i innych zbiorach ewidencyjnych) oraz w systemach informatycznych.

Jakie dane podlegają rejestracji

Wszelkie bazy danych, o których mówi ustawa należy zgłosić Generalnemu Inspektorowi Danych Osobowych. Przez zbiór danych, zgodnie z definicją zawartą w Ustawie, rozumie się „każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie”. Cechą wyróżniającą taki zbiór jest jego budowa, charakteryzująca się takim uporządkowaniem, które umożliwia odnalezienie określonych informacji według konkretnego kryterium. Takim kryterium, pozwalającym na wyszukanie konkretnych danych, na co należy zwrócić uwagę, może być nie tylko imię, nazwisko, data urodzenia, PESEL, ale także data zamieszczenia informacji w zbiorze. Jeśli zbiór danych spełnia ten warunek, baza musi być zarejestrowana.

Ustawa, a tym samym obowiązki z niej wynikające nie mają zastosowania w przypadkach:

● osób nieżyjących - ze względu na ochronę powszechnych dóbr osobistych (kult pamięci osoby zmarłej);

● informacji o przedsiębiorcach w zakresie, w jakim identyfikują podmiot w obrocie gospodarczym i ściśle wiążą się z prowadzeniem działalności gospodarczej;

● osób fizycznych, prawnych i jednostek organizacyjnych niebędących osobami prawnymi, o ile nie przetwarzają danych w związku z działalnością zarobkową, zawodową lub dla realizacji celów statutowych;

● podmiotów mających siedzibę albo miejsce zamieszkania w państwie trzecim (tj. nienależącym do Europejskiego Obszaru Gospodarczego), wykorzystujących środki techniczne znajdujące się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wyłącznie do przekazywania danych.

Jeśli danego podmiotu nie dotyczą wyłączenia, administrator danych obowiązany jest zgłosić posiadany zbiór do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, który prowadzi jawny rejestr takich zbiorów, sprawuje kontrolę nad prawidłowością procesu ich przetwarzania. Z informacjami zamieszczonymi w rejestrze można się zapoznać poprzez Internet, korzystając z systemu e-giodo. Ułatwieniem jest także to, że system e-giodo zapewnia możliwość wyszukiwania zbiorów danych za pomocą wielu kryteriów, takich jak: nazwa zbioru, nazwa administratora danych czy jego siedziba.

Informacja o gromadzonych danych

Istotnym obowiązkiem, który z mocy ustawy spoczywa na administratorze, jest obowiązek informacyjny na żądanie każdej osoby, której dane są przetwarzane. Dotyczy to zarówno przypadku, kiedy dane zbieramy bezpośrednio od osoby, której dotyczą, jak i w przypadkach gromadzenia tych informacji ze źródeł pośrednich, np. pozyskanych od innych podmiotów. Chodzi o to, aby na podstawie uzyskanych informacji, zainteresowany miał możliwość właściwej oceny sytuacji i podjęcia decyzji co do udostępnienia danych, a także aby mógł korzystać z praw przyznanych mu przez ustawę, w tym prawa żądania zmiany, a nawet usunięcia danych. Informacje te trzeba przekazać na żądanie osoby, której dane dotyczą. Informacja o tym musi mieć charakter indywidualny i absolutnie nie może być zastąpiona, np. ogłoszeniem czy też adnotacją umieszczoną w regulaminie, jeśli osoba nie ma możliwości, żeby bezpośrednio się zapoznać z jego treścią.

Ustawa nie zawiera jednak żadnych szczególnych wymogów co do formy udzielenia informacji, a co za tym idzie, jeśli ustawodawca nie narzuca żadnej formy, należy dojść do wniosku, że jest ona dowolna, czyli informacje mogą być udzielane nawet ustnie.

Administrator danych

Status administratora danych może przysługiwać zarówno podmiotom publicznym, jak i prywatnym. Administratorem danych może być organ państwowy, organ samorządu terytorialnego, a także podmiot niepubliczny realizujący zadania publiczne, osoba fizyczna, osoba prawna oraz jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, jeżeli przetwarza dane osobowe w związku z działalnością zarobkową. Administratorem danych jest bowiem każdy podmiot decydujący o celach przetwarzania danych osobowych. Nie ma przy tym znaczenia fakt, czy podmiot ten samodzielnie przetwarza dane, czy też zlecił ich przetwarzanie innemu podmiotowi, w drodze umowy

