Jak otrzymać pomoc z PFRON na przystosowanie stanowisk pracy

Bardzo wielu pracowników niepełnosprawnych może pracować na takich samych stanowiskach pracy jak osoby pełnosprawne. Tak jest w przypadku większości pracowników posiadających lekki stopień niepełnosprawności. Jednak dla niektórych osób o stopniu umiarkowanym oraz większości osób o znacznym stopniu niepełnosprawności, posiadających szczególne potrzeby w zakresie poruszania się lub niepełnosprawności sensoryczne (słuch, wzrok), konieczne jest uwzględnienie tych wymagań przy zapewnianiu im stanowiska pracy. Pracodawca, który zatrudni taką osobę na umowę o pracę na co najmniej 36 miesięcy, ma prawo ubiegać się o wsparcie finansowe w powiatowym urzędzie pracy, dysponującym na ten cel środkami PFRON.

Koszty podlegające refundacji

Od 1 stycznia br. refundacja może dotyczyć kosztów:

• adaptacji pomieszczeń zakładu pracy do potrzeb osób niepełnosprawnych, w szczególności poniesionych w związku z przystosowaniem tworzonych lub istniejących stanowisk pracy dla tych osób,

• adaptacji lub nabycia urządzeń ułatwiających osobie niepełnosprawnej wykonywanie pracy lub funkcjonowanie w zakładzie pracy,

• zakupu i autoryzacji oprogramowania na użytek pracowników niepełnosprawnych oraz urządzeń technologii wspomagających lub przystosowanych do potrzeb wynikających z ich niepełnosprawności,

• rozpoznania przez służby medycyny pracy potrzeb pracownika w odniesieniu do jego stanowiska pracy,

• wynagrodzenia asystenta - osoby pomagającej pracownikowi niepełnosprawnemu w pracy w zakresie czynności ułatwiających komunikowanie się z otoczeniem, a także czynności niemożliwych lub trudnych do samodzielnego wykonania przez pracownika niepełnosprawnego na stanowisku pracy.

Po zmianie przepisów, od 1 stycznia 2009 r. w katalogu kosztów wskazano wprost koszty związane z oprogramowaniem specjalistycznym, służącym w szczególności osobom niewidomym, niedowidzącym, głuchym i słabosłyszącym. Katalog obejmuje więc wszystkie narzędzia, jakie mogą być pomocne pracodawcy, a w konsekwencji pracownikowi, w stworzeniu przyjaznego stanowiska pracy, bez względu na przyczynę niepełnosprawności pracownika.

Osoby niepełnosprawne, których dotyczy pomoc

Nie każde zatrudnienie pracownika niepełnosprawnego i poniesienie wydatków na dostosowanie dla niego stanowiska pracy będzie uprawniało pracodawcę do ubiegania się o refundację tych kosztów ze środków Funduszu. Pomoc jest bowiem skierowana zasadniczo do pracodawców zatrudniających osoby mające trudności na rynku pracy. Dlatego jej zakres ograniczono do osób bezrobotnych lub poszukujących pracy i niepozostających w zatrudnieniu, skierowanych do pracy przez powiatowy urząd pracy.

Za osobę bezrobotną, w przypadku osób niepełnosprawnych, uznaje się osobę zdolną i gotową do podjęcia zatrudnienia co najmniej w połowie wymiaru czasu pracy, zarejestrowaną w powiatowym urzędzie pracy oraz poszukującą zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej. Nie może to być osoba uprawniona do renty z tytułu całkowitej niezdolności do pracy.

Dodatkowo pomoc finansową można uzyskać w przypadku szczególnym - w odniesieniu do osób, które już są u pracodawcy zatrudnione, a ich niepełnosprawność powstała w trakcie tego zatrudnienia. Przykładowo, w przypadku pracownika, który w okresie zatrudnienia stał się ofiarą wypadku komunikacyjnego i jest osobą niepełnosprawną ruchowo (posiadającą orzeczenie o stopniu niepełnosprawności), pracodawca może ubiegać się o refundację kosztów dostosowania stanowiska pracy dla tego pracownika na takich zasadach jak dla nowo zatrudnionego pracownika niepełnosprawnego. Oznacza to, że również w tym przypadku minimalny okres zatrudnienia takiego pracownika wynosi 36 miesięcy. Pracodawca nie otrzyma jednak pomocy, jeżeli przyczyną powstania niepełnosprawności było zawinione przez niego lub przez pracownika naruszenie przepisów, w tym przepisów prawa pracy.

