Korekta błędów w dokumentach przesłanych do ZUS za 2008 r.

W każdym przypadku, niezależnie od obowiązku sprawdzenia i ewentualnego skorygowania dokumentów za poprzedni rok kalendarzowy, płatnik, który stwierdzi nieprawidłowości we własnym zakresie (lub nieprawidłowości zostaną stwierdzone przez ZUS), powinien skorygować dane wykazane w deklaracji rozliczeniowej lub w imiennych raportach miesięcznych.

Termin na korektę

Jeżeli już po wysłaniu dokumentów do ZUS płatnik zauważy w nich błędy, to w ciągu 7 dni od wykrycia błędu ma obowiązek przesłać do ZUS korekty. Termin 7-dniowy dotyczy zarówno błędów, które zauważył płatnik, jak i błędów, które stwierdził ZUS.

PRZYKŁAD

W grudniu 2008 r. pracownik oprócz podstawowego wynagrodzenia otrzymał również wypłatę premii za czwarty kwartał. Sporządzając raport ZUS RCA za pracownika z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00 za grudzień 2008 r. płatnik popełnił błąd. Jako podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wykazał tylko kwotę wynagrodzenia zasadniczego. Płatnik zauważył swój błąd w styczniu 2009 r., przygotowując dane do rocznego rozliczenia podatkowego W związku z tym płatnik jest zobowiązany przekazać do ZUS korygujący raport ZUS RCA za tego pracownika, z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00, w którym musi wpisać prawidłową podstawę wymiaru składek - łączny przychód obejmujący zarówno wynagrodzenie zasadnicze, jak i premię. Raport korygujący ZUS RCA płatnik dołącza do deklaracji rozliczeniowej korygującej ZUS DRA za grudzień 2008 r.

Obowiązek sprawdzenia do 30 kwietnia 2009 r. przesłanych do ZUS dokumentów rozliczeniowych za 2008 r ma każdy płatnik składek. Płatnik powinien sprawdzić imienne raporty miesięczne za osoby ubezpieczone i przygotować ewentualne korekty do 30 kwietnia 2009 r. Jeżeli błąd został popełniony w miesięcznym imiennym raporcie, to raport korygujący płatnik przesyła razem z deklaracją rozliczeniową. Jeżeli natomiast błąd został popełniony wyłącznie w deklaracji rozliczeniowej, to płatnik ma obowiązek przygotować na nowo wyłącznie deklarację korygującą za dany miesiąc.

WAŻNE!

Do 30 kwietnia 2009 r. płatnik składek ma obowiązek sprawdzić prawidłowość danych zawartych w przekazanych do ZUS imiennych raportach miesięcznych za 2008 r.

ZUS sam może korygować niektóre dokumenty

ZUS może sam korygować niektóre błędy w deklaracji rozliczeniowej i imiennych raportach miesięcznych. Jeżeli ZUS stwierdzi rozbieżności w kwotach składek wykazanych przez płatnika składek i kwotach składek wyliczonych przez ZUS od podstaw wymiaru składek wykazanych przez płatnika, za prawidłowe przyjmie kwoty składek wyliczone przez siebie. Natomiast kwoty te wyliczy od podstawy wymiaru składek wskazanych przez płatnika. O dokonanych przez siebie korektach ZUS informuje płatnika składek. Jeżeli płatnik nie zgadza się z korektą sporządzoną przez ZUS, to powinien w ciągu 7 dni od otrzymania zawiadomienia złożyć deklarację rozliczeniową i imienne raporty miesięczne korygujące dokumenty skorygowane przez ZUS.

WAŻNE!

Jeżeli korekta dotyczy danych wykazanych wyłącznie w deklaracji rozliczeniowej, płatnik nie składa miesięcznych raportów korygujących.

PRZYKŁAD

Płatnik przekazał do ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych za marzec 2008 r. (deklarację rozliczeniową i imienne raporty miesięczne) z numerem identyfikatora 01. Już po przesłaniu dokumentów okazało się, że płatnik naliczył składkę na Fundusz Pracy od wszystkich osób ubezpieczonych, w tym zleceniobiorców, którzy podlegali ubezpieczeniom społecznym dobrowolnie. Dlatego ma obowiązek przekazać deklarację rozliczeniową korygującą za marzec 2008 r., którą oznaczy numerem identyfikatora 02. Do deklaracji korygującej nie musi dołączać żadnych imiennych raportów korygujących, ponieważ składek na Fundusz Pracy nie wykazuje się w raportach.

