Domowe biuro

Wielu przedsiębiorców, którzy prowadzą jednoosobowe firmy, pracuje w domu. Taka zdalna praca - przez telefon i Internet - nie jest łatwa. Wymaga samodyscypliny, dobrej organizacji czasu oraz umiejętności oddzielenia życia zawodowego od prywatnego. Bez osobistego kontaktu trudniej np. zdobyć zaufanie biznesowych partnerów.

Aby zyskać opinię „solidnej firmy” - wiarygodnej i profesjonalnej - należy przestrzegać kilku zasad. Stosowanie się do nich pomaga w codziennej pracy tym, którzy są sobie kierownikiem i pracownikiem. Poniżej kilka podstawowych reguł:

• Wyznacz oddzielne miejsce do pracy

• Zadbaj o komfort zarówno swój (ciszę i możliwość skupienia się), jak i twoich rozmówców (oszczędź im odgłosów szczekania psa, kłócących się nastoletnich dzieci czy nawoływania babci do obiadu). Najprostszym rozwiązaniem jest szczelne zamykanie drzwi.

• Ustal zasady współżycia z domownikami, głównie dziećmi: stałe godziny pracy (NIE WOLNO PRZESZKADZAĆ) oraz czas na przerwy w pracy (WOLNO WCHODZIĆ), np. na posiłek, rozmowę.

• Wydziel pomieszczenie do spotkań biznesowych

• Poza pomieszczeniem, w którym pracujesz (gdzie znajduje się biurko, komputer, faks, dokumenty itd.), należy zadbać o dodatkowe miejsce, w którym można wygodnie usiąść i porozmawiać z partnerami biznesowymi. Warto pamiętać o kąciku z ekspresem do kawy i drobnym poczęstunkiem.

• Jeżeli nie masz możliwości wygospodarowania pomieszczenia na spotkania biznesowe, skorzystaj z pobliskiej sali konferencyjnej lub umawiaj się na spotkania w restauracji.

• Nie pracuj w pidżamie

• ... chyba że nie ma to wpływu na twoje samopoczucie lub nie planujesz telekonferencji .

• Większości osób formalny ubiór pomaga w domowej pracy - bardziej się sprężają, siedzą wyprostowani, ich głos brzmi pewniej. Jednak podczas pracy twórczej ta zasada często nie ma zastosowania.

• Zadbaj o tzw. corporate identity

• Corporate identity to wizualna identyfikacja firmy - polega na standaryzacji wszystkich elementów wizerunku przedsiębiorstwa, do których zaliczają się m.in.: logo (krój i kolor czcionki), firmowa kolorystyka, graficzny wygląd witryny internetowej, wizytówki, papier listowy i koperty (a także, ewentualnie, pozostałe przybory biurowe, np. kalendarze, notatniki, długopisy), ubiór firmowy, stoiska reklamowe, samochody, opakowania produktów.

• Posiadanie firmowych gadżetów, np. kalendarza z logo firmy, czy innych atrybutów świadczących o profesjonalizmie przedsiębiorstwa sprzyja budowaniu jego przewagi konkurencyjnej i umacnianiu pozycji rynkowej. Posługiwanie się podczas pracy zeszytem „w tygryski” czy różowym długopisem - wręcz odwrotnie.

• Twoje auto to także wizytówka firmy

• Samochód, który służy także do celów związanych z pracą, powinien być zawsze zadbany - wysprzątany i gotowy do trasy. Może się zdarzyć, że będzie trzeba podwieźć gdzieś kontrahenta po spotkaniu czy odebrać go z lotniska.

• Brud, kurz czy walające się po aucie przedmioty (dziecięce zabawki, torba do ćwiczeń itp.) wpływają negatywnie na wizerunek profesjonalnej firmy.

• Wyodrębnij biznesową linię telefoniczną

• Brak osobnej linii telefonicznej w domu, przeznaczonej wyłącznie do celów firmowych, grozi wieloma nieprzyjemnymi sytuacjami, które mogą wpłynąć np. na utratę lukratywnego kontraktu. Może się np. zdarzyć, że któryś z domowników umyślnie przerwie ważną rozmowę, będzie blokował linię lub nieumiejętnie odbierze oczekiwaną rozmowę.

• Współczesne rozwiązania techniczne umożliwiają założenie osobnej linii telefonicznej praktycznie bez ponoszenia większych nakładów finansowych.

• Korzystaj z funkcji automatycznej sekretarki

• Praktycznie większość domowych aparatów telefonicznych ma funkcję automatycznej sekretarki. Tym lepiej, jeśli jest z prawdziwego zdarzenia. Warto z niej korzystać, by dzwoniąca osoba wiedziała, do jakiej firmy się dodzwoniła, w jakich godzinach firma urzęduje i kiedy może się z nią ponownie skontaktować. Niezwykle przydatna jest także możliwość dostępu spoza domu do wiadomości nagranych na pocztę głosową.

• Zapowiedź nagrana na automatycznej sekretarce powinna być w pełni profesjonalna - zawierać wymienione informacje (nazwa firmy, dni i godziny otwarcia), podane wyraźnie, wypowiedziane z odpowiednią dykcją oraz wyważonym tłem muzycznym.

• Używaj faksu

• Posiadanie faksu znacznie ułatwia pracę - umożliwia przesyłanie wielu informacji szybko i bezpośrednio do zainteresowanych.

• Sprzyja budowaniu wizerunku profesjonalnego przedsiębiorstwa. Każda większa firma zazwyczaj ma faks, którego numer umieszcza w materiałach informacyjnych na swój temat (np. na firmowej wizytówce).

• Biznesowe rozmowy odbieraj profesjonalnie

• Odbierając telefon, pamiętaj, że jesteś w pracy, a nie w domu - przywitaj dzwoniącego, podając nazwę firmy, do której się dodzwonił, oraz swoje imię i nazwisko.

• Utrzymuj regularne kontakty osobiste z kontrahentami

• Kontakt przez e-mail i telefon to nie wszystko. Czasem trzeba się przypomnieć kontrahentom osobiście. Warto od czasu do czasu umówić się na spotkanie w cztery oczy, szczególnie z kluczowymi partnerami, wspólnikami czy współpracownikami. Szczególnie nieformalne spotkania, po miesiącach zdalnej współpracy, zacieśniają dobre relacje i wpływają na dalszą poprawę biznesowych stosunków.

Zdalna praca ma wiele zalet - można w dowolny sposób regulować godziny własnej pracy, wykorzystując indywidualne pory maksymalnej wydajności i produktywności. Jednak także tu, jak wszędzie, należy trzymać się określonych zasad, by funkcjonować efektywnie i profesjonalnie, podnosząc własne standardy i rozwijając swój biznes.