Kategorie

Jakiej ochronie podlegają dane osobowe pracowników

Marek Rotkiewicz
Marek Rotkiewicz
inforCMS
Ponieważ pracodawca ma dostęp do danych osobowych pracowników, jest zobowiązany je chronić. Musi przy tym pamiętać o ich właściwym pozyskiwaniu, tj. o zamkniętym katalogu informacji, jakich może domagać się od osoby ubiegającej się o zatrudnienie albo od pracownika, oraz o tym, jakich danych może zasięgnąć o pracowniku z innych źródeł.


W trakcie zatrudnienia, a nawet jeszcze przed jego nawiązaniem, pracodawca wchodzi w posiadanie dużej ilości informacji o pracowniku lub kandydacie do pracy. Informacje te są przeznaczone tylko dla niego. Pracodawca musi zatem prawidłowo przechowywać te informacje w taki sposób, by ograniczyć możliwość dostępu do nich osobom trzecim.


(?) Po przeprowadzonej rekrutacji zostaje mi wiele dokumentów (cv, listy motywacyjne, kopie dyplomów itp.) osób, które ubiegały się o zatrudnienie, a go nie uzyskały. Czy mogę te dokumenty zachować (tworząc bazę danych na potrzeby kolejnych naborów), czy muszę je zniszczyć?


Zachowanie tych dokumentów jest możliwe, jeżeli uzyska Pan na to zgodę osób, które złożyły te dokumenty. Zgoda taka może zostać zawarta w treści klauzuli zezwalającej na przetwarzanie danych osobowych podczas procesu rekrutacji (kandydat może wyrazić zgodę również na przetwarzanie tych danych w przyszłości, jeżeli nie zmieni się cel ich przetwarzania).


W innych przypadkach konieczny jest zwrot dokumentów osobom je składającym bądź ich zniszczenie (łącznie z usunięciem z nośników elektronicznych). Jest to związane z celowością przetwarzania danych osobowych, ponieważ ich zbieranie i przetwarzanie jest dokonywane w określonym celu. Zakończenie procesu rekrutacji w sytuacji, gdy kandydaci odpowiadali na konkretną ofertę zatrudnienia, powoduje, że nie ma podstaw przetrzymywania tych dokumentów.


(?) Prowadzę kilka sklepów i chciałbym od zatrudnionych tam kasjerów uzyskiwać zaświadczenia o niekaralności (podczas zatrudniania i potem raz w roku). Czy mogę ich zobowiązać do przedstawiania mi tego dokumentu?


Nie może Pan żądać od kasjerów przedstawiania zaświadczenia o niekaralności. Nałożenie na pracowników takiego obowiązku musi znaleźć uzasadnienie w wyraźnym przepisie ustawowym. Z żadnych przepisów nie wynika, by na stanowisku kasjera mogły być zatrudnione tylko osoby niekarane. Wyjątkiem są kasjerzy wykonujący czynności kantorowe (wymiana walut).


Przepisy wymieniają zakres danych osobowych, których podania pracodawca może domagać się od kandydata do pracy i pracownika. Zasadą jest, że od kandydata do pracy można domagać się jedynie podania następujących danych osobowych (na żądanie także udokumentowanych):

• imienia i nazwiska,

• imion rodziców,

• daty urodzenia,

• adresu miejsca zamieszkania (oraz innego adresu do korespondencji),

• wykształcenia,

• przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.


Podania dodatkowych danych (oraz ich udokumentowania) można żądać dopiero od pracownika, czyli osoby już zatrudnionej. Mogą to być:

• dane, których podanie jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych prawem, takich jak np. imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci pracownika,

• numeru PESEL pracownika.