 

Sankcje za nieprzesłanie korekt do ZUS

ZUS ma prawo ukarać płatnika składek, który nie wywiązuje się z obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Płatnicy, którzy nie wypełniają swoich obowiązków wobec ZUS, muszą liczyć się sankcjami, np. karą grzywny.

Płatnik składek albo osoba zobowiązana do działania w imieniu płatnika, który nie koryguje nieprawidłowości w imiennym raporcie miesięcznym za 2008 r., do 30 kwietnia 2009 r. może być ukarany grzywną do 5000 złotych. Grzywnę w podobnej wysokości może nałożyć sąd grodzki na płatnika, który nie zgłasza wymaganych ustawą danych (w tym danych korygujących) lub zgłasza nieprawdziwe dane.

Pytania i odpowiedzi

(?) Przeglądając dokumenty przesłane do ZUS za 2008 r. okazało się, że nie złożyliśmy zerowych raportów rozliczeniowych za grudzień 2008 r. za pracowników, których zatrudniliśmy w drugiej połowie grudnia 2008 r., a którzy wynagrodzenie otrzymali dopiero w styczniu 2009 r. Chcę skorygować dokumenty w marcu 2009 r. Jaki numer powinny mieć te raporty?

Deklarację rozliczeniową korygującą oraz imienne raporty miesięczne korygujące powinni Państwo oznaczyć numerem identyfikatora 02 - jeżeli wcześniej nie składali Państwo żadnych korekt. Nie ma znaczenia, że są to raporty pierwszorazowe za pracowników, którzy nie zostali wcześniej wykazani w dokumentach przesłanych do ZUS. Dokumenty za tych pracowników muszą mieć taki sam numer jak deklaracja rozliczeniowa, do której zostały dołączone raporty.

W każdym dokumencie rozliczeniowym - pierwszorazowym i korygującym przesyłanym do ZUS płatnik w bloku I „Dane organizacyjne”: wpisuje identyfikator dokumentu (raportu lub deklaracji). Identyfikator dokumentu składa się z numeru identyfikatora oraz miesiąca i roku, za który jest dokonane rozliczenie.

Numer identyfikatora oznacza numer dokumentu za okres rozliczeniowy, za który jest składany. Numer 01 - oznacza pierwszorazowe dokumenty rozliczeniowe, natomiast numery od 02 do 39 oznaczają kolejną wersję dokumentów rozliczeniowych korygujących za ten miesiąc.

WAŻNE!

Imienny raport korygujący powinien być zawsze oznaczany tym samym numerem (w polu 01 „Identyfikator raportu”), co deklaracja rozliczeniowa korygująca, do której jest dołączony.

Przekazali Państwo do ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych (deklarację rozliczeniową i imienne raporty miesięczne) za grudzień 2008 r., które powinny być oznaczone numerem identyfikatora 01. Po stwierdzeniu, że dokumenty są niekompletne, powinni Państwo złożyć brakujące raporty za osoby, za które nie zostały złożone raporty w terminie. Mimo że nie ma żadnych zmian dotyczących składek, są Państwo zobowiązani przekazać raporty imienne (zerowe) za tych ubezpieczonych oraz deklarację rozliczeniową korygującą.

(?) Za kwiecień 2008 r. złożyliśmy za pracownika dwa raporty: ZUS RCA i ZUS RSA. Błąd popełniliśmy tylko w raporcie ZUS RSA. Czy przy korygowaniu jednego raportu należy również dołączyć raport ZUS RCA za tę osobę?

Korygując raport ZUS RSA za kwiecień 2008 r. nie powinni Państwo dołączać do zestawu dokumentów za pracownika raportu ZUS RCA za kwiecień 2008 r.

Imienne raporty miesięczne mogą dotyczyć:

• należnych składek (w tym składek na ubezpieczenie zdrowotne) i świadczeń finansowanych z budżetu państwa, należnych za okres do 31 sierpnia 2006 r.,

• wypłaconych świadczeń i przerw w opłacaniu składek.

WAŻNE!

Raporty za danego ubezpieczonego należy korygować w ramach raportu danego typu, tj. odrębnie dla raportów składkowych (ZUS RCA, ZUS RZA) i odrębnie dla raportu świadczeniowego (ZUS RSA), w ramach danego 6-znakowego kodu tytułu ubezpieczenia.

