REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

ZUS RMUA dla pracownika w formie elektronicznej

Barbara Zabieglińska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Kiedy płatnik składek może przekazywać pracownikowi ZUS RMUA w formie elektronicznej? Czy jest do tego potrzebna zgoda pracownika?

Płatnik składek ma obowiązek informowania ubezpieczonego o danych przekazywanych w imiennych raportach miesięcznych do jednostki terytorialnej ZUS. Z reguły informacje te są przekazywane pisemnie na formularzu ZUS RMUA i zawierają m.in.: numery identyfikacyjne ubezpieczonego (tj. w przypadku ubezpieczonych - numery PESEL i NIP, a w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano tych numerów lub jednego z nich, serię i numer dowodu osobistego lub paszportu; w przypadku płatników składek - numery NUSP i NIP); wymiar czasu pracy; tytuł ubezpieczenia; podstawę wymiaru składek; kwoty składek; rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek.

REKLAMA

Od 1 stycznia 2009 r. na podstawie nowelizacji art. 41 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych każdy ubezpieczony może taką informację otrzymać w formie elektronicznej. Jednak uwarunkowane jest to zgodą pracownika oraz posiadaniem bezpiecznego podpisu elektronicznego.

Zgoda ubezpieczonego

Ubezpieczony (pracownik, zleceniobiorca) musi wyrazić zgodę na taką formę przekazywania mu wskazanych informacji. Prawdopodobnie w pierwszym okresie obowiązywania tego przepisu możliwość taka nie będzie często wykorzystywana. Powołany przepis nie reguluje szczególnej formy wyrażenia takiej zgody. Może to być zatem zgoda ustna. Jednak uważam, że pracodawca we własnym, dobrze pojętym interesie powinien zadbać, aby podwładny złożył w tej sprawie pisemne oświadczenie. Wskazane jest podanie w takim oświadczeniu adresu e-mailowego, na który chce otrzymywać informacje. Może to być zarówno skrzynka prywatna, jak i służbowa. Pracownik powinien gromadzić te informacje w formie elektronicznej jako pliki w osobnym folderze. Może również pliki te drukować i gromadzić w formie papierowej. Powyższe informacje przekazywane są ubezpieczonemu w celu ich weryfikacji. Każdorazowo po otrzymaniu tej informacji pracownik powinien ją sprawdzić, szczególnie w zakresie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz kwoty potrąconych składek na te ubezpieczenia. Elementy te są istotne, gdyż wywierają wpływ na wysokość przyszłego świadczenia.

Bezpieczny podpis elektroniczny

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

Wszystkie dokumenty elektroniczne (nie tylko formularz ZUS RMUA) zgodnie z nowym brzmieniem przepisów muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym (art. 47a ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Podpis ten jest przypisany do konkretnej osoby, a nie do instytucji. Z praktyki wiadomo, że duże zakłady pracy są już wyposażone w takie podpisy. A zatem nie ma przeszkód, aby pracownikom przesyłać wskazane informacje tą drogą. W ten sposób zakłady pracy unikną drukowania i roznoszenia ogromnej liczby dokumentów i zaoszczędzą sporo czasu.

Inna sytuacja występuje w małych zakładach pracy. Płatnicy odprowadzający składki ubezpieczeniowe maksymalnie za 5 osób nie mają obowiązku elektronicznych rozliczeń z ZUS. Mogą zatem przesyłać dokumenty ubezpieczeniowe w formie papierowej. Część płatników rozliczających się elektronicznie do 20 stycznia 2009 r. mogła jeszcze w korespondencji z jednostkami terytorialnymi ZUS posługiwać się certyfikatami klucza publicznego, które ZUS wydawał do 2008 r. Nie wszyscy jednak zakupili bezpieczne podpisy elektroniczne. Nie oznacza to, że zatrudnieni w takich firmach pracownicy są pozbawieni możliwości otrzymywania formularza ZUS RMUA drogą elektroniczną. Wystarczy, że zakład pracy zleci rozliczanie składek instytucji rachunkowej. Jeżeli pracownik biura rachunkowego posługuje się bezpiecznym podpisem elektronicznym, to pracownik zlecającej firmy może (za swoją zgodą) otrzymywać te informacje drogą elektroniczną. Jeżeli jednak płatnik składek sam się rozlicza z ZUS na papierze, to zatrudnieni przez niego pracownicy nie mają szansy na otrzymanie druku ZUS RMUA e-mailem.

Nowelizacja ustawy systemowej z 17 października 2008 r. odnosi się również do składania dokumentów ZUS przez płatników składek rozliczających więcej niż 5 ubezpieczonych.

Od 1 stycznia 2009 r. są oni zobowiązani przesyłać do ZUS: zgłoszenia do ubezpieczeń (np. ZUS ZUA); imienne raporty miesięczne; deklaracje rozliczeniowe; inne dokumenty rozliczeniowe oraz ich korekty; używając bezpiecznego podpisu elektronicznego. Wyjątek od tej zasady dotyczy tych płatników, którzy do 20 lipca 2009 r. mogą używać certyfikatów klucza publicznego wydanych przez ZUS.

Jednak należy pamiętać, że od 21 lipca 2009 r. wszyscy płatnicy składek rozliczający się z ZUS elektronicznie będą zobowiązani (obowiązek obligatoryjny) posługiwać się bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Przechowywanie ZUS RMUA

REKLAMA

Wobec nowelizacji wspomnianych przepisów zachodzi pytanie, czy przekazywanie pracownikowi formularza ZUS RMUA w formie elektronicznej zwalnia pracodawcę z obowiązku przechowywania tych dokumentów w formie papierowej (czy dokument ten jest jednym z tych, które trzeba przechowywać przez okres 50 lat).

Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru świadczenia emerytalnego lub rentowego, przez okres 50 lat. Może się zdarzyć, że to właśnie formularz ZUS RMUA będzie dla pracownika stanowił jedyny dowód potwierdzający wysokość opłacanych za niego składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. A zatem można sądzić, że dokumenty te powinny być przechowywane również w formie papierowej. Należy jednak pamiętać, że dokumentami źródłowymi pozwalającymi ustalić wynagrodzenie i należne od niego składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe są przede wszystkim listy płac, karty wynagrodzeń i deklaracje rozliczeniowe ZUS. Podmiotom prowadzącym księgi rachunkowe wolno archiwizować listy płac wyłącznie w formie elektronicznej.

Barbara Zabieglińska

Podstawa prawna:

• ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z późn.zm.),

• ustawa z 17 października 2008 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. Nr 220, poz. 1418).

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Prawo Przedsiębiorcy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ustawa o kryptoaktywach już w 2024 roku. KNF nadzorcą rynku kryptowalut. 4,5 tys. EUR za zezwolenie na obrót walutami wirtualnymi

Od końca 2024 roku Polska wprowadzi w życie przepisy dotyczące rynku kryptowalut, które dadzą Komisji Nadzoru Finansowego (KNF) szereg nowych praw w zakresie kontroli rynku cyfrowych aktywów. Za sprawą konieczności dostosowania polskiego prawa do przegłosowanych w 2023 europejskich przepisów, firmy kryptowalutowe będą musiały raportować teraz bezpośrednio do regulatora, a ten zyskał możliwość nakładanie na nie kar grzywny. Co więcej, KNF będzie mógł zamrozić Twoje kryptowaluty albo nawet nakazać ich sprzedaż.

KAS: Nowe funkcjonalności konta organizacji w e-Urzędzie Skarbowym

Spółki, fundacje i stowarzyszenia nie muszą już upoważniać pełnomocników do składania deklaracji drogą elektroniczną, aby rozliczać się elektronicznie. Krajowa Administracja Skarbowa wprowadziła nowe funkcjonalności konta organizacji w e-US.

Sztuczna inteligencja będzie dyktować ceny?

Sztuczna inteligencja wykorzystywana jest coraz chętniej, sięgają po nią także handlowcy. Jak detaliści mogą zwiększyć zyski dzięki sztucznej inteligencji? Coraz więcej z nich wykorzystuje AI do kalkulacji cen. 

Coraz więcej firm zatrudnia freelancerów. Przedsiębiorcy opowiadają dlaczego

Czy firmy wolą teraz zatrudniać freelancerów niż pracowników na etat? Jakie są zalety takiego modelu współpracy? 

REKLAMA

Lavard - kara UOKiK na ponad 3,8 mln zł, Lord - ponad 213 tys. zł. Firmy wprowadzały w błąd konsumentów kupujących odzież

UOKiK wymierzył kary finansowe na przedsiębiorstwa odzieżowe: Polskie Sklepy Odzieżowe (Lavard) - ponad 3,8 mln zł, Lord - ponad 213 tys. zł. Konsumenci byli wprowadzani w błąd przez nieprawdziwe informacje o składzie ubrań. Zafałszowanie składu ubrań potwierdziły kontrole Inspekcji Handlowej i badania w laboratorium UOKiK.

Składka zdrowotna to parapodatek! Odkręcanie Polskiego Ładu powinno nastąpić jak najszybciej

Składka zdrowotna to parapodatek! Zmiany w składce zdrowotnej muszą nastąpić jak najszybciej. Odkręcanie Polskiego Ładu dopiero od stycznia 2025 r. nie satysfakcjonuje przedsiębiorców. Czy składka zdrowotna wróci do stanu sprzed Polskiego Ładu?

Dotacje KPO wzmocnią ofertę konkursów ABM 2024 dla przedsiębiorców

Dotacje ABM (Agencji Badań Medycznych) finansowane były dotychczas przede wszystkim z krajowych środków publicznych. W 2024 roku ulegnie to zmianie za sprawą środków z KPO. Zgodnie z zapowiedziami, już w 3 i 4 kwartale możemy spodziewać się rozszerzenia oferty dotacyjnej dla przedsiębiorstw.

"DGP": Ceneo wygrywa z Google. Sąd zakazał wyszukiwarce Google faworyzowania własnej porównywarki cenowej

Warszawski sąd zakazał wyszukiwarce Google faworyzowania własnej porównywarki cenowej. Nie wolno mu też przekierowywać ruchu do Google Shopping kosztem Ceneo ani utrudniać dostępu do polskiej porównywarki przez usuwanie prowadzących do niej wyników wyszukiwania – pisze we wtorek "Dziennik Gazeta Prawna".

REKLAMA

Drogie podróże zarządu Orlenu. Nowe "porażające" informacje

"Tylko w 2022 roku zarząd Orlenu wydał ponad pół miliona euro na loty prywatnymi samolotami" - poinformował w poniedziałek minister aktywów państwowych Borys Budka. Dodał, że w listopadzie ub.r. wdano też 400 tys. zł na wyjazd na wyścig Formuły 1 w USA.

Cable pooling - nowy model inwestycji w OZE. Warunki przyłączenia, umowa

W wyniku ostatniej nowelizacji ustawy Prawo energetyczne, która weszła w życie 1 października 2023 roku, do polskiego porządku prawnego wprowadzono długo wyczekiwane przez polską branżę energetyczną przepisy regulujące instytucję zbiorczego przyłącza, tzw. cable poolingu. Co warto wiedzieć o tej instytucji i przepisach jej dotyczących?

REKLAMA