REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jakiej ochronie podlegają dane osobowe pracowników

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Marek Rotkiewicz
Prawnik specjalizujący się w prawie pracy. Autor i współautor około 60 książek z tego zakresu, w tym kilku komentarzy oraz autor ponad 4000 artykułów. Wykładowca na licznych szkoleniach (przeprowadzonych ponad 6000 godzin szkoleniowych).
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Ponieważ pracodawca ma dostęp do danych osobowych pracowników, jest zobowiązany je chronić. Musi przy tym pamiętać o ich właściwym pozyskiwaniu, tj. o zamkniętym katalogu informacji, jakich może domagać się od osoby ubiegającej się o zatrudnienie albo od pracownika, oraz o tym, jakich danych może zasięgnąć o pracowniku z innych źródeł.


W trakcie zatrudnienia, a nawet jeszcze przed jego nawiązaniem, pracodawca wchodzi w posiadanie dużej ilości informacji o pracowniku lub kandydacie do pracy. Informacje te są przeznaczone tylko dla niego. Pracodawca musi zatem prawidłowo przechowywać te informacje w taki sposób, by ograniczyć możliwość dostępu do nich osobom trzecim.

REKLAMA


(?) Po przeprowadzonej rekrutacji zostaje mi wiele dokumentów (cv, listy motywacyjne, kopie dyplomów itp.) osób, które ubiegały się o zatrudnienie, a go nie uzyskały. Czy mogę te dokumenty zachować (tworząc bazę danych na potrzeby kolejnych naborów), czy muszę je zniszczyć?


Zachowanie tych dokumentów jest możliwe, jeżeli uzyska Pan na to zgodę osób, które złożyły te dokumenty. Zgoda taka może zostać zawarta w treści klauzuli zezwalającej na przetwarzanie danych osobowych podczas procesu rekrutacji (kandydat może wyrazić zgodę również na przetwarzanie tych danych w przyszłości, jeżeli nie zmieni się cel ich przetwarzania).


W innych przypadkach konieczny jest zwrot dokumentów osobom je składającym bądź ich zniszczenie (łącznie z usunięciem z nośników elektronicznych). Jest to związane z celowością przetwarzania danych osobowych, ponieważ ich zbieranie i przetwarzanie jest dokonywane w określonym celu. Zakończenie procesu rekrutacji w sytuacji, gdy kandydaci odpowiadali na konkretną ofertę zatrudnienia, powoduje, że nie ma podstaw przetrzymywania tych dokumentów.


(?) Prowadzę kilka sklepów i chciałbym od zatrudnionych tam kasjerów uzyskiwać zaświadczenia o niekaralności (podczas zatrudniania i potem raz w roku). Czy mogę ich zobowiązać do przedstawiania mi tego dokumentu?

Dalszy ciąg materiału pod wideo


Nie może Pan żądać od kasjerów przedstawiania zaświadczenia o niekaralności. Nałożenie na pracowników takiego obowiązku musi znaleźć uzasadnienie w wyraźnym przepisie ustawowym. Z żadnych przepisów nie wynika, by na stanowisku kasjera mogły być zatrudnione tylko osoby niekarane. Wyjątkiem są kasjerzy wykonujący czynności kantorowe (wymiana walut).


Przepisy wymieniają zakres danych osobowych, których podania pracodawca może domagać się od kandydata do pracy i pracownika. Zasadą jest, że od kandydata do pracy można domagać się jedynie podania następujących danych osobowych (na żądanie także udokumentowanych):

• imienia i nazwiska,

• imion rodziców,

• daty urodzenia,

• adresu miejsca zamieszkania (oraz innego adresu do korespondencji),

• wykształcenia,

• przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.


Podania dodatkowych danych (oraz ich udokumentowania) można żądać dopiero od pracownika, czyli osoby już zatrudnionej. Mogą to być:

• dane, których podanie jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych prawem, takich jak np. imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci pracownika,

• numeru PESEL pracownika.


Podania innych, niż wyżej wskazane, danych pracodawca może żądać w przypadku, gdy wynika to z odrębnych przepisów, co odnosi się m.in. do zaświadczenia o niekaralności. Domagać się takiego dokumentu od kandydata do pracy oraz od pracownika można wówczas, gdy przepisy nie dopuszczają do wykonywania określonych prac osób, które były prawomocnie skazane. Udokumentowanie tego faktu powinno być ograniczone do zakresu przestępstw, jakie dany przepis wskazuje (np. zakaz zajmowania stanowiska dyrektora placówki opiekuńczo-wychowawczej przez osobę, która została prawomocnie skazana za przestępstwo popełnione z użyciem przemocy).


Prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zostały zgromadzone w Krajowym Rejestrze Karnym, przysługuje pracodawcom w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej. Wynika z tego, że z wnioskiem o wydanie zaświadczenia o niekaralności może w takich sytuacjach wystąpić nie tylko pracownik, ale bezpośrednio pracodawca.


(?) Zatrudniam kilkadziesiąt osób. Jedna osoba zajmuje się kadrami; prowadzenie spraw płacowych i księgowości zlecam firmie zewnętrznej. Zarówno kadrowa, jak i pracownicy firmy księgowej muszą mieć dostęp do wielu informacji o pracownikach. Czy powinienem uzyskać zgodę każdego pracownika na udostępnianie tym osobom ich danych osobowych? Czy pracownik na żądanie jest uprawniony do wglądu do swojej teczki osobowej?


Nie musi Pan uzyskiwać zgody pracowników na udostępnianie tym osobom ich danych osobowych, gdyż dysponują oni nimi jedynie do celów związanych z wykonywaniem obowiązków pracodawcy wynikających ze stosunku pracy. Wskazane osoby będą działać w Pana imieniu. Pracodawca może bowiem wyznaczyć osoby do dokonywania w jego imieniu czynności z zakresu prawa pracy. Dotyczy to również podmiotów zewnętrznych (biuro rachunkowe).


Zagrożenie

Pracodawca nie może odmówić pracownikowi dostępu do danych zawartych w jego aktach osobowych.


Zawarte tam informacje mogą być niezbędne chociażby ze względu na dochodzenie roszczeń wynikających ze stosunku pracy. Dokumentację tę pracodawca powinien przedstawić pracownikowi na każde jego żądanie.


(?) Zobowiązuję wszystkich pracowników w umowach o pracę do nieujawniania informacji o wysokości zarobków i ewentualnie innych (szczególnych) warunków zatrudnienia. Czy pracownik, który podczas spotkania firmowego rozmawiał ze współpracownikami o tych sprawach, może być zwolniony (czy złamanie tego zakazu może być podstawą wypowiedzenia umowy o pracę)?


Ujawnienie informacji o zarobkach czy warunkach zatrudnienia innym pracownikom nie może być podstawą zwolnienia z pracy tej osoby. Całkowite uniemożliwienie uzyskiwania przez pracowników informacji o zarobkach innych osób uniemożliwia im przeciwdziałanie występowaniu dyskryminacji w zatrudnieniu.


Zakaz ujawniania danych o warunkach zatrudnienia pracodawca i pracownik ustanowili w umowie o pracę. Nie mamy tutaj jednak do czynienia z nieważnością takiego zapisu. Podstawą wprowadzenia takiej klauzuli nie może być bowiem zakaz rozmów o wynagrodzeniu wewnątrz firmy, ale niedopuszczalność ujawniania tych danych „na zewnątrz”. Jest to związane z zakazem ujawniania przez pracowników danych stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, czyli nieujawnionych do wiadomości publicznej informacji technicznych, technologicznych, organizacyjnych przedsiębiorstwa lub innych informacji posiadających wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności. Szczegółowe warunki zatrudnienia pracowników należy uznać za informacje mające wartość gospodarczą. W konsekwencji, ujawnienie współpracownikom danych o warunkach zatrudnienia nie może spowodować wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę.


Zagrożenie

Zapisu w umowie o pracę dotyczącego zakazu ujawniania wynagrodzenia i innych warunków zatrudnienia nie można wprowadzić tylko po to, by współpracownicy nie znali warunków zatrudnienia innych osób.


Sankcje za rozmowy o wynagrodzeniu miałyby bowiem na celu przede wszystkim ograniczenie lub zamknięcie pracownikom możliwości dochodzenia od pracodawcy niedyskryminowania ich w zakresie wynagradzania. Żaden z nich nie wiedziałby o płacy drugiego pracownika, wobec czego nie byłby w stanie stwierdzić, czy jest dyskryminowany.


Za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu uważa się różne traktowanie przez pracodawcę pracowników, którego skutkiem jest m.in. niekorzystne ukształtowanie wynagrodzenia za pracę lub innych warunków zatrudnienia albo pominięcie przy awansowaniu lub przyznawaniu innych świadczeń związanych z pracą.


(?) Chciałbym przy rekrutacji korzystać z wariografu. Czy za zgodą kandydatów do pracy mogę to zrobić? Jakie informacje mogą być w ten sposób uzyskiwane?


Badanie za pomocą wariografu może być dopuszczalne wyłącznie za zgodą zatrudnianej osoby lub kandydata do pracy. Problematyczna jest sprawa szczegółowości zgody. Badana osoba musi zostać zapoznana z konkretnym zakresem planowanego badania, tematyki, której ma dotyczyć, ale także z celem przeprowadzenia badania, podstawą prawną „dopytywania się” o określone zagadnienia.


Przetwarzanie danych dotyczących osób zatrudnionych jest dozwolone pod warunkiem, że pozostaje w związku z zatrudnieniem. Pracodawca może zatem gromadzić tylko te dane pracownika, do posiadania których jest upoważniony przez przepisy (co może np. obejmować także stosunek pracownika do powierzanych mu zadań, odpowiedzialność itp.).


WAŻNE!

Użycie wariografu musi się ograniczyć tylko do kwestii związanych bezpośrednio z zatrudnieniem.


Niedopuszczalne byłoby np. uzyskiwanie przez pracodawcę tą drogą informacji o stosunkach rodzinnych pracownika, jego przekonaniach politycznych, religijnych itp.

• art. 31, art. 9, art. 183a-183e, art. 221 Kodeksu pracy,

• art. 23, art. 27 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.),

• art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (DzU nr 50, poz. 580 ze zm.),

• art. 87a ustawy z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (DzU nr 64, poz. 593 ze zm.),

• art. 12, art. 13 ust. 1 ustawy z 27 lipca 2002 r. - Prawo dewizowe (DzU nr 141, poz. 1178 ze zm.),

• art. 11 ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (DzU z 2003 r. nr 153, poz. 1503 ze zm.).

Marek Rotkiewicz

specjalista ds. zatrudnienia

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Reputacja przedsiębiorcy to jedno z kluczowych aktywów firmy. Tak uważa coraz więcej właścicieli firm w Polsce

Firmy w Polsce coraz częściej traktują reputację jako kapitał, który warto chronić, nawet kosztem wyników finansowych. To po części efekt walki stereotypu przedsiębiorcy, który chce osiągać zyski za wszelką cenę. Jest on wciąż głęboko zakorzeniony w świadomości społecznej.

Sztuczna inteligencja. McKinsey: Tylko 1 proc. menedżerów określa wdrożenia AI w swoich organizacjach jako dojrzałe

Choć zastosowanie gen-AI w 2024 r. znacząco wzrosło, a 78 proc. respondentów deklarowało w ub.r. użycie co najmniej jednej funkcji biznesowej tego rozwiązania w porównaniu do 55 proc. rok wcześniej, to jedynie 1 proc. menedżerów określa wdrożenie AI w ich w organizacjach jako dojrzałe.

Obligacje korporacyjne: wciąż wysoki popyt u inwestorów

W pierwszym kwartale tego roku emitenci przeprowadzili cztery publiczne emisje obligacji korporacyjnych o wartości 286,5 mln zł. Popyt inwestorów ponownie przekroczył wartość emisji i wyniósł 747 mln zł, a średni poziom redukcji dla emisji sięgnął 44 proc.

Przedsiębiorcy na całym świecie już nie patrzą w przyszłość optymistycznie

Spada poziom optymizmu przedsiębiorców na świecie. Powodem niepewność i nieprzewidywalność w globalnym handlu i wysokie stopy procentowe, tak wynika z przeprowadzonego przez Dun & Bradstreet badania na próbie ponad 10 tys. przedsiębiorców.

REKLAMA

Wystawianie faktur przez freelancerów w 2025 r. Zasady, narzędzia, terminy, opłaty, najczęstsze błędy przy wystawianiu faktur

Praca freelancera daje dużą swobodę – pozwala samodzielnie zarządzać czasem, projektami i klientami. Z tą niezależnością wiąże się jednak także odpowiedzialność za kwestie formalne, takie jak wystawianie faktur. Kto może wystawiać faktury jako freelancer? Co powinno znaleźć się na fakturze? Jakie są najczęstsze błędy?

Susza rolnicza może w tym roku być wcześniej

Instytut Meteorologii i Gospodarki Wodnej prognozuje, że susza rolnicza może w tym roku rozwinąć się wcześniej. W raporcie podał także, ze prognozy dotyczące opadów są optymistyczne.

Jak założyć spółkę z o.o. z aktem notarialnym?

Umowa spółki z o.o. w formie aktu notarialnego jest konieczna, gdy wspólnicy zamierzają wprowadzić do umowy postanowienia, których dodanie nie jest możliwe w przypadku spółki z o.o. zakładanej przez S24. Dotyczy to m.in. sytuacji, w których wspólnicy zamierzają wnieść wkłady niepieniężne, wprowadzić obowiązek powtarzających się świadczeń niepieniężnych, zmienić zasady głosowania w spółce, uprzywilejować udziały co do głosu, czy do dywidendy.

W jaki sposób hakerzy wykorzystują e-maile do ataków? Mają swoje sposoby

Najpopularniejszą formą cyberataku jest obecnie phishing. Fałszywe wiadomości są coraz trudniejsze do wykrycia, bo cyberprzestępcy doskonale się wyspecjalizowali. Jak rozpoznać niebzepieczną wiadomość? Jak chronić swoją firmę przed cyberatakami?

REKLAMA

Co nowego dla firm biotechnologicznych w Polsce? [WYWIAD]

Na co powinny przygotować się firmy z branży biotechnologicznej? O aktualnych problemach i wyzwaniach związanych z finansowaniem tego sektora mówi Łukasz Kościjańczuk, partner w zespole Biznes i innowacje w CRIDO, prelegent CEBioForum 2025.

Coraz trudniej rozpoznać fałszywe opinie w internecie

40 proc. Polaków napotyka w internecie na fałszywe opinie, wynika z najnowszego badania Trustmate.io. Pomimo, że UOKiK nakłada kary na firmy kupujące fałszywe opinie to proceder kwietnie. W dodatku 25 proc. badanych ma trudności z rozróżnieniem prawdziwych recenzji.

REKLAMA