Kiedy wystawiać faktury wewnętrzne

Poznaj program Fakturowanie Infor System - Testuj za darmo  przez 30 dni

Poza tradycyjną fakturą VAT, która jest podstawowym dokumentem stosowanym w rozliczaniu VAT, podatnicy stosują wiele innych dokumentów, które są jej modyfikacją, m.in. faktury wewnętrzne. Cechą charakterystyczną faktur wewnętrznych jest brak odbiorcy. Podatnik, który jest zobowiązany do wystawienia faktury wewnętrznej, wystawia ją na własne potrzeby, by udowodnić fakt naliczenia VAT. W sferze tego podatku nie ma tu drugiej strony transakcji uprawnionej do odliczenia podatku bądź zobowiązanej do jego zapłaty.

W myśl § 4 ust. 1 rozporządzenia dotyczącego wystawiania faktur VAT do ich wystawiania uprawnione są podmioty zarejestrowane jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej. Rejestracja polega na złożeniu zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R przed dniem wykonania pierwszej czynności podlegającej ustawie o VAT.

Faktury wewnętrzne dokumentują czynności wykonane w obrocie zarówno krajowym, jak i zagranicznym, takie jak:

1. Przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele inne niż związane z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem, w szczególności:

a) przekazanie lub zużycia towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,

b) wszelkie inne przekazania towarów bez wynagrodzenia, w szczególności darowizny

- jeżeli podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od tych czynności, w całości lub w części. Ten przepis nie ma jednak zastosowania do przekazywanych drukowanych materiałów reklamowych i informacyjnych, prezentów o małej wartości i próbek, co oznacza, że w tych przypadkach nie powstanie obowiązek dokumentowania dostawy za pomocą faktur wewnętrznych.

2. Nieodpłatne świadczenia usług niebędące dostawą towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenia usług, jeżeli nie są one związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych z tymi usługami, w całości lub w części.

3. Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów.

4. Dostawa towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca.

5. Import usług.

6. Zwrot kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.

Organy podatkowe wymagają, mimo że nie wynika to wprost z przepisów, aby również otrzymanie dotacji dokumentować fakturami wewnętrznymi.

Za dany okres rozliczeniowy (miesiąc lub kwartał) podatnik może wystawić jedną fakturę dokumentującą dokonane w tym okresie czynności.

Dane, jakie powinna zawierać faktura wewnętrzna

Zasady wystawiania faktur wewnętrznych są takie jak w przypadku faktur zwykłych. Określa je rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Do faktur wewnętrznych należy stosować odpowiednio przepisy dotyczące: elementów faktury (§ 5 rozporządzenia), terminów wystawiania faktur (§ 9-12), faktur zaliczkowych (§ 10), faktur korygujących (§ 13 i 14), opakowań zwrotnych (§ 16), obowiązku przechowywania faktur (§ 21). Wyjątkiem od ogólnych zasad dotyczących wystawiania faktur jest to, że jeśli nieodpłatnie przekazywane towary lub świadczone usługi nie mają konkretnego nabywcy, to faktury wewnętrzne, w tym wystawiane w formie elektronicznej, nie muszą zawierać danych dotyczących tego nabywcy oraz kwoty należnej z tytułu wykonania tych czynności. Faktury te mogą również nie zawierać numeru identyfikacji podatkowej kontrahenta - w przypadku dokumentowania dostawy towarów, dla której podatnikiem jest nabywca, wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) oraz importu usług.

Faktury wewnętrzne można wystawić w jednym egzemplarzu. Należy je przechowywać wraz z całą dokumentacją dotyczącą VAT. Jednak faktura wewnętrzna dokumentująca WNT spełnia podwójną funkcję. Służy do rozliczenia podatku należnego, a także stanowi dokument, na podstawie którego można odliczyć VAT naliczony od tego nabycia. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest wystawienie jej w dwóch egzemplarzach. Wtedy na podstawie kopii dołączonej do rejestru sprzedaży rozliczany jest VAT należny, a na podstawie oryginału załączonego do rejestru zakupu odliczany jest VAT naliczony.

Rozporządzenie nie określa urzędowego wzoru faktury wewnętrznej. Istnieje zatem dowolność w jej konstruowaniu, z tym że należy zachować minimum wymaganych danych przewidzianych dla faktur VAT, które są określone w § 5 rozporządzenia w sprawie faktur.

Terminy wystawiania faktur wewnętrznych

Ogólna zasada mówi, że faktury należy wystawiać nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. W przypadku gdy podatnik określa w fakturze wyłącznie miesiąc i rok dokonania sprzedaży (np. usługi ciągłe), dokumenty te należy wystawiać nie później niż siódmego dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży. Zważywszy, że za dany okres rozliczeniowy (miesiąc lub kwartał) podatnik może wystawić jedną fakturę wewnętrzną dokumentującą dokonane w tym okresie czynności, można przyjąć, że obowiązek wystawienia faktur nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi nie dotyczy faktur wewnętrznych. Podatnik może więc wystawić taką fakturędo siódmego dnia miesiąca (kwartału) następującego po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Potwierdza to interpretacja przepisów podatkowych z 8 września 2005 r. dokonana przez Dolnośląski Urząd Skarbowy (sygn. PP II 443/1/172/163/05), w myśl której, gdy podatnik dokumentuje czynności dokonane w danym okresie jedną fakturą wewnętrzną, właściwe jest odpowiednie zastosowanie do faktur wewnętrznych przepisu stanowiącego, iż fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży.