Każde przetwarzanie zwykłych danych osobowych, czyli dokonywanie na nich jakichkolwiek operacji, np. ich przechowywanie, wykorzystywanie, udostępnianie, zmienianie, należy uzasadnić spełnieniem jednego z warunków określonych w Ustawie. Wymienione w Ustawie warunki winno się traktować jako rozłączne, a co za tym idzie, nie trzeba spełniać ich kumulatywnie. Wykorzystywanie danych można uznać za legalne już w przypadku spełnienia jednego z warunków. Jeśli zatem wykorzystywanie danych służy do realizacji uprawnienia lub obowiązku określonego w przepisach prawa, nie jest wówczas potrzebne żądanie zgody osoby na wykorzystywanie danych, ani uzasadnianie, że przetwarzanie służy dobru publicznemu lub niezbędnym celom administratora. I tak, przetwarzanie danych osobowych jest możliwe, jeśli osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie informacji jej dotyczących. Watro zauważyć, że z przepisu wprawdzie nie wynika, aby zgoda na wykorzystywanie danych osobowych konkretnej osoby musiała mieć formę pisemną, jednak ze względów dowodowych oraz ze względu na wymagania przepisów dotyczących np. postępowania administracyjnego, zdecydowanie takie postępowania jest pożądane.

Przetwarzanie danych jest poza tym dopuszczalne w przypadku, kiedy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa; kiedy jest to konieczne do realizacji umowy, jeśli stroną jest osoba, której dane dotyczą; kiedy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą oraz kiedy jest to niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego.

 

Kiedy zgłosić

Zgłoszenia zbioru danych do rejestracji należy dokonać przed rozpoczęciem ich przetwarzania. Co do zasady, będzie to chwila przed pierwszą czynnością podjętą przez administratora danych. Administrator danych może bowiem rozpocząć ich przetwarzanie w zbiorze dopiero po zgłoszeniu go do rejestracji. Nie dotyczy to jednak tzw. danych wrażliwych, będących w posiadaniu np. instytucji kościelnych czy zakładów opieki medycznej, ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne lub inne szczególne informacje. Tu nie wystarczy sam fakt zgłoszenia zbioru Generalnemu Inspektorowi. Administrator może przetwarzać zbiór dopiero po zarejestrowaniu go w GIODO. Poza tym dane wrażliwe są pod szczególna ochroną i podlegają bardzo dużym restrykcjom.

Zgłoszenie można przesłać pocztą lub złożyć w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Mogą być przygotowane standardowo, na papierze lub w formie elektronicznej z użyciem bezpiecznego podpisu elektronicznego.

Zgłoszenie zbioru danych do rejestracji powinno zawierać między innymi:

● wniosek o wpisanie zbioru do rejestru zbiorów danych osobowych;

● oznaczenie podmiotu prowadzącego zbiór i adresu jego siedziby lub miejsca zamieszkania, w tym numeru identyfikacyjnego rejestru podmiotów gospodarki narodowej, jeżeli został mu nadany;

● podstawę prawną upoważniającą do prowadzenia zbioru;

● cel przetwarzania danych;

● opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz zakres przetwarzanych danych;

● sposób zbierania oraz udostępniania danych;

● informację o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane mogą być przekazywane.

Nie wszystkie dane podlegają rejestracji

Ustawa przewiduje krąg podmiotów, które zwolnione są, z różnych przyczyn, z obowiązku rejestracji danych. W większości przypadków zwolnienie jest spowodowane charakterem informacji. I tak na przykład z obowiązku rejestracyjnego zwolnieni są administratorzy danych gromadzonych i przetwarzanych w związku z zatrudnieniem, świadczeniem usług na podstawie umów cywilnoprawnych, a także dotyczących osób u nich zrzeszonych lub uczących się. Zwolnieni są także administratorzy przetwarzający dane wyłącznie w celu wystawienia faktury, rachunku lub prowadzenia sprawozdawczości finansowej. Należy jednak w tym miejscu zastrzec, że jeśli zgromadzone w zbiorze dane służą dodatkowym celom, innym niż wskazane w tym przepisie, administrator będzie musiał zbiór zarejestrować. Przykładem takiej sytuacji jest wykorzystywanie danych w celach księgowych z jednoczesnym wykorzystywaniem ich do celów np. marketingowych. Ponadto z obowiązku rejestracji zwolnieni są administratorzy danych powszechnie dostępnych. Przesłanka ta jest spełniona, jeżeli z danymi zawartymi może się zapoznać nieograniczony krąg podmiotów (np. dane zostały opublikowane w Internecie).

Paulina Ołdziejewska

prawnik

Skoczyński Wachowiak Strykowski Kancelaria Prawna sp. k.

www.sws.com.pl

 

Przygotuj się do stosowania nowych przepisów!
Przygotuj się do stosowania nowych przepisów!

