Aplikacje niezbędne dla firmy

Jest wiele typów oprogramowania. Najprostszymi i najbardziej powszechnymi aplikacjami w przedsiębiorstwach są aplikacje biurowe. To wszelkiego typu programy (komercyjne i niekomercyjne), które zawierają kilka modułów: edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, program do prezentacji multimedialnych, program baz danych. Bez względu na charakter działalności aplikacje te są niezbędne w firmie. Najpopularniejszym programem tego typu jest pakiet firmy Microsoft (w zależności od wersji jest to Office 97/2000/XP/2003/2007). Dużą popularnością cieszą się też darmowe aplikacje typu OpenOffice i StarOffice.

Programy księgowo-kadrowo-płacowe

To typ aplikacji wspomagających działalność przedsiębiorstwa w zakresie rozliczeń z pracownikami (pensje, premie, urlopy, zwolnienia itp.), jak również w zakresie finansowym przedsiębiorstwa (faktury, należności, zobowiązania itp.). W tym segmencie na polskim rynku dominują rozwiązania firm Insert, Wa-Pro, Sage Symfonia, Ramzes. Aplikacje te przeznaczone są dla przedsiębiorstw, które z pewnych względów nie mają potrzeby wdrażania dużych systemów klasy ERP (oprogramowanie wspomagające zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa).

Oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami CRM (Customer Relationship Management)

CRM to zestaw narzędzi i procedur służących do zarządzania relacjami z klientami zewnętrznymi przedsiębiorstwa. Dzięki systemowi CRM możliwe jest połączenie wielu baz danych oraz innych źródeł zawierających informacje o kliencie. CRM automatyzuje wszelkiego rodzaju informacje (historie transakcji, terminowość płatności). Nie ma najmniejszego problemu, by zautomatyzować proces wysyłania e-kartek do klientów w dniu urodzin czy określić grupę najbardziej kluczowych klientów. W system CRM przedsiębiorca wprowadza też cały wachlarz swoich produktów, a także wszelkiego rodzaju odbyte rozmowy (e-mail, telefon, faks) z klientem. W przedsiębiorstwie, gdzie nie ma CRM, najczęściej każdy z handlowców ma swoich klientów. W czasie przerw w pracy handlowca (choroba, urlop) nikt go nie zastępuje w kontaktach z klientem. Właściciela firmy może spotkać gorsza sytuacja: handlowiec odchodzi do konkurencji i zabiera ze sobą część klientów. Stosując CRM, nie ma takiej możliwości. Podczas nieobecności handlowca każdy inny pracownik, dzięki bazie informacji o kliencie, jest w stanie go zastąpić (odchodzący pracownik zostawia wszelkie informacje w firmie macierzystej).

CRM można podzielić na trzy podstawowe segmenty: operacyjny (automatyzacja najważniejszych procesów biznesowych, np. sprzedaż, marketing, serwis), analityczny (określenie modelu zachowań klientów na podstawie posiadanej wiedzy) i komunikacyjny (ta część systemu odpowiada za komunikację z klientami).

Pod względem informatycznym CRM dzielimy na serwer aplikacji, serwer bazy danych oraz interfejs dostępny użytkownikowi systemu.

Jeśli przedsiębiorstwo ma już w systemie CRM całą bazę informacji o swoich klientach, to powinna być to jedna z najbardziej strzeżonych tajemnic. Łatwo sobie wyobrazić, co może się stać w przypadku kradzieży takich informacji i wykorzystania ich przez firmę konkurencyjną (wiele projektów CRM wdrażanych w polskich przedsiębiorstwach zakończyło się porażką bądź niepełnym sukcesem właśnie z powodu utraty danych).

Oprogramowanie wspomagające zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP to system informatyczny złożony z wielu modułów wykorzystywanych w różnych obszarach przedsiębiorstwa. Moduły te mają możliwość wzajemnej współpracy. Zwykle jest tak, że wszystkie korzystają z jednej wspólnej bazy i obejmują kilka obszarów przedsiębiorstwa: księgowość, finanse, zaopatrzenie, produkcję, magazyny, zarządzanie zapasami, kontrolę realizowanych dostaw, zarządzanie zasobami ludzkimi (płace, kadry), controlling, zarządzanie transportem i projektami.

Dopasowany do danej firmy ERP może zawierać tylko niektóre z tych modułów. To duża zaleta systemów ERP (możliwość pracy każdej części niezależnie, a także rozbudowywania systemu o kolejne moduły i aplikacje). Spośród wszystkich możliwych systemów informatycznych ERP jest zdecydowanie najbardziej złożonym i zaawansowanym. Także pod względem kosztów oraz czasu wdrożenia. Pomyślnie wdrożony system ERP pozwala jednak na dobrą kontrolę wszelkich procesów biznesowych w przedsiębiorstwie.

ROBERT DRZAZGOWSKI

robert.drzazgowski@infor.pl