PRZYKŁAD

Za grudzień 2008 r. płatnik składek sporządził za zleceniobiorcę raport składkowy ZUS RCA oraz dwa raporty świadczeniowe ZUS RSA. Aby skorygować błąd popełniony w raporcie składkowym ZUS RCA, płatnik powinien złożyć deklarację rozliczeniową korygującą ZUS DRA z załączonym do niej raportem imiennym ZUS RCA. Płatnik nie musi natomiast przekazywać za zleceniobiorcę raportów ZUS RSA, które są prawidłowe.

 

(?) Pracownica, za którą naliczamy składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i zdrowotne, w trakcie urlopu wychowawczego 15 grudnia 2008 r. urodziła dziecko. Zasiłek macierzyński za grudzień wypłaciliśmy jej w grudniu 2008 r. Jednak nie złożyliśmy za pracownicę raportu ZUS RSA za okres przebywania na urlopie wychowawczym. W jaki sposób należy skorygować brak raportu ZUS RSA za pracownicę?

Ponieważ nie przekazali Państwo za pracownicę jednego z raportów świadczeniowych - ZUS RSA, mają Państwo obowiązek przesłać do ZUS aktualny komplet raportów ZUS RSA, w tym brakujący raport za okres urlopu wychowawczego.

Płatnik koryguje raporty za osobę ubezpieczoną w ramach raportu danego typu, tj. odrębnie dla raportów składkowych (ZUS RCA, ZUS RZA) i odrębnie dla raportu świadczeniowego (ZUS RSA) w ramach danego 6-znakowego kodu tytułu ubezpieczenia.

Za pracownicę przebywającą na urlopie wychowawczym, która 15 grudnia 2008 r. urodziła dziecko i której zasiłek macierzyński za grudzień wypłacono w grudniu 2008 r., powinni Państwo złożyć za grudzień 2008 r. następujące imienne raporty miesięczne:

• ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 11 00, w którym naliczą Państwo składki za grudzień na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tej osoby od kwoty 14/31 (189,68 zł) świadczenia pielęgnacyjnego oraz składkę na ubezpieczenie zdrowotne od kwoty świadczenia pielęgnacyjnego - 420 zł (pełnej kwoty świadczenia),

• ZUS RCA z kodem 12 40 00, w którym naliczą Państwo składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od kwoty zasiłku macierzyńskiego wypłaconego w grudniu,

• ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00 i kodem świadczenia/przerwy 311 za okres od 15 do 31 grudnia, w którym wykażą Państwo kwotę wypłaconego zasiłku macierzyńskiego,

• ZUS RSA z kodem tytułu 01 10 00 i kodem świadczenia/przerwy 121 za okres 1-14 grudnia.

W sytuacji, gdy nie złożyli Państwo za pracownicę ostatniego z ww. raportów (raportu ZUS RSA z kodem tytułu 01 10 00 i kodem świadczenia/przerwy 121 za okres 1-14 grudnia), po stwierdzeniu błędu powinni Państwo przekazać do ZUS brakujący raport, łącznie z poprawnym raportem ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00 i kodem świadczenia/przerwy 311 za okres od 15 do 31 grudnia.

Płatnik powinien przekazać do ZUS następujące dokumenty rozliczeniowe korygujące o numerze identyfikatora 02:

• ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00 i kodem świadczenia/przerwy 121 za okres od 1 do 14 grudnia,

• ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00 i kodem świadczenia/przerwy 311 za okres od 15 do 31 grudnia, w którym wykazał kwotę wypłaconego zasiłku macierzyńskiego.

Raporty te powinni Państwo dołączyć do deklaracji rozliczeniowej korygującej i oznaczyć tym samym numerem identyfikatora, co deklarację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

(?) Nasza poprzednia księgowa sporządziła za pracownika dwa odrębne imienne raporty miesięczne ZUS RCA, ponieważ w jednym raporcie uwzględniła wynagrodzenie zasadnicze, a w drugim wynagrodzenie za godziny nadliczbowe. Od obu kwot zostały naliczone wszystkie obowiązujące składki. Czy musimy korygować te dokumenty?

Powinni Państwo skorygować raporty złożone za pracownika. Nie można złożyć dwóch raportów za jedną osobę z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia.

