REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jakiej ochronie podlegają dane osobowe pracowników

Marek Rotkiewicz
Prawnik specjalizujący się w prawie pracy. Autor i współautor około 60 książek z tego zakresu, w tym kilku komentarzy oraz autor ponad 4000 artykułów. Wykładowca na licznych szkoleniach (przeprowadzonych ponad 6000 godzin szkoleniowych).
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Ponieważ pracodawca ma dostęp do danych osobowych pracowników, jest zobowiązany je chronić. Musi przy tym pamiętać o ich właściwym pozyskiwaniu, tj. o zamkniętym katalogu informacji, jakich może domagać się od osoby ubiegającej się o zatrudnienie albo od pracownika, oraz o tym, jakich danych może zasięgnąć o pracowniku z innych źródeł.


W trakcie zatrudnienia, a nawet jeszcze przed jego nawiązaniem, pracodawca wchodzi w posiadanie dużej ilości informacji o pracowniku lub kandydacie do pracy. Informacje te są przeznaczone tylko dla niego. Pracodawca musi zatem prawidłowo przechowywać te informacje w taki sposób, by ograniczyć możliwość dostępu do nich osobom trzecim.

REKLAMA


(?) Po przeprowadzonej rekrutacji zostaje mi wiele dokumentów (cv, listy motywacyjne, kopie dyplomów itp.) osób, które ubiegały się o zatrudnienie, a go nie uzyskały. Czy mogę te dokumenty zachować (tworząc bazę danych na potrzeby kolejnych naborów), czy muszę je zniszczyć?


Zachowanie tych dokumentów jest możliwe, jeżeli uzyska Pan na to zgodę osób, które złożyły te dokumenty. Zgoda taka może zostać zawarta w treści klauzuli zezwalającej na przetwarzanie danych osobowych podczas procesu rekrutacji (kandydat może wyrazić zgodę również na przetwarzanie tych danych w przyszłości, jeżeli nie zmieni się cel ich przetwarzania).


W innych przypadkach konieczny jest zwrot dokumentów osobom je składającym bądź ich zniszczenie (łącznie z usunięciem z nośników elektronicznych). Jest to związane z celowością przetwarzania danych osobowych, ponieważ ich zbieranie i przetwarzanie jest dokonywane w określonym celu. Zakończenie procesu rekrutacji w sytuacji, gdy kandydaci odpowiadali na konkretną ofertę zatrudnienia, powoduje, że nie ma podstaw przetrzymywania tych dokumentów.


(?) Prowadzę kilka sklepów i chciałbym od zatrudnionych tam kasjerów uzyskiwać zaświadczenia o niekaralności (podczas zatrudniania i potem raz w roku). Czy mogę ich zobowiązać do przedstawiania mi tego dokumentu?

Dalszy ciąg materiału pod wideo


Nie może Pan żądać od kasjerów przedstawiania zaświadczenia o niekaralności. Nałożenie na pracowników takiego obowiązku musi znaleźć uzasadnienie w wyraźnym przepisie ustawowym. Z żadnych przepisów nie wynika, by na stanowisku kasjera mogły być zatrudnione tylko osoby niekarane. Wyjątkiem są kasjerzy wykonujący czynności kantorowe (wymiana walut).


Przepisy wymieniają zakres danych osobowych, których podania pracodawca może domagać się od kandydata do pracy i pracownika. Zasadą jest, że od kandydata do pracy można domagać się jedynie podania następujących danych osobowych (na żądanie także udokumentowanych):

• imienia i nazwiska,

• imion rodziców,

• daty urodzenia,

• adresu miejsca zamieszkania (oraz innego adresu do korespondencji),

• wykształcenia,

• przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.


Podania dodatkowych danych (oraz ich udokumentowania) można żądać dopiero od pracownika, czyli osoby już zatrudnionej. Mogą to być:

• dane, których podanie jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych prawem, takich jak np. imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci pracownika,

• numeru PESEL pracownika.


