REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jakiej ochronie podlegają dane osobowe pracowników

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Marek Rotkiewicz
Prawnik specjalizujący się w prawie pracy. Autor i współautor około 60 książek z tego zakresu, w tym kilku komentarzy oraz autor ponad 4000 artykułów. Wykładowca na licznych szkoleniach (przeprowadzonych ponad 6000 godzin szkoleniowych).
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Ponieważ pracodawca ma dostęp do danych osobowych pracowników, jest zobowiązany je chronić. Musi przy tym pamiętać o ich właściwym pozyskiwaniu, tj. o zamkniętym katalogu informacji, jakich może domagać się od osoby ubiegającej się o zatrudnienie albo od pracownika, oraz o tym, jakich danych może zasięgnąć o pracowniku z innych źródeł.


W trakcie zatrudnienia, a nawet jeszcze przed jego nawiązaniem, pracodawca wchodzi w posiadanie dużej ilości informacji o pracowniku lub kandydacie do pracy. Informacje te są przeznaczone tylko dla niego. Pracodawca musi zatem prawidłowo przechowywać te informacje w taki sposób, by ograniczyć możliwość dostępu do nich osobom trzecim.

REKLAMA

REKLAMA


(?) Po przeprowadzonej rekrutacji zostaje mi wiele dokumentów (cv, listy motywacyjne, kopie dyplomów itp.) osób, które ubiegały się o zatrudnienie, a go nie uzyskały. Czy mogę te dokumenty zachować (tworząc bazę danych na potrzeby kolejnych naborów), czy muszę je zniszczyć?


Zachowanie tych dokumentów jest możliwe, jeżeli uzyska Pan na to zgodę osób, które złożyły te dokumenty. Zgoda taka może zostać zawarta w treści klauzuli zezwalającej na przetwarzanie danych osobowych podczas procesu rekrutacji (kandydat może wyrazić zgodę również na przetwarzanie tych danych w przyszłości, jeżeli nie zmieni się cel ich przetwarzania).


W innych przypadkach konieczny jest zwrot dokumentów osobom je składającym bądź ich zniszczenie (łącznie z usunięciem z nośników elektronicznych). Jest to związane z celowością przetwarzania danych osobowych, ponieważ ich zbieranie i przetwarzanie jest dokonywane w określonym celu. Zakończenie procesu rekrutacji w sytuacji, gdy kandydaci odpowiadali na konkretną ofertę zatrudnienia, powoduje, że nie ma podstaw przetrzymywania tych dokumentów.

REKLAMA


(?) Prowadzę kilka sklepów i chciałbym od zatrudnionych tam kasjerów uzyskiwać zaświadczenia o niekaralności (podczas zatrudniania i potem raz w roku). Czy mogę ich zobowiązać do przedstawiania mi tego dokumentu?

Dalszy ciąg materiału pod wideo


Nie może Pan żądać od kasjerów przedstawiania zaświadczenia o niekaralności. Nałożenie na pracowników takiego obowiązku musi znaleźć uzasadnienie w wyraźnym przepisie ustawowym. Z żadnych przepisów nie wynika, by na stanowisku kasjera mogły być zatrudnione tylko osoby niekarane. Wyjątkiem są kasjerzy wykonujący czynności kantorowe (wymiana walut).


Przepisy wymieniają zakres danych osobowych, których podania pracodawca może domagać się od kandydata do pracy i pracownika. Zasadą jest, że od kandydata do pracy można domagać się jedynie podania następujących danych osobowych (na żądanie także udokumentowanych):

• imienia i nazwiska,

• imion rodziców,

• daty urodzenia,

• adresu miejsca zamieszkania (oraz innego adresu do korespondencji),

• wykształcenia,

• przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.


Podania dodatkowych danych (oraz ich udokumentowania) można żądać dopiero od pracownika, czyli osoby już zatrudnionej. Mogą to być:

• dane, których podanie jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych prawem, takich jak np. imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci pracownika,

• numeru PESEL pracownika.


