Tworzymy portal internetowy

 

Witryna czy portal?

Portale można podzielić ze względu na ich przeznaczenie oraz posiadane funkcjonalności. Portal może pełnić różnorodne funkcje (np. informacyjną i społecznościową), a co za tym idzie - dana funkcjonalność może być wykorzystywana w różnych typach portali (np. artykuły czy system komentarzy można spotkać niemal w każdym portalu).

I etap

Najważniejszy jest pomysł

W dobie wyskakujących jak grzyby po deszczu portali internetowych o różnorodnej tematyce oraz rosnących wymagań użytkowników rzeczą podstawową jest stworzenie atrakcyjnej i spójnej wizji portalu i oryginalnego pomysłu na jego ofertę. Powinna ona przyciągnąć na stałe jak największą liczbę internautów. Projekt musi odpowiadać na zapotrzebowanie użytkowników (informacje, wiedza ekspercka, interakcja, usługi on-line) i oferować im korzyści („co mi daje ten portal, czego nie dają mi inne”, „czy mam po co na niego regularnie wchodzić”, „czy moje życie osobiste/zawodowe poprawi się dzięki korzystaniu z tego portalu”).

Sens

Warto wchodzić wszędzie tam, gdzie pomysł jest nośny i/lub medialny albo istnieje niezagospodarowana nisza rynkowa (zdecydowanie najlepszy pomysł) z dobrą perspektywą wzrostu (o tym jednak powiedzą nam dopiero profesjonalne badania rynkowe).

Jeśli zamierzamy zainwestować w portal, musimy pamiętać, że wchodzimy w miejsce, gdzie działają już duzi gracze i/lub setki małych. Z tego powodu musimy się liczyć, że wypracowanie pozycji będzie kosztowne (w skrajnym przypadku bardzo kosztowne).

Pamiętajmy przy tym o charakterystyce grupy docelowej. Niewielki jest sens budowania portalu internetowego np. dla branży metalurgicznej lub kopalni węgla kamiennego, bo osoby decyzyjne są wiekowe i/lub nie korzystają z mediów elektronicznych oraz tą drogą nie prowadzi się negocjacji handlowych ani nie pozyskuje kontaktów/kontrahentów/odbiorców.

Korzyści finansowe:

• wpływy z reklam (portal skierowany do szerokiego grona odbiorców i mający dużą odwiedzalność),

• wpływy z abonamentu,

• wpływy z jednorazowych opłat dostępowych (portal nastawiony na jakość zawartości),

• sprzedaż usług on-line,

• sprzedaż usług off-line.

Korzyści pozafinansowe:

• budowanie wizerunku marki (w dalszym okresie może się przerodzić w korzyści materialne),

• stała reklama w Internecie,

• dotarcie do nowych odbiorców,

• gromadzenie sieci potencjalnych partnerów/współpracowników,

• możliwość nawiązywania ciekawych relacji,

• gromadzenie cennych informacji statystycznych, w dużej ilości.

 

Research

To kluczowy, aczkolwiek bardzo zaniedbywany etap realizacji projektu. Każda inicjatywa biznesowa (a stworzenie komercyjnego portalu niczym de facto nie różni się od założenia firmy) powinna być poprzedzona profesjonalną analizą założeń biznesowych projektu, potwierdzoną badaniami rynku (potencjalnych odbiorców), zarówno ilościowymi, jak i jakościowymi. Sugerowane jest tutaj zlecenie całej pracy firmie specjalizującej się w badaniach. Wykonanie analizy we własnym zakresie może być obarczone błędem ze względu na brak obiektywizmu w ocenie własnego pomysłu i nieznajomość odpowiednich metodologii (wyniki mogą być zatem nieprawdziwe).