 

Zasada dodatkowych kosztów

Zasada dodatkowych kosztów jest najważniejszą zasadą, jakiej musi przestrzegać pracodawca składający wniosek do powiatowego urzędu pracy o refundację kosztów przystosowania stanowiska pracy ze środków PFRON. Oznacza to, że w każdym przypadku pomoc może obejmować wyłącznie koszty, których pracodawca nie poniósłby, gdyby na tym samym stanowisku pracy zatrudnił osobę pełnosprawną. Tworząc bowiem stanowisko pracy dla osoby pełnosprawnej, nieposiadającej szczególnych potrzeb wynikających z niepełnosprawności, pracodawca zawsze ponosi pewne koszty - zapewnienia umeblowania i wyposażenia pomieszczenia, ewentualnie odnowienia czy wyremontowania tego pomieszczenia, zakupu sprzętu komputerowego, oświetlenia, przyłączy internetowych czy telefonicznych. Nie będą to zatem koszty kwalifikowane do refundacji ze środków Funduszu. Kwalifikowane będą jednak nawet drobne różnice w ponoszonych kosztach, które podwyższają cenę dokonywanych prac, a wynikają z potrzeb pracownika niepełnosprawnego.

Jeżeli więc pracodawca zapewnia pracownikowi niepełnosprawnemu, w związku z jego potrzebami wynikającymi z niepełnosprawności, inny rodzaj oświetlenia, antypoślizgową posadzkę, większe lub mniejsze biurko, obniżone lub podwyższone meble, specjalistyczny sprzęt komputerowy (np. klawiaturę brajlowską) ze specjalistycznym oprogramowaniem, to każda różnica w cenie między elementami wymienionymi wyżej a elementami standardowymi będzie kosztem dodatkowym, o którego zwrot można się ubiegać.

Zasada dodatkowych kosztów jest szczególnie ważna, ponieważ wynika wprost z rozporządzenia Komisji (WE) 800/2008 dotyczącego wyłączeń blokowych. Wskazuje ono, jakie są dopuszczalne rodzaje pomocy udzielanej przez państwa członkowskie przedsiębiorcom, na co i na jakich warunkach pomoc może być udzielana.

WAŻNE!

Pomoc na dostosowanie stanowisk i wynagrodzenie asystenta zalicza się do pomocy publicznej na zatrudnienie, a nie do pomocy de minimis, bez względu na jej wysokość.

Jak ubiegać się o refundację

Mimo że mówimy o zwrocie kosztów, refundacją mogą być objęte tylko wydatki dokonane po podpisaniu umowy ze starostą (prezydentem miasta na prawach powiatu), w imieniu którego działa szef powiatowego urzędu pracy. Pracodawca, który planuje dostosowanie stanowiska pracy dla osoby niepełnosprawnej, powinien zatem złożyć wniosek, otrzymać decyzję, zawrzeć umowę i dopiero wtedy dokonywać wydatków. Wyjątkiem od tej zasady są koszty związane z rozpoznaniem potrzeb pracownika niepełnosprawnego (związanych z dostosowaniem stanowiska pracy) przez służby medycyny pracy.

Do wniosku należy załączyć następujące dokumenty:

• aktualne zaświadczenia lub inne dokumenty potwierdzające dane wskazane we wniosku (nazwę pracodawcy, NIP, REGON, bycie podatnikiem VAT),

• informację o wysokości otrzymanej pomocy publicznej i pomocy de minimis albo informację o nieotrzymaniu pomocy - w odniesieniu do tych samych kosztów kwalifikowanych,

• kopię dokumentu poświadczającego tytuł prawny do nieruchomości, budynku, lokalu lub pomieszczenia, w przypadku zwrotu kosztów adaptacji pomieszczeń.

Należy podkreślić, że rozporządzenie z 30 czerwca 2009 r. w sprawie zwrotu dodatkowych kosztów związanych z zatrudnianiem pracowników niepełnosprawnych zawiera wzór wniosku o zwrot dodatkowych kosztów związanych z zatrudnianiem pracowników niepełnosprawnych (wzór WN-Kz). Wzór ten obowiązuje od 9 lipca 2009 r.

 

Maksymalna kwota, o której zwrot może się ubiegać pracodawca, to 20-krotność przeciętnego wynagrodzenia za jedno przystosowane stanowisko pracy dla osoby niepełnosprawnej. Przeciętne wynagrodzenie to przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim kwartale od pierwszego dnia następnego miesiąca po ogłoszeniu przez Prezesa GUS. W I kwartale 2009 r. przeciętne wynagrodzenie wyniosło 3185,61 zł. Maksymalna kwota, o jaką można się ubiegać od 1 czerwca br. (komunikat opublikowano 12 maja br.), wynosi więc 63 712,20 zł.

Inna zasada dotyczy kosztów wynagrodzenia asystenta - osoby pomagającej w pracy pracownikowi niepełnosprawnemu. Tutaj wysokość zwrotu jest określona jako iloczyn kwoty najniższego wynagrodzenia (minimalnego wynagrodzenia z bieżącego roku, czyli w tym roku 1276 zł) i ilorazu liczby godzin w miesiącu przeznaczonych wyłącznie na pomoc pracownikowi niepełnosprawnemu i miesięcznej liczby godzin pracy pracownika niepełnosprawnego w miesiącu (czyli np. 10 godzin : 140 godzin). Liczba godzin przeznaczonych wyłącznie na pomoc pracownikowi niepełnosprawnemu nie może jednak przekraczać liczby godzin odpowiadającej 20% liczby godzin pracy pracownika pomagającego w miesiącu (czyli np. 20% ze 160 godzin = 32 godziny).

