Jak dokumentować straty i ubytki w VAT

rada

Stwierdzone niedobory czy straty nie podlegają opodatkowaniu VAT, jednak niezbędne jest ich właściwe udokumentowanie. Podstawą do stwierdzenia powstałej straty powinien być protokół szkody opisujący zdarzenie (sporządzony przez podatnika). Protokół powinien wskazywać datę powstania zdarzenia i jego przyczynę oraz zawierać dokładne obliczenie wielkości straty. Powinien być uzupełniony o protokół policji w przypadku kradzieży bądź zgłoszenie szkody instytucji ubezpieczeniowej oraz pisemne wyjaśnienia osób materialnie odpowiedzialnych.

uzasadnienie

Problem niedoborów często pojawia się w pytaniach naszych Czytelników. O tym, jak rozliczać niedobory, pisaliśmy w numerze 3 „Biuletynu VAT” z 2009 r. Ostatnio podatnicy zadają pytanie, jak dokumentować powstałe straty, aby organy podatkowe ich nie kwestionowały.

Wyjaśnienia należy zacząć od definicji ubytku. Otóż ubytek, niedobór, strata oznacza zmniejszenie się ilości towaru. Strata towaru może wystąpić również wskutek działania sił wyższych (np. powódź, huragan, zbyt wysoka temperatura, zbyt niska temperatura), a także w wyniku określonego działania lub braku wymaganej reakcji człowieka (straty w trakcie produkcji, w trakcie magazynowania, sprzedaży).

Są też towary wrażliwe na warunki przewozu czy składowania, szczególnie narażone na powstawanie szkód w czasie transportu, np. alkohol, kawa, tytoń, jajka, paliwo, cegła, mąka.

Fakt wystąpienia niedoboru nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, gdyż w przedmiocie opodatkowania określonym w art. 5 ustawy o VAT przypadek ten nie jest wymieniony.

Zgodnie z generalną zasadą wyrażoną w ustawie o VAT podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego od tych wydatków, które są związane ze sprzedażą opodatkowaną. Zatem przy zakupie towarów podatnik miał prawo do odliczenia podatku naliczonego, ponieważ nabył towary w celu ich dalszej sprzedaży opodatkowanej. Jednak zgodnie z art. 91 ust. 7 ustawy, w przypadku gdy podatnik miał prawo do odliczenia VAT naliczonego, a następnie zmieniło się to prawo, jest on obowiązany dokonać korekty kwoty podatku naliczonego. Korekta podatku naliczonego (jeśli powstały niedobory) zależy od prawidłowego udokumentowania tych niedoborów.

WAŻNE!

Korekta podatku naliczonego od nabycia towarów, gdy stwierdzono ich niedobory, zależy od prawidłowego udokumentowania tych niedoborów.

Z przepisu art. 185 Dyrektywy 2006/112/WE wynika, że korekta nie jest dokonywana m.in. w przypadku należycie udokumentowanego lub potwierdzonego zniszczenia, zagubienia lub kradzieży towarów. Ponieważ wykładni polskich przepisów ustawy o podatku od towarów i usług należy dokonywać z uwzględnieniem przepisów dyrektywy unijnej, więc w przypadku zagubienia, zniszczenia lub kradzieży nie dokonuje się korekty uprzednio odliczonego VAT. Jednak dotyczy to tych towarów, których niedobory zostały przez podatnika właściwie udokumentowane.

Należy zwrócić uwagę, że VAT jest częścią systemu prawnego obowiązującego w Polsce. Przepisy ustawy o VAT w ogóle nie regulują kwestii dokumentowania strat i ubytków. Obowiązek dokumentowania powstałych niedoborów wynika z art. 27 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nim ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych muszą być wyjaśnione i rozliczone przez jednostki gospodarcze w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji.

Formalną podstawą do stwierdzenia powstałej straty powinien być protokół szkody opisujący zdarzenie (sporządzony przez podatnika), wskazujący datę powstania zdarzenia, jego przyczynę oraz zawierający dokładne obliczenie wielkości straty, uzupełniony o protokół policji w przypadku kradzieży bądź zgłoszenie szkody instytucji ubezpieczeniowej oraz pisemne wyjaśnienia osób materialnie odpowiedzialnych. W innych okolicznościach niedobory nie mogą być uwzględnione i konieczna będzie korekta podatku naliczonego.

Samo wyjaśnienie przyczyn powstania niedoborów bez ich odpowiedniego udokumentowania jest niewystarczające, aby odstąpić od korekty podatku naliczonego.

• art. 5, art. 91 ust. 7 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 3, poz. 11

• art. 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 91, poz. 742

Krystyna Dziedzic

ekspert w zakresie VAT