Analiza przepływów pieniężnych (cash flow)

Z ekonomicznego punktu widzenia koszt portalu powinien zwrócić się w sensownym czasie (w stosunku do innych sposobów zainwestowania kapitału) oraz po osiągnięciu masy krytycznej użytkowników (trzeba wyznaczyć termin) przynosić regularne zyski jego twórcom. Podchodząc poważnie do projektu, należy realnie ocenić (na podstawie badań rynkowych i zapytań ofertowych), jakie wygeneruje rzeczywiste koszty i przychody (zawsze w wariancie pesymistycznym). Brak analizy ekonomicznej może się skończyć stratą zainwestowanego kapitału.

Budżet

Przed rozpoczęciem realizacji projektu trzeba zmierzyć się z własnymi możliwościami finansowymi. Jeżeli nie mamy odpowiednich rezerw finansowych, nie chcemy inwestować zbyt wiele lub nie godzimy się na ryzyko zewnętrznego finansowania inwestycji (kredyty), być może nie jest to ścieżka dla nas. Dobrze zaprojektowany i wykonany portal (oferujący sensowną i potrzebną użytkownikom sieci usługę/produkt/wiedzę), który w profesjonalny i skuteczny sposób zostanie wypromowany, przyniesie swoim twórcom zwrot z inwestycji i godziwy zysk, ale cały proces jest kosztowny i trzeba się liczyć z dużymi wydatkami.

Portal typu nasza-klasa.pl zdarza się raz na milion i nie można zakładać, że nam też się tak uda.

Zaangażowanie

Autorzy pomysłu muszą być zaangażowani w proces twórczy, uczestniczyć w analizach, działaniach kreatywnych oraz wspierać firmę informatyczną/agencję reklamową w procesie kształtowania wizerunku witryny. Projekt powstaje dla użytkowników i autorów pomysłu, firma producencka oferuje jedynie swoje narzędzia i profesjonalną pomoc na etapie projektowania, wykonania i promocji.

Portal nie jest biznesowym perpetuum mobile - trzeba przy nim pracować.

II etap

Wybór wykonawcy

Niektóre z projektów upadają już na tym etapie realizacji. Z reguły wiąże się to z nieodpowiednim podejściem do opisanych wyżej zagadnień (niewykonanie badań, brak określenia budżetu, brak analiz cash flow, niechęć do angażowania się).

Jeżeli chcemy, aby nasz projekt odniósł sukces, powinniśmy zlecić wykonanie fachowcom.

Kryteria wyboru:

• Profesjonalizm w całym tego słowa znaczeniu (w tym również estetyka korespondencji czy ofert - świadczy o ogólnym podejściu firmy do pracy).

• Uczciwość w podejściu do współpracy (szczerość, jawność, jasna i klarowna umowa).

• Dobry, merytoryczny i sprawny kontakt.

• Wielkość firmy (czynnik wpływający na termin realizacji i bezpieczeństwo projektu).

• Doświadczenie (ilość realizacji).

• Termin wykonania (im szybciej, tym lepiej, ale w granicach rozsądku).

• Kompleksowość usług i rozwinięta sieć partnerów (hosting, pozycjonowanie i reklama internetowa, kampania marketingowa, wsparcie finansowe, dotacje unijne).

• Gwarancja i obsługa powdrożeniowa (czynnik decydujący o satysfakcji posprzedażowej).

• Cena.

 

Koszty

Na koszt profesjonalnie stworzonego portalu składa się wiele elementów, począwszy od etapu analitycznego (analiza potrzeb, opracowanie strategii portalu i pełnej listy jego funkcjonalności, jaka będzie oferowana użytkownikom, przygotowanie szczegółowej specyfikacji), poprzez zaprojektowanie usability (użyteczności, sposobu nawigacji) i layoutu portalu oraz skonstruowanie go (programistyczne), skończywszy na zapewnieniu projektowi odpowiedniego hostingu (pasującego do prognozowanej odwiedzalności witryny i jej charakteru) i egzekucji kampanii reklamowej.

Nie należy zapominać o stałym rozwoju portalu po oddaniu go użytkownikom (koszt obsługi powdrożeniowej). Internauci lubią projekty rozwijające się, które regularnie oferują im nowe funkcjonalności. Tego typu działania przyciągają do witryny nowych użytkowników, ale także podtrzymują zaangażowanie tych, którzy już z niej korzystają.

Koszt samego wykonania portalu (prace graficzne i programistyczne) zależy od:

• ilości i rodzaju (skomplikowania) funkcjonalności, w jakie zostanie wyposażony,

• technologii, w jakiej zostanie stworzony sam portal lub jego wybrane elementy (konieczność skorzystania z płatnych technologii obcych podnosi koszt),

• skomplikowania i atrakcyjności szaty graficznej oraz liczby i złożoności elementów animowanych/interaktywnych/multimedialnych.

Umowa z projektantem

Dobra umowa poprawia jakość współpracy, zapewniając jej ramy i precyzując prawa i obowiązki stron. Nie musi mieć 100 stron, ale dwóch także nie powinna.

Podpisując umowę, należy zwracać uwagę na następujące sprawy:

• równomierność rozkładu praw, obowiązków i kar między stronami - umowa niekorzystna dla firmy tworzącej świadczy o jej słabości i braku profesjonalizmu, z kolei przegięcie w drugą stronę może świadczyć o nieuczciwości i próbie naciągnięcia zamawiającego;

• estetyka umowy - świadczy o stosunku firmy do tego, co robi;

• załączniki do umowy (szczegółowa i precyzyjna specyfikacja, dopracowane makiety);

• klarowne sformułowania i naturalna wielkość czcionki - umowa powinna być napisana językiem prawniczym, ale zrozumiałym;

• szczegółowe opisanie wszystkich etapów współpracy - umowa powinna precyzować, kto za co i w jakim zakresie odpowiada na każdym z etapów prac;

• dookreślenie kwestii gwarancyjnych i wdrożeniowych - umowa powinna zawierać zapisy definiujące zakres odpowiedzialności twórców i długość okresu gwarancji oraz precyzować formę i termin instalacji gotowego rozwiązania w miejscu wskazanym przez zamawiającego;

• prawa autorskie majątkowe i uprawnienia licencyjne - umowa wraz z załącznikami powinna bardzo dokładnie określać, które elementy projektu przechodzą na zamawiającego na prawach autorskich majątkowych (i w jakim zakresie), a które na zasadzie licencji (jakiej i w jakim zakresie);

• zapisy ogólne oparte na kodeksie cywilnym - wszystkie sprawy organizacyjne powinny być jasno sprecyzowane (adresy korespondencyjne, adresy e-mailowe, telefony kontaktowe, dni robocze, sposoby zażegnywania sporów, częstotliwość i sposoby raportowania postępów prac, inne).

Umowa powinna też mieć załącznik w postaci dobrze opracowanej specyfikacji, ze szczegółowym opisem funkcjonalności frontendu (części portalu widocznej dla użytkowników) i backendu (panelu zarządzania) witryny. Specyfikacja to dokument często wielostronicowy, traktujący bardzo precyzyjnie o każdym module i elemencie każdego modułu. Dobrze opracowana i uzgodniona między stronami specyfikacja to połowa sukcesu projektu (oszczędność czasu i nerwów) i nieoceniona pomoc dla firmy produkującej projekt. Proces przygotowywania specyfikacji pozwala także na ostateczną weryfikację założeń (potwierdzenie/odrzucenie) funkcjonalnych, umożliwia również wszystkim angażowanym osobom zrozumienie projektu, „zobaczenie” go w całości.

Drugim załącznikiem do umowy są makiety. Rozumiemy przez nie szkice i schematy wszystkich elementów layoutu portalu (strona główna i komplet ważnych, różniących się od siebie podstron).

Może się wydawać, że ten etap prac związany jest nieodłącznie z pracami grafika, projektującego layout i może być robiony później. Nic bardziej mylnego. Schematy podstron są związane z pomysłem i charakterem portalu, rodzajem grupy docelowej i zaprojektowanym pod nią usability (sposobem nawigacji), zatem muszą powstać, zanim rozpoczną się prace kreatywne.

 

III etap

Start

Analizy i badania wykonane, pomysł ciekawy i sensowny ekonomicznie, budżet projektu zapewniony, specyfikacja opracowana, makiety rozplanowane, umowa podpisana - więc zaczynamy prace.

Na tym etapie doprecyzowują się metody kontaktu (elektroniczny, telefoniczny, konferencyjny, osobisty) i przyjmowany jest pasujący obu stronom harmonogram raportowania postępów prac.

Pierwsze efekty prac graficznych i programistycznych nie są widoczne po kilku dniach. Ten okres poświęca się na dogrywanie ogólnych zasad komunikacji.

Harmonogram

Może, acz nie musi stanowić załącznika do umowy. Będzie w przypadku projektów standardowych, po raz kolejny wykonywanych w większości z elementów składowych, gdzie można bardzo dokładnie oszacować termin realizacji poszczególnych części projektu.

W przypadku projektów nowatorskich, wykorzystujących innowacyjne technologie, określa się jedynie ogólne ramy czasowe, przyjmując sztywne terminy realizacji milestone'ów (kamieni milowych projektu), ale nie wchodząc w szczegóły (czyli nie precyzując terminów realizacji podmodułów). Ma to duże znaczenie dla komfortu pracy firmy producenckiej, ale nie wpływa negatywnie na założenia biznesowe pomysłodawcy (termin realizacji jest znany i sztywny, natomiast podterminy kształtowane są w zależności od sytuacji na froncie programistycznym).

Wersja prezentacyjna

Dla potrzeb raportowania postępów prac i żeby zapewnić pełną przejrzystość i jawność procesu produkcyjnego tworzy się (widoczną dla zamawiającego) tzw. wersję prezentacyjną. Może ona (aczkolwiek nie musi) być tożsama z wersją deweloperską (czyli tą wersją projektu, na której realnie pracują zespoły: programistyczny, webmasterski, graficzny, animacyjny oraz copywriterzy).

Wersja prezentacyjna projektu jest szczególnie przydatna, jeśli portal tworzony jest z myślą o szybkiej sprzedaży lub będzie od razu wchodził w skład większej grupy (internetowej/medialnej), czyli musi być na każdym etapie powstawania dostępny on-line (jest oglądany i komentowany na spotkaniach biznesowych pomysłodawców).

Projekty graficzne

Proces projektowania, oceny i modyfikacje zaprojektowanych layoutów są z reguły szczegółowo opisane w umowie. Jeśli nie, umowa zawiera zawsze zapis uzależniający termin oddania portalu od dnia pełnego zaakceptowania wszystkich projektów graficznych (ze względów bezpieczeństwa).

Doświadczenie uczy, że im więcej osób wypowiada się na temat layoutów i je ocenia, tym dłużej trwa proces ich akceptacji. W skrajnym przypadku prace mogą być wstrzymane do czasu wypracowania wersji kompromisowej po stronie pomysłodawców. Projekty graficzne powstają na bazie makiet i powinny być ich kolorowymi, graficznymi wersjami.

Komunikacja

Dobrze zaprojektowana komunikacja pomaga i usprawnia proces twórczy. Częstotliwość kontaktu stron powinna mieć uzasadnienie w liczbie i rodzaju spraw, jakie trzeba omówić, i nie powinna przekraczać niezbędnej intensywności. Poświęcanie czasu na zbyt częste raportowanie opóźnia realizację projektu, ale z drugiej strony brak kontaktu z pomysłodawcami może skutkować niedopowiedzeniami i koniecznością weryfikacji podjętych wcześniej decyzji (z powodu braku informacji mogą być one nie do końca odpowiednie).

 

Zmiany niewskazane

W trakcie tworzenia portalu nie ma już miejsca na pełną elastyczność i wprowadzanie modyfikacji, choć oczywiście takie sytuacje się zdarzają. Składa się na to wiele powodów:

• zbyt wielkie zmiany koncepcji/usability stoją w sprzeczności z założeniami strategicznymi i analizami wstępnymi i mogą nieść ze sobą konieczność np. powtórzenia badań wstępnych (koszty); modyfikacje (wynikające z badań, ale prowadzonych już na ukończonym projekcie) wprowadza się dopiero po zakończeniu prac;

• znaczne zmiany struktury/funkcjonalności/makiet portalu w trakcie jego tworzenia (w najgorszym przypadku - pod koniec prac) niosą ze sobą konieczność poświęcenia wiele czasu na dodatkową pracę firmy producenckiej (koszty);

• wprowadzanie zmian w trakcie prac burzy ustalony porządek rzeczy, czyli dezaktualizuje harmonogram i powoduje konieczność wykonania wielu prac analitycznych (ustalenie nowych dat lub nawet powiększenie zespołu dedykowanego projektowi), czyli znowu są to niepotrzebne koszty.

Z opisanych powodów nie praktykuje się w dobrze prowadzonych projektach zmian w specyfikacji w trakcie ich produkcji. Wyjątkiem od tej zasady są projekty zarządzane metodyką „spiralną”, gdzie w samą ideę projektowania wpisana jest zmiana. Tego typu projekty rozliczane są jednak godzinowo, a zamawiający godzi się na nieokreślanie w umowie górnego limitu kwotowego.

Termin realizacji

Jest bardzo różny i zależy od wielu czynników. Duże i skomplikowane technologicznie projekty, trudne do szybkiego odtworzenia przez konkurencję (czyli jest mała presja na szybkie uruchomienie portalu), mogą być tworzone (dopracowywane) nawet przez rok.

W standardowym przypadku trzeba działać dużo szybciej. Wszystko da się sprawnie przeprowadzić przy założeniu, że pomysłodawcy mają budżet i kompetentny zespół po swojej stronie, wiedzą, co chcą zrobić, sami się angażują (szybkie reakcje, sprawna komunikacja), a pomysł jest spójny wewnętrznie i sensowny biznesowo (nie występują napięcia pozamerytoryczne związane z niepewnością co do sukcesu witryny).

Standardowy termin realizacji portalu to kilka miesięcy, łącznie z testami - dwa miesiące w przypadku mniejszego rozwiązania, do połowy roku - dla projektu bardzo rozbudowanego.

Testy

Bardzo ważny element procesu produkcyjnego. Wykonanie dokładnych testów wewnętrznych zapewnia firmie producenckiej spokojny sen, a pomysłodawcom portalu możliwość bezawaryjnego prowadzenia witryny. Czas na testy powinien być wpisany w harmonogram i stanowić jeden z elementów prac projektowych (poprzedzających wdrożenie).

Portal przetestowany pod względem programistycznym poddaje się drugiemu rodzajowi testów. Sprawdzamy na żywym organizmie, czy założenia usability, przyjęte przed rozpoczęciem prac, potwierdzane są wynikami (badanie na prawdziwej, losowej grupie internautów). Raport z badania stanowi bazę prac korekcyjnych (jeśli okazało się, że istnieje konieczność wprowadzenia modyfikacji), które są wykonywane przed oficjalnym wypuszczeniem projektu w sieć.

Hosting

Na potrzeby utrzymywania portalu w stanie wskazującym na gotowość do pracy należy wybrać odpowiedni rodzaj hostingu. Duże projekty powinny być z założenia utrzymywane na serwerach dedykowanych i nie ma nawet sensu tracić czas na przeglądanie ofert kont hostingowych (które przeznaczone są na potrzeby małych witryn domowych).

Hosting powinien być dobrany pod kątem rodzaju kontentu oferowanego przez portal, ilości danych, jaka będzie (średnio) jednocześnie transmitowana do użytkowników (od tego zależy, jaka szerokość łącza gwarantowanego jest wymagana), oraz ich liczby. Im większa liczba internautów w tym samym czasie, większa liczba danych poddanych transmisji (oraz ich złożoność), tym silniejsza maszyna (serwer) jest potrzebna i tym szersze będziemy wykorzystywać łącza.

W skrajnym przypadku (olbrzymie portale) maszyny liczymy w setkach, a szerokość łączy w gigabitach.

 

IV etap

Kampania reklamowa

Samo wyprodukowanie portalu to dopiero połowa sukcesu. Witryna nieodwiedzana nie zarabia. Jeśli nie stworzyliśmy portalu dla bardzo specjalistycznego grona odbiorców (np. 100 w danym kraju), którzy zapłacą bardzo dużo za dostęp, musimy zaprojektować i przeprowadzić kampanię reklamową (żeby pozyskać masę krytyczną użytkowników).

Tak jak w przypadku tworzenia samego portalu budżet na kampanię trzeba mieć zapewniony jeszcze przed startem prac, a prace koncepcyjne i egzekucyjne zlecić firmie, która się na tym zna. Tylko w takiej sytuacji mamy pewność, że pieniądze zostaną zainwestowane prawidłowo, a kampania ma szanse powodzenia.

Profesjonalna agencja reklamowa oszacuje koszt przyciągnięcia jednego klienta (jednostkowy koszt pozyskania) i określi/uzasadni wszystkie ceny.

Kontakt z użytkownikiem

W bilansie przedsięwzięcia należy koniecznie przewidzieć pozycję kosztową dotyczącą zatrudnienia zespołu osób prowadzących portal. Witryna internetowa tylko wygląda na samoobsługową - w większości przypadków użytkownicy będą zadawać pytania (przynajmniej na początku swojej przygody z portalem) i dobrze się dzieje, jeśli doczekają się odpowiedzi (nie zawsze wystarczą FAQi, manuale, regulaminy i zrzuty ekranu).

Rozwój portalu

Portal musi żyć i się rozwijać. Użytkownicy lubią, gdy na ich ulubionych witrynach pojawiają się nowe opcje. Częstotliwość ich wdrażania powinna zależeć od wyczucia osób prowadzących portal, badań i statystyk portalu (jeśli od jakiegoś czasu odwiedzalność równomiernie spada, być może trzeba uruchomić nową funkcjonalność + mailing przypominający do użytkowników nieaktywnych).

Nowe funkcjonalności powinny być spójne z ofertą podstawową witryny i oferować użytkownikom rzeczywiste korzyści. Jeśli skończyły się nam pomysły, warto porozmawiać z agencją reklamową, która prowadzi(ła) kampanię portalu.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Portale na miarę

Aby stworzyć portal na konkretne zamówienie, należałoby przeprowadzić analizę firmy i jej potrzeb, określić, jakie usługi/produkty/wiedza będą oferowane przez Internet, na ile portal ma wspierać działalność firmy i czy ma pełnić np. funkcje systemu zarządzania (backend).

Następnie należałoby opracować specyfikację funkcjonalną, która wyniknie z powyższych analiz i na bazie której można oszacować czasochłonność stworzenia portalu oraz koszt całej operacji.

Możliwe są wszystkie funkcjonalności, jakie sobie firma zamarzy i jakie mają sens w tego typu działalności.

W przypadku portalu na bieżąco uaktualnianego lub posiadającego sporo elementów społecznościowych (moderowanych) firma musi zatrudnić pracowników do prowadzenia witryny. Innego rodzaju zasoby, które się na pewno przydadzą, to garść wiedzy ubrana w formę artykułów, porad, zwięzłych informacji i innych tego typu wpisów internetowych, które będą pomocne użytkownikom i zachęcą ich do korzystania/odwiedzania portalu. Prace nad tego typu projektem mogą trwać od dwóch do pięciu miesięcy.

Piotr Sikorski

Managing Director

Anna Boczar

Executive Director, www.mellerist.pl