Dla każdej osoby ubezpieczonej płatnik składek w (jednym) imiennym raporcie miesięcznym uwzględnia należne składki na ubezpieczenia społeczne od wszystkich dokonanych lub postawionych do dyspozycji tej osoby wypłat stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego. W tej sytuacji powinni Państwo skorygować 2 złożone raporty, składając jeden poprawny raport ZUS RCA i oznaczyć go jako korygujący. Raport ten powinien być dołączony do deklaracji rozliczeniowej korygującej oznaczonej takim samym numerem identyfikatora.

 

(?) Przeglądając dokumenty rozliczeniowe za 2008 r. zauważyłam, że moja poprzedniczka w imiennych raportach miesięcznych popełniała błąd polegający na składaniu raportów rozliczeniowych z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx w przypadku wypłat po ustaniu zatrudnienia. Jak należy skorygować takie raporty?

Po rozwiązaniu umowy o pracę wypłacali Państwo byłym pracownikom przychód, który jest uwzględniany w podstawie wymiaru składek. Za byłych pracowników były składane raporty z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx, dlatego powinni Państwo skorygować dokumenty za te osoby przez wyzerowanie raportu z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx oraz sporządzenie raportu z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00 xx.

Komplet dokumentów korygujących składa się zawsze (z wyjątkiem sytuacji, gdy płatnik koryguje wyłącznie dane zawarte w deklaracji rozliczeniowej) z imiennych raportów miesięcznych korygujących i deklaracji rozliczeniowej korygującej, która zawiera dane dotyczące wszystkich ubezpieczonych, zarówno tych, za których zostały prawidłowo rozliczone składki i świadczenia w poprzednim komplecie dokumentów, jak i tych, za których zostały sporządzone imienne raporty miesięczne korygujące.

Wypłatę wynagrodzenia należy zawsze wykazywać w dokumentach rozliczeniowych składanych za miesiąc, w którym dokonano wypłaty całości lub części należności (lub postawiono ją do dyspozycji pracownika). Osoby, dla których ubezpieczenie jeszcze trwało w miesiącu dokonywania wypłaty, powinny być wykazywane z właściwym dla nich kodem tytułu ubezpieczenia, np. 01 10 xx dla pracownika. W przypadku dokonywania wypłaty po ustaniu ubezpieczenia, należy używać kodu tytułu ubezpieczenia 30 00 xx. Należy odróżnić wypłatę wynagrodzenia dokonywaną w miesiącach następujących po miesiącu, w którym ustał tytuł ubezpieczenia, oraz wypłatę dokonaną co prawda po ustaniu tytułu, ale w miesiącu, w którym dana osoba była jeszcze ubezpieczona.

W sytuacji gdy w miesiącu następującym po miesiącu, w którym ustało zatrudnienie i zostało dokonane wyrejestrowanie na formularzu ZUS ZWUA, byłemu pracownikowi zostanie wypłacony składnik stanowiący podstawę wymiaru składek z tytułu tego zatrudnienia, za tę osobę powinien zostać złożony imienny raport miesięczny z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00 xx.

WAŻNE!

Jeśli płatnik złożył raport za ubezpieczonego z błędnym kodem tytułu do ubezpieczeń, musi złożyć w trybie korekty raport zerowy z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia.

Gdy płatnik złożył raport składkowy za osobę, za którą nie powinien złożyć raportu (czyli za pracownika z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx), musi skorygować raport do „zera”. Aby wycofać raport składkowy, płatnik sporządza raport korygujący. W pola dotyczące podstawy wymiaru i kwoty składek wpisuje wartość „0,00”. Dodatkowo płatnik sporządza raport za tę osobę z prawidłowym kodem tytułu ubezpieczenia. Oba raporty powinny być dołączone do deklaracji rozliczeniowej korygującej oznaczonej takim samym numerem identyfikatora.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

(?) W naszym zakładzie pracy są zatrudnione osoby, które mają orzeczenia o całkowitej, stałej lub czasowej niezdolności do pracy. Są to osoby, które mają prawo zarówno do renty inwalidzkiej, wypadkowej, jak i socjalnej. Do tej pory wszyscy byli zgłaszani do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 23 lub 01 10 24. Jednak obecnie powstały wątpliwości dotyczące pracowników z rentą socjalną. Jaki powinien być dla nich prawidłowy kod tytułu ubezpieczenia i jak ewentualnie skorygować błędne zgłoszenia? Czy należy też skorygować dokumenty rozliczeniowe za te osoby?

