Zwiększanie wartości przez zarządzanie

Problem zarządzania płynnością finansową często jest niezrozumiały dla osób spoza działu finansowego. Co więcej, w sytuacji, gdy cele poszczególnych komórek nie są ze sobą skorelowane, zarządzanie płynnością może być postrzegane jako proces utrudniający sprzedaż i produkcję. Mogą pojawić się błędne wnioski, że wyższe należności umożliwią realizowanie większej sprzedaży, a wysoki zapas surowców, zapewni pełną gotowość do realizacji nawet nieplanowanych zamówień.

W rzeczywistości jednak zarządzanie płynnością to proces, który zwiększa wartość firmy, a także umożliwia poprawę wyniku finansowego. Płynność finansowa to również stabilny fundament rozwoju przedsiębiorstwa. Wadą jest to, że dla większości pracowników efekty zarządzania płynnością nie są widoczne wprost. Często ten problem nie jest dostrzegany również przez kierownictwo. Tymczasem duże korporacje doceniły wagę zarządzania płynnością i wdrożyły ją w życie.

Zdolność generowania dodatnich przepływów pieniężnych w firmie jest sygnałem dla inwestorów, że posiada ona stabilne fundamenty zapewniające długookresowy wzrost. Z tego powodu zarządzanie płynnością finansową, rozumiane jako faktyczne osiąganie dodatnich przepływów pieniężnych, stanowi ważny element kształtujący wartość przedsiębiorstwa. Istotne jest, aby tak zarządzać płynnością, żeby przedsiębiorstwo sprawnie funkcjonowało nie tylko w krótkim, ale i w dłuższym czasie, ponieważ im dłuższy jest okres gwarantujący generowanie dodatnich przepływów pieniężnych, tym wartość przedsiębiorstwa dla właścicieli jest wyższa.

Konstruując prognozę zapotrzebowania na gotówkę, należy dokładnie zestawić ze sobą dwa elementy składowe, na których podstawie sporządzimy prognozę środków pieniężnych. Pierwszym są źródła gotówki, czyli prognozowane wpływy (głównym źródłem są wpływy uzyskane z wykonanej sprzedaży). Mogą one nastąpić w wyniku sprzedaży za gotówkę lub po upływie umownego terminu płatności. Prognozując wpływy ze sprzedaży z odroczonym terminem płatności, trzeba uwzględnić opóźnienia w regulowaniu płatności. Najlepiej w tym celu wspomagać się wzorcem płatności klientów. Sporządzanie prognozy wpływów dla każdego z klientów jest czasochłonne. Z tego powodu warto dokonać ich klasyfikacji. Mogą to być na przykład klienci o podobnym wzorcu płatności. Następnie należy przygotować zestawienie faktur z przyporządkowanymi terminami zapadalności. Dzięki takiemu zestawieniu otrzymuje się potencjalne wpływy, jakie otrzymałoby przedsiębiorstwo, gdyby wszyscy klienci zapłacili swoje zobowiązania w terminie. Uwzględniając wzorzec płatności wcześniej stworzonych grup, należy dokonać prognozy rzeczywistych wpływów gotówki. Wpływy ze sprzedaży trzeba powiększyć o dodatkowe spodziewane wartości niezwiązane z operacyjną działalnością firmy. Mogą to być na przykład wpływy z tytułu otrzymanych odsetek czy planowanej sprzedaż środków trwałych.

Kolejny element prognozy to wypływy gotówki. Są one łatwiejsze w prognozowaniu niż wpływy, ponieważ to prognozujący decyduje, jakie i kiedy faktury zostaną zapłacone. Oczywiście, musi być to poparte posiadaniem określonych źródeł gotówki. Bardzo ważne jest ustalenie wszystkich, nawet najbardziej detalicznych, wypływów pieniądza. Podstawowa kategoria wydatków to zobowiązania handlowe. Kolejną grupę stanowią przedpłaty. Szczególnie w tym przypadku istotne jest stworzenie skutecznych procedur, które będą obligowały pracowników firmy do zgłaszania planowanych przedpłat dla działu finansowego. Nieplanowane przedpłaty również mogą spowodować wzrost kosztów finansowania, w efekcie konieczności szybkiego znalezienia dodatkowego źródła gotówki. Inną grupą wydatków, które trzeba prognozować osobno, są zobowiązania publicznoprawne i wynagrodzenia, które powinny zawierać wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę oraz innych umów (o dzieło, zlecenia).

Jeżeli w danym dniu saldo końcowe jest ujemne (wypływy gotówki są wyższe niż wpływy), konieczne jest pozyskanie dodatkowych źródeł finansowania. Saldo końcowe danego dnia będzie saldem początkowym dnia następnego, w związku z tym ujemna jego wartość sprawi, że firma będzie miała niedobór pieniędzy na pokrycie zobowiązań. Obok pozyskanych źródeł finansowania powinno się uwzględniać także spłatę zobowiązań finansowych zaciągniętych do pokrycia wydatków z poprzednich okresów.

Skutecznie zarządzane należności stanowią ważny fundament utrzymana płynności finansowej i tworzenia wyniku finansowego. Istotna w tym momencie jest akceptacja wielkości ekspozycji na ryzyko kredytowe. Wzrost należności w terminie oczywiście powoduje wzrost wyniku księgowego. Jednak nie zawsze w jednakowym stopniu wpływa na faktycznie uzyskiwane przepływy gotówki. Aby zaistniała dodatnia korelacja pomiędzy wzrostem wyniku księgowego (mającego typowo memoriałowy charakter) a przepływami pieniężnymi, musi jednocześnie pojawić się wzrost efektywności zarządzania należnościami. W tym celu obok skutecznej windykacji należności należy stosować podstawowe narzędzia kontroli sald odbiorców. Narzędziem, które warto wykorzystać w monitoringu należności, jest struktura wiekowa należności. Struktura wiekowa należności to narzędzie, które dostarcza informacji, umożliwiających w prosty sposób identyfikację odbiorców zwlekających z zapłatą. Klasyfikuje ona należności handlowe odbiorców w przekroju dni i co nie zostało jeszcze zapłacone. Struktura wiekowa należności prezentowana jest w postaci tabeli. Nagłówki kolumn określają przedziały czasowe. Wiersze zawierają natomiast nazwy klientów, choć wyszczególnianie wszystkich klientów w strukturze wiekowej należności nie jest konieczne. Wpływa jednak na lepsze podejmowanie decyzji.

Należności w terminie to całkowita wartość należności dla poszczególnych odbiorców, których termin płatności jeszcze nie upłynął. Są to wpłaty, których firma powinna oczekiwać w przyszłości. Należności po terminie to zestawienie sumy faktury przeterminowanych, czyli takich, których termin płatności już upłynął. W zależności od tego, ile dni od terminu płatności już minęło, do takiego przedziału zostanie zaklasyfikowana faktura. Informacje, jakie firma uzyskuje w wyniku zastosowania struktury wiekowej należności, to przede wszystkim dane na temat ryzyka utraty wpływów. Łatwo odczyta się z nich, jacy klienci mają największy dług i gdzie występują najstarsze przeterminowania. Dzięki temu komórki odpowiedzialne za windykację uzyskują precyzyjną informację, w przypadku których odbiorców należy zintensyfikować działania.