Podania innych, niż wyżej wskazane, danych pracodawca może żądać w przypadku, gdy wynika to z odrębnych przepisów, co odnosi się m.in. do zaświadczenia o niekaralności. Domagać się takiego dokumentu od kandydata do pracy oraz od pracownika można wówczas, gdy przepisy nie dopuszczają do wykonywania określonych prac osób, które były prawomocnie skazane. Udokumentowanie tego faktu powinno być ograniczone do zakresu przestępstw, jakie dany przepis wskazuje (np. zakaz zajmowania stanowiska dyrektora placówki opiekuńczo-wychowawczej przez osobę, która została prawomocnie skazana za przestępstwo popełnione z użyciem przemocy).


Prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zostały zgromadzone w Krajowym Rejestrze Karnym, przysługuje pracodawcom w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej. Wynika z tego, że z wnioskiem o wydanie zaświadczenia o niekaralności może w takich sytuacjach wystąpić nie tylko pracownik, ale bezpośrednio pracodawca.


(?) Zatrudniam kilkadziesiąt osób. Jedna osoba zajmuje się kadrami; prowadzenie spraw płacowych i księgowości zlecam firmie zewnętrznej. Zarówno kadrowa, jak i pracownicy firmy księgowej muszą mieć dostęp do wielu informacji o pracownikach. Czy powinienem uzyskać zgodę każdego pracownika na udostępnianie tym osobom ich danych osobowych? Czy pracownik na żądanie jest uprawniony do wglądu do swojej teczki osobowej?


Nie musi Pan uzyskiwać zgody pracowników na udostępnianie tym osobom ich danych osobowych, gdyż dysponują oni nimi jedynie do celów związanych z wykonywaniem obowiązków pracodawcy wynikających ze stosunku pracy. Wskazane osoby będą działać w Pana imieniu. Pracodawca może bowiem wyznaczyć osoby do dokonywania w jego imieniu czynności z zakresu prawa pracy. Dotyczy to również podmiotów zewnętrznych (biuro rachunkowe).


Zagrożenie

Pracodawca nie może odmówić pracownikowi dostępu do danych zawartych w jego aktach osobowych.


Zawarte tam informacje mogą być niezbędne chociażby ze względu na dochodzenie roszczeń wynikających ze stosunku pracy. Dokumentację tę pracodawca powinien przedstawić pracownikowi na każde jego żądanie.


(?) Zobowiązuję wszystkich pracowników w umowach o pracę do nieujawniania informacji o wysokości zarobków i ewentualnie innych (szczególnych) warunków zatrudnienia. Czy pracownik, który podczas spotkania firmowego rozmawiał ze współpracownikami o tych sprawach, może być zwolniony (czy złamanie tego zakazu może być podstawą wypowiedzenia umowy o pracę)?


Ujawnienie informacji o zarobkach czy warunkach zatrudnienia innym pracownikom nie może być podstawą zwolnienia z pracy tej osoby. Całkowite uniemożliwienie uzyskiwania przez pracowników informacji o zarobkach innych osób uniemożliwia im przeciwdziałanie występowaniu dyskryminacji w zatrudnieniu.


Zakaz ujawniania danych o warunkach zatrudnienia pracodawca i pracownik ustanowili w umowie o pracę. Nie mamy tutaj jednak do czynienia z nieważnością takiego zapisu. Podstawą wprowadzenia takiej klauzuli nie może być bowiem zakaz rozmów o wynagrodzeniu wewnątrz firmy, ale niedopuszczalność ujawniania tych danych „na zewnątrz”. Jest to związane z zakazem ujawniania przez pracowników danych stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, czyli nieujawnionych do wiadomości publicznej informacji technicznych, technologicznych, organizacyjnych przedsiębiorstwa lub innych informacji posiadających wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności. Szczegółowe warunki zatrudnienia pracowników należy uznać za informacje mające wartość gospodarczą. W konsekwencji, ujawnienie współpracownikom danych o warunkach zatrudnienia nie może spowodować wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę.


Zagrożenie

Zapisu w umowie o pracę dotyczącego zakazu ujawniania wynagrodzenia i innych warunków zatrudnienia nie można wprowadzić tylko po to, by współpracownicy nie znali warunków zatrudnienia innych osób.


