Kiedy wystawiać faktury wewnętrzne

Poznaj program Fakturowanie Infor System - Testuj za darmo  przez 30 dni

Poza tradycyjną fakturą VAT, która jest podstawowym dokumentem stosowanym w rozliczaniu VAT, podatnicy stosują wiele innych dokumentów, które są jej modyfikacją, m.in. faktury wewnętrzne. Cechą charakterystyczną faktur wewnętrznych jest brak odbiorcy. Podatnik, który jest zobowiązany do wystawienia faktury wewnętrznej, wystawia ją na własne potrzeby, by udowodnić fakt naliczenia VAT. W sferze tego podatku nie ma tu drugiej strony transakcji uprawnionej do odliczenia podatku bądź zobowiązanej do jego zapłaty.

W myśl § 4 ust. 1 rozporządzenia dotyczącego wystawiania faktur VAT do ich wystawiania uprawnione są podmioty zarejestrowane jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej. Rejestracja polega na złożeniu zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R przed dniem wykonania pierwszej czynności podlegającej ustawie o VAT.

Faktury wewnętrzne dokumentują czynności wykonane w obrocie zarówno krajowym, jak i zagranicznym, takie jak:

1. Przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele inne niż związane z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem, w szczególności:

a) przekazanie lub zużycia towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,

b) wszelkie inne przekazania towarów bez wynagrodzenia, w szczególności darowizny

- jeżeli podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od tych czynności, w całości lub w części. Ten przepis nie ma jednak zastosowania do przekazywanych drukowanych materiałów reklamowych i informacyjnych, prezentów o małej wartości i próbek, co oznacza, że w tych przypadkach nie powstanie obowiązek dokumentowania dostawy za pomocą faktur wewnętrznych.

2. Nieodpłatne świadczenia usług niebędące dostawą towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenia usług, jeżeli nie są one związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych z tymi usługami, w całości lub w części.

3. Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów.

4. Dostawa towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca.

5. Import usług.

6. Zwrot kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.

Organy podatkowe wymagają, mimo że nie wynika to wprost z przepisów, aby również otrzymanie dotacji dokumentować fakturami wewnętrznymi.

Za dany okres rozliczeniowy (miesiąc lub kwartał) podatnik może wystawić jedną fakturę dokumentującą dokonane w tym okresie czynności.