Poradnik prezentuje praktyczne wskazówki, w jaki sposób dostosować się do zmian w podatkach i wynagrodzeniach wprowadzanych nowelizacją Polskiego Ładu.

Tyko teraz książka + ebook w PREZENCIE
Źródło: Twój Biznes
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Szansa Polski na miękkie lądowanie w obliczu globalnego spowolnienia gospodarczego
    Silny rynek pracy w Polsce daje szansę na miękkie lądowanie naszej gospodarki w obliczu globalnego spowolnienia - wynika z wtorkowego komentarza gospodarczego głównego ekonomisty PZU Dawida Pachuckiego. Stopniowo zaczyna u nas spadać presja inflacyjna - dodał.
    Inteligentne systemy w ochronie przed cyberprzestępczością - hakerzy też mają słabe punkty
    Eksperci ds. cyberbezpieczeństwa zrobią wszystko, co w ich mocy, aby zapobiec skutecznemu włamaniu, ale wiedzą też, że ograniczanie dostępu do zasobów organizacji jest zupełnie niepraktyczne. Największym przełomem ostatnich lat jest wykorzystanie uczenia maszynowego do wykrywania, kiedy próba naruszenia zabezpieczeń zakończyła się sukcesem.
    Czy euro zostanie polską walutą, aby zatrzymać inflację?
    Kwestia przyjęcia euro nie znajduje się wśród najważniejszych politycznych tematów. Jednak inflacja sprawiła, że postulat zmiany waluty przybiera na sile. Czy to jest sposób na zahamowanie wzrostu cen?
    Co zrobić, gdy klient prosi o dłuższy termin płatności?
    Co zrobić, gdy klient chce zapłacić później? Jakie środki stosują polskie przedsiębiorstwa, by chronić się przed opóźnionymi płatnościami?
    Rejestracje przedsiębiorstw w II kw. 2022 r. - dane GUS
    W II kwartale 2022 roku odnotowano 93 tys. 660 rejestracji przedsiębiorstw, tj. o 1,3 proc. więcej niż w analogicznym okresie ubiegłego roku, oraz 80 upadłości, tj. o 4,8 proc. mniej niż w II kwartale 2021 roku – podał GUS we wtorek.
    Jakie sklepy obejmie system kaucyjny?
    Na jakim etapie obecnie są prace nad projektem ustawy, mającej wdrożyć system kaucyjny w Polsce? Czy zwiększy się powierzchnia sklepów, które będą zobowiązane do odbierania opakowań od klientów?
    Rozbieżne stawki podatku od podziemnych miejsc garażowych. MF nie planuje zmian
    Nadal wpływają skargi do RPO na odmienne stawki podatku od podziemnych stanowisk garażowych w budynkach wielorodzinnych. Podatek zależy od tego, czy jest to odrębna własność, czy tzw. pomieszczenie przynależne do lokalu mieszkalnego. Marcin Wiącek zwraca uwagę na ten problem minister finansów Magdalenie Rzeczkowskiej.
    Najważniejsze języki świata - teraz i w przyszłości
    O ile w czasach starożytnego Rzymu łacina jako lingua franca używana była w kulturze i biznesie, to teraz angielski zajął jej miejsce, mimo że jest na trzecim miejscu pod względem ilości native speakerów. Ale czy zawsze tak będzie? Jakie języki będą dominować w 2050 roku?
    Handel w niedzielę przywrócony na jasnych zasadach?
    W opinii Północnej Izby Gospodarczej w Szczecinie należy wrócić do tematu przywrócenia handlu w niedzielę na pełnych zasadach. Co z omijaniem prawa?
    Ceny mieszkań używanych wzrosły w ciągu roku ponad 15%
    Mieszkania z drugiej ręki w największych miastach są aż o 15,1% droższe niż przed rokiem – wynika z najnowszych danych NBP. Wzrost cen w przypadku lokali deweloperskich jest jeszcze większy, na co wpłynąć mogły rosnące koszty budowy.
    Płatność za paliwo przy dystrybutorze... jest możliwa!
    Płatność za paliwo przy dystrybutorze? To możliwe. Podjeżdżasz na stację, tankujesz paliwo, naciskasz przycisk w telefonie i odjeżdżasz.
    Kara za brak OC 2023. Podwyżka i to dwukrotna!
    Kara za brak OC w roku 2023 wzrośnie i to... dwukrotnie. Tak, dwukrotnie. Czemu tak się stanie i jak wysokiego skoku opłaty można się spodziewać?
    Likwidacja spółki jawnej
