Wprowadzanie regulaminu pracy i wynagradzania

Wszelkie regulaminy obowiązujące u danego pracodawcy, w tym również regulamin pracy i wynagradzania, należą do zakładowych źródeł prawa pracy. Co ważne, ich regulacje w żadnym razie nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych oraz postanowień układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych. Tym samym wszelkie postanowienia zawarte w regulaminach, które są mniej korzystne dla pracowników niż przewidują to pozostałe źródła prawa pracy wyższej rangi, są z mocy prawa nieważne.

• Kto ma obowiązek tworzenia regulaminu pracy

Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników, u którego nie obowiązuje układ zbiorowy pracy, zobowiązany jest wprowadzić regulamin pracy. Obowiązek utworzenia regulaminu powstaje, gdy oba te warunki zostają spełnione łącznie.

Wyżej wymieniony pracodawca nie ma obowiązku wprowadzania regulaminu pracy, pod warunkiem że funkcjonujący w jego zakładzie pracy układ zbiorowy pracy regulował organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. W przypadku gdy układ zbiorowy nie będzie w ogóle regulował wspomnianych zagadnień lub będzie je regulował w sposób niewyczerpujący, pracodawca będzie musiał utworzyć regulamin pracy.

Postanowieniom wprowadzonego w danym zakładzie pracy regulaminu pracy muszą podporządkować się wszyscy zatrudnieni w nim pracownicy. Zasada ta nie dotyczy osób współpracujących z pracodawcą na podstawie cywilnoprawnego stosunku pracy, czyli pracowników świadczących pracę na podstawie np. umowy-zlecenia czy umowy o dzieło.

Nieprzestrzeganie przez pracownika organizacji i porządku pracy ustalanego postanowieniami regulaminu pracy może skutkować pociągnięciem go do odpowiedzialności porządkowej, a w przypadku ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych - nawet rozwiązaniem stosunku pracy z takim pracownikiem.

Podstawa prawna:

• art. 104 Kodeksu pracy.

• Wprowadzenie regulaminu pracy

Regulamin pracy wprowadza pracodawca, dokonuje tego samodzielnie lub w porozumieniu z działającymi u niego organizacjami związkowymi. Pracodawcą jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna. Warunkiem jest jednak, aby zarówno jednostka, jak i osoba fizyczna zatrudniały pracowników.

Prawo do ustalenia regulaminu pracy przysługuje z mocy prawa pracodawcy. Jednak pracodawca, u którego w zakładzie pracy działa zakładowa organizacja związkowa, ustala regulamin pracy w uzgodnieniu z tą organizacją.

Przepis art. 104² k.p. odnosi się jedynie do sytuacji, gdy u danego pracodawcy w ogóle nie działa albo działa tylko jedna zakładowa organizacja związkowa. Przystępując do uzgadniania (negocjacji) regulaminu pracy, pracodawca i zakładowa organizacja związkowa w pierwszej kolejności ustalają termin, w którym powinno dojść do wspólnego porozumienia co do wszystkich postanowień regulaminu.

Udział związku zawodowego w ustalaniu regulaminu pracy jest istotny z punktu widzenia możliwości wprowadzenia go w życie. Regulamin pracy może bowiem zostać wydany, pod warunkiem że zakładowa organizacja związkowa zgadza się na treść tego regulaminu. Oznacza to, że jeżeli w ustalonym terminie związek zawodowy nie wyrazi zgody na wydanie regulaminu pracy określonej treści, a regulamin zostanie wprowadzony przez pracodawcę, należy go uznać za niewydany i nieobowiązujący względem pracowników zatrudnionych u tego pracodawcy. Tak wydany regulamin, zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 21 marca 2001 r., nie ma mocy wiążącej (I PKN 320/00).

W sytuacji gdy u danego pracodawcy działa kilka zakładowych organizacji związkowych, pracodawca musi ustalić treść regulaminu wspólnie z tymi organizacjami w następujący sposób:

• w terminie 30 dni od otrzymania projektu regulaminu pracy organizacje związkowe powinny przedstawić wspólnie uzgodnione stanowisko co do jego treści. Sposób ustalenia i przedstawienia tego stanowiska przez wyłonioną do podjęcia tej decyzji reprezentację związkową określa porozumienie zawarte przez organizacje związkowe,

• gdy organizacje związkowe przedstawią uzasadnione zastrzeżenia, pracodawca i wspólna reprezentacja zakładowych organizacji związkowych określają termin, w którym powinny wspólnie uzgodnić treść regulaminu,

• po bezskutecznym upływie terminu do uzgodnienia, jak również przy braku wspólnego stanowiska związkowego pracodawca sam ustala regulamin pracy,

• gdy każdy związek zgłosi swoje zastrzeżenia, pracodawca ustala samodzielnie regulamin pracy, biorąc pod uwagę stanowiska poszczególnych organizacji związkowych.