Sankcje za rozmowy o wynagrodzeniu miałyby bowiem na celu przede wszystkim ograniczenie lub zamknięcie pracownikom możliwości dochodzenia od pracodawcy niedyskryminowania ich w zakresie wynagradzania. Żaden z nich nie wiedziałby o płacy drugiego pracownika, wobec czego nie byłby w stanie stwierdzić, czy jest dyskryminowany.


Za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu uważa się różne traktowanie przez pracodawcę pracowników, którego skutkiem jest m.in. niekorzystne ukształtowanie wynagrodzenia za pracę lub innych warunków zatrudnienia albo pominięcie przy awansowaniu lub przyznawaniu innych świadczeń związanych z pracą.


(?) Chciałbym przy rekrutacji korzystać z wariografu. Czy za zgodą kandydatów do pracy mogę to zrobić? Jakie informacje mogą być w ten sposób uzyskiwane?


Badanie za pomocą wariografu może być dopuszczalne wyłącznie za zgodą zatrudnianej osoby lub kandydata do pracy. Problematyczna jest sprawa szczegółowości zgody. Badana osoba musi zostać zapoznana z konkretnym zakresem planowanego badania, tematyki, której ma dotyczyć, ale także z celem przeprowadzenia badania, podstawą prawną „dopytywania się” o określone zagadnienia.


Przetwarzanie danych dotyczących osób zatrudnionych jest dozwolone pod warunkiem, że pozostaje w związku z zatrudnieniem. Pracodawca może zatem gromadzić tylko te dane pracownika, do posiadania których jest upoważniony przez przepisy (co może np. obejmować także stosunek pracownika do powierzanych mu zadań, odpowiedzialność itp.).


WAŻNE!

Użycie wariografu musi się ograniczyć tylko do kwestii związanych bezpośrednio z zatrudnieniem.


Niedopuszczalne byłoby np. uzyskiwanie przez pracodawcę tą drogą informacji o stosunkach rodzinnych pracownika, jego przekonaniach politycznych, religijnych itp.

• art. 31, art. 9, art. 183a-183e, art. 221 Kodeksu pracy,

• art. 23, art. 27 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.),

• art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (DzU nr 50, poz. 580 ze zm.),

• art. 87a ustawy z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (DzU nr 64, poz. 593 ze zm.),

• art. 12, art. 13 ust. 1 ustawy z 27 lipca 2002 r. - Prawo dewizowe (DzU nr 141, poz. 1178 ze zm.),

• art. 11 ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (DzU z 2003 r. nr 153, poz. 1503 ze zm.).

Marek Rotkiewicz

specjalista ds. zatrudnienia

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ekspert BCC o wysokości minimalnego wynagrodzenia w 2026 r.: „po raz pierwszy od wielu lat (rząd) pozwolił zadziałać algorytmowi wpisanemu w ustawę”. W ocenie eksperta, jest to ulga dla pracodawców

Od stycznia 2026 r. wzrośnie zarówno płaca minimalna, jak i minimalna stawka godzinowa. Rząd przyjął w tej sprawie rozporządzenie. Rozporządzenie z 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r. zostało ogłoszone w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej.

Zamknięcie granicy z Białorusią 2025 a siła wyższa w kontraktach handlowych. Konsekwencje dla biznesu

Czy zamknięcie granicy z Białorusią w 2025 roku to trzęsienie ziemi w kontraktach handlowych i biznesie? Nie. To test zarządzania ryzykiem kontraktowym w łańcuchu dostaw. Czy można powołać się na siłę wyższą?

Dłuższy okres kontroli drogowej: nic się nie ukryje przed inspekcją? Jak firmy transportowe mogą uniknąć częstszych i wyższych kar?

Mija kilka miesięcy od wprowadzenia nowych zasad sprawdzania kierowców na drodze. Zmiana przepisów, wynikająca z pakietu mobilności, dwukrotnie wydłużyła okres kontroli drogowej: z 28 do 56 dni wstecz. Dla inspekcji transportowych w UE to znacznie rozszerzone możliwości nadzoru, dla przedsiębiorstw transportowych – szereg kolejnych wyzwań. Jak sobie radzić w zupełnie innej rzeczywistości kontrolnej, by unikać kar finansowych i innych poważnych konsekwencji?