Kolejnym ograniczeniem jest ustalony maksymalny próg kosztu rozpoznania potrzeb wynikających z niepełnosprawności pracownika przez służby medycyny pracy - nie może on być wyższy niż 15% kosztów samego przystosowania.

Przy rozpatrywaniu wniosku o zwrot kosztów powiatowy urząd pracy bierze pod uwagę:

• wysokość przewidywanych kosztów i wysokość środków Funduszu przeznaczonych przez radę powiatu na cele związane z rehabilitacją zawodową w danym roku,

• kondycję finansową pracodawcy, w szczególności ze względu na zobowiązanie do zatrudniania pracownika lub pracowników niepełnosprawnych przez co najmniej 36 miesięcy,

• potrzeby lokalnego rynku pracy i opinię o możliwości skierowania do pracy zarejestrowanych osób niepełnosprawnych o określonych kwalifikacjach.

Zawarcie i realizacja umowy

Minimalnymi warunkami, jakie w odniesieniu do pracodawcy zostają zawarte w umowie o zwrot kosztów są zobowiązania pracodawcy do:

• zatrudnienia osoby niepełnosprawnej lub osób niepełnosprawnych na przystosowanych stanowiskach na okres co najmniej 36 miesięcy - w ciągu 3 miesięcy od daty zawarcia umowy,

• poniesienia kosztów wskazanych w umowie,

• rozliczenia otrzymanej refundacji oraz dokumentowania realizacji umowy.

W zależności od tego, jakie koszty mają być poniesione przez pracodawcę i refundowane ze środków Funduszu, w umowie wskazuje się szczegółowe warunki jej realizacji, np. w odniesieniu do kosztów adaptacji pomieszczeń - zakres tej adaptacji (zakres wykonywanych prac), termin jej dokonania, sposób odbioru przystosowanych stanowisk pracy.

Aby refundacja została wypłacona, pracodawca musi przedstawić dokumenty potwierdzające realizację umowy, np.:

• listę pracowników niepełnosprawnych zatrudnionych na stanowiskach objętych refundacją lub wskazania zatrudnionego pracownika niepełnosprawnego, jeżeli jest to jedna osoba, oraz skierowania wydane przez powiatowy urząd pracy, kopie zawartych umów o pracę, kopie orzeczeń o stopniu niepełnosprawności lub orzeczeń równoważnych,

• dokumenty potwierdzające poniesienie kosztów, w tym na rozpoznanie potrzeb pracownika niepełnosprawnego lub pracowników niepełnosprawnych.

Zwrot refundacji w przypadku zwolnienia pracownika niepełnosprawnego

Kluczowym zobowiązaniem pracodawcy otrzymującego pomoc ze środków Funduszu jest obowiązek zatrudniania osoby niepełnosprawnej przez co najmniej 36 miesięcy. Jeżeli okres tego zatrudnienia, z jakichkolwiek powodów, jest krótszy, pracodawca ma obowiązek zwrócić 1/36 otrzymanej refundacji za każdy miesiąc brakujący do upływu wymaganego okresu, jednak nie mniej niż 1/6 otrzymanej refundacji. Oznacza to, że jeśli pracodawca rozwiąże umowę z pracownikiem po upływie 32 miesięcy od jej zawarcia, to będzie zobowiązany do zwrotu refundacji nie za 4 brakujące miesiące, ale za 6 miesięcy, czyli 1/6 tej refundacji.

WAŻNE!

Pracodawca nie musi zwracać otrzymanej refundacji, jeśli w ciągu 3 miesięcy od rozwiązania umowy z pracownikiem niepełnosprawnym zatrudni na dostosowanym stanowisku inną osobę niepełnosprawną - bezrobotną lub poszukującą pracy - skierowaną przez powiatowy urząd pracy.

Jeżeli jednak tego nie dokona, to w tym samym terminie ma obowiązek zwrócić otrzymaną refundację.

• art. 2 pkt 1, pkt 2 i pkt 4, art. 26, art. 26d ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (DzU z 2008 r. nr 14, poz. 92 ze zm.),

• § 1, § 2, § 12, § 13, § 15, § 16 rozporządzenia z 30 czerwca 2009 r. w sprawie zwrotu dodatkowych kosztów związanych z zatrudnianiem pracowników niepełnosprawnych (DzU nr 109, poz. 913),

• art. 42 pkt 3 rozporządzenia Komisji (WE) nr 800/2008 z 6 sierpnia 2008 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne ze wspólnym rynkiem w zastosowaniu art. 87 i 88 Traktatu (ogólne rozporządzenie w sprawie wyłączeń blokowych),

• komunikat Prezesa GUS z 12 maja 2009 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia w pierwszym kwartale 2009 r. (MP nr 30, poz. 447),

• obwieszczenie z 24 lipca 2008 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2009 r. (MP nr 55, poz. 499).

Marcin Pierzchacki

specjalista ds. zatrudniania osób niepełnosprawnych