Jak nakładać na pracowników kary porządkowe

Kwestie stosowania wobec pracowników kar porządkowych, jak również możliwości odwołania pracowników od otrzymanych kar szczegółowo regulują przepisy Kodeksu pracy, które nie mogą być zmieniane na niekorzyść pracownika w drodze postanowień umów o pracę bądź uregulowań wewnątrzzakładowych.

1. Kto wymierza karę

Osobą wyłącznie uprawnioną do stosowania wobec pracowników kar porządkowych jest pracodawca. To on każdorazowo musi podjąć decyzję o tym, czy określone zachowanie pracownika będzie ukarane, jak również jakiego rodzaju karę wymierzyć pracownikowi. Nie ma jednak przeszkód, aby w związku ze strukturą organizacyjną zakładu pracy pracodawca upoważnił do stosowania kar porządkowych np. kierowników wydzielonych terenowych jednostek organizacyjnych zakładu. Kwestia ta albo powinna być uregulowana w przepisach wewnątrzzakładowych, albo pracodawca może indywidualnie upoważnić określone osoby do stosowania wobec pracowników kar porządkowych na tej samej zasadzie, jak upoważnia ich np. do zawierania w jego imieniu umów o pracę.

2. Za co pracodawca może karać

Zastosowanie wobec pracownika kary porządkowej może nastąpić w sytuacji dopuszczenia się przez pracownika zachowania naruszającego jego obowiązki wynikające z faktu pozostawania w stosunku pracy. Pracownik może być pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej w 2 przypadkach. Po pierwsze, naruszenia obowiązującej w danym zakładzie organizacji i porządku pracy oraz, po drugie, naruszenia przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych.

Naruszenie obowiązującej w zakładzie organizacji i porządku pracy może przykładowo polegać na:

• niestosowaniu się pracownika do ustalonych w zakładzie godzin pracy (spóźnienia do pracy, opuszczanie stanowiska pracy przed zakończeniem ustalonego czasu pracy),

• niepowiadamianiu pracodawcy w ustalonym terminie o przyczynie nieobecności w pracy lub nieusprawiedliwianiu tej nieobecności,

• samowolnym opuszczaniu stanowiska pracy lub zakładu pracy bez informowania przełożonych o przyczynie takiego zachowania,

• załatwianiu w czasie pracy spraw prywatnych bez uprzedniego zezwolenia pracodawcy,

• szeroko rozumianym marnotrawieniu czasu pracy przeznaczonego na wykonywanie obowiązków służbowych (np. rozmowy towarzyskie w godzinach pracy, korzystanie z internetu, poczty elektronicznej, telefonu służbowego niezwiązane z pracą),

• zastraszaniu, poniżaniu lub innych przejawach stosowania mobbingu między pracownikami,

• spożywaniu alkoholu w pracy lub stawieniu się w zakładzie pracy w stanie nietrzeźwości.

Nieprzestrzeganie przez pracowników przepisów zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych zostało odrębnie wyróżnione jako podstawa stosowania wobec pracowników kar porządkowych. Wynika to z faktu szerokiej odpowiedzialności pracodawcy za stan bhp w zakładzie pracy oraz konieczności maksymalnego zabezpieczenia zdrowia i życia pracowników wykonujących pracę. Tolerowanie przez pracodawcę nieprzestrzegania przez pracowników przepisów i zasad bhp i ppoż. może w konsekwencji doprowadzić do wypadku w zakładzie, za który odpowiedzialność będzie ponosił pracodawca lub inna osoba nadzorująca pracowników. Dlatego należy uznać, że stosowanie w tych przypadkach kar porządkowych wobec pracowników jest szczególnie uzasadnione dla zapewnienia w zakładzie bezpiecznego wykonywania pracy. Zachowania pracowników uzasadniające odpowiedzialność porządkową w tym zakresie mogą polegać na:

• niestosowaniu środków ochrony indywidualnej przydzielonych im do pracy na danym stanowisku (ochronników słuchu, okularów ochronnych, szelek bezpieczeństwa itp.),

• niestosowaniu odzieży i obuwia roboczego, w które zostali wyposażeni,

• umyślnym zwiększaniu zagrożenia przy pracy na określonym stanowisku (demontowanie osłon ruchomych elementów maszyn, blokowanie wyłączników lub innych systemów bezpieczeństwa itp.).

3. Rodzaje kar

Pracodawca w ramach odpowiedzialności porządkowej może zastosować wobec pracownika wyłącznie jedną z kar przewidzianych w Kodeksie pracy, tj. karę:

• upomnienia,

• nagany,

• pieniężną.

Karę niemajątkową (upomnienia, nagany) pracodawca może zastosować za każde naruszenie przez pracownika jego obowiązków wynikających ze stosunku pracy. Kara pieniężna może być natomiast stosowana wyłącznie w przypadku naruszenia przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia, stawienia się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywania alkoholu w czasie pracy.

Niedopuszczalne jest stosowanie wobec pracowników innych niż wymienione kar porządkowych, np. kary pozbawienia premii, kary przeniesienia na inne stanowisko.

Zagrożenie

Zastosowanie wobec pracownika innej kary porządkowej niż kara upomnienia, nagany lub pieniężna stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone grzywną w wysokości od 1000 do 30 000 zł (art. 281 pkt 4 Kodeksu pracy).

Wybór rodzaju kary, jaka ma być zastosowana wobec pracownika, należy do swobodnego uznania pracodawcy. To on na podstawie stopnia i rodzaju naruszenia przez pracownika obowiązków służbowych decyduje, jaką w konkretnym przypadku zastosować karę.

Nie ma konieczności, aby pierwszą z zastosowanych wobec pracownika kar było upomnienie. Pracodawca może za ciężkie przewinienie pracownika zastosować wobec niego od razu karę nagany.

4. Procedura stosowania kar

Stosowanie przez pracodawcę kary porządkowej musi przebiegać przy uwzględnieniu odpowiedniej procedury przewidzianej w Kodeksie pracy.

4.1. Zachowaj termin

Stosowanie przez pracodawcę kar porządkowych jest ograniczone 2 terminami. Kara porządkowa nie może być bowiem zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i nie może być nałożona po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Terminy te są ostateczne i nie mogą być przedłużane i przywracane.

Upływ któregokolwiek z nich odbiera pracodawcy możliwość ukarania pracownika za określone naruszenie obowiązków służbowych.

PRZYKŁAD

Pracownik spożywał alkohol w pracy 5 listopada 2007 r. W tym okresie pracodawca przebywał poza granicami kraju i nie upoważnił żadnej osoby w zakładzie do działania w jego imieniu w sprawach z zakresu prawa pracy. Pracodawca wrócił do zakładu 8 lutego 2008 r. Nie może on już zatem nałożyć na pracownika kary porządkowej, mimo że dopiero w tym dniu dowiedział się o nagannym zachowaniu pracownika. Upływ 3-miesięcznego terminu od dnia dopuszczenia się przez pracownika przewinienia ostatecznie pozbawił pracodawcę prawa do nałożenia na pracownika odpowiedniej kary.

4.2. Wysłuchaj pracownika

Przed zastosowaniem kary porządkowej pracodawca musi wysłuchać pracownika w zakresie okoliczności naruszenia jego obowiązków. Takie wysłuchanie może nastąpić zarówno w formie ustnej, jak i pisemnego wyjaśnienia.

Do celów dowodowych fakt wysłuchania pracownika w tym zakresie warto jednak potwierdzić na piśmie.

4.3. Powiadom pracownika na piśmie o zastosowanej karze

Zastosowanie kary polega na przedstawieniu pracownikowi w tym zakresie pisemnej informacji, w której pracodawca jest zobowiązany podać 3 obligatoryjne elementy, tj.:

• rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych,

• datę dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia,

• informację o prawie zgłoszenia w terminie 7 dni sprzeciwu od nałożonej kary.

5. Procedura odwoławcza

Pracownikowi przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu od zastosowanej wobec niego kary porządkowej w terminie 7 dni od zawiadomienia go o ukaraniu. Niezachowanie tego terminu przez pracownika pozbawia go możliwości wniesienia sprzeciwu i pracodawca może pozostawić taki spóźniony sprzeciw bez rozpoznania.

Jeżeli pracownik wniesie sprzeciw w odpowiednim terminie, pracodawca ma 14 dni na podjęcie decyzji o uwzględnieniu lub odrzuceniu tego sprzeciwu. Przed podjęciem tej decyzji ma obowiązek rozpatrzyć stanowisko reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, jeżeli taka działa w zakładzie i pracownik do niej należy lub zgodziła się ona reprezentować pracownika, mimo że nie jest on w niej zrzeszony.

W przypadku odrzucenia sprzeciwu pracownik ma 14 dni od dnia zawiadomienia go o tym na wystąpienie do sądu pracy z powództwem o uchylenie zastosowanej wobec niego kary porządkowej.

