Kiedy pracodawca nie musi wypłacać pracownikowi wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy

Fakt, że pracownikowi zostaje udzielone bezpłatne zwolnienie od pracy, nie oznacza, że dział płac nie ma żadnych obowiązków w związku ze zwolnieniem od pracy tego pracownika. Wówczas należy wydać pracownikowi zaświadczenie określające wysokość utraconego wynagrodzenia za czas tego zwolnienia. Zaświadczenie jest podstawą do odzyskania przez pracownika przynajmniej części utraconej dniówki.

Najważniejsza adnotacja na wezwaniu

Dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy jest m.in. imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się, wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia - w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie. Oznacza to, że dowodem usprawiedliwiającym nieobecność nie jest samo wezwanie, choć już na podstawie okazania wezwania pracodawca ma obowiązek zwolnić pracownika na czas niezbędny do stawienia się przed jednym z ww. organów.

Pracodawca usprawiedliwia nieobecność dopiero po powrocie pracownika do pracy na podstawie adnotacji na wezwaniu potwierdzającej stawiennictwo przed danym organem.

Koszty zwolnienia w niektórych przypadkach ponosi pracodawca

Przepisy w kilku przypadkach przewidują obciążenie pracodawcy kosztami zwolnienia pracownika od pracy, podobnie jak ma to miejsce w przypadku tzw. urlopu okolicznościowego. Zasadą jest, że płatne zwolnienia nie dotyczą zwolnień od pracy związanych z obowiązkiem stawiennictwa w urzędach, instytucjach, sądzie itp. Wyjątkowo pracodawca będzie musiał zapłacić także za takie zwolnienie. Obowiązek ten musi jednak wynikać wprost z przepisów wewnątrzzakładowych (np. z regulaminu wynagradzania).

Niezależnie od zapisów regulaminowych pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi wynagrodzenie za czas zwolnienia od pracy, obejmujący:

• posiedzenia komisji pojednawczej, jeżeli pracownik jest stroną lub świadkiem w postępowaniu pojednawczym, lub członkiem tej komisji (art. 257 Kodeksu pracy),

• czas niezbędny do przeprowadzenia obowiązkowych badań lekarskich i szczepień ochronnych przewidzianych w przepisach o zwalczaniu chorób zakaźnych, o zwalczaniu gruźlicy oraz o zwalczaniu chorób wenerycznych,

• czas niezbędny do uczestniczenia w akcji ratowniczej i do wypoczynku koniecznego po jej zakończeniu (dotyczy pracownika będącego ratownikiem GOPR),

• czas oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania krwi (dotyczy pracownika będącego krwiodawcą), a także czas niezbędny do przeprowadzenia zaleconych przez stację krwiodawstwa okresowych badań lekarskich, jeżeli nie mogą być one wykonane w czasie wolnym od pracy.

Wynagrodzenie za czas ww. zwolnień należy obliczać na zasadach obowiązujących przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w przeciętnej wysokości oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy (§ 5 rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy).

Oznacza to, że zarówno stałe składniki ustalone w stawce miesięcznej, jak i zmienne, takie jak prowizje czy premie, ustalamy z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie. W praktyce nie ma więc potrzeby przeliczać podstawowej pensji pracownika. Otrzyma ją bowiem w takiej samej wysokości, jakby z takiego zwolnienia od pracy w ogóle nie korzystał. Natomiast trzeba będzie ewentualnie uzupełnić przysługujące pracownikowi składniki zmienne.

PRZYKŁAD

Pracownik zarabia 2900 zł miesięcznie tzw. podstawy i otrzymuje zmienne prowizje. 27 lutego br. wyszedł na 3 godziny z pracy w celu honorowego oddania krwi. W lutym otrzymał prowizję w wysokości 4030 zł. Wyliczenie jego zarobku (ze zmiennego składnika) będzie wyglądało następująco:

4030 zł : 165 godz. (prowizję dzielimy przez liczbę godzin, w czasie których pracownik ją uzyskał; 168 - 3) = 24,42 zł,

24,42 zł × 3 godz. (nieprzepracowane z powodu zwolnienia) = 73,26 zł (uzupełnienie prowizji, jakiego musi dokonać pracodawca).