Gdy przedsiębiorca jest w trudnej sytuacji, ZUS może przejąć wypłatę zasiłków

Brak płynności finansowej płatnika składek, który zatrudnia powyżej 20 osób, może utrudniać mu regulowanie świadczeń na rzecz pracowników. Takimi świadczeniami są zasiłek chorobowy, zasiłek macierzyński czy świadczenie rehabilitacyjne. W takiej sytuacji Zakład Ubezpieczeń Społecznych może pomóc i przejąć wypłatę świadczeń. Potrzebny jest jednak wniosek płatnika lub ubezpieczonego.

REKLAMA

Bezpłatny webinar: Czas na e-porządek w fakturach zakupowych

Zapanuj nad kosztami, przyspiesz pracę, zredukuj błędy. Obowiązkowy KseF przyspieszył procesy digitalizacji obiegu faktur. Wykorzystaj ten trend do kolejnych automatyzacji, również w obsłudze faktur przychodzących. Lepsza kontrola nad kosztami, eliminacja dokumentów papierowych i mniej pomyłek to mniej pracy dla finansów.

Pracodawcy będą musieli bardziej chronić pracowników przed upałami. Zmiany już od 1 stycznia 2027 r.

Dotychczas polskie prawo regulowało jedynie minimalne temperatury w miejscu pracy. Wkrótce może się to zmienić – rząd przygotował projekt przepisów wprowadzających limity także dla upałów. To odpowiedź na coraz częstsze fale wysokich temperatur w Polsce.

Przywództwo to wspólna misja

Rozmowa z Piotrem Kolmasem, konsultantem biznesowym, i Sławomirem Faconem, dyrektorem odpowiedzialnym za rekrutację i rozwój pracowników w PLL LOT, autorami książki „The Team. Nowoczesne przywództwo Mission Command”, o koncepcji wywodzącej się z elitarnych sił specjalnych, która z powodzeniem sprawdza się w biznesie

Rośnie liczba donosów do skarbówki, ale tylko kilka procent informacji się potwierdza [DANE Z KAS]

Jak wynika z danych przekazanych przez 16 Izb Administracji Skarbowej, w I połowie br. liczba informacji sygnalnych, a więc tzw. donosów, skierowanych do jednostek KAS wyniosła 37,2 tys. Przy tym zestawienie nie jest pełne, bowiem nie zakończył się obowiązek sprawozdawczy urzędów skarbowych w tym zakresie. Zatem na chwilę obecną to o 4,2% więcej niż w analogicznym okresie 2024 roku, kiedy było ich 35,7 tys. Natomiast, zestawiając tegoroczne dane z tymi z I połowy 2023 roku, widać wzrost o 6%. Wówczas odnotowano 35,1 tys. takich przypadków. Poniżej omówienie dotychczasowych danych z Krajowej Administracji Skarbowej.

REKLAMA

Wygoda, bezpieczeństwo, prestiż – trzy filary nowoczesnego biznesu

Cyfryzacja, zielona transformacja i konieczność reagowania na coraz szybsze zmiany rynkowe sprawiają, że współczesnym firmom potrzebne są nie tylko tradycyjne narzędzia finansowe. Przedsiębiorcy oczekują nowoczesnych rozwiązań, które usprawnią zarządzanie biznesem, oszczędzą czas i zminimalizują ryzyko. Bank BNP Paribas odpowiada na te potrzeby, oferując innowacyjne pakiety rachunków oraz prestiżową kartę Mastercard Business World Elite. To narzędzia, które pomagają firmom z różnych branż - od e-commerce, przez usługi i budownictwo, aż po handel międzynarodowy - zachować stabilność i skutecznie rozwijać biznes.

Webinar: Architekci zmiany

Jak dobrać zespół, który skutecznie przeprowadzi transformację?

REKLAMA