Przepis ten odnosi się wprawdzie do faktur dokumentujących sprzedaż o charakterze ciągłym, jednak opierając się na założeniu racjonalności ustawodawcy, uznać należy, że znajduje on zastosowanie także do faktur wewnętrznych dokumentujących wszystkie ww. czynności dokonane w danym okresie rozliczeniowym.

Termin wystawienia faktury wewnętrznej w przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów oraz importu usług

Termin wystawienia faktury wewnętrznej w przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów oraz importu usług nie jest w żaden sposób warunkowany datą wystawienia faktury przez zagranicznego kontrahenta. W przypadku tych czynności faktura wewnętrzna będzie jedynym dokumentem potwierdzającym, dla celów VAT, prawidłowe naliczenie podatku. Faktura od zagranicznego kontrahenta może co najwyżej zostać potraktowana jako załącznik do faktury wewnętrznej, dowód prawidłowego jej wystawienia. Oznacza to, że również w tych przypadkach będzie obowiązywała ogólna zasada mówiąca o tym, że fakturę tę należy wystawić nie później niż siódmego dnia od dnia wykonania usługi (wydania towaru).

Jeśli w związku z wewnątrzwspólnotowym nabyciem towarów lub importem usług kontrahentowi została przekazana zaliczka, to jednostka ma obowiązek ujęcia jej na fakturze wewnętrznej wystawionej nie później niż siódmego dnia, licząc od dnia dokonania zapłaty. Natomiast na podstawie otrzymanej od kontrahenta faktury końcowej należy wystawić fakturę wewnętrzną, w której jako podstawę opodatkowania należy przyjąć kwotę wynikającą z faktury końcowej, pomniejszoną o wartość zapłaconej wcześniej zaliczki. Ustawodawca nie wskazuje dokładnego terminu wystawienia faktury wewnętrznej, a podatek od towarów i usług rozliczany jest za okresy miesięczne. Faktura wewnętrzna VAT służy wyłącznie do prawidłowego rozliczenia podatku z tytułu określonych zdarzeń, np. importu usług, dlatego dopuszczalne jest, aby taki dokument był wystawiony i zaewidencjonowany przed złożeniem deklaracji podatkowej za miesiąc, w którym powstał obowiązek podatkowy w podatku z tytułu tego importu.

Termin wystawienia faktury wewnętrznej w przypadku usług transportu międzynarodowego i transportu wewnątrzwspólnotowego, podlegających opodatkowaniu VAT

W przypadku usług transportu międzynarodowego i transportu wewnątrzwspólnotowego, podlegających opodatkowaniu VAT w Polsce, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż 30 dnia, licząc od dnia wykonania usług transportu osób i ładunków kolejami, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami.

Natomiast z § 11 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie faktur wynika, że fakturę należy wystawić nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego i nie wcześniej niż 30 dnia przed powstaniem tego obowiązku. A więc faktura wewnętrzna dotycząca transportu powinna być wystawiona najpóźniej w dniu, w którym powstał obowiązek podatkowy. Najczęściej będzie to data zapłaty. Jeśli będzie wystawiona zbiorcza faktura, termin ten nie obowiązuje.

Faktury wewnętrzne korygujące

Do faktur wewnętrznych można wystawić faktury korygujące, ale jedynie w sytuacjach określonych w rozporządzeniu, bez względu na to, czy dana okoliczność została udokumentowana wystawieniem faktury przez kontrahenta. Faktury wewnętrzne mogą być korygowane w przypadku stwierdzenia pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury. Fakturę korygującą wewnętrzną wystawia się na takich samych zasadach jak fakturę korygującą VAT. Powinna więc ona zawierać termin wystawienia (wskazane jest, aby była wystawiona przed końcem miesiąca, w którym nastąpiły zdarzenia powodujące obowiązek korekty) oraz takie elementy, jak:

•  oznaczenie „Faktura wewnętrzna korygująca”,

•  podstawowe informacje dotyczące wystawcy, dostawcy towaru i usługi lub odbiorcy (w przypadku przekazania towarów lub usług),

•  pozycja korygowana przed jej dokonaniem i w brzmieniu po korekcie oraz kwoty podane w omyłkowej i prawidłowej wartości,

•  kwota zmniejszenia lub zwiększenia podstawy opodatkowania i podatku należnego po korekcie,

•  wskazanie ilości zwróconych towarów - jeżeli korekta spowodowana jest zwrotem towaru.

Przykład 1

Spółka Zet, która jest podatnikiem VAT UE, zleciła firmie niemieckiej transport towarów z Niemiec do Polski. Ponieważ jednostka podała swój polski numer VAT UE, jest zobowiązana rozliczać VAT od transportu wewnątrzwspólnotowego.

17 grudnia 2008 r. usługa została wykonana. Faktura zagraniczna została wystawiona z datą 8 grudnia 2008 r. 9 stycznia 2009 r. spółka uregulowała swoje zobowiązanie, które wynosiło 1000 euro.

Obowiązek podatkowy powstał 9 stycznia 2009 r.

Polski podatnik w celu ustalenia podstawy przelicza na złote wartość faktury określoną w euro. Według art. 31a ust. 2 ustawy o VAT kontrahent zagraniczny wystawił fakturę przed powstaniem obowiązku podatkowego w VAT. Przeliczenia na złote należy więc dokonać według kursu średniego danej waluty obcej (euro) ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury zagranicznej.

Do rozliczenia trzeba więc przyjąć kurs z 5 grudnia 2008 r., ponieważ jest to ostatni dzień roboczy przed 8 grudnia 2008 r.

5 grudnia 2008 r. kurs ten wynosił 3,8881 PLN/EUR, w związku z tym podstawą opodatkowania będzie: 1000 euro x 3,8881 PLN/EUR = 3888,10 zł.

Ten sam kurs będzie obowiązywał dla celów podatku dochodowego oraz ustawy o rachunkowości.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ewidencja księgowa

1. Ujęcie zobowiązania wobec kontrahenta zagranicznego:

Wn  „Rozliczenie zakupu” 3 888,10

Ma  „Rozrachunki z dostawcami” 3 888,10

2. Zarachowanie wartości usługi w koszty:

Wn  „Usługi obce” 3 888,10

Ma  „Rozliczenie zakupu” 3 888,10

3. VAT według danych z faktury wewnętrznej, który jest jednocześnie VAT należnym i naliczonym:

Wn  „VAT naliczony” 701,13

Ma  „VAT należny” 701,13

4. Zapłata zobowiązania. Kurs zastosowany do wyceny rozchodu waluty wyniósł 4,0159 PLN/EUR. Równowartość zapłaty w polskich złotych: 1000 euro x 4,0159 PLN/EUR = 4015,90 zł

Wn  „Rozrachunki z dostawcami” 4 015,90

Ma  „Rachunek walutowy” 4 015,90

5. Zarachowanie ujemnej różnicy kursowej: 3888,10 zł - 4015,90 zł = -127,80

Wn  „Koszty finansowe” 127,80

Ma  „Rozrachunki z dostawcami” 127,80

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Jeżeli jednostce nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, to podatek niepodlegający odliczeniu z tytułu transportu wewnątrzwspólnotowego obciąża bezpośrednio koszty działalności:

Wn  „Podatki i opłaty”,

Ma  „VAT naliczony”.

Przykład 2

Jednostka będąca podatnikiem VAT przekazała w formie darowizny zestaw komputerowy, którego wartość początkowa wynosiła 4000 zł. Zestaw ten był całkowicie zamortyzowany. Przy nabyciu tego środka trwałego jednostce przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Ewidencja księgowa

1. LT - rozchód środka trwałego (zestawu komputerowego) w związku z przekazaniem go w formie darowizny:

Wn  „Umorzenie środków trwałych” 4 000

Ma  „Środki trwałe” 4 000

2. VAT należny z faktury wewnętrznej: 4000 zł x 22% = 880 zł

Wn  „Pozostałe koszty operacyjne” 880

Ma  „VAT należny” 880

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Odpowiedzialność karna za wystawiane faktury

Szczegółowe zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT przez podatników mają odzwierciedlenie w przepisach ustawy - Kodeks karny skarbowy, regulującej m.in. odpowiedzialność podatników za przestępstwa i wykroczenia skarbowe.

W stosunku do sprawcy, który wbrew obowiązkowi nie wystawia faktur, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania oraz nie przechowuje faktur, maksymalna kara grzywny wynosi 180 stawek dziennych. Wadliwa jest taka faktura, która nie zawiera wszystkich elementów, jakie zawierać powinna, na podstawie obowiązujących w tym zakresie przepisów. Za faktury wystawione nierzetelnie kara jest wyższa i wynosi do 240 stawek dziennych. Nierzetelność faktury będzie miała miejsce wówczas, gdy np. podatnik wystawi fakturę, podczas gdy sprzedaż w rzeczywistości nie będzie miała miejsca.

Kara grzywny za przestępstwo skarbowe orzekana jest w stawkach dziennych. Jedna stawka dzienna nie może być niższa od 1/30 części minimalnego wynagrodzenia ustalonego na podstawie ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Obecnie wynosi ono 1276 zł. Kara grzywny nie może też przekraczać czterystukrotności minimalnej stawki dziennej.

•  art. 7 ust. 2-4, art. 19 ust. 13 pkt 2a, art. 31a, art. 106 ust. 7 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 209, poz. 1320

•  § 5, 9-14, 16, 17, 21 i 23 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 212, poz. 1337

• art. 62 ustawy z 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy - j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 111, poz. 765; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 215, poz. 1355

Elżbieta Doncer

księgowa z licencją MF