Podstawa prawna:

• art. 104² Kodeksu pracy,

• art. 30 ust. 4 i 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (DzU z 2001 r. nr 79, poz. 854 ze zm.),

• wyrok SN z 21 marca 2001 r. (I PKN 320/00, OSNP 2002/24/599).

• Treść regulaminu pracy

Celem wprowadzenia w danym zakładzie pracy regulaminu pracy jest ustalenie organizacji i porządku wykonywania pracy oraz związanych z tym porządkiem praw i obowiązków pracodawcy i pracowników.

Regulamin pracy powinien zatem ustalać w szczególności:

• organizację pracy i warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu,

• wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,

• systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,

• porę nocną,

• termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,

• wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,

• rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,

• wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,

• obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,

• przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Przedstawiony katalog zagadnień, które powinny być przedmiotem regulacji zawartych w regulaminie pracy, ma jednak charakter przykładowy. W zależności od potrzeb danego zakładu pracy, katalog ten może być odpowiednio rozszerzony, jak i zawężony.

Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Pracodawca jest obowiązany zapoznać każdego nowego pracownika z treścią regulaminu pracy jeszcze przed rozpoczęciem przez niego pracy.

Podstawa prawna:

• art. 104¹, 104³ Kodeksu pracy.

 

• Obowiązek tworzenia regulaminu wynagradzania

Obowiązek utworzenia regulaminu wynagradzania spoczywa bezpośrednio na pracodawcy, który zatrudnia co najmniej 20 pracowników, pod warunkiem że nie są oni objęci zakładowym ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy. Utworzony regulamin wynagradzania obowiązuje do czasu objęcia pracowników zakładowym lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy. Pamiętajmy jednak, że układy te powinny ustalać warunki wynagrodzenia za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w zakresie i w sposób umożliwiający określenie na jego podstawie, indywidualnych warunków umów o pracę. W przypadku gdy w obowiązujących układach brak takich ustaleń, pracodawca zobowiązany jest utworzyć regulamin wynagradzania. Ponadto pracodawca jest również zobowiązany wprowadzić regulamin wynagradzania, mimo obowiązywania w jego zakładzie układu zbiorowego pracy, jeżeli określona grupa pracowników nie została tym układem objęta.

Regulaminów wynagradzania nie tworzy się dla:

• członków korpusu służby cywilnej,

• pracowników urzędów państwowych (mianowanych i powołanych),

• pracowników samorządowych (z wyjątkiem pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę),

• sędziów i prokuratorów.

Ponadto regulamin wynagradzania nie może ustalać warunków wynagradzania również w stosunku do osób zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy. Regulaminu nie wprowadza się również dla pracowników zatrudnionych w jednostkach sfery budżetowej, dla których zasady wynagradzania określone są na podstawie odrębnych przepisów.

Podstawa prawna:

• art. 77², 77³, 239 § 3, art. 241²⁶ Kodeksu pracy.

• Wprowadzanie regulaminu wynagradzania

Regulamin wynagradzania ustala pracodawca samodzielnie, pod warunkiem że nie działa u niego zakładowa organizacja związkowa. Pracodawca, który samodzielnie decyduje o wprowadzeniu regulaminu, nie ma obowiązku konsultowania jego treści z zatrudnionymi u siebie pracownikami, brak jest również wymogu zatwierdzenia regulaminu przez załogę.

Natomiast w sytuacji gdy u danego pracodawcy działa związek zawodowy, treść regulaminu wynagradzania przed jego wejściem w życie musi być uzgodniona z tym związkiem. Oznacza to, że w takim przypadku pracodawca ma obowiązek uzgodnienia treści tego regulaminu z działającą u niego organizacją związkową. Przez pojęcie uzgodnienia należy rozumieć akceptację lub brak zastrzeżeń ze strony związku zawodowego co do wszystkich postanowień proponowanego przez pracodawcę regulaminu.

W literaturze pojawiły się jednak wątpliwości, czy w przypadku braku porozumienia ze związkiem zawodowym co do treści proponowanego regulaminu wynagradzania pracodawca może samodzielnie ustalić treść tego regulaminu. W tej kwestii przeważa jednak pogląd, zgodnie z którym w razie braku zgody związku zawodowego na treść całego regulaminu nie może on być wprowadzony przez pracodawcę samodzielnie ani nie może wejść w życie.