6. Odpis kary w aktach

Odpis zawiadomienia o ukaraniu wkłada się do części B akt osobowych pracownika. Taki odpis z akt osobowych pracodawca ma obowiązek usunąć po roku nienagannej pracy pracownika. Po tym okresie zastosowaną karę uznaje się za niebyłą.

Rok nienagannej pracy należy rozumieć jako rok, w którym pracownik nie został ponownie ukarany karą porządkową. Zatarcie kary może jednak nastąpić wcześniej, jeśli pracodawca z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej uzna karę pracownika za niebyłą, a jej odpis usunie z jego akt osobowych.

WAŻNE!

Odpis zawiadomienia o ukaraniu pracownika zamieszcza się w części B jego akt osobowych.

7. Pytania i odpowiedzi

(?) Kierownik działu logistyki w firmie wysłał do pracodawcy wniosek o ukaranie jednego z pracowników tej jednostki karą porządkową za przewinienie, którego pracownik ten dopuścił się 2 miesiące wcześniej. Kierownik tego działu nie ma prawa nakładania na pracowników kar porządkowych, lecz ma obowiązek niezwłocznego zawiadomienia pracodawcy o sytuacji uzasadniającej ukaranie pracownika. Czy w takiej sytuacji pracodawca będzie mógł zastosować karę porządkową? Czy 2-tygodniowy termin do ukarania należy w takim przypadku liczyć od dnia, kiedy kierownik dowiedział się o naruszeniu obowiązków przez pracownika, czy od dnia, kiedy pracodawca otrzymał informację o przewinieniu pracownika?

Pracodawca będzie mógł ukarać pracownika karą porządkową. Jeżeli prawo stosowania kar porządkowych przysługuje jedynie pracodawcy, to 2-tygodniowy termin od dowiedzenia się o przewinieniu pracownika powinien być w takim przypadku liczony od dnia wpływu do pracodawcy wniosku od kierownika. Fakt tak długiego zwlekania przez kierownika z wysłaniem stosownego wniosku może być podstawą dla pracodawcy do zastosowania kary porządkowej wobec kierownika.

(?) Czy zastosowanie wobec pracownika kary porządkowej uniemożliwia pracodawcy wypowiedzenie temu pracownikowi umowy z przyczyny tego samego naruszenia obowiązków, za które ukarano go wcześniej karą porządkową?

Zastosowanie wobec pracownika kary porządkowej nie wyłącza prawa pracodawcy do wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę z tej samej przyczyny. Pracodawca może bowiem zastosować wobec pracownika karę porządkową, a później dojść do przekonania, że jednak chce w związku z dopuszczeniem się przez pracownika określonego zachowania wypowiedzieć czy nawet rozwiązać bez wypowiedzenia (dyscyplinarnie) z nim umowę o pracę.

(?) Czy zawiadomienie pracownika o odrzuceniu sprzeciwu od zastosowanej kary porządkowej musi zawierać pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie wniesienia odwołania do sądu pracy?

Zawiadomienie o odrzuceniu sprzeciwu pracownika od nałożonej kary porządkowej nie musi zawierać pouczenia o przysługującej pracownikowi możliwości odwołania do sądu pracy. Jedynie stosując karę porządkową pracodawca jest zobowiązany pouczyć pracownika o prawie wniesienia sprzeciwu od zastosowanej wobec niego kary.

• art. 108-113 Kodeksu pracy,

• § 6 ust. 2 pkt 2 lit. g rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).

Aleksander P. Kuźniar

specjalista w zakresie prawa pracy

Orzecznictwo uzupełniające:

• Odmowa przyjęcia pisma, o którym pracownik wie, że zawiera informację o ukaraniu, jest równoznaczna z zawiadomieniem o zastosowaniu kary porządkowej w rozumieniu art. 110 i 112 k.p. (Wyrok Sądu Najwyższego z 29 czerwca 2000 r., I PKN 716/99, OSNP 2002/1/10)

• Obowiązek zachowania formy pisemnej dotyczy tylko zawiadomienia pracownika o udzieleniu kary porządkowej, a nie jej nałożenia. (Wyrok Sądu Najwyższego z 21 maja 1999 r., I PKN 70/99, OSNP 2000/15/583)

• Nie narusza art. 109 § 2 k.p. wysłuchanie pracownika przez inną wyznaczoną do tego osobę niż uprawniona do wymierzenia kary porządkowej. (Wyrok Sądu Najwyższego z 9 kwietnia 1998 r., I PKN 45/98, OSNP 1999/8/273)