    Likwidacja spółki jawnej jest procesem skomplikowanym i wymagającym przygotowania wielu dokumentów, jednak istnieje rozwiązanie, które pomoże Ci tego uniknąć!
    Biurowce na rynkach regionalnych – analiza rynku
    W pierwszym półroczu br. popyt na biura w największych miastach regionalnych w kraju był większy niż w całym 2021 roku. Także aktywa biurowe w regionach są teraz jednym z głównych celów inwestorów
    Rynek paliw – UOKiK nie potwierdza opinii o zawyżaniu marż
    Wzrost cen na stacjach benzynowych oraz liczne skargi skłoniły prezesa UOKiK do przeanalizowania rynku poda kątem niedozwolonych praktyk
    Strajk egzaminatorów WORD. Bez egzaminów od 8 sierpnia
    Strajk egzaminatorów WORD? Tak, powracają oni do protestu od poniedziałku 8 sierpnia. To oznacza, że egzaminy na prawo jazdy nie będą się odbywać.
    Benzyna E10. Czym jest i czy jest szkodliwa dla silnika?
    Benzyna E10. Ma się ona stać jednym z rozwiązań problemów paliwowych. Czym jednak tak właściwie jest i czy silniki w autach ją wytrzymają?
    Polski Ład 2.0 od lipca – czy przewoźnicy na nim zyskają?
    Rozliczanie pracowników od nowego roku 2022 przysporzyło problemów niejednemu pracodawcy i księgowemu. Chociaż z założenia Polski Ład miał uprościć dotychczasowy system podatkowy i obniżyć ich wysokość, zmiana przepisów od stycznia jeszcze bardziej go skomplikowała.
    Marketing i reklama wobec różnych grup wiekowych
    Działania marketingowe marek dotychczas koncentrowały się w przeważającej mierze na młodszych użytkownikach. Jednak, jak wynika z raportu GWI, każda grupa wiekowa to potencjalni klienci e-commerce
    Linie kablowe zyskują na popularności. Linie podziemne alternatywą dla napowietrznych
    Elektroenergetyczne linie napowietrzne są często spotykanym elementem krajobrazu. Niższy koszt inwestycyjny czy łatwość naprawy ewentualnych awarii są mocnym argumentem do inwestowania właśnie w tę technologię. Dziś jednak coraz częściej odchodzi się od tego rozwiązania na rzecz linii kablowych podziemnych. Skąd wynika zainteresowanie tą technologią?
    Zatory płatnicze - zmiany w przepisach
    Szykują się zmiany w przepisach o zatorach płatniczych. Z uwagi na pojawiające się wątpliwości dotyczące raportowania oraz komplikacje wynikające ze zbierania danych, ustawodawca zdecydował się przedstawić projekt zmian, przewidujący znaczne uproszczenia w raportowaniu.
    Inwestycje na europejskim rynku nieruchomości komercyjnych [Raport]
    Panująca obecnie niepewność gospodarcza zaczyna oddziaływać na aktywność inwestycyjną na europejskim rynku nieruchomości komercyjnych (CRE). Prognozowany wpływ sytuacji gospodarczej będzie jednak zróżnicowany dla różnych jego obszarów, a wybrane sektory oraz rynki krajowe wciąż pozostaną atrakcyjne dla inwestorów
    Węgiel, gaz i wakacje kredytowe – wpływ na rynek akcji i obligacji
    Eksperci VIG/C-QUADRAT przyglądają się kluczowym wskaźnikom ekonomicznym, analizują wyniki spółek za II kwartał 2022 roku, prezentują z jakimi zagrożeniami zmierzy się polski rynek akcji oraz zastanawiają się czy to już „czas na obligacje”.
    Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców apeluje o wsparcie MŚP – ceny energii
    W trakcie prowadzonych w styczniu 2022 r. prac legislacyjnych nad mechanizmami osłonowymi służącymi przeciwdziałaniu negatywnym skutkom znacznego wzrostu cen surowców energetycznych, Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców Adam Abramowicz występował do organów władzy publicznej, m.in. do Premiera, Sejmu oraz do Senatu o uwzględnienie w tych mechanizmach przedsiębiorców.
    Zakup apartamentu nad morzem - jakich błędów nie popełnić?
    Zakup nieruchomości nad morzem kusi inwestorów wieloma aspektami. Wydawałoby się, że wystarczy dobra lokalizacja, by lokata kapitału zwróciła się w kilka lat. Nic bardziej mylnego.