Podania innych, niż wyżej wskazane, danych pracodawca może żądać w przypadku, gdy wynika to z odrębnych przepisów, co odnosi się m.in. do zaświadczenia o niekaralności. Domagać się takiego dokumentu od kandydata do pracy oraz od pracownika można wówczas, gdy przepisy nie dopuszczają do wykonywania określonych prac osób, które były prawomocnie skazane. Udokumentowanie tego faktu powinno być ograniczone do zakresu przestępstw, jakie dany przepis wskazuje (np. zakaz zajmowania stanowiska dyrektora placówki opiekuńczo-wychowawczej przez osobę, która została prawomocnie skazana za przestępstwo popełnione z użyciem przemocy).


Prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zostały zgromadzone w Krajowym Rejestrze Karnym, przysługuje pracodawcom w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej. Wynika z tego, że z wnioskiem o wydanie zaświadczenia o niekaralności może w takich sytuacjach wystąpić nie tylko pracownik, ale bezpośrednio pracodawca.


(?) Zatrudniam kilkadziesiąt osób. Jedna osoba zajmuje się kadrami; prowadzenie spraw płacowych i księgowości zlecam firmie zewnętrznej. Zarówno kadrowa, jak i pracownicy firmy księgowej muszą mieć dostęp do wielu informacji o pracownikach. Czy powinienem uzyskać zgodę każdego pracownika na udostępnianie tym osobom ich danych osobowych? Czy pracownik na żądanie jest uprawniony do wglądu do swojej teczki osobowej?


Nie musi Pan uzyskiwać zgody pracowników na udostępnianie tym osobom ich danych osobowych, gdyż dysponują oni nimi jedynie do celów związanych z wykonywaniem obowiązków pracodawcy wynikających ze stosunku pracy. Wskazane osoby będą działać w Pana imieniu. Pracodawca może bowiem wyznaczyć osoby do dokonywania w jego imieniu czynności z zakresu prawa pracy. Dotyczy to również podmiotów zewnętrznych (biuro rachunkowe).


Zagrożenie

Pracodawca nie może odmówić pracownikowi dostępu do danych zawartych w jego aktach osobowych.


Zawarte tam informacje mogą być niezbędne chociażby ze względu na dochodzenie roszczeń wynikających ze stosunku pracy. Dokumentację tę pracodawca powinien przedstawić pracownikowi na każde jego żądanie.


(?) Zobowiązuję wszystkich pracowników w umowach o pracę do nieujawniania informacji o wysokości zarobków i ewentualnie innych (szczególnych) warunków zatrudnienia. Czy pracownik, który podczas spotkania firmowego rozmawiał ze współpracownikami o tych sprawach, może być zwolniony (czy złamanie tego zakazu może być podstawą wypowiedzenia umowy o pracę)?


Ujawnienie informacji o zarobkach czy warunkach zatrudnienia innym pracownikom nie może być podstawą zwolnienia z pracy tej osoby. Całkowite uniemożliwienie uzyskiwania przez pracowników informacji o zarobkach innych osób uniemożliwia im przeciwdziałanie występowaniu dyskryminacji w zatrudnieniu.


Zakaz ujawniania danych o warunkach zatrudnienia pracodawca i pracownik ustanowili w umowie o pracę. Nie mamy tutaj jednak do czynienia z nieważnością takiego zapisu. Podstawą wprowadzenia takiej klauzuli nie może być bowiem zakaz rozmów o wynagrodzeniu wewnątrz firmy, ale niedopuszczalność ujawniania tych danych „na zewnątrz”. Jest to związane z zakazem ujawniania przez pracowników danych stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, czyli nieujawnionych do wiadomości publicznej informacji technicznych, technologicznych, organizacyjnych przedsiębiorstwa lub innych informacji posiadających wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności. Szczegółowe warunki zatrudnienia pracowników należy uznać za informacje mające wartość gospodarczą. W konsekwencji, ujawnienie współpracownikom danych o warunkach zatrudnienia nie może spowodować wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę.


Zagrożenie

Zapisu w umowie o pracę dotyczącego zakazu ujawniania wynagrodzenia i innych warunków zatrudnienia nie można wprowadzić tylko po to, by współpracownicy nie znali warunków zatrudnienia innych osób.


Sankcje za rozmowy o wynagrodzeniu miałyby bowiem na celu przede wszystkim ograniczenie lub zamknięcie pracownikom możliwości dochodzenia od pracodawcy niedyskryminowania ich w zakresie wynagradzania. Żaden z nich nie wiedziałby o płacy drugiego pracownika, wobec czego nie byłby w stanie stwierdzić, czy jest dyskryminowany.


Za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu uważa się różne traktowanie przez pracodawcę pracowników, którego skutkiem jest m.in. niekorzystne ukształtowanie wynagrodzenia za pracę lub innych warunków zatrudnienia albo pominięcie przy awansowaniu lub przyznawaniu innych świadczeń związanych z pracą.


(?) Chciałbym przy rekrutacji korzystać z wariografu. Czy za zgodą kandydatów do pracy mogę to zrobić? Jakie informacje mogą być w ten sposób uzyskiwane?


Badanie za pomocą wariografu może być dopuszczalne wyłącznie za zgodą zatrudnianej osoby lub kandydata do pracy. Problematyczna jest sprawa szczegółowości zgody. Badana osoba musi zostać zapoznana z konkretnym zakresem planowanego badania, tematyki, której ma dotyczyć, ale także z celem przeprowadzenia badania, podstawą prawną „dopytywania się” o określone zagadnienia.


Przetwarzanie danych dotyczących osób zatrudnionych jest dozwolone pod warunkiem, że pozostaje w związku z zatrudnieniem. Pracodawca może zatem gromadzić tylko te dane pracownika, do posiadania których jest upoważniony przez przepisy (co może np. obejmować także stosunek pracownika do powierzanych mu zadań, odpowiedzialność itp.).


WAŻNE!

Użycie wariografu musi się ograniczyć tylko do kwestii związanych bezpośrednio z zatrudnieniem.


Niedopuszczalne byłoby np. uzyskiwanie przez pracodawcę tą drogą informacji o stosunkach rodzinnych pracownika, jego przekonaniach politycznych, religijnych itp.

• art. 31, art. 9, art. 183a-183e, art. 221 Kodeksu pracy,

• art. 23, art. 27 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.),

• art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (DzU nr 50, poz. 580 ze zm.),

• art. 87a ustawy z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (DzU nr 64, poz. 593 ze zm.),

• art. 12, art. 13 ust. 1 ustawy z 27 lipca 2002 r. - Prawo dewizowe (DzU nr 141, poz. 1178 ze zm.),

• art. 11 ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (DzU z 2003 r. nr 153, poz. 1503 ze zm.).

Marek Rotkiewicz

specjalista ds. zatrudnienia

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Ukrainie trzeba pomagać, ale import produktów rolnych do Unii Europejskiej nie może mieć takiej formy jak obecnie

    Po wybuchu wojny doszło do załamania wymiany handlowej Ukrainy. Obecnie głównym kierunkiem ukraińskiej sprzedaży zagranicznej jest Unia Europejska. Otwarcie UE na ukraiński import produktów rolnych nie może mieć takiej formy jak obecnie. Rolnicy polscy i z innych krajów unijnych nie wytrzymają konkurencji.

    Firma źle zarządzająca ryzykiem może pożegnać się z ubezpieczeniem?

    Jedynie 44 proc. firm w Polsce ma sformalizowaną politykę zarządzania ryzykiem. Podejście do zarządzania ryzykiem w biznesie wciąż wymaga jeszcze dużo pracy. Co firmy ubezpieczają najczęściej? 

    Ponad 20 mln zł z tytułu niezapłaconych podatków. Rozbita została zorganizowana grupa przestępcza zajmująca się przestępczością akcyzową

    Zorganizowana grupa przestępcza zajmująca się przestępczością akcyzową została rozbita. Śledczy szacują straty Skarbu Państwa na ponad 20 mln zł.