Pracownik powinien więc za luty otrzymać 2900 zł stałej pensji, 4030 zł prowizji i 73,26 zł uzupełnienia prowizji.

Zaświadczenie o utraconych zarobkach

Pracodawca nie wypłaca pracownikowi wynagrodzenia, a jedynie wystawia zaświadczenie o utraconych zarobkach (jeśli przepisy wewnątrzzakładowe nie przewidują zachowania prawa do wynagrodzenia) za czas następujących zwolnień:

• w związku z wezwaniem do osobistego stawienia się przed organem właściwym w zakresie powszechnego obowiązku obrony na czas niezbędny w celu załatwienia sprawy będącej przedmiotem wezwania,

• w związku z wezwaniem do stawienia się przed organem administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sądu, prokuratury, policji albo organu prowadzącego postępowanie w sprawach o wykroczenia,

• w związku z wezwaniem do wykonywania czynności biegłego w postępowaniu administracyjnym, karnym przygotowawczym, sądowym lub przed kolegium do spraw wykroczeń (łączny wymiar zwolnień z tego tytułu nie może przekraczać 6 dni w ciągu roku kalendarzowego),

• w związku z wezwaniem w charakterze świadka lub powołania do udziału w charakterze specjalisty w postępowaniu kontrolnym prowadzonym przez Najwyższą Izbę Kontroli,

• na czas niezbędny do uczestniczenia w działaniach ratowniczych i do wypoczynku koniecznego po ich zakończeniu, a także - w wymiarze nieprzekraczającym łącznie 6 dni w ciągu roku kalendarzowego - na szkolenie pożarnicze (dotyczy członka ochotniczej straży pożarnej),

• na czas wykonywania obowiązku świadczeń osobistych (w celu zwalczania klęsk żywiołowych i udziału w akcji bezpośredniej ochrony przed powodzią).

Jak obliczyć utracone wynagrodzenie

Inaczej oblicza się wynagrodzenie utracone przez pracownika wskutek stawienia się przed danym organem (instytucją). Zgodnie z art. 85 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych należy zastosować tu wyliczenie właściwe do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Składniki zmienne naliczamy z okresu 3 miesięcy poprzedzających dzień zwolnienia od pracy, a stałe wynagrodzenie - podobnie jak przy wynagrodzeniu urlopowym przyjmujemy w wysokości obowiązującej w dniu zwolnienia od pracy.

PRZYKŁAD

Pracownik ma stałe wynagrodzenie (minimalne) i co miesiąc otrzymuje regulaminowe, zmienne premie (które za grudzień 2007, styczeń 2008, luty 2008 wyniosły odpowiednio: 670 zł, 420 zł i 800 zł. 5 marca pracownik stawił się na wezwanie prokuratury (na cały dzień).

Obliczenie utraconego zarobku pracownika wygląda następująco:

• ze składnika stałego:

• - miesięczną stawkę wynagrodzenia należy podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w miesiącu, w którym wystąpiła nieobecność w pracy (1126 zł : 160 godz. = 7,04 zł),

• - otrzymaną kwotę trzeba pomnożyć przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy (7,04 zł × 8 godz. = 56,32 zł),

• ze składnika zmiennego:

• - należy zliczyć sumę osiągniętych przez pracownika premii w okresie 3 miesięcy przed miesiącem korzystania ze zwolnienia (670 zł + 420 zł + 800 zł = 1890 zł),

• -kwotę uzyskaną w ww. sposób trzeba podzielić przez liczbę miesięcy, w czasie których została „zarobiona” (1890 zł : 3 = = 630 zł),