Jeżeli niepełnosprawny pracownik ma uprawnienia do renty socjalnej, w piątym znaku kodu tytułu ubezpieczenia należy wpisać cyfrę „0”, ponieważ renta socjalna nie jest rentą w rozumieniu przepisów ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Prawidłowy kod tytułu ubezpieczeń pracownika, który ma prawo do renty socjalnej, jest następujący: 01 10 0x.

Pracownik powinien zostać zgłoszony do ubezpieczeń z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx - pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Dwa ostatnie znaki kodu tytułu ubezpieczenia oznaczają:

• 5. znak - ustalone bądź nieustalone prawo do emerytury lub renty (przy czym 0 - oznacza osobę bez ustalonego prawa do emerytury lub renty, 1 - osobę, która ma ustalone prawo do emerytury, 2 - osobę, która ma ustalone prawo do renty),

• 6. znak - ustalony stopień niepełnosprawności (0 - osoba nieposiadająca orzeczenia o stopniu niepełnosprawności lub osoba, która posiada orzeczenie i nie przedłożyła go płatnikowi składek, 1 - osoba, która przedłożyła płatnikowi składek orzeczenie o lekkim stopniu niepełnosprawności, 2 - osoba, która przedłożyła płatnikowi składek orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, 3 - osoba, która przedłożyła płatnikowi składek orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, 4 - osoba, która przedłożyła płatnikowi orzeczenie o niepełnosprawności wydawane osobom do 16. roku życia).

Pracownika, który ma ważne orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności i ustalone prawo do renty z tytułu niezdolności do pracy, płatnik zgłasza z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 23. Jeśli natomiast niepełnosprawny pracownik ma uprawnienia do renty socjalnej, w piątym znaku kodu tytułu ubezpieczenia należy wpisać cyfrę „0”. Renta socjalna przyznana na podstawie ustawy z 27 czerwca 2003 r. o rencie socjalnej nie jest rentą w rozumieniu przepisów ustawy systemowej, również w rozumieniu art. 9 ust. 6 tej ustawy.

 

Niepełnosprawni pracownicy po ukończeniu 16 lat powinni legitymować się orzeczeniem o stopniu niepełnosprawności. Dlatego w przypadku tych osób płatnik nie powinien wpisywać w szóstym znaku kodu tytułu ubezpieczenia cyfry 4 oznaczającej osobę, która przedłożyła płatnikowi orzeczenie o niepełnosprawności wydawane osobom do 16. roku życia.

W przypadku podania w dokumencie zgłoszenia do ubezpieczeń błędnego kodu tytułu ubezpieczenia, ale takiego, który występuje w słowniku (jest zgodny z obowiązującym w danym okresie wykazem kodów zawartym w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej), należy taką osobę wyrejestrować z ubezpieczeń z dniem zarejestrowania, tj. od dnia objęcia ubezpieczeniami z nieprawidłowym kodem tytułu ubezpieczenia (na formularzu ZUS ZWUA), a następnie ponownie złożyć zgłoszenie z prawidłowym kodem tytułu ubezpieczenia (na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA) od dnia powstania obowiązku ubezpieczeń.

PRZYKŁAD

Płatnik składek, zgłaszając pracownika, który posiada uprawnienie do renty socjalnej, do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZUA od 1 grudnia 2008 r., wpisał błędny kod tytułu ubezpieczenia. Zamiast kodu 01 10 03, wpisał kod 01 10 23. Oznacza to, że płatnik jest zobowiązany dokonać korekty przez wyrejestrowanie i następnie ponowne zgłoszenie pracownika.

Musi złożyć dokumenty:

• ZUS ZWUA, w którym wyrejestruje daną osobę z datą 1 grudnia 2008 r., podając kod tytułu ubezpieczenia 01 10 23,

• ZUS ZUA, w którym zgłosi do ubezpieczeń tę osobę z datą 1 grudnia 2008 r. z kodem 01 10 03.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Po skorygowaniu dokumentów zgłoszeniowych złożonych za pracownika płatnik musi również skorygować dokumenty rozliczeniowe za tę osobę, jeżeli zostały za nią złożone imienne raporty miesięczne z błędnym kodem tytułu ubezpieczenia.