    Co to jest działalność badawczo-rozwojowa? W teorii i praktyce

    Działalność badawczo-rozwojową definiuje m.in. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce – ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. oraz Podręcznik Frascati. Zgodnie z definicją działalność badawczo-rozwojowa to twórcza praca podejmowana w sposób celowy i systematyczny, mająca na celu zwiększenie zasobów wiedzy oraz tworzenie nowych zastosowań dla istniejącej wiedzy. Działalność B+R zawsze ukierunkowana jest na nowe odkrycia, oparte na oryginalnych koncepcjach lub hipotezach. Nie ma pewności co do ostatecznego wyniku, ale jest ona planowana i budżetowana, a jej celem jest osiągnięcie wyników, które mogłyby być swobodnie przenoszone lub sprzedawane na rynku. Co to oznacza w praktyce? 

    REKLAMA

    Każdy projekt finansowany z UE musi uwzględniać zasady horyzontalne. O jakie zasady chodzi?

    Polityka horyzontalna Unii Europejskiej, która powinna być uwzględniona w każdym projekcie dofinansowanym z Funduszy Europejskich, to równe szanse i niedyskryminacja, równość kobiet i mężczyzn, zrównoważony rozwój oraz zasada „nie czyń poważnych szkód”. Ponadto, beneficjenci są zobligowani do przestrzegania Karty Praw Podstawowych UE oraz spełnienia horyzontalnego warunku podstawowego w zakresie wdrażania postanowień Konwencji o Prawach Osób Niepełnosprawnych.

    Polskie bizneswoman systematycznie przejmują kierowanie firmami z branży hotelarskiej i gastronomicznej

    Już prawie co czwarta firma działająca w branży HoReCa – hotele, restauracje, catering, ma szefową a nie szefa. W firmach mających jednego właściciela ten odsetek jest nawet wyższy i wynosi 48 procent. Biznesy zarządzane przez kobiety z tej branży należą do prowadzonych najlepiej.

    Dlaczego opłaca się ponownie wykorzystywać, odnawiać lub odsprzedawać stare urządzenia elektroniczne?

    Współczesny rynek elektroniki użytkowej opiera się głównie na handlu nowym sprzętem w sieciach sprzedaży stacjonarnej i na platformach online. Ostatnio dużym zainteresowaniem cieszy się również recommerce (reverse commerce), czyli sprzedaż zakupionych produktów w celu ich ponownego wykorzystania, odnowienia, poddania recyklingowi lub odsprzedaży. Jakie zalety ma handel zwrotny? Komu i czemu służy? Czy ma szansę dalej się rozwijać? 

    Polskie firmy co roku wyrzucają do kosza miliony złotych! Recykling oprogramowania jest możliwy

    W zasobach wielu firm i instytucji publicznych zalegają niekiedy nawet setki sztuk niewykorzystywanych licencji wieczystych na oprogramowanie wartych dziesiątki, a czasem i setki tysięcy złotych. Nieliczne podmioty decydują się na ich odsprzedaż – a szkoda, bo to przedsięwzięcie nie tylko zgodne z prawem, ale i mogące stanowić jeden z elementów optymalizacji kosztowej działalności każdej organizacji.

    REKLAMA

    Będą przepisy regulujące zasady wykonywania działalności kosmicznej

    Ministerstwo Rozwoju i Technologii przygotowało projekt ustawy o działalności kosmicznej. Nowa ustawa będzie regulowała m.in. zasady wykonywania działalności kosmicznej, jak również warunki i tryb wydawania zezwolenia na prowadzenie działalności kosmicznej. Działalność kosmiczna będzie mogła być wykonywana wyłącznie po uzyskaniu zezwolenia udzielanego przez Prezesa Polskiej Agencji Kosmicznej (PAK).

    PIT kasowy coraz bliżej. Rząd chce w II kw. przyjąć projekt ustawy. Ale nie wszyscy przedsiębiorcy będą mogli wybrać PIT kasowy

    Kasowy PIT będą mogli wybrać przedsiębiorcy wykonujący działalność wyłącznie indywidualnie, jeżeli ich przychody z tej działalności w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyły kwoty 500 tys. zł oraz przedsiębiorcy, którzy rozpoczynają prowadzenie działalności gospodarczej. Kasowego PIT nie będą mogli wybrać przedsiębiorcy, którzy prowadzą księgi rachunkowe.

    REKLAMA