Czy wprowadzając nowy składnik płacowy trzeba zmienić regulamin wynagradzania

RADA

Zasady przyznawania premii za dyspozycyjność powinny zostać określone w regulaminie wynagradzania. Nie można wprowadzić nowego składnika wynagrodzenia zarządzeniem.

UZASADNIENIE

Regulamin wynagradzania powinien być na tyle szczegółowy, aby na jego podstawie można było ustalić wysokość wynagrodzenia przysługującego poszczególnym pracownikom. Chodzi o to, aby regulamin ustalał wysokość wszystkich przysługujących poszczególnym pracownikom składników wynagrodzenia. Dlatego regulamin wynagradzania powinien zawierać uregulowanie premii dyspozycyjnej, o której mowa w pytaniu.

Obowiązek wypłaty wynagrodzenia za pracę jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. W związku z tym kwestia określenia przysługującego pracownikowi wynagrodzenia (wszystkich składników tego wynagrodzenia) jest bardzo istotna. W tym celu niezbędne jest określenie wysokości poszczególnych składników wynagrodzenia, zasad jego nabywania, ustalania jego wysokości oraz wypłaty.

W zależności od wielkości zakładu pracy oraz faktu, czy w firmie działają związki zawodowe, zasady wynagradzania pracowników powinny być zawarte w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub indywidualnych umowach o pracę. Niezależnie od miejsca regulacji wymienionych zasad każdorazowa ich zmiana, a w szczególności na niekorzyść pracowników, powinna skutkować zmianami indywidualnych umów o pracę. Regulacje płacowe stają się treścią stosunku pracy pracownika, a ich zmiana jest jedynie dopuszczalna za zgodą pracownika (nawet dorozumianą w przypadku, gdy postanowienia są dla pracownika korzystniejsze niż dotychczasowe). Zmiany wynagrodzenia pracownika mogą być dokonane na mocy porozumienia zmieniającego warunki płacy lub za wypowiedzeniem warunków płacy. W przypadku porozumienia zmieniającego warunki płacy, nowe ustalenia będą obowiązywały jedynie wówczas, gdy pracownik złoży oświadczenie o przyjęciu nowych warunków.

Jeżeli pracownik, któremu zostały wypowiedziane warunki pracy, przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków, to uważa się, że wyraził zgodę na te warunki. Pismo pracodawcy wypowiadające warunki pracy lub płacy powinno zawierać pouczenie w tej sprawie. W razie braku takiego pouczenia, pracownik może do końca okresu wypowiedzenia złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków. Jeżeli pracownik przyjmie zaproponowane warunki płacy, to po upływie okresu wypowiedzenia rozpoczyna pracę już na podstawie nowych warunków (art. 42 § 1, § 2, § 3 Kodeksu pracy).

Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników nieobjętych układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania (art. 77² § 1 Kodeksu pracy). W doktrynie prawa pracy podkreśla się, że właściwe sporządzenie regulaminu wynagrodzeń polega na takim ustaleniu wynagrodzenia pracowników zarówno zasadniczego, jak i pozostałych składników tego wynagrodzenia, aby pracownicy nie mieli wątpliwości co do wysokości ich wynagrodzeń.

WAŻNE!

Regulamin wynagradzania powinien jasno i precyzyjnie określać zasady wynagradzania pracowników.

Chodzi o to, aby każdy pracownik po przeczytaniu regulaminu wiedział co najmniej:

• w jaki sposób jest wynagradzany, tj. jaki system wynagradzania go obejmuje (np. czasowy, akordowy, premiowy, prowizyjny itp.),

• z jakich składników składa się jego wynagrodzenie (np. zasadnicze, dodatek stażowy, motywacyjny, funkcyjny itp.),

• jakie przesłanki musi spełnić, aby otrzymać poszczególne składniki (np. określony staż pracy dla dodatku stażowego),

• w jakiej wysokości poszczególne składniki zostaną mu wypłacone,

• kiedy poszczególne składniki zostaną mu wypłacone.

WAŻNE!

Regulamin wynagradzania powinien określać nie tylko składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikom, ale również zasady ich przyznawania i ustalania ich wysokości.

Jeśli pracodawca chce wprowadzić kolejny, nowy składnik wynagrodzenia w postaci np. premii za dyspozycyjność, zasady nabywania i wypłaty tego składnika powinny znaleźć się w regulaminie wynagradzania. Możliwe jest również całościowe, kompleksowe uregulowanie zasad dotyczących premii lub nagród przysługujących pracownikom w odrębnym, równolegle obowiązującym regulaminie (regulamin premiowania lub nagród). Takie rozwiązanie dopuszczają w sposób pośredni przepisy ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (art. 27 ust. 3 tej ustawy). Jednak nieprawidłowe są regulacje dotyczące wybranych, pojedynczych składników wynagradzania w odrębnym akcie, w oderwaniu od pozostałych składników tego samego rodzaju, np. dotyczące jedynie premii za dyspozycyjność, podczas gdy pozostałe rodzaje premii są określone w regulaminie wynagradzania.

Tworzenie regulaminu wynagradzania

Regulamin wynagradzania to zbiór przepisów płacowych, dotyczących pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy, który powinien zawierać kompleksowe uregulowanie wszystkich składników płacowych pracowników. W konsekwencji pracodawca zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania nie może regulować niektórych składników wynagrodzenia pracowników aktami pozaregulaminowymi, jak np. zarządzenia dyrektora, nawet jeśli regulamin odsyłałby w sposób wyraźny do tego zarządzenia. W przypadku gdy pracodawca nie chce w całości normować zasad dotyczących danego składnika w regulaminie (np. z uwagi na skomplikowane lub obszerne zasady przyznawania lub ustalania wysokości danego składnika lub z powodu przewidywanych częstych zmian w regulacji), może dla porządku i przejrzystości zawrzeć w regulaminie ogólne zapisy, natomiast szczegółowe zasady określić w załączniku do tego regulaminu. Załącznik stanowi integralną część regulaminu, a nie całkowicie odrębny akt, jak np. zarządzenie dyrektora.

Niezależnie od tego, w którym miejscu znajdzie się regulacja zasad przyznawania danego składnika wynagrodzenia (tj. w treści regulaminu wynagradzania lub w załączniku do tego regulaminu), każdorazowa zmiana tych zasad na niekorzyść pracowników będzie wymagała wręczenia pracownikom wypowiedzeń warunków płacy (tzw. wypowiedzeń zmieniających) lub zawarcia porozumień zmieniających dotychczas obowiązujące warunki płacowe.

• art. 42 § 1-3, art. 77² § 1, § 3-6 Kodeksu pracy,

• art. 27 ust. 3 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U. z 2001 r. Nr 79, poz. 854 ze zm.).

Katarzyna Wrońska-Zblewska

specjalista w zakresie prawa pracy