W przypadku gdy u danego pracodawcy działa kilka organizacji związkowych, nadal istnieje obowiązek uzgodnienia treści regulaminu. Wtedy jednak przy prowadzeniu negocjacji ze związkami zawodowymi zastosowanie będą miały przepisy ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych. W sprawach wymagających zawarcia porozumienia lub uzgodnienia stanowiska z organizacjami związkowymi, czyli np. w przypadku uzgadniania treści regulaminu wynagradzania, organizacje te przedstawiają wspólnie uzgodnione stanowisko w terminie 30 dni od dnia otrzymania projektu regulaminu. W przypadku gdy przedstawione przez organizacje związkowe stanowisko w sprawie regulaminu będzie negatywne co do jego treści, regulamin nie będzie mógł wejść w życie. Natomiast gdy w terminie 30 dni organizacje związkowe nie przedstawią wspólnego stanowiska w sprawie proponowanego regulaminu wynagradzania, pracodawca ma prawo ustalić regulamin samodzielnie, po uprzednim rozpatrzeniu odrębnych stanowisk poszczególnych organizacji związkowych. W przypadku braku porozumienia między organizacjami związkowymi w kwestii treści regulaminu wynagradzania stanowiska poszczególnych organizacji związkowych mają jedynie charakter opiniodawczy.

Kolejnym etapem, po uzgodnieniu treści regulaminu z organizacjami związkowymi, jest określenie daty jego wejścia w życie. Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Praktyka wskazuje, że do najczęściej stosowanych i dopuszczalnych sposobów podawania regulaminu do wiadomości pracowników należy zaliczyć:

• wywieszenie regulaminu w miejscu przyjętym u danego pracodawcy dla ogłoszeń,

• doręczenie egzemplarza regulaminu każdemu pracownikowi,

• wyłożenie regulaminu w dziale personalnym,

• rozesłanie regulaminu do kierowników oddziałów z poleceniem zapoznania pracowników.

Niezależnie od przyjętej w danym zakładzie pracy formy informowania pracowników istotne jest, aby pracownik miał możliwość zapoznania się z treścią regulaminu.

Na pracodawcy ciąży obowiązek poinformowania pracowników o wejściu w życie regulaminu wynagradzania, jak również o każdej zmianie jego treści. Zasada ta dotyczy również utraty mocy obowiązującej regulaminu. Jednak jak wynika z wyroku Sądu Najwyższego, pracodawca ma obowiązek podać do wiadomości regulamin wynagradzania w sposób zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie. Dla ważności tego regulaminu nie jest jednak wymagane zapoznanie się z nim pracowników (wyrok SN z 5 grudnia 2006 r., II PK 124/06).

Przeważnie postanowienia określone w regulaminie wynagradzania wprowadzonym w danym zakładzie pracy przewidują korzystniejsze zasady wynagradzania zatrudnionych pracowników. W takiej sytuacji do pracowników mają zastosowanie zasady korzystniejsze określone w regulaminie, a nie mniej korzystne zapisy, np. umowy o pracę.

Podstawa prawna:

• art. 77² § 4 i 6 Kodeksu pracy,

• art. 30 ust. 4 i 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (DzU z 2001 r. nr 79, poz. 854 ze zm.),

• wyrok SN z 5 grudnia 2006 r. (II PK 124/06, OSNP 2008/1-2/13).

• Treść regulaminu wynagradzania

Treść regulaminu wynagradzania musi określać warunki i zasady wypłaty wynagrodzenia za pracę. Ponadto w regulaminie wynagradzania mogą być również określone także inne świadczenia związane z pracą oraz zasady ich przyznawania. Mówiąc o wynagrodzeniu za pracę, należy rozumieć zarówno wynagrodzenie zasadnicze pracownika, jak i dodatkowe składniki wynagrodzenia.

Biorąc pod uwagę różnorodność składników wynagrodzenia, można dokonać następującego podziału elementów wynagrodzenia pracownika:

• wynagrodzenie zasadnicze,

• dodatkowe składniki wynagrodzenia lub inne świadczenia.

W zakresie dotyczącym warunków wynagradzania za pracę regulamin powinien określać przede wszystkim systemy wynagradzania stosowane u danego pracodawcy (czasowy, akordowy, prowizyjny bądź mieszane, np. czasowo-prowizyjny). W regulaminie zawiera się również postanowienia rozszerzające przepisy o charakterze gwarancyjnym przewidziane w Kodeksie pracy i innych ustawach oraz aktach wykonawczych.

Podstawa prawna:

• art. 77² § 1 i 2 Kodeksu pracy.

Magdalena Kasprzak