Raporty za osoby z nieprawidłowym kodem tytułu ubezpieczenia powinny być wycofane. Aby wycofać raport składkowy, należy sporządzić raport korygujący, w którym w polach dotyczących podstawy wymiaru i kwoty składek będzie wpisane „0,00”. Dodatkowo należy sporządzić raport za te osoby z prawidłowym kodem tytułu ubezpieczenia. Raporty powinny być dołączone do deklaracji rozliczeniowej korygującej oznaczonej takim samym numerem identyfikatora.

(?) Wysłaliśmy do ZUS za pracownika Adama Kowalskiego raport ZUS RSA za lipiec 2008 r., wykazując wypłatę zasiłku chorobowego za okres od 25 do 31 lipca w kwocie 750 zł. Przy przeglądaniu dokumentów rozliczeniowych za ubiegły rok okazało się, że zasiłek chorobowy dotyczył Piotra Kowalskiego, a Adam Kowalski przepracował cały lipiec. W jaki sposób należy skorygować raporty?

Aby wycofać raport świadczeniowy, który nie powinien być złożony, należy sporządzić raport korygujący. W pola dotyczące liczby dni zasiłkowych/liczby wypłat i kwoty świadczenia należy wpisać wartość „0,00”.

W celu wycofania raportu świadczeniowego złożonego za Adama Kowalskiego powinni Państwo sporządzić korygujący raport ZUS RSA, w którym należy wykazać:

• kod tytułu ubezpieczenia, taki jak na pierwszorazowym raporcie, czyli 01 10 00,

• „0” w polu liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat,

• kod świadczenia/przerwy 313, taki jak na pierwszorazowym raporcie,

• taki sam okres, jak w wycofywanym raporcie, czyli 25-31 lipca,

• „0,00” w polu „kwota”.

Powinni Państwo dołączyć ten raport do deklaracji rozliczeniowej korygującej. Dokumenty te muszą być oznaczone takim samym numerem identyfikatora. Jeśli za Piotra Kowalskiego, którego faktycznie dotyczył zasiłek, nie był złożony raport ZUS RSA, to także należy sporządzić za niego raport korygujący.

 

(?) Księgowa sporządzając za nowo zatrudnionego zleceniobiorcę imienny raport miesięczny ZUS RCA pomyliła się i wpisała błędnie nazwisko. Jak należy skorygować taki błąd?

Jeżeli płatnik składek pomylił się w danych identyfikacyjnych ubezpieczonego, tj. w nazwisku, imieniu lub w identyfikatorze numerycznym, podanych w imiennym raporcie miesięcznym, to musi ponownie złożyć za tę osobę poprawny raport. Raport ten i deklarację rozliczeniową oznacza się kolejnym numerem identyfikatora.

(?) Nasz zakład pracy wypłacił pracownikowi w 2008 r. wynagrodzenie chorobowe, a obecnie w wyniku postępowania powypadkowego zostało ustalone, że niezdolność do pracy była spowodowana wypadkiem przy pracy. W jaki sposób należy skorygować przekazane już do ZUS dokumenty rozliczeniowe?

Powinni Państwo skorygować zarówno raport świadczeniowy, tj. imienny raport miesięczny - ZUS RSA, jak i raport składkowy, tj. imienny raport miesięczny - ZUS RCA oraz deklarację rozliczeniową ZUS DRA.

Za okres niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem przy pracy przysługuje zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego, a nie wynagrodzenie chorobowe.

Za miesiąc, w którym wypłacono wynagrodzenie za czas choroby, w imiennym raporcie ZUS RSA wykazali Państwo świadczenie/przerwę z kodem przyczyny 331, dlatego powinni Państwo sporządzić i przekazać do ZUS imienny raport korygujący ZUS RSA, w którym należy wykazać prawidłowy kod świadczenia/przerwy 314.

W sytuacji zmiany kwalifikacji wypłaconego świadczenia - z wynagrodzenia za czas choroby na zasiłek z ubezpieczenia wypadkowego - za miesiąc, w którym wypłacono wynagrodzenie za czas choroby i w imiennym raporcie ZUS RSA wykazano świadczenie/przerwę z kodem przyczyny 331. Oprócz odpowiedniego imiennego raportu korygującego ZUS RSA należy sporządzić także odpowiedni imienny raport korygujący - ZUS RCA, wykazując w tym raporcie prawidłowo: podstawę wymiaru oraz wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne.

