REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

ZUS RMUA dla pracownika w formie elektronicznej

Barbara Zabieglińska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Kiedy płatnik składek może przekazywać pracownikowi ZUS RMUA w formie elektronicznej? Czy jest do tego potrzebna zgoda pracownika?

Płatnik składek ma obowiązek informowania ubezpieczonego o danych przekazywanych w imiennych raportach miesięcznych do jednostki terytorialnej ZUS. Z reguły informacje te są przekazywane pisemnie na formularzu ZUS RMUA i zawierają m.in.: numery identyfikacyjne ubezpieczonego (tj. w przypadku ubezpieczonych - numery PESEL i NIP, a w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano tych numerów lub jednego z nich, serię i numer dowodu osobistego lub paszportu; w przypadku płatników składek - numery NUSP i NIP); wymiar czasu pracy; tytuł ubezpieczenia; podstawę wymiaru składek; kwoty składek; rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek.

REKLAMA

Od 1 stycznia 2009 r. na podstawie nowelizacji art. 41 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych każdy ubezpieczony może taką informację otrzymać w formie elektronicznej. Jednak uwarunkowane jest to zgodą pracownika oraz posiadaniem bezpiecznego podpisu elektronicznego.

Zgoda ubezpieczonego

Ubezpieczony (pracownik, zleceniobiorca) musi wyrazić zgodę na taką formę przekazywania mu wskazanych informacji. Prawdopodobnie w pierwszym okresie obowiązywania tego przepisu możliwość taka nie będzie często wykorzystywana. Powołany przepis nie reguluje szczególnej formy wyrażenia takiej zgody. Może to być zatem zgoda ustna. Jednak uważam, że pracodawca we własnym, dobrze pojętym interesie powinien zadbać, aby podwładny złożył w tej sprawie pisemne oświadczenie. Wskazane jest podanie w takim oświadczeniu adresu e-mailowego, na który chce otrzymywać informacje. Może to być zarówno skrzynka prywatna, jak i służbowa. Pracownik powinien gromadzić te informacje w formie elektronicznej jako pliki w osobnym folderze. Może również pliki te drukować i gromadzić w formie papierowej. Powyższe informacje przekazywane są ubezpieczonemu w celu ich weryfikacji. Każdorazowo po otrzymaniu tej informacji pracownik powinien ją sprawdzić, szczególnie w zakresie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz kwoty potrąconych składek na te ubezpieczenia. Elementy te są istotne, gdyż wywierają wpływ na wysokość przyszłego świadczenia.

Bezpieczny podpis elektroniczny

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

Wszystkie dokumenty elektroniczne (nie tylko formularz ZUS RMUA) zgodnie z nowym brzmieniem przepisów muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym (art. 47a ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Podpis ten jest przypisany do konkretnej osoby, a nie do instytucji. Z praktyki wiadomo, że duże zakłady pracy są już wyposażone w takie podpisy. A zatem nie ma przeszkód, aby pracownikom przesyłać wskazane informacje tą drogą. W ten sposób zakłady pracy unikną drukowania i roznoszenia ogromnej liczby dokumentów i zaoszczędzą sporo czasu.

Inna sytuacja występuje w małych zakładach pracy. Płatnicy odprowadzający składki ubezpieczeniowe maksymalnie za 5 osób nie mają obowiązku elektronicznych rozliczeń z ZUS. Mogą zatem przesyłać dokumenty ubezpieczeniowe w formie papierowej. Część płatników rozliczających się elektronicznie do 20 stycznia 2009 r. mogła jeszcze w korespondencji z jednostkami terytorialnymi ZUS posługiwać się certyfikatami klucza publicznego, które ZUS wydawał do 2008 r. Nie wszyscy jednak zakupili bezpieczne podpisy elektroniczne. Nie oznacza to, że zatrudnieni w takich firmach pracownicy są pozbawieni możliwości otrzymywania formularza ZUS RMUA drogą elektroniczną. Wystarczy, że zakład pracy zleci rozliczanie składek instytucji rachunkowej. Jeżeli pracownik biura rachunkowego posługuje się bezpiecznym podpisem elektronicznym, to pracownik zlecającej firmy może (za swoją zgodą) otrzymywać te informacje drogą elektroniczną. Jeżeli jednak płatnik składek sam się rozlicza z ZUS na papierze, to zatrudnieni przez niego pracownicy nie mają szansy na otrzymanie druku ZUS RMUA e-mailem.

Nowelizacja ustawy systemowej z 17 października 2008 r. odnosi się również do składania dokumentów ZUS przez płatników składek rozliczających więcej niż 5 ubezpieczonych.

Od 1 stycznia 2009 r. są oni zobowiązani przesyłać do ZUS: zgłoszenia do ubezpieczeń (np. ZUS ZUA); imienne raporty miesięczne; deklaracje rozliczeniowe; inne dokumenty rozliczeniowe oraz ich korekty; używając bezpiecznego podpisu elektronicznego. Wyjątek od tej zasady dotyczy tych płatników, którzy do 20 lipca 2009 r. mogą używać certyfikatów klucza publicznego wydanych przez ZUS.

Jednak należy pamiętać, że od 21 lipca 2009 r. wszyscy płatnicy składek rozliczający się z ZUS elektronicznie będą zobowiązani (obowiązek obligatoryjny) posługiwać się bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Przechowywanie ZUS RMUA

REKLAMA

Wobec nowelizacji wspomnianych przepisów zachodzi pytanie, czy przekazywanie pracownikowi formularza ZUS RMUA w formie elektronicznej zwalnia pracodawcę z obowiązku przechowywania tych dokumentów w formie papierowej (czy dokument ten jest jednym z tych, które trzeba przechowywać przez okres 50 lat).

Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru świadczenia emerytalnego lub rentowego, przez okres 50 lat. Może się zdarzyć, że to właśnie formularz ZUS RMUA będzie dla pracownika stanowił jedyny dowód potwierdzający wysokość opłacanych za niego składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. A zatem można sądzić, że dokumenty te powinny być przechowywane również w formie papierowej. Należy jednak pamiętać, że dokumentami źródłowymi pozwalającymi ustalić wynagrodzenie i należne od niego składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe są przede wszystkim listy płac, karty wynagrodzeń i deklaracje rozliczeniowe ZUS. Podmiotom prowadzącym księgi rachunkowe wolno archiwizować listy płac wyłącznie w formie elektronicznej.

Barbara Zabieglińska

Podstawa prawna:

• ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z późn.zm.),

• ustawa z 17 października 2008 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. Nr 220, poz. 1418).

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Prawo Przedsiębiorcy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Polska prezydencja w UE 2025: priorytety przedsiębiorców to m.in. wzmocnienie i ochrona jednolitego rynku UE w związku z rosnącą rolą Chin i wyborami prezydenckimi w USA

Już z początkiem 2025 roku Polska obejmie prezydencję w Radzie UE. Przedsiębiorcy widzą w tym szanse na kształtowanie unijnej polityki, wspieranie jednolitego rynku oraz odpowiedź na wyzwania związane z globalną konkurencją, rosnącą rolą Chin i zmianami politycznymi w USA. Wśród priorytetów są zwiększenie konkurencyjności UE, bezpieczeństwo energetyczne i poszerzenie Unii o Ukrainę i Mołdawię.

Regulacje ESG w transporcie. Z czym to się wiąże?

Branża TSL nie ma łatwo. Firmy z tego sektora muszą zmierzyć się z nowymi wymogami regulacyjnymi i raportowymi – ESG (Environmental, Social, Governance). Chodzi o poprawę standardów środowiskowych, społecznych i zarządzania korporacyjnego. Któe regulacje już są w Europie obowiązkowe, a na które jeszcze czekamy? I najważniejsze - ile trzeba na to wydać i co grozi za ignorowanie tych zmian? 

Na jakie reformy czeka rynek pracy?

Przedsiębiorcy oczekują większego wsparcia od rządu, zwłaszcza w kwestii aktywizacji grup niedoreprezentowanych na rynku pracy. Chcieliby również zmniejszenia kosztów zatrudnienia i zapewnienia dostępu do kandydatów z państw trzecich. Nawołują także do stworzenia warunków sprzyjających rozwojowi kompetencji i kwalifikacji zawodowych. 

Maksymalizacja bezpieczeństwa: Dlaczego oprogramowanie on-premise ma kluczowe znaczenie w świecie zdominowanym przez SaaS?

Jak wynika z szacunków Gartnera, już za 3 lata aż 75 proc. przedsiębiorstw będzie traktować tworzenie kopii zapasowych aplikacji typu SaaS (Oprogramowanie jako Usługa) jako wymóg krytyczny. Jeszcze w tym roku było to 15 proc . Ta istotna różnica wynika z oceny ryzyka. O ile oprogramowanie dostępne w modelu SaaS jest coraz częstszym wyborem organizacji na całym świecie, kluczowe staje się zapewnienie, że przechowywane tam dane są zarówno dobrze chronione, jak i możliwe do odzyskania. W tym kontekście zasadne może być pytanie o dostępne alternatywy, a zwłaszcza możliwość korzystania z tradycyjnego oprogramowania on-premise, które jest instalowane i zarządzane lokalnie.

REKLAMA

3 cechy innowacyjnego przedsiębiorstwa. Jak ważna jest ochrona środowiska? [WYWIAD]

Co dziś często przesądza o wyborze kontrahenta? Jak ważna jest ochrona środowiska w świecie biznesu? Jakie proste rozwiązania mogą wprowadzić wszystkie przedsiębiorstwa branży ogrodniczej? O 3 głównych cechach innowacyjności opowiada członek zarządu przedsiębiorstwa W.Legutko, Adam Legutko.

Jak chronić firmowe pieniądze przez utratą wartości

Wielu przedsiębiorców zastanawia się jak uchronić swój kapitał w czasach wysokiej inflacji. Podobnie jak oni, ich pieniądze powinny pracować. Bank Pekao ma propozycję dla prowadzących działalność gospodarczą, spółkę cywilną lub osobową z uproszczoną księgowością, pozwalającą łączyć wysokie oprocentowanie z elastycznością

Nowe zasady naliczania składki zdrowotnej od 1 stycznia 2025 r. Rząd jest za wprowadzeniem zmian. Co się zmieni?

Nowe zasady naliczania składki zdrowotnej od 1 stycznia 2025 r. Rząd jest za wprowadzeniem zmian. Co się zmieni? Szacuje się, że z tego rozwiązania skorzysta ok. 2,4 mln przedsiębiorców. Rada ministrów przyjęła projekt nowelizacji.

Prognozy na 2025 rok: jakie trendy będą kształtować przyszłość biznesu e-commerce?

Jakie trendy ukształtują branżę e-commerce w nadchodzącym 2025 roku? Jakie narzędzia powinny wykorzystać firmy, żeby się rozwijać?

REKLAMA

InPost Pay – rewolucyjna usługa dla Twojego e-sklepu

W dobie ogromnej konkurencji na rynku e-commerce kluczem do sukcesu jest wyróżnienie się i zwiększenie wygody zakupów dla klientów. InPost Pay to rozwiązanie, które może odmienić oblicze Twojego sklepu internetowego, pomagając zwiększyć konwersję dzięki nowoczesnym udogodnieniom. Dowiedz się, dlaczego warto wdrożyć tę usługę i co możesz dzięki niej zyskać!

Wakacje składkowe 2024 tylko za grudzień. Wniosek trzeba złożyć już w listopadzie

Z wakacji składkowych w 2024 roku można skorzystać już tylko za grudzień. Natomiast wniosek trzeba złożyć już w listopadzie. Państwo opłaci składki za jeden miesiąc za mikroprzedsiębiorców i komorników sądowych. Jakie warunki trzeba spełnić?

REKLAMA