• -tak uzyskaną przeciętną miesięczną premię należy podzielić przez liczbę godzin do przepracowania w marcu br. (630 zł : 160 godz. = 3,94 zł),

• -uzyskaną przeciętną wartość premii na godzinę trzeba pomnożyć przez liczbę godzin zwolnienia (3,94 zł × 8 godz. = = 31,52 zł),

• łącznie utracone wynagrodzenie pracownika za ten dzień wynosi: 56,32 zł + 31,52 zł = = 87,84 zł i taką kwotę należy wykazać na zaświadczeniu o utraconych zarobkach.

Zaświadczenie o utraconych zarobkach, oprócz wskazania tych zarobków, musi zawierać:

• wskazanie pracodawcy,

• wskazanie pracownika,

• informację o tym, że pracownikowi nie przysługuje, na mocy przepisów wewnątrzzakładowych prawo do wynagrodzenia za okres takiego zwolnienia od pracy.

Na str. 36 zamieszczamy wzór zaświadczenia o utraconych zarobkach. Dostępne jest ono też w wersji elektronicznej na stronie www.mp.infor.pl w zakładce formularze, dokumenty, wzory.

Rekompensata nie znaczy równowartość

Pracownik, któremu pracodawca wystawił zaświadczenie o utraconych zarobkach, może ubiegać się od organu/instytucji, który go wezwał, rekompensaty. Rekompensata może maksymalnie być równa utraconemu wynagrodzeniu za pracę. Nie może być jednak wyższa niż maksymalny zwrot za dzienny zarobek wynikający z ustawy budżetowej. W 2008 r. maksymalny dzienny zwrot utraconego wynagrodzenia wynosi 81,26 zł.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

PRZYKŁAD

Prezes spółki zarabia 20 000 zł miesięcznie (wyłącznie stała pensja). Jego dniówka w marcu 2008 r. wyniesie więc 1000 zł (w marcu jest 20 dni roboczych). 4 marca został wezwany do stawiennictwa w komendzie policji i w prokuraturze. Maksymalna kwota zwrotu, jaką otrzyma za zwolnienie w związku z koniecznością złożenia zeznań przed tymi organami wynosi 81,26 zł. Prezes będzie więc stratny 918,74 zł.

Oprócz zwrotu (do limitu) utraconego wynagrodzenia pracownikowi przysługuje także zwrot kosztów podróży (np. w związku z koniecznością złożenia zeznań przed sądem w innym mieście) i ewentualny zwrot kosztów noclegu. Zwrotu tych należności dokonuje się na zasadach przyjętych dla krajowych podróży służbowych pracowników sfery budżetowej.

Zwrot wydatków i utraconego zarobku lub dochodu, wynagrodzenia i kosztów podróży sąd przyznaje na wniosek świadka (pracownika) złożony na piśmie lub ustnie do protokołu rozprawy. Wniosek o przyznanie tych należności składa się nie później niż w ciągu 3 dni po złożeniu zeznań, a jeżeli czynności te były podejmowane na rozprawie - najpóźniej w ciągu 3 dni po rozprawie. Osoby, które nie zgłosiły żądania w tym terminie, tracą prawo do przyznania im tych należności.

Pracownik będący stroną sporu

Rekompensata utraconego zarobku od sądu nie przysługuje pracownikowi stawiającemu się na rozprawie w charakterze strony postępowania sądowego, a nie świadka. W takim przypadku pracownik będzie mógł domagać się rekompensaty utraconego zarobku tylko wtedy, gdy wygra sprawę. Utracony zarobek oraz inne koszty (np. podróży na rozprawę) zwróci pracownikowi w takiej sytuacji nie sąd, lecz druga (przegrana) strona sporu sądowego.

Bez wynagrodzenia i bez zaświadczenia

Przepisy rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy w stosunku do niektórych zwolnień nie przewidują ani konieczności wypłacenia za ich okres wynagrodzenia, ani wystawienia zaświadczenia o utraconych zarobkach. Dotyczy to zwolnień pracowników w celu przeprowadzenia zajęć dydaktycznych w szkole zawodowej, w szkole wyższej, w placówce naukowej albo w jednostce badawczo-rozwojowej.

Ustawodawca nie przewidział także dla pracodawcy obowiązku wystawienia zaświadczenia o utraconych zarobkach oraz wypłaty wynagrodzenia pracownikowi będącemu członkiem doraźnym Państwowej Komisji Badania Wypadków Kolejowych, zwolnionemu od pracy na czas wyznaczenia go do udziału w postępowaniu. Jest on wynagradzany na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej zgodnie z przepisami o transporcie kolejowym.

Pytania i odpowiedzi

(?) Nasz pracownik jest stroną w dwóch procesach cywilnych. W związku z tym już kilkakrotnie udzielaliśmy mu zwolnień na stawiennictwo na rozprawach. Czy muszę mu za każdym razem wystawiać zaświadczenie o utraconych zarobkach, skoro, ponieważ nie jest świadkiem, i tak nie otrzymuje rekompensaty od sądu?

Mają Państwo obowiązek wystawiania pracownikowi zaświadczenia o utraconych zarobkach. Jeżeli pracownik wygra sprawy przed sądem, będzie mógł od stron przegranych dochodzić m.in. zwrotu utraconych zarobków. Wystawiane przez Państwa zaświadczenia stanowią ich dokumentację.

(?) Pracownik zatrudniony w jednym z oddziałów naszej firmy usprawiedliwił swoją nieobecność 3 marca br. wezwaniem (z potwierdzeniem stawiennictwa) z Wojskowej Komendy Uzupełnień. Nie prosił nas jednak o wystawienie zaświadczenia o utraconych zarobkach. Czy nie mając wniosku pracownika musimy mu takie zaświadczenie wystawić?

Mają Państwo obowiązek wystawienia zaświadczenia o utraconych zarobkach bez względu na to, czy pracownik o takie zaświadczenie prosi czy nie. Przepis jednoznacznie stwierdza, że pracodawca wystawia zaświadczenie o utraconych zarobkach w razie skorzystania przez pracownika z określonych zwolnień. Oznacza to, że jedyną przesłanką powstania obowiązku pracodawcy wystawienia tego dokumentu jest fakt wykorzystania przez pracownika takiego zwolnienia i nie jest tu konieczny wniosek pracownika.

(?) Jaką maksymalną rekompensatę otrzyma pracownik stawiający się w sądzie w charakterze świadka na początku roku, gdy jeszcze nie uchwalono ustawy budżetowej na dany rok?

W takiej sytuacji maksymalny limit rekompensaty za utracony zarobek stanowi 4,6% kwoty bazowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe w roku ubiegłym (kwota bazowa wskazana jest w ustawie budżetowej na ubiegły rok).

• § 5-16 ust. 2 rozporządzenia z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (DzU nr 60, poz. 281 ze zm.),

• art. 85, art. 86, art. 92 ustawy z 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (DzU nr 167, poz. 1398 ze zm.),

• art. 98 Kodeksu postępowania cywilnego,

• § 5, § 12 rozporządzenia z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (DzU nr 62, poz. 289 ze zm.),

• § 1-2 rozporządzenia z 4 lipca 1990 r. w sprawie wysokości należności świadków i stron w postępowaniu sądowym (DzU nr 48, poz. 284 ze zm.),

• art. 15 ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy budżetowej na rok 2008 z 23 stycznia 2008 r. (DzU nr 19, poz. 117),

• art. 199-210 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DzU nr 153, poz. 1270 ze zm.),

• § 15-17 rozporządzenia z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm.),

• art. 257 Kodeksu pracy.

Arkadiusz Mika

specjalista w zakresie prawa pracy