REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

ZUS RMUA dla pracownika w formie elektronicznej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Barbara Zabieglińska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Kiedy płatnik składek może przekazywać pracownikowi ZUS RMUA w formie elektronicznej? Czy jest do tego potrzebna zgoda pracownika?

Płatnik składek ma obowiązek informowania ubezpieczonego o danych przekazywanych w imiennych raportach miesięcznych do jednostki terytorialnej ZUS. Z reguły informacje te są przekazywane pisemnie na formularzu ZUS RMUA i zawierają m.in.: numery identyfikacyjne ubezpieczonego (tj. w przypadku ubezpieczonych - numery PESEL i NIP, a w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano tych numerów lub jednego z nich, serię i numer dowodu osobistego lub paszportu; w przypadku płatników składek - numery NUSP i NIP); wymiar czasu pracy; tytuł ubezpieczenia; podstawę wymiaru składek; kwoty składek; rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek.

REKLAMA

Od 1 stycznia 2009 r. na podstawie nowelizacji art. 41 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych każdy ubezpieczony może taką informację otrzymać w formie elektronicznej. Jednak uwarunkowane jest to zgodą pracownika oraz posiadaniem bezpiecznego podpisu elektronicznego.

Zgoda ubezpieczonego

Ubezpieczony (pracownik, zleceniobiorca) musi wyrazić zgodę na taką formę przekazywania mu wskazanych informacji. Prawdopodobnie w pierwszym okresie obowiązywania tego przepisu możliwość taka nie będzie często wykorzystywana. Powołany przepis nie reguluje szczególnej formy wyrażenia takiej zgody. Może to być zatem zgoda ustna. Jednak uważam, że pracodawca we własnym, dobrze pojętym interesie powinien zadbać, aby podwładny złożył w tej sprawie pisemne oświadczenie. Wskazane jest podanie w takim oświadczeniu adresu e-mailowego, na który chce otrzymywać informacje. Może to być zarówno skrzynka prywatna, jak i służbowa. Pracownik powinien gromadzić te informacje w formie elektronicznej jako pliki w osobnym folderze. Może również pliki te drukować i gromadzić w formie papierowej. Powyższe informacje przekazywane są ubezpieczonemu w celu ich weryfikacji. Każdorazowo po otrzymaniu tej informacji pracownik powinien ją sprawdzić, szczególnie w zakresie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz kwoty potrąconych składek na te ubezpieczenia. Elementy te są istotne, gdyż wywierają wpływ na wysokość przyszłego świadczenia.

Bezpieczny podpis elektroniczny

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

Wszystkie dokumenty elektroniczne (nie tylko formularz ZUS RMUA) zgodnie z nowym brzmieniem przepisów muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym (art. 47a ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Podpis ten jest przypisany do konkretnej osoby, a nie do instytucji. Z praktyki wiadomo, że duże zakłady pracy są już wyposażone w takie podpisy. A zatem nie ma przeszkód, aby pracownikom przesyłać wskazane informacje tą drogą. W ten sposób zakłady pracy unikną drukowania i roznoszenia ogromnej liczby dokumentów i zaoszczędzą sporo czasu.

Inna sytuacja występuje w małych zakładach pracy. Płatnicy odprowadzający składki ubezpieczeniowe maksymalnie za 5 osób nie mają obowiązku elektronicznych rozliczeń z ZUS. Mogą zatem przesyłać dokumenty ubezpieczeniowe w formie papierowej. Część płatników rozliczających się elektronicznie do 20 stycznia 2009 r. mogła jeszcze w korespondencji z jednostkami terytorialnymi ZUS posługiwać się certyfikatami klucza publicznego, które ZUS wydawał do 2008 r. Nie wszyscy jednak zakupili bezpieczne podpisy elektroniczne. Nie oznacza to, że zatrudnieni w takich firmach pracownicy są pozbawieni możliwości otrzymywania formularza ZUS RMUA drogą elektroniczną. Wystarczy, że zakład pracy zleci rozliczanie składek instytucji rachunkowej. Jeżeli pracownik biura rachunkowego posługuje się bezpiecznym podpisem elektronicznym, to pracownik zlecającej firmy może (za swoją zgodą) otrzymywać te informacje drogą elektroniczną. Jeżeli jednak płatnik składek sam się rozlicza z ZUS na papierze, to zatrudnieni przez niego pracownicy nie mają szansy na otrzymanie druku ZUS RMUA e-mailem.

Nowelizacja ustawy systemowej z 17 października 2008 r. odnosi się również do składania dokumentów ZUS przez płatników składek rozliczających więcej niż 5 ubezpieczonych.

Od 1 stycznia 2009 r. są oni zobowiązani przesyłać do ZUS: zgłoszenia do ubezpieczeń (np. ZUS ZUA); imienne raporty miesięczne; deklaracje rozliczeniowe; inne dokumenty rozliczeniowe oraz ich korekty; używając bezpiecznego podpisu elektronicznego. Wyjątek od tej zasady dotyczy tych płatników, którzy do 20 lipca 2009 r. mogą używać certyfikatów klucza publicznego wydanych przez ZUS.

Jednak należy pamiętać, że od 21 lipca 2009 r. wszyscy płatnicy składek rozliczający się z ZUS elektronicznie będą zobowiązani (obowiązek obligatoryjny) posługiwać się bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Przechowywanie ZUS RMUA

REKLAMA

Wobec nowelizacji wspomnianych przepisów zachodzi pytanie, czy przekazywanie pracownikowi formularza ZUS RMUA w formie elektronicznej zwalnia pracodawcę z obowiązku przechowywania tych dokumentów w formie papierowej (czy dokument ten jest jednym z tych, które trzeba przechowywać przez okres 50 lat).

Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru świadczenia emerytalnego lub rentowego, przez okres 50 lat. Może się zdarzyć, że to właśnie formularz ZUS RMUA będzie dla pracownika stanowił jedyny dowód potwierdzający wysokość opłacanych za niego składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. A zatem można sądzić, że dokumenty te powinny być przechowywane również w formie papierowej. Należy jednak pamiętać, że dokumentami źródłowymi pozwalającymi ustalić wynagrodzenie i należne od niego składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe są przede wszystkim listy płac, karty wynagrodzeń i deklaracje rozliczeniowe ZUS. Podmiotom prowadzącym księgi rachunkowe wolno archiwizować listy płac wyłącznie w formie elektronicznej.

Barbara Zabieglińska

Podstawa prawna:

• ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z późn.zm.),

• ustawa z 17 października 2008 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. Nr 220, poz. 1418).

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Prawo Przedsiębiorcy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
5 sprawdzonych metod pozyskiwania klientów B2B, które działają w 2025 roku

Pozyskiwanie klientów biznesowych w 2025 roku wymaga elastyczności, innowacyjności i umiejętnego łączenia tradycyjnych oraz nowoczesnych metod sprzedaży. Zmieniające się preferencje klientów, rozwój technologii i rosnące znaczenie relacji międzyludzkich sprawiają, że firmy muszą dostosować swoje strategie, aby skutecznie docierać do nowych odbiorców. Dobry prawnik zadba o zgodność strategii z przepisami prawa oraz zapewni ochronę interesów firmy. Oto pięć sprawdzonych metod, które pomogą w pozyskiwaniu klientów w obecnym roku.

Family Business Future Summit - podsumowanie po konferencji

Pod koniec kwietnia niniejszego roku, odbyła się druga edycja wydarzenia Family Business Future Summit, które dedykowane jest przedsiębiorczości rodzinnej. Stolica Warmii i Mazur przez dwa dni gościła firmy rodzinne z całej Polski, aby esencjonalnie, inspirująco i innowacyjne opowiadać i rozmawiać o sukcesach oraz wyzwaniach stojących przed pionierami polskiej przedsiębiorczości.

Fundacja rodzinna po dwóch latach – jak zmienia się myślenie o sukcesji?

Jeszcze kilka lat temu o sukcesji w firmach mówiło się niewiele. Przedsiębiorcy odsuwali tę kwestię na później, często z uwagi na brak gotowości, aby się z nią zmierzyć. Mówienie o śmierci właściciela, przekazaniu firmy i zabezpieczeniu rodziny wciąż należało do tematów „na później”.

Potencjał 33 GW z wiatraków na polskim morzu. To 57% zapotrzebowania kraju na energię. Co dalej z farmami wiatrowymi w 2026 i 2027 r.

Polski potencjał na wytwarzanie energii elektrycznej z wiatraków na morzu (offshore) wynosi 33 GW. To aż 57% rocznego zapotrzebowania kraju na energię. W 2026 i 2027 r. powstaną nowe farmy wiatrowe Baltic Power i Baltica 2. Jak zmieniają się przepisy? Co dalej?

REKLAMA

Jak zwiększyć rentowność biura rachunkowego bez dodatkowych wydatków?

Branża księgowa to jedna z dziedzin, w których wynagrodzenie za świadczone usługi często jest mocno niedoszacowane, mimo tego, że błędy w księgowości mogą skutkować bardzo poważnymi konsekwencjami dla przedsiębiorców. W związku z tak doniosłą rolą biur rachunkowych powinny one dbać o poziom rentowności, który pozwoli właścicielom skupić się na podnoszeniu jakości świadczonych usług oraz większego spokoju, co niewątpliwie pozytywnie wpływa na dobrostan właścicieli biur oraz ich pracowników.

Samozatrudnieni i małe firmy w odwrocie? wzrasta liczba likwidowanych i zawieszanych działalności gospodarczych, co się dzieje

Według znawców tematu, czynniki decydujące ostatnio o likwidacji takich firm nie różnią się od tych sprzed roku. Znaczenie mają m.in. koszty prowadzenia biznesu, w tym składki zusowskie, a także oczekiwania finansowe pracowników.

Szybki wzrost e-commerce mocno zależny od rozwoju nowych technologii: co pozwoli na zwiększenie zainteresowania zakupami online ze strony klientów

E-commerce czyli zakupy internetowe przestają być jedynie wygodną alternatywą dla handlu tradycyjnego – stają się doświadczeniem, którego jakość wyznaczają nie tylko oferta i cena, lecz także szybkość, elastyczność i przewidywalność dostawy oraz prostota ewentualnego zwrotu.

Przedsiębiorczość w Polsce ma się dobrze, mikroprzedsiębiorstwa minimalizując ryzyko działalności gospodarczej coraz częściej zaczynają od franczyzy

Najliczniejszą grupę firm zarejestrowanych w Polsce stanowią mikroprzedsiębiorstwa, a wśród nich ponad 87 tys. to podmioty działające w modelu franczyzowym. Jak zwracają uwagę ekonomiści ze Szkoły Głównej Handlowej, Polska jest liderem franczyzy w Europie Środkowo-Wschodniej.

REKLAMA

Rewolucyjne zmiany w prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt nowego rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR), co oznacza, że już od 1 stycznia 2026 r. zmieni się sposób ich prowadzenia.

Apteki odzyskają prawo reklamowania swojej działalności. bo obecne zakazy są sprzeczne z prawem unijnym

Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej wydał wyrok w sprawie C-200/24, w którym jednoznacznie uznał, że obowiązujący w Polsce całkowity zakaz reklamy aptek narusza prawo Unii Europejskiej. To ważny moment dla rynku aptecznego i swobody działalności gospodarczej w Polsce.

REKLAMA