Podania innych, niż wyżej wskazane, danych pracodawca może żądać w przypadku, gdy wynika to z odrębnych przepisów, co odnosi się m.in. do zaświadczenia o niekaralności. Domagać się takiego dokumentu od kandydata do pracy oraz od pracownika można wówczas, gdy przepisy nie dopuszczają do wykonywania określonych prac osób, które były prawomocnie skazane. Udokumentowanie tego faktu powinno być ograniczone do zakresu przestępstw, jakie dany przepis wskazuje (np. zakaz zajmowania stanowiska dyrektora placówki opiekuńczo-wychowawczej przez osobę, która została prawomocnie skazana za przestępstwo popełnione z użyciem przemocy).


Prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zostały zgromadzone w Krajowym Rejestrze Karnym, przysługuje pracodawcom w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej. Wynika z tego, że z wnioskiem o wydanie zaświadczenia o niekaralności może w takich sytuacjach wystąpić nie tylko pracownik, ale bezpośrednio pracodawca.


(?) Zatrudniam kilkadziesiąt osób. Jedna osoba zajmuje się kadrami; prowadzenie spraw płacowych i księgowości zlecam firmie zewnętrznej. Zarówno kadrowa, jak i pracownicy firmy księgowej muszą mieć dostęp do wielu informacji o pracownikach. Czy powinienem uzyskać zgodę każdego pracownika na udostępnianie tym osobom ich danych osobowych? Czy pracownik na żądanie jest uprawniony do wglądu do swojej teczki osobowej?


Nie musi Pan uzyskiwać zgody pracowników na udostępnianie tym osobom ich danych osobowych, gdyż dysponują oni nimi jedynie do celów związanych z wykonywaniem obowiązków pracodawcy wynikających ze stosunku pracy. Wskazane osoby będą działać w Pana imieniu. Pracodawca może bowiem wyznaczyć osoby do dokonywania w jego imieniu czynności z zakresu prawa pracy. Dotyczy to również podmiotów zewnętrznych (biuro rachunkowe).


Zagrożenie

Pracodawca nie może odmówić pracownikowi dostępu do danych zawartych w jego aktach osobowych.


Zawarte tam informacje mogą być niezbędne chociażby ze względu na dochodzenie roszczeń wynikających ze stosunku pracy. Dokumentację tę pracodawca powinien przedstawić pracownikowi na każde jego żądanie.


(?) Zobowiązuję wszystkich pracowników w umowach o pracę do nieujawniania informacji o wysokości zarobków i ewentualnie innych (szczególnych) warunków zatrudnienia. Czy pracownik, który podczas spotkania firmowego rozmawiał ze współpracownikami o tych sprawach, może być zwolniony (czy złamanie tego zakazu może być podstawą wypowiedzenia umowy o pracę)?


Ujawnienie informacji o zarobkach czy warunkach zatrudnienia innym pracownikom nie może być podstawą zwolnienia z pracy tej osoby. Całkowite uniemożliwienie uzyskiwania przez pracowników informacji o zarobkach innych osób uniemożliwia im przeciwdziałanie występowaniu dyskryminacji w zatrudnieniu.


Zakaz ujawniania danych o warunkach zatrudnienia pracodawca i pracownik ustanowili w umowie o pracę. Nie mamy tutaj jednak do czynienia z nieważnością takiego zapisu. Podstawą wprowadzenia takiej klauzuli nie może być bowiem zakaz rozmów o wynagrodzeniu wewnątrz firmy, ale niedopuszczalność ujawniania tych danych „na zewnątrz”. Jest to związane z zakazem ujawniania przez pracowników danych stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, czyli nieujawnionych do wiadomości publicznej informacji technicznych, technologicznych, organizacyjnych przedsiębiorstwa lub innych informacji posiadających wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności. Szczegółowe warunki zatrudnienia pracowników należy uznać za informacje mające wartość gospodarczą. W konsekwencji, ujawnienie współpracownikom danych o warunkach zatrudnienia nie może spowodować wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę.


Zagrożenie

Zapisu w umowie o pracę dotyczącego zakazu ujawniania wynagrodzenia i innych warunków zatrudnienia nie można wprowadzić tylko po to, by współpracownicy nie znali warunków zatrudnienia innych osób.


Sankcje za rozmowy o wynagrodzeniu miałyby bowiem na celu przede wszystkim ograniczenie lub zamknięcie pracownikom możliwości dochodzenia od pracodawcy niedyskryminowania ich w zakresie wynagradzania. Żaden z nich nie wiedziałby o płacy drugiego pracownika, wobec czego nie byłby w stanie stwierdzić, czy jest dyskryminowany.


Za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu uważa się różne traktowanie przez pracodawcę pracowników, którego skutkiem jest m.in. niekorzystne ukształtowanie wynagrodzenia za pracę lub innych warunków zatrudnienia albo pominięcie przy awansowaniu lub przyznawaniu innych świadczeń związanych z pracą.


(?) Chciałbym przy rekrutacji korzystać z wariografu. Czy za zgodą kandydatów do pracy mogę to zrobić? Jakie informacje mogą być w ten sposób uzyskiwane?


Badanie za pomocą wariografu może być dopuszczalne wyłącznie za zgodą zatrudnianej osoby lub kandydata do pracy. Problematyczna jest sprawa szczegółowości zgody. Badana osoba musi zostać zapoznana z konkretnym zakresem planowanego badania, tematyki, której ma dotyczyć, ale także z celem przeprowadzenia badania, podstawą prawną „dopytywania się” o określone zagadnienia.


Przetwarzanie danych dotyczących osób zatrudnionych jest dozwolone pod warunkiem, że pozostaje w związku z zatrudnieniem. Pracodawca może zatem gromadzić tylko te dane pracownika, do posiadania których jest upoważniony przez przepisy (co może np. obejmować także stosunek pracownika do powierzanych mu zadań, odpowiedzialność itp.).


WAŻNE!

Użycie wariografu musi się ograniczyć tylko do kwestii związanych bezpośrednio z zatrudnieniem.


Niedopuszczalne byłoby np. uzyskiwanie przez pracodawcę tą drogą informacji o stosunkach rodzinnych pracownika, jego przekonaniach politycznych, religijnych itp.

• art. 31, art. 9, art. 183a-183e, art. 221 Kodeksu pracy,

• art. 23, art. 27 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.),

• art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (DzU nr 50, poz. 580 ze zm.),

• art. 87a ustawy z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (DzU nr 64, poz. 593 ze zm.),

• art. 12, art. 13 ust. 1 ustawy z 27 lipca 2002 r. - Prawo dewizowe (DzU nr 141, poz. 1178 ze zm.),

• art. 11 ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (DzU z 2003 r. nr 153, poz. 1503 ze zm.).

Marek Rotkiewicz

specjalista ds. zatrudnienia

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    1 sty 2000
    20 cze 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Tydzień Przedsiębiorcy 21-25 czerwca

    Tydzień Przedsiębiorcy 21-25 czerwca. W dniu 21 czerwca przypada Dzień Przedsiębiorcy. Z tej okazji Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii zaprasza w tym roku firmy i przedsiębiorców, w tym szczególności z sektora MŚP, na specjalnie zorganizowane wydarzenia. Potrwają one do 25 czerwca 2021 r. Podczas organizowanych w tym celu spotkań, telekonferencji, webinariów i podcastów MRPiT chce wesprzeć małe i średnie przedsiębiorstwa praktyczną wiedzą, doświadczeniem i kontaktami na rzecz rozwoju ich działalności biznesowej tak w kraju, jak i na rynkach Unii Europejskiej, a także pozaunijnych.

    Które firmy stać na sztuczną inteligencję?

    Sztuczna inteligencja odmieniana jest przez wszystkie przypadki. Chociaż średnie i małe firmy nie mają embarga na technologie wykorzystujące SI, praktyka pokazuje, że istnieje wewnętrzny opór. Dlaczego tak się dzieje?

    Firma w Czechach. Przedsiębiorcy pomału odpuszczają

    Nawet o kilkaset procent wzrosła w ostatnich tygodniach liczba pytań kierowanych do firm pomagających prowadzić firmę w Czechach. Ale jak podkreślają eksperci, nie każdy biznes można przenieść do Czech czy na Słowację. Wyjaśniamy dlaczego.

    Handel hurtowy i detaliczny szuka pracowników

    Przedsiębiorcy z sektora handlu detalicznego i hurtowego w najbliższych trzech miesiącach mają zamiar dość intensywnie rozbudowywać swoje zespoły. Kogo głównie poszukują pracodawcy?

    Tokenizacja - słowo klucz w nowoczesnym biznesie. Co można stokenizować?

    Tokenizacja to termin zdobywający ostatnimi czasy olbrzymią popularność, w szczególności w środowiskach biznesowych. Przedsiębiorcy zaczynają żywiej interesować się możliwościami, jakie oferuje ta oparta na technologii blockchain forma cyfryzacji. Pytanie tylko, cyfryzacji… czego? Jak działa blockchain? Czym jest tokenizacja? Co to jest token? Jakie są rodzaje tokenów? Co można stokenizować? Jak przeprowadzić cyfryzację biznesu poprzez tokenizację? Wyjaśniają eksperci z Kancelarii Prawnej RPMS Staniszewski & Wspólnicy

    Ceny mieszkań rosną wolniej niż zarobki

    Ceny mieszkań. W trakcie trwającej hossy mieszkaniowej pensje Polaków wzrosły o prawie 53% - sugerują dane GUS. To prawie tyle, o ile zdrożały w międzyczasie nieruchomości. W ostatnim kwartale znowu pensje wyprzedziły ceny. Oby nie na chwilę.

    Odejście od chowu klatkowego jest niemożliwe

    Resort rolnictwa przygląda się działaniom KE ws. chowu klatkowego. Tymczasem branża stoi na stanowisku, że rezygnacja z chowu klatkowego nie jest możliwa.

    Przedsiębiorcy częściej źle oceniają jakość pracy zdalnej

    Po upływie kilkunastu miesięcy model pracy zdalnej przynosi gorsze efekty zdaniem co trzeciego pracodawcy. Najmniej zadowoleni z home office są przedstawiciele handlu, przemysłu i mikrofirm.

    Działalność gospodarcza a status osoby bezrobotnej

    Czy osoba prowadząca działalność gospodarczą z wpisem do CEIDG może uzyskać status osoby bezrobotnej? Jak wygląda sytuacja spółek prawa handlowego i działalności nierejestrowej?

    Dariusz Bliźniak: dlaczego drzewa i zieleń stają się kapitałem?

    Ślad węglowy to jedno z największych wyzwań XXI wieku, które nie pozostaje obojętne zarówno pojedynczym obywatelom, jak i całym rządom poszczególnych państw - mówi Dariusz Bliźniak.

    PR w firmie. Czym jest pozycjonowanie eksperckie?

    Pozycjonowanie eksperckie - na czym polega ten rodzaj prowadzenia dialogu z publicznością (a docelowo – przyszłymi klientami)? Jakie narzędzia są niezbędne w skutecznym pozycjonowaniu eksperckim?

    Audi RS e-tron GT: w 3,2 sek. do setki w elektryku! Pierwsza jazda.

    Audi e-tron GT choć jest elektryczny, powstaje w tej samej fabryce co R8. Choć nie emituje spalin, generuje potężną ilość emocji.

    Jacek Czauderna: Panie Premierze, przedsiębiorcy czekają na konkrety [PODCAST]

    Polski Ład to kolejna piękna, marketingowa, ale polityczna akcja – mówi Jacek Czauderna. Na co mogą liczyć przedsiębiorcy? Zapraszamy do wysłuchania podcastu.

    Opłacalność fotowoltaiki - co się zmieni od 2022 roku?

    Opłacalność fotowoltaiki. Szykują się duże zmiany na rynku fotowoltaiki. Ministerstwo Klimatu i Środowiska przekazało do konsultacji publicznych projekt ustawy, który m.in. reguluje nowe zasady dla prosumentów. Co to oznacza? Jak mówi Jakub Jadziewicz, Członek Zarządu Alians OZE - „Magazyny energii staną się niezbędnym elementem instalacji fotowoltaicznej”. Dla rynku PV niebawem rozpocznie się nowy rozdział.

    Uproszczone Postępowanie Restrukturyzacyjne to już 84% wszystkich spraw

    UPR okazało się niewątpliwie czarnym koniem restrukturyzacji ostatnich kilkunastu miesięcy. Na koniec czwartego kwartału ubiegłego roku UPR stanowiło 52% wszystkich postępowań restrukturyzacyjnych. Na czym polega UPR?

    Zastaw rejestrowy na pojeździe. Czym jest i kiedy jest wpisywany?

    Zastaw rejestrowy na pojeździe. Czyli dziś opowiemy o tym, czemu pojawia się taka adnotacja w dokumentach pojazdu i jak się jej pozbyć.

    Małgorzata Ławnik: oszczędność na pracownikach to pierwszy krok do strat w biznesie

    Zignorowanie potencjału, jaki niosą ze sobą pracownicy, jest jednym z największych błędów przedsiębiorstw, ponieważ to właśnie od zatrudnionych osób zależy przyszłość firmy – mówi Małgorzata Ławnik, dyrektor Pionu Personalnego Kaufland Polska.

    Nadanie nowego numeru VIN. Na czym polega?

    Nadanie nowego numeru VIN może być konieczne po poważnej modyfikacji pojazdu. jak przeprowadzić procedurę zgodnie z przepisami?

    Polski Ład napędzi ceny mieszkań. Będzie drożej

    Polski Ład. Mieszkania to wciąż atrakcyjna lokata kapitału, dlatego ich ceny pomimo pandemii idą cały czas w górę. Eksperci prognozują, że wprowadzenie Polskiego Ładu przyczyni się do zwiększenia inflacji, a tym samym do jeszcze wyższych wzrostów cen mieszkań. W praktyce może być trudniej uzyskać kredyt hipoteczny, a tym samym kupić nowe lokum.

    Jaką rolę w transformacji cyfrowej firm odgrywa chmura obliczeniowa?

    Chmura obliczeniowa w trakcie pandemii zyskała na znaczeniu. Korzyści płynące z jej wdrożenia to m.in. optymalizacja kosztów, zwiększenie efektywności operacyjnej, ale przed wszystkim wzrost biznesu. Co jeszcze zyskują firmy w chmurze?

    Wydanie dowodu rejestracyjnego zatrzymanego przez Policje

    Wydanie dowodu rejestracyjnego zatrzymanego przez Policje. Czyli jak odzyskać dokumenty pojazdu po kontroli funkcjonariuszy?

    Jaki jest cel nowelizacji ustawy odległościowej?

    Ustawa odległościowa to jedno z założeń transformacji energetycznej. Lądowa energetyka wiatrowa ma być korzyścią dla branży, dostawców energii wiatrowej, ale też mieszkańców i samorządów. Na czym mają polegać zmiany?

    Będą zmiany w ustawie o cudzoziemcach

    Ustawa o cudzoziemcach - będą zmiany dotyczące cudzoziemców prowadzących działalność gospodarczą w Polsce i będących uczestnikami programów wsparcia.

    Jak branża gastronomiczna może na nowo zdobyć klientów?

    Przed branżą gastronomiczną pojawiło się nowe wyzwanie. W jaki sposób ponownie pozyskać kandydatów do pracy? Czy pomoże im w tym pozytywny wizerunek pracodawcy?

    Praca w IT - home office, ale projekty nierozwojowe

    Warunki zatrudnienia na rynku pracy IT są lepsze niż przed pandemią – wynika z najnowszego badania przeprowadzonego przez firmę HRK S.A. Zdaniem 39% specjalistów pracujących w IT COVID-19 miał pozytywny wpływ na ich branżę.