Jak prawidłowo wypełnić świadectwo pracy

Informacje, które powinny znaleźć się w świadectwie pracy, wymieniono w art. 97 § 2 k.p. oraz w § 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (DzU nr 60, poz. 282 ze zm.).

W świadectwie pracy podaje się, w jakim okresie pracownik był zatrudniony. Okres zatrudnienia liczy się od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia jego rozwiązania albo wygaśnięcia. Zgodnie z art. 26 k.p. stosunek pracy nawiązuje się w dniu określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy. Dopiero gdyby w umowie o pracę nie określono terminu rozpoczęcia pracy, należałoby uznać, że stosunek pracy nawiązał się w dniu zawarcia umowy.

Przykład

Umowę o pracę podpisano 20 grudnia, z datą rozpoczęcia pracy od 1 stycznia. W świadectwie pracy po słowach: „był zatrudniony w okresie od...”, należy wpisać 1 stycznia. Nie ma znaczenia, że 1 stycznia jest świętem.

W umowie o pracę jako termin rozpoczęcia pracy wpisano 1 czerwca. Ten dzień przypadał w niedzielę i pierwszym dniem roboczym był 2 czerwca. W świadectwie pracy należy wpisać, że pracownik był zatrudniony od 1 czerwca, mimo że nie był to dzień roboczy.

Tryb rozwiązania umowy

W świadectwie pracy należy podać tryb rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy (art. 97 § 2 k.p.).

W pkt 3 świadectwa pracy (wg wzoru stanowiącego załącznik do rozporządzenia) wskazuje się, czy stosunek pracy ustał w wyniku:

a) rozwiązania (tryb i podstawa prawna),

b) szczególnych przypadków rozwiązania stosunku pracy,

c) wygaśnięcia (podstawa prawna).

Przykład

Pracownik został zwolniony z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych - w świadectwie pracy należy wskazać punkt a) w trybie art. 30 § 1 pkt 3 w związku z art. 52 § 1 pkt 1 k.p. (rozwiązanie umowy o pracę przez pracodawcę bez wypowiedzenia z winy pracownika).

Umowa rozwiązała się na mocy porozumienia stron - w świadectwie pracy należy wskazać punkt a) rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron, art. 30 § 1 pkt 1 k.p.

Pracownikowi w ramach zwolnień grupowych wypowiedziano warunki pracy i płacy, pracownik odmówił przyjęcia nowych warunków i umowa o pracę rozwiązała się - w świadectwie pracy należy wskazać punkt a) rozwiązanie umowy o pracę przez pracodawcę za wypowiedzeniem, art. 30 § 1 pkt 2 k.p. w związku z art. 1 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników.

Po przejściu zakładu pracy na innego pracodawcę, pracownik rozwiązuje umowę o pracę z 7-dniowym uprzedzeniem - w świadectwie pracy należy wskazać punkt b) w trybie art. 30 § 1 pkt 2 w związku z art. 23¹§ 4 k.p. (rozwiązanie umowy o pracę przez pracownika za 7-dniowym uprzedzeniem).

Inne informacje

Często wątpliwości budzi kwalifikacja różnych okresów i miejsce ich umieszczenia w świadectwie.

Przykład

Pracownica urodziła dziecko podczas korzystania z urlopu wychowawczego. W takiej sytuacji urlop wychowawczy trwa nadal (wyjątkowo, jeżeli pracownica urodzi dziecko tuż przed końcem urlopu wychowawczego, będzie miała prawo do części urlopu macierzyńskiego). Pracownica nie ma prawa do urlopu macierzyńskiego, ale przysługuje jej zasiłek macierzyński za okres odpowiadający części urlopu macierzyńskiego, która przypada po porodzie (czyli krótszy o 2 tygodnie). Okres, przez jaki pracownica otrzymuje zasiłek macierzyński, należy w świadectwie uznać za okres urlopu wychowawczego. Jednocześnie w świadectwie pracy należy wykazać jako okres nieskładkowy okres korzystania z urlopu wychowawczego pomniejszony o okres otrzymywania zasiłku macierzyńskiego, który jest okresem składkowym.

Po zakończeniu korzystania ze zwolnienia lekarskiego pracownik nie stawił się 1 kwietnia do pracy. Pracodawca rozwiązał z nim umowę o pracę bez wypowiedzenia w trybie art. 52 § 1 pkt 1 k.p. na piśmie z 2 kwietnia, które dotarło do pracownika 10 kwietnia (wynika to ze zwrotu niedoręczonego listu). W świadectwie pracy wpisuje się: okres zatrudnienia do 10 kwietnia (wówczas umowa o pracę rozwiązała się), okres od 1 do 10 kwietnia jako okres nieusprawiedliwionej nieobecności w rubryce pkt 6 jako „informacje uzupełniające”.

Sprostowanie świadectwa pracy

Pracownik może w ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o jego sprostowanie. W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 7 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy (art. 97 § 21 k.p.). Niedotrzymanie tych terminów nie powoduje utraty możliwości sprostowania świadectwa pracy przed sądem pracy. Jeżeli pracownik bez swojej winy nie dokonał w terminie zgłoszenia wniosku do pracodawcy albo do sądu, sąd pracy na jego wniosek postanowi przywrócić termin (art. 265 k.p.). Ponadto pracodawca może z własnej woli sprostować świadectwo mimo przekroczenia terminu przez pracownika.

Sprostowanie świadectwa pracy następuje przez wydanie nowego świadectwa. Jeżeli sąd orzeknie, że pracodawca rozwiązał umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika z naruszeniem przepisów, jest on obowiązany wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy, zawierające informację o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę (art. 97 § 3 k.p.). Jednak w takiej sytuacji należy wskazać jedynie art. 30 § 1 pkt 2 k.p. Informacja o art. 97 § 3 k.p. nie polepsza sytuacji pracownika, gdyż z treści tego przepisu bezpośrednio wynika, że miało miejsce rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Żądanie wydania lub sprostowania świadectwa pracy nie jest przesłanką dochodzenia przez pracownika naprawienia szkody z tytułu niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy (wyrok SN z 13 października 2004 r., II PK 36/04, OSNP 2005/8/106). Pracownik ma zatem prawo żądać naprawienia szkody wyrządzonej w wyniku wydania błędnego świadectwa pracy także w sytuacji, gdy nie zwrócił się w kodeksowym terminie 7 dni od dnia otrzymania świadectwa o jego sprostowanie.

Ewa Drzewiecka