WAŻNE!

Wynagrodzenie chorobowe jest uwzględniane w podstawie wymiaru składki zdrowotnej, natomiast od kwoty zasiłku z ubezpieczenia wypadkowego nie nalicza się składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Raporty ZUS RSA i ZUS RCA oraz zawarte w nich dane powinny zostać odpowiednio uwzględnione w deklaracji korygującej, do której są dołączone raporty. Deklaracja korygująca powinna uwzględnić wypłatę zasiłku z ubezpieczenia wypadkowego jako świadczenia podlegającego rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne.

 

(?) Czy w ramach sprawdzenia prawidłowości danych przekazanych do ZUS w imiennych raportach miesięcznych dotyczących 2008 r. powinniśmy również skorygować zgłoszenia członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego, jeżeli w zgłoszeniu został błędnie podany adres zamieszkania?

W ramach sprawdzania do 30 kwietnia 2009 r. prawidłowości danych przekazanych do ZUS w imiennych raportach miesięcznych dotyczących 2008 r. nie ma potrzeby zajmowania się zgłoszeniami członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego. Jednak obowiązek skorygowania błędnych zgłoszeń wynika z ogólnej zasady zobowiązującej płatnika składek do złożenia dokumentu korygującego w każdym przypadku, gdy stwierdzi błąd.

Korekta danych członka rodziny ubezpieczonego, zgłoszonego do ubezpieczenia zdrowotnego polega na wyrejestrowaniu błędnego zgłoszenia i ponownym prawidłowym zgłoszeniu członka rodziny. W przypadku korekty danych identyfikacyjnych lub innych danych dotyczących członka rodziny ubezpieczonego, zgłoszonego do ubezpieczenia zdrowotnego, należy wypełnić dokument ZUS ZCNA w następujący sposób:

• w bloku II „Dane identyfikacyjne płatnika składek” - wpisać dane płatnika,

• w bloku III „Dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej” - wpisać dane ubezpieczonego,

• w bloku IV „Dane o członku rodziny osoby ubezpieczonej uprawnionym do świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego” w polu 01 wpisać „2” (tj. wyrejestrowanie członka rodziny), a w dalszych polach wpisać wszystkie dane podane w nieprawidłowym zgłoszeniu,

• w bloku V „Dane o członku rodziny osoby ubezpieczonej uprawnionym do świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego” w polu 01 wpisać „1” (tj. zgłoszenie nowego członka rodziny), a w dalszych polach wpisać prawidłowe dane członka rodziny,

• w bloku VI „Oświadczenie płatnika składek” - wpisać datę wypełnienia dokumentu oraz złożyć podpis; w bloku następnym „Oświadczenie osoby ubezpieczonej” - podpis składa ubezpieczony.

Obecnie stosuje się jeden druk do celów ubezpieczenia zdrowotnego. Zarówno zgłoszenia, wyrejestrowania, jak i korekty danych członków rodziny osoby ubezpieczonej powinny być dokonywane na formularzu ZUS ZCNA. Zasada ta obowiązuje również w przypadku, gdy członek rodziny był uprzednio zgłoszony na formularzu ZUS ZCZA.

W sytuacji gdy na formularzu ZUS ZCNA - „Zgłoszenie danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego” został podany adres zamieszkania członka rodziny, mimo że jest zgodny z adresem osoby ubezpieczonej, to w przypadku konieczności korekty adresu zamieszkania ubezpieczonego należy dokonać korekty adresu także członka rodziny. Jeśli blok danych adresowych członka rodziny na formularzu ZUS ZCNA pozostał niewypełniony, wówczas w sytuacji korekty adresu ubezpieczonego nie ma potrzeby dokonywania korekty adresu członka rodziny.

• art. 41 ust. 7, ust. 7a, art. 98 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.),

• ustawa z 27 czerwca 2003 r. o rencie socjalnej (DzU nr 135, poz. 1268 ze zm.),

• załącznik nr 17 do rozporządzenia z 24 czerwca 2008 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych, deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (DzU nr 112, poz. 717),

• art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (DzU nr 199, poz. 1673 ze zm.).

Joanna Goliniewska

specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych