Jak zgodnie z prawem opóźnić opłacanie składek do ZUS

Dzięki tym możliwościom płatnik może uniknąć negatywnych skutków zadłużenia wobec ZUS, takich jak wykluczenie z postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego czy odmowa udzielenia kredytu bankowego. Przepisy regulujące odroczenie terminu płatności, rozłożenie na raty lub umorzenie stosuje się nie tylko do należności z tytułu składek, ale także do składek na ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

1. Odroczenie terminu płatności składek

Podstawowym obowiązkiem każdego płatnika składek jest terminowe opłacanie należnych składek. Uchybienie temu obowiązkowi jest zagrożone wieloma sankcjami finansowymi, administracyjnymi, a nawet karnymi. Dlatego firma, która przewiduje, że z powodu trudnej sytuacji finansowej nie dotrzyma terminu płatności składek, może wystąpić do ZUS o odroczenie tego terminu. ZUS na wniosek dłużnika może odroczyć termin płatności należności z tytułu składek, jeżeli przemawiają za tym względy gospodarcze lub inne przyczyny zasługujące na uwzględnienie (art. 29 ust. 1 ustawy systemowej).

1.1. Kryteria brane pod uwagę przy odroczeniu terminu płatności składek

Względy gospodarcze lub inne przyczyny zasługujące na uwzględnienie, to w szczególności:

• klęski żywiołowe,

• śmierć dłużnika,

• sytuacja materialna i rodzinna dłużnika,

• sytuacja gospodarcza, np. kryzys gospodarczy,

• zawarcie przez dłużnika sądowego postępowania układowego, ugodowego lub bankowego,

• objęcie dłużnika postępowaniem naprawczym,

• nieskuteczność lub mała efektywność prowadzonego postępowania egzekucyjnego,

• upadłość banku, w którym dłużnik posiadał środki pieniężne na rachunku bankowym.

Podział kompetencji w zakresie odraczania terminu płatności należności z tytułu składek

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

ZUS, przed podjęciem decyzji o odroczeniu terminu płatności składek, uwzględnia możliwości płatnicze dłużnika oraz stan finansów systemu ubezpieczeń społecznych. Jeśli chodzi o ocenę możliwości płatniczych płatnika składek, to ZUS na potrzeby udzielania ulg w zapłacie składek dokonuje jej opierając się na takich dokumentach, jak: opinia i raport biegłego rewidenta z badania ostatniego bilansu, księga przychodów i rozchodów, ewidencja sprzedaży, deklaracje podatkowe, zaświadczenie z urzędu skarbowego o niezaleganiu z podatkami itp. Dodatkowo ZUS bierze pod uwagę wysokość dochodów w rodzinie płatnika składek, liczbę członków rodziny utrzymujących się z tych dochodów, posiadane nieruchomości oraz wartościowe składniki majątku ruchomego (np. samochód, maszyny itp.).

Jeżeli dłużnik nie opłacił składek w części finansowanej przez ubezpieczonego, należnych za okres od 1 stycznia 1999 r., to ZUS nie zawrze z nim umowy o odroczenie terminu płatności do czasu zapłacenia tych składek z odsetkami za zwłokę.

1.2. Termin złożenia wniosku

Wniosek o odroczenie terminu płatności składek płatnik może złożyć najpóźniej przed upływem ostatniego dnia terminu płatności składki. Samo złożenie wniosku nie jest jednak równoznaczne z udzieleniem takiego odroczenia przez ZUS i nie wyłącza negatywnych skutków w przypadku odmowy odroczenia terminu płatności (np. obowiązku zapłaty odsetek za zwłokę). Odroczenie terminu płatności składek dotyczy wyłącznie należności z tytułu składek finansowanych ze środków płatnika składek. To oznacza, że płatnik ma obowiązek wpłacić na konto ZUS w terminie składki finansowane ze środków ubezpieczonego.

PRZYKŁAD

Główny kontrahent Akces spółki z o.o. stracił płynność finansową. W związku z wysoką kwotą kontraktu, który spółka Akces miała otrzymać od swojego kontrahenta w lutym, przewiduje, że nie będzie mogła uregulować składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych z jej środków za marzec i kwiecień 2009 r. 2 marca 2009 r. spółka Akces złożyła w ZUS wniosek o odroczenie terminu płatności składek.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Na podstawie wniosku spółki Akces ZUS podejmie decyzję o podpisaniu lub odmowie podpisania umowy ze spółką o odroczeniu terminu płatności składek za marzec i kwiecień 2009 r.

1.3. Forma porozumienia o odroczeniu płatności składek

Odroczenie terminu następuje w formie umowy między ZUS a płatnikiem składek, w której strony określają warunki, na jaki termin płatność składek zostanie odroczona. Jednorazowe odroczenie terminu płatności może dotyczyć więcej niż jednej składki, a płatnik składek nie może tej ulgi uzyskać częściej niż raz na pół roku. Rozłożenie płatności składek na raty sprawia, że płatnik składek musi uregulować opłatę prolongacyjną na zasadach i w wysokości określonych w Ordynacji podatkowej.

Płatnik, któremu ZUS odroczył termin płatności składek, jest zobowiązany do zapłacenia opłaty prolongacyjnej na zasadach i w wysokości uregulowanej w Ordynacji podatkowej. Sposób obliczania opłaty prolongacyjnej szczegółowo reguluje rozporządzenie z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (DzU nr 165, poz. 1373). Z przepisów tego rozporządzenia wynika, że opłatę prolongacyjną ustala się od kwoty odroczonej lub rozłożonej na raty należności z tytułu składek. W przypadku odroczenia terminu płatności składek, opłatę prolongacyjną nalicza się odrębnie od każdej raty należności głównej. Opłata prolongacyjna wynosi 50% stawki odsetek za zwłokę.

1.4. Skutki odroczenia terminu płatności składek

Jeżeli ZUS odroczy termin płatności składek, płatnik składek, mimo niezapłacenia składek w ustawowym terminie, nie będzie uznawany za dłużnika ZUS. Ta sytuacja ma szczególne znaczenie dla firm, które biorą udział w postępowaniach o zamówienia publiczne albo ubiegają się o kredyty bankowe. ZUS w okresie trwania umowy o odroczenie terminu płatności nie może wszcząć postępowania egzekucyjnego wobec płatnika składek w związku z niezapłaceniem składek w ustawowym terminie.

Gdy płatnik składek nie wywiąże się z wynikającego z umowy o odroczenie terminu płatności składek zobowiązania do uregulowania należności z tytułu składek w określonym w tej umowie terminie, umowa ta ulega rozwiązaniu. Ponadto, w przypadku gdy ZUS odroczył termin płatności składek na okres przekraczający 1 miesiąc, a mimo to płatnik składek nie wywiązał się z obowiązku opłacenia bieżących składek przez okres dłuższy niż 14 dni, umowa ulega jednostronnemu rozwiązaniu.

2. Rozłożenie zapłaty składek na raty

ZUS może rozłożyć spłatę należności z tytułu składek na raty, gdy płatnik nie opłaca składek w terminie i w związku z tym po jego stronie powstało zadłużenie. Co ważne, ZUS może rozłożyć na raty nie tylko należności z tytułu składek już wymagalnych, ale również należności z tytułu składek, które jeszcze nie są wymagalne, gdy płatnik składek nie będzie w stanie ich spłacić korzystając z ulgi w postaci odroczenia terminu płatności.

ZUS może rozłożyć zapłatę składek na raty ze względów gospodarczych lub innych przyczyn zasługujących na uwzględnienie, które powinny być rozumiane analogicznie jak w przypadku odroczenia terminu płatności składek. Rozkładając płatność na raty ZUS bierze pod uwagę możliwości płatnicze płatnika składek oraz stan finansów ubezpieczeń społecznych.

Podział kompetencji w zakresie rozkładania na raty należności z tytułu składek

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

2.1. Należności, których płatność może być rozłożona na raty

Jeżeli ZUS zgodzi się na rozłożenie zapłaty składek na raty, to podpisuje z płatnikiem składek stosowną umowę. W umowie strony ustalają wysokość oraz liczbę rat, na które są rozkładane należności z tytułu składek.

Rozłożenie zapłaty składek na raty nie dotyczy składek finansowanych przez ubezpieczonego, który nie jest płatnikiem składek. Te składki płatnik ma obowiązek opłacać w terminie.

Warunkiem rozpatrzenia przez ZUS wniosku o rozłożenie płatności składek na raty jest uregulowanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w części finansowanej przez ubezpieczonego. Jeżeli dłużnik nie opłacił składek w części finansowanej przez ubezpieczonego, należnych za okres od 1 stycznia 1999 r., to ZUS nie udzieli mu omawianej ulgi do czasu zapłacenia tych składek z odsetkami za zwłokę.

2.2. Płatność w trakcie egzekucji

W przypadku gdy prowadzona z majątku dłużnika egzekucja należności z tytułu składek jest skuteczna, ZUS nie zawrze z nim umowy o rozłożeniu tej należności na raty. Wyjątkowo ZUS może zawrzeć układ ratalny, jeżeli zawieszenie postępowania egzekucyjnego i rozłożenie należności na raty daje gwarancję przyspieszenia ich spłaty.

Jeżeli natomiast egzekucja należności z tytułu składek prowadzona jest przez inny organ egzekucyjny niż dyrektor oddziału ZUS, warunkiem rozłożenia należności z tytułu składek na raty jest opłacenie przez dłużnika należnych kosztów egzekucyjnych i kosztów upomnienia.

2.3. Sytuacja płatnika w przypadku rozłożenia płatności na raty

Po zawarciu umowy o rozłożeniu zapłaty składek na raty, nie nalicza się odsetek za zwłokę od składek począwszy od następnego dnia po dniu wpływu wniosku o udzielnie tych ulg (art. 29 ust. 2 ustawy systemowej). Bieg terminu przedawnienia należności z tytułu składek objętych układem ratalnym nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu od dnia zawarcia umowy do dnia płatności ostatniej raty określonej w harmonogramie spłat. Niedotrzymanie przez płatnika warunków umowy, czyli niespłacanie rat w ustalonych terminach sprawia, że pozostała do spłaty kwota zadłużenia staje się natychmiast wymagalna wraz z odsetkami za zwłokę.

WAŻNE!

Niezapłacenie raty w terminie powoduje, że układ ratalny zostanie zerwany, a należności z tytułu nieopłaconych składek stają się wymagalne od tego terminu wraz z odsetkami.

PRZYKŁAD

Spółka komandytowa w związku ze zmniejszeniem popytu na sprzedawane przez nią towary, znalazła się w trudnej sytuacji finansowej. W konsekwencji nie uregulowała składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych z jej środków za październik, listopad, grudzień 2008 r. oraz styczeń 2009 r. na łączną kwotę 112 097,30 zł. 5 lutego 2009 r. spółka komandytowa złożyła w ZUS wniosek o rozłożenie spłaty zadłużenia na 6 miesięcy.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Jeżeli ZUS przychyli się do wniosku spółki, to w umowie zostaną ustalone raty i kwoty rat.

3. Umorzenie należności z tytułu składek

Najdalej idącą ulgą w zapłacie składek jest umorzenie przez ZUS należności z tego tytułu. Umorzenie przez ZUS nieopłaconych składek pociąga za sobą umorzenie odsetek za zwłokę, kosztów upomnienia i dodatkowej opłaty. Z tego względu stosowanie ulgi jest obarczone bardzo rygorystycznymi wymaganiami.

ZUS może umorzyć należności z tytułu składek tylko w przypadku całkowitej ich nieściągalności i tylko w odniesieniu do składek, które są finansowane ze środków płatnika składek.

Podział kompetencji w zakresie umarzania należności z tytułu składek

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Jeżeli dłużnik posiada należności z tytułu składek zarówno za okres do 31 grudnia 1998 r., jak i za okres od 1 stycznia 2009 r., to należności te nie podlegają sumowaniu przy określaniu osoby uprawnionej do ich umorzenia. W takim przypadku do każdej z tych należności osoba uprawniona do umorzenia jest ustalana odrębnie.

3.1. Całkowita nieściągalność

Całkowita nieściągalność, która uzasadnia umorzenie należności z tytułu składek, zachodzi wówczas, gdy:

• dłużnik zmarł nie pozostawiając żadnego majątku lub pozostawił niepodlegające egzekucji na podstawie odrębnych przepisów albo pozostawił przedmioty codziennego użytku domowego, których łączna wartość nie przekracza kwoty stanowiącej trzykrotność przeciętnego wynagrodzenia i jednocześnie nie ma następców prawnych oraz możliwości przeniesienia odpowiedzialności na osoby trzecie,

• sąd oddalił wniosek o ogłoszenie upadłości dłużnika lub umorzył postępowanie upadłościowe z przyczyn, o których mowa w art. 13 i art. 36¹ pkt 1 ustawy z 28 lutego 2003 r. - Prawo upadłościowe i naprawcze,

• nastąpiło zaprzestanie prowadzenia działalności przy jednoczesnym braku majątku, z którego można egzekwować należności małżonka, następców prawnych, możliwości przeniesienia odpowiedzialności na osoby trzecie w rozumieniu przepisów ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa,

• nie nastąpiło zaspokojenie należności w zakończonym postępowaniu likwidacyjnym,

• wysokość nieopłaconej składki nie przekracza kwoty kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym,

• naczelnik urzędu skarbowego lub komornik sądowy stwierdził brak majątku, z którego można prowadzić egzekucję,

• jest oczywiste, że w postępowaniu egzekucyjnym nie uzyska się kwot przekraczających wydatki egzekucyjne.

Od wyżej przedstawionej zasady, że umorzeniu podlegają tylko te należności z tytułu składek, które są całkowicie nieściągalne, jest wyjątek, który dotyczy ubezpieczonych będących równocześnie płatnikami składek na ubezpieczenia społeczne (np. osoby prowadzącej pozarolniczą działalność). ZUS może umorzyć niezapłacone składki, mimo że nie są całkowicie nieściągalne, w wyjątkowych przypadkach innych niż wymienione.

3.2. Płatnik płacący składki za siebie

ZUS może umorzyć należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, które ciążą na ubezpieczonym będącym płatnikiem składek, jeżeli wykaże on, że ze względu na stan majątkowy i sytuację rodzinną nie jest w stanie uregulować należności, ponieważ pociągnęłoby to zbyt ciężkie skutki dla niego i jego rodziny. ZUS może umorzyć składki płatnikowi składek opłacającemu je za siebie w szczególności w przypadkach:

• gdy opłacenie należności z tytułu składek pozbawiłoby zobowiązanego i jego rodzinę możliwości zaspokojenia niezbędnych potrzeb życiowych,

• poniesienia strat materialnych w wyniku klęski żywiołowej lub innego nadzwyczajnego zdarzenia powodujących, że opłacenie należności z tytułu składek mogłoby pozbawić zobowiązanego możliwości dalszego prowadzenia pozarolniczej działalności,

• przewlekłej choroby zobowiązanego lub konieczności sprawowania opieki nad przewlekle chorym członkiem rodziny, pozbawiającej zobowiązanego możliwości uzyskiwania dochodu umożliwiającego opłacenie należności.

Przypadki uzasadniające umorzenie należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne nie stanowią zamkniętego katalogu i ZUS może umorzyć należności także wówczas, gdy wystąpi inny uzasadniony przypadek. ZUS może umorzyć należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne nie tylko ubezpieczonemu będącemu równocześnie płatnikiem składek, ale również osobie, która zaprzestała już prowadzenia działalności, a także następcy prawnemu lub osobie trzeciej, na którą w drodze decyzji ZUS została przeniesiona odpowiedzialność za należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne.

3.3. Odmowa umorzenia należności

Umorzenie należności z tytułu składek następuje w drodze decyzji administracyjnej ZUS. Jest to jednak decyzja uznaniowa, która nie może być zaskarżona w postępowaniu przed sądem powszechnym. Sąd Najwyższy w wyroku z 6 maja 2004 r. (II UZP 6/04) wskazał, że przepis art. 28 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych jest czytelny i nie budzi na tle wykładni gramatycznej wątpliwości interpretacyjnych. Jest oparty na konstrukcji tzw. uznania administracyjnego, co oznacza, że decyzja w zakresie spraw dotyczących umorzenia należności przysługuje każdorazowo organowi rentowemu, który w przypadku stwierdzenia całkowitej nieściągalności składek, zachodzącej w przypadkach wymienionych w art. 28 ust. 3 tej ustawy, może, ale nie musi umorzyć zaległości. Norma zawarta w art. 28 ust. 2 ustawy systemowej wyraźnie wskazuje na brak obowiązku umorzenia należnych składek w przypadku ich całkowitej nieściągalności, stanowiąc, że w takim przypadku mogą być one umorzone.

Płatnik, któremu ZUS odmówił umorzenia należności z tytułu składek, nie może odwołać się od tej decyzji do sądu okręgowego - sądu pracy i ubezpieczeń społecznych. Płatnik, który nie zgadza się z decyzją ZUS, może jednak wystąpić z wnioskiem o ponowne rozpatrzenie sprawy do Prezesa ZUS. Termin na złożenie wniosku to 14 dni od jej doręczenia. Płatnik składa wniosek w oddziale ZUS, który wydał decyzję odmowną o umorzeniu składek. Natomiast od decyzji Prezesa ZUS wydanej w wyniku rozpatrzenia takiego wniosku przysługuje skarga do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, którą wnosi się za pośrednictwem oddziału ZUS w terminie 30 dni od doręczenia tej decyzji.

PRZYKŁAD

Ewa Jaworska w latach 2001-2008 prowadziła działalność gospodarczą. Ponieważ w 2008 r. nie opłacała należnych składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu tej działalności, ma zadłużenie z tego powodu w ZUS w wysokości przekraczającej 10 tys. zł wraz z odsetkami. W 2008 r. Ewa Jaworska ciężko zachorowała, co uniemożliwiło jej jakąkolwiek aktywność zawodową, w tym dalsze wykonywanie działalności gospodarczej. Z uwagi na trudną sytuację majątkową (kosztowne leczenie, brak źródeł dochodów) i rodzinną Ewa Jaworska złożyła wniosek o umorzenie ciążących na niej należności z tytułu składek.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

ZUS na podstawie wniosku i dołączonych dokumentów może uwzględnić trudną sytuację majątkową i rodzinną Ewy Jaworskiej i wydać decyzję, w której umorzy zaległości z tytułu nieopłaconych składek.

4. Ulgi w zapłacie składek a dozwolona pomoc publiczna

Członkostwo Polski w UE zobowiązuje nasze państwo do przestrzegania zasad udzielania pomocy publicznej. Pomocą publiczną jest wsparcie udzielane w dowolnej formie przez państwo lub z wykorzystaniem zasobów państwowych, bez względu na formę, która przez uprzywilejowanie niektórych przedsiębiorców lub produkcji niektórych towarów narusza konkurencję lub grozi jej naruszeniem (art. 87 ust. 1 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską).

Pomocą publiczną są również przewidziane w prawie krajowym ulgi w zapłacie składek. Udzielając ulg ZUS jest więc zobowiązany stosować się do przepisów ustawy o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej.

4.1. Przekroczenie kwoty pomocy publicznej

Jeżeli korzyść, jaką przedsiębiorca odniesie w wyniku udzielenia ulgi w zapłacie składek jest tzw. pomocą de minimis, ZUS decyduje samodzielnie o udzieleniu ulgi w zapłacie składek. Chodzi o pomoc, której udzielenie nie prowadzi do przekroczenia w ciągu ostatnich 3 lat progu pomocy publicznej w wysokości 200 tys. euro, a w przypadku transportu 100 tys. euro.

ZUS przed udzieleniem ulgi w zapłacie składek jest zobowiązany sprawdzić, czy nie spowoduje to przekroczenia progu pomocy de minimis. Okoliczność tę ZUS ustala na podstawie zaświadczeń o pomocy de minimis, jaką przedsiębiorca otrzymał w okresie bieżącego i dwóch poprzednich lat od poszczególnych instytucji. Zaświadczenia dla ZUS płatnik składek powinien dołączyć do wniosku o udzielenie ulgi w zapłacie składek. Płatnik może również złożyć oświadczenie o wysokości pomocy publicznej osiągniętej w ostatnich trzech latach.

4.2. Pomoc indywidualna

Pomoc publiczna, która nie ma charakteru pomocy de minimis, ale ma charakter pomocy indywidualnej lub indywidualnej na restrukturyzację, wymaga opinii Komisji Europejskiej. Do czasu uzyskania pozytywnej opinii Komisji Europejskiej ZUS nie może udzielić przedsiębiorcy ulgi w zapłacie składek.

Przedsiębiorca ubiegający się o udzielenie ulgi w zapłacie składek, która ma charakter pomocy publicznej indywidualnej lub indywidualnej na restrukturyzację, do wniosku o udzielenie ulgi w zapłacie składek powinien dołączyć formularz o pomocy publicznej, której wzór został określony w rozporządzeniu z 20 marca 2007 r. w sprawie informacji o otrzymanej pomocy publicznej oraz informacji o nieotrzymanej pomocy.

• art. 28, art. 29, art. 30 oraz art. 32 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.),

• § 2, § 3 rozporządzenie z 31 lipca 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad umarzania należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne (DzU nr 141, poz. 1365),

• ustawa z 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (DzU z 2007 r. nr 59, poz. 404 ze zm.),

• art. 87 ust. 1 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską,

• rozporządzenie z 20 marca 2007 r. w sprawie informacji o otrzymanej pomocy publicznej oraz informacji o nieotrzymanej pomocy (DzU nr 61, poz. 413).

Piotr Kostrzewa

specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych