REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Odwołanie z urlopu - zwrot kosztów

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Izabela Nowacka
Izabela Nowacka
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Kodeks pracy dopuszcza możliwość odwołania pracownika z urlopu. Pracodawca ma do tego prawo, ale pod warunkiem, że powstały okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu i obecność pracownika w zakładzie jest konieczna. Przepisy nie precyzują, o jakie okoliczności chodzi. Zatem ich ocena i decyzja o wezwaniu pracownika do pracy należy do pracodawcy.

Przyczyny uzasadniające przerwanie urlopu muszą być ważne dla firmy. Przykładowe sytuacje, w których urlopowany pracownik jest niezastąpiony, to: awaria urządzenia, choroba innego pracownika, kontrola ZUS lub urzędu skarbowego, nagłe, duże zlecenie itp.

REKLAMA

Decyzja o odwołaniu pracownika z urlopu powinna nastąpić na piśmie. Kodeks pracy nie wymaga takiej formy, to jednak lepiej zachować ją do celów dowodowych.

Pracownik nie może przeciwstawić się decyzji pracodawcy i nie wrócić do pracy. Aby nie narazić się na zarzut ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, polegającego na odmowie wykonania polecenia służbowego, a w konsekwencji na karę porządkową lub nawet dyscyplinarne zwolnienie, powinien pojawić się w pracy. Niewykorzystana w wyniku odwołania część urlopu powinna być udzielona do końca pierwszego kwartału następnego roku. Na wniosek pracownika może być udzielona po wygaśnięciu okoliczności, przez które jego obecność w firmie była niezbędna.

Jakie koszty odwołania podlegają zwrotowi

Pracownik planując urlop zazwyczaj nie zakłada, że będzie musiał wrócić do pracy i nie spędza urlopu w domu. Najczęściej odpoczywa w kraju bądź za granicą, a z tym wiąże się konieczność poniesienia wydatków na rezerwację, pobyt itp. Kodeks pracy zobowiązuje pracodawcę do pokrycia kosztów poniesionych przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Chodzi tu o sytuacje, w których pracownik dokonał wpłaty do biura podróży, hotelu, domu wczasowego czy gospodarstwa agroturystycznego, poniósł koszty przejazdu i musi zrezygnować z wakacji lub je przerwać z powodu zawiadomienia przez pracodawcę o odwołaniu z urlopu. Zatem nie wszystkie wydatki poczynione w związku z urlopem pracodawca musi zwrócić.

Do zwrotu kwalifikują się np.:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

1) opłaty za niedokończony pobyt w ośrodku wczasowym, hotelu, na kwaterze prywatnej, jeśli organizator wypoczynku lub właściciel kwatery ich nie zwraca,

2) wykupione wycieczki, z których pracownik nie skorzystał,

3) koszty podróży powrotnej z miejsca pobytu w czasie urlopu do siedziby firmy, jeżeli stanowią one dla pracownika dodatkowy wydatek - np. koszty podróży były w cenie imprezy, a pracownik skracając wyjazd musi sam zapłacić za bilet powrotny.

Jeśli okaże się, że razem z pracownikiem musi wrócić również rodzina (pracownik nie może zostawić ich na miejscu), to pracodawca ma obowiązek zapłacić także za nich.

REKLAMA

Pracownik wykupił tygodniowe wczasy na Krecie dla siebie, żony i dwojga małych dzieci. Jedno z dzieci jest niepełnosprawne. Trzeciego dnia pobytu zadzwonił pracodawca i odwołał pracownika z urlopu ze względu na awarię serwera. Bez jego naprawy firma nie mogłaby funkcjonować. Rodzina zdecydowała, że wszyscy wrócą do Polski, bo żona pracownika nie poradzi sobie sama z opieką nad dziećmi. Pracodawca musi w tej sytuacji zwrócić koszt wczasów całej rodziny, dzieląc całkowity koszt przez liczbę dni pobytu i mnożąc przez liczbę dni niewykorzystanych. Do tego dochodzi jeszcze zwrot ceny biletów lotniczych dla wszystkich członków rodziny.

Poczynione wydatki powinny być udokumentowane - potrzebne więc będą bilety komunikacji, umowy, pokwitowania, dowody wpłat itp. W przypadku niewywiązania się pracodawcy z obowiązku zwrotu kosztów pracownik może wystąpić z roszczeniem do sądu pracy.

W piśmiennictwie często prezentowany jest pogląd, że pracownikowi, który nie przedłoży rachunków związanych z kosztami odwołania go z urlopu, pracodawca powinien zwrócić koszty podróży jak w przypadku podróży służbowych.

Pracodawca nie musi rekompensować pracownikowi wszystkich wydatków, które są związane z urlopem. Obowiązek zrekompensowania dotyczy tylko tych, które bezpośrednio wiążą się z odwołaniem. Nie będzie więc dotyczył np. utraconego zarobku, jaki pracownik planował uzyskać będąc na urlopie, czy zakupów związanych z przygotowaniami do wyjazdu (sprzęt do uprawiania sportów, kamera, aparat cyfrowy, komplet biwakowy itp.).

Zwrot kosztów a przychód u pracownika

Zwrot kosztów otrzymany w związku z odwołaniem pracownika z urlopu wypoczynkowego nie jest przychodem podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

REKLAMA

Taka teza jest poparta przepisami ustawy podatkowej, zgodnie z którą wolne od podatku dochodowego są otrzymane odszkodowania, jeżeli ich wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z przepisów odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Taki zwrot jest pewną rekompensatą za utraconą możliwość wypoczynku, wyrównaniem strat, jakie pracownik poniósł w związku z rezygnacją z urlopu. Wypłata ma charakter odszkodowawczy i jest zagwarantowana przez przepisy kodeksu pracy.

Zwolnienie dotyczy jednak zwrotu wydatków w wysokości faktycznie poniesionej przez pracownika i udokumentowanej. „Pracodawca może jednak zrekompensować pracownikowi odwołanie z urlopu wypłacając mu określone świadczenie pieniężne ponad kwotę rzeczywiście poniesionych przez pracownika wydatków. Wszelkie kwoty otrzymane ponad koszty faktycznie poniesione będą jednak stanowić dla niego przychód podlegający opodatkowaniu” (pismo Pierwszego Urzędu Skarbowego w Bydgoszczy z 29 września 2006 r., PD2.2-415-35/06).

Zwrot kosztów bezpośrednio związanych z odwołaniem pracownika z urlopu jest zwolniony z opodatkowania.

Pomijając jednak wynikającą z przepisów kwestię zwolnienia i kierując się istotą i definicją przychodu podatnika, można dojść do wniosku, że omawiany zwrot kosztów nie jest przychodem. Nie powoduje bowiem przysporzenia majątkowego u pracownika. Nie został wypłacony w zamian za wykonanie jakiegoś zadania czy usługi przez pracownika w ramach umowy o pracę ani z tytułu innych działań służbowych, np. używania prywatnego sprzętu czy narzędzi na potrzeby firmy, podróży służbowej czy prania odzieży roboczej. Ponadto nie mieści się w pojęciu świadczeń pieniężnych ponoszonych za pracownika oraz innych nieodpłatnych świadczeń, o których mowa w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Taki pogląd zaprezentowała Izba Skarbowa w Rzeszowie w piśmie z 28 października 2004 r. (IS.I/24 15/196/04).

W takim rozumieniu przychodu zwrot kosztów odwołania z urlopu nie stanowi również podstawy wymiaru składek na ZUS.

Izabela Nowacka

Podstawa prawna:

• art. 167 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn.zm.),

• art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn.zm.),

• § 1 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 z późn.zm.).

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Prawo Przedsiębiorcy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Polscy wykonawcy działający na rynku niemieckim powinni znać VOB/B

VOB/B nadal jest w Niemczech często stosowanym narzędziem prawnym. Jak w pełni wykorzystać zalety tego sprawdzonego zbioru przepisów, minimalizując jednocześnie ryzyko?

BCC ostrzega: firmy muszą przyspieszyć wdrażanie KSeF. Ustawa już po pierwszym czytaniu w Sejmie

Prace legislacyjne nad ustawą wdrażającą Krajowy System e-Faktur (KSeF) wchodzą w końcową fazę. Sejm skierował projekt nowelizacji VAT do komisji finansów publicznych, która pozytywnie go zaopiniowała wraz z poprawkami.

Zakupy w sklepie stacjonarnym a reklamacja. Co może konsument?

Od wielu lat obowiązuje ustawa o prawach konsumenta. W wyniku implementowania do polskiego systemu prawa regulacji unijnej, od 1 stycznia 2023 r. wprowadzono do tej ustawy bardzo ważne, korzystne dla konsumentów rozwiązania.

Ponad 650 tys. firm skorzystało z wakacji składkowych w pierwszym półroczu

Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje, że w pierwszym półroczu 2025 r. z wakacji składkowych skorzystało 657,5 tys. przedsiębiorców. Gdzie można znaleźć informacje o uldze?

REKLAMA

Vibe coding - czy AI zredukuje koszty tworzenia oprogramowania, a programiści będą zbędni?

Kiedy pracowałem wczoraj wieczorem nad newsletterem, do szablonu potrzebowałem wołacza imienia – chciałem, żeby mail zaczynał się od “Witaj Marku”, zamiast „Witaj Marek”. W Excelu nie da się tego zrobić w prosty sposób, a na ręczne przerobienie wszystkich rekordów straciłbym długie godziny. Poprosiłem więc ChatGPT o skrypt, który zrobi to za mnie. Po trzech sekundach miałem działający kod, a wołacze przerobiłem w 20 minut. Więcej czasu zapewne zajęłoby spotkanie, na którym zleciłbym komuś to zadanie. Czy coraz więcej takich zadań nie będzie już wymagać udziału człowieka?

Wellbeing, który naprawdę działa. Arłamów Business Challenge 2025 pokazuje, jak budować silne organizacje w czasach kryzysu zaangażowania

Arłamów, 30 czerwca 2025 – „Zaangażowanie pracowników w Polsce wynosi jedynie 8%. Czas przestać mówić o benefitach i zacząć praktykować realny well-doing” – te słowa Jacka Santorskiego, psychologa biznesu i społecznego, wybrzmiały wyjątkowo mocno w trakcie tegorocznej edycji Arłamów Business Challenge.

Nie uczą się i nie pracują. Polscy NEET często są niewidzialni dla systemu

Jak pokazuje najnowszy raport Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, około 10% młodych Polaków nie uczy się ani nie pracuje. Kim są polscy NEET i dlaczego jest to realny problem społeczny?

Polska inwestycyjna zapaść – co hamuje rozwój i jak to zmienić?

Od 2015 roku stopa inwestycji w Polsce systematycznie spada. Choć może się to wydawać abstrakcyjnym wskaźnikiem makroekonomicznym, jego skutki odczuwamy wszyscy – wolniejsze tempo wzrostu gospodarczego, mniejszy przyrost zamożności, trudniejsza pogoń za Zachodem. Dlaczego tak się dzieje i czy można to odwrócić? O tym rozmawiali Szymon Glonek oraz dr Anna Szymańska z Polskiego Instytutu Ekonomicznego.

REKLAMA

Firma za granicą jako narzędzie legalnej optymalizacji podatkowej. Fakty i mity

W dzisiejszych czasach, gdy przedsiębiorcy coraz częściej stają przed koniecznością konkurowania na globalnym rynku, pojęcie optymalizacji podatkowej staje się jednym z kluczowych elementów strategii biznesowej. Wiele osób kojarzy jednak przenoszenie firmy za granicę głównie z próbą unikania podatków lub wręcz z działaniami nielegalnymi. Tymczasem, właściwie zaplanowana firma za granicą może być w pełni legalnym i etycznym narzędziem zarządzania obciążeniami fiskalnymi. W tym artykule obalimy popularne mity, przedstawimy fakty, wyjaśnimy, które rozwiązania są legalne, a które mogą być uznane za agresywną optymalizację. Odpowiemy też na kluczowe pytanie: czy polski przedsiębiorca faktycznie zyskuje, przenosząc działalność poza Polskę?

5 sprawdzonych metod pozyskiwania klientów B2B, które działają w 2025 roku

Pozyskiwanie klientów biznesowych w 2025 roku wymaga elastyczności, innowacyjności i umiejętnego łączenia tradycyjnych oraz nowoczesnych metod sprzedaży. Zmieniające się preferencje klientów, rozwój technologii i rosnące znaczenie relacji międzyludzkich sprawiają, że firmy muszą dostosować swoje strategie, aby skutecznie docierać do nowych odbiorców. Dobry prawnik zadba o zgodność strategii z przepisami prawa oraz zapewni ochronę interesów firmy. Oto pięć sprawdzonych metod, które pomogą w pozyskiwaniu klientów w obecnym roku.

REKLAMA