Jak rozliczać koszty działalności w prywatnym mieszkaniu

Czy od sprzedaży lokalu jest podatek

Czy jeśli na działalność gospodarczą przeznaczę mieszkanie, które kupiłem 5 lat temu na cele prywatne, sprzedając taki lokal, będę musiał zapłacić podatek?

Tak

Gdy mieszkanie zostanie w związku z prowadzeniem działalności przekwalifikowane na lokal użytkowy, który następnie zostanie zaliczony do składników majątku firmy, zawsze dochód z działalności będzie rozliczany i opodatkowany jak przychód z działalności.

Inaczej jest z lokalem mieszkalnym - i to zarówno wówczas, gdy nie jest on, jak i jest składnikiem majątku firmy - oraz lokalem użytkowym niewpisanym do ewidencji środków trwałych, a więc nieuznawanym za składnik majątku firmy.

Od początku 2007 roku obowiązuje nowy 19-procentowy podatek od dochodu ze sprzedaży nieruchomości. Dotyczy mieszkań, domów, działek, lokali użytkowych i im podobnych, których właścicielami zostaliśmy od 1 stycznia 2007 r. Sprzedaż nieruchomości nabytych wcześniej objęta jest nadal zryczałtowanym podatkiem od przychodu lub z podatku zwolniona.

Osoby sprzedające mieszkanie lub inną nieruchomość, której własność nabyły do końca 2006 roku, nadal są zobowiązane do zapłaty zryczałtowanego podatku od przychodu ze zbycia. I tylko wtedy, gdy byli właścicielami krócej niż pięć lat i przychodu nie przeznaczą na zaspokojenie potrzeb mieszkaniowych.

Najbardziej komfortową sytuację mają osoby, które posiadają nieruchomość, jej część lub udział w niej dłużej niż pięć lat. Wówczas bowiem sprzedaż nieruchomości nie jest obciążona podatkami. Co prawda, także wtedy trzeba zapłacić podatek od czynności cywilnoprawnych, ale ciężar ten spada na nabywcę. Natomiast przychód z takiej sprzedaży jest w całości zwolniony z podatku dochodowego.

Bywa jednak, że transakcję trzeba przeprowadzić wcześniej. Wtedy już także przychód podlega co do zasady podatkowi dochodowemu. Można jednak przed nim uciec, korzystając z możliwości, jakie wiążą się z przeznaczeniem wydatków na własne cele mieszkaniowe.

Podstawa prawna

• Art. 10, art. 14 i art. 30c ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

Czy wliczać w koszty czynsz

Jestem samozatrudnionym, rozliczam się w formie księgi. Działalność prowadzę poza miejscem zamieszkania, w części wynajmowanego pokoju. Czy mogę w koszty wliczyć część kosztów najmu?

Tak

W przypadku najmu wszystkie wydatki na lokal - od czynszu po opłaty eksploatacyjne, jeśli tylko zgodnie z umową najmu obciążają one najemcę - są kosztem uzyskania przychodu. Kwalifikuje się je w koszty na podstawie umowy najmu, do której za poszczególne miesiące warto odwołać się w rachunkach lub fakturach wystawianych przez wynajmującego. Te ostatnie zaś są dowodem księgowym, na podstawie którego następuje ich zaewidencjonowanie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

W koszty prowadzonej działalności zaliczamy także wydatki związane z opłatami za czynsz. Możemy mieć tutaj do czynienia z dwoma przypadkami: lokal jest w całości przeznaczony na działalność gospodarczą albo na cele działalności gospodarczej wykorzystujemy tylko część mieszkania. W pierwszym przypadku sprawa jest jasna: kontrahent wystawia nam fakturę lub rachunek, które stanowią podstawę do zaksięgowania całej kwoty (brutto lub netto, w zależności od tego, czy mamy prawo do odliczenia VAT) w koszty. Czynimy to w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Gdy wykorzystujemy na działalność część mieszkania, w koszty wliczamy część opłat za najem, proporcjonalnie do udziału powierzchni wykorzystywanej dla potrzeb działalności w stosunku do powierzchni całego mieszkania.

Podstawa prawna

• Art. 14 i art. 21-23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

• Rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).

Czy rozliczać prywatny rachunek telefoniczny

W jednoosobowej działalności gospodarczej wykorzystuję prywatny telefon stacjonarny. Czy mogę wliczać w koszty przynajmniej część rachunku telefonicznego?

Tak

Jeśli jest billing, który stanowi załącznik do rachunku telefonicznego, należy zaznaczyć na nim rozmowy, które prowadzone były w celach związanych z prowadzoną działalnością. Następnie należność za te rozmowy trzeba zsumować. Zaś na odwrocie rachunku dokonać zapisu, np. rachunek za rozmowy telefoniczne, z których część została odbyta w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i zaliczona w koszty... w miesiącu.... Suma rozmów zaliczonych w koszty (na podstawie wyszczególnienia w załączonym billingu)... zł. Oczywiście zapis ten podpisać. Następnie zaś - na ogólnych zasadach - sporządzamy dowód wewnętrzny, do którego dołączamy tak opisany rachunek i na podstawie tego dowodu wewnętrznego dokonujemy zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Gdy mamy rachunek telefoniczny bez billingu, określamy procentowo, jaka część rozmów miała charakter prywatny, a jaka związana była z prowadzoną działalnością gospodarczą (np. porównując rachunki telefoniczne z okresu, gdy działalność gospodarcza nie była prowadzona z rachunkami obecnymi; urząd skarbowy ma bowiem prawo spytać w takiej sytuacji, skąd wziął się taki, a nie inny procent, ponadto możemy już na wstępie, gdy rozpoczynamy tak rozliczać telefon prywatny, złożyć w urzędzie skarbowym pismo informujące, iż będziemy zaliczali w koszty część rozmów z prywatnego telefonu i będą one stanowiły np. 65 proc. całej należności za rozmowy). Następnie opisujemy rachunek, np. rachunek za rozmowy telefoniczne, z których część odbyto w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i zaliczono w koszty... w miesiącu... Odsetek rozmów odbytych w związku z prowadzoną działalnością wynosi... proc., co stanowi... zł. Oczywiście osoba upoważniona taki zapis podpisuje. Następnie na tej podstawie sporządzamy - na zasadach ogólnych - dowód wewnętrzny. Dołączamy do niego rachunek za telefon. Na podstawie dowodu wewnętrznego dokonujemy zapisu w księdze przychodów i rozchodów.

Podstawa prawna

• Rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).

Czy wliczać w koszty wydatki na benzynę

Od niedawna jestem samozatrudnionym. Jestem pośrednikiem w obrocie nieruchomościami i rozliczam się na podstawie księgi przychodów i rozchodów. Do działalności czasami wykorzystuję samochód osobowy rodziców. Czy zakup benzyny mogę wliczyć w koszty?

Tak

Jednak w tym celu trzeba dochować kilku warunków. Najogólniej można powiedzieć, że z tej formy wykorzystywania do celów prowadzonej działalności prywatnego samochodu można zacząć i przestać korzystać w dowolnym momencie (bez żadnych dodatkowych konsekwencji). Wystarczy założyć ewidencję przebiegu pojazdu i kosztów eksploatacji samochodu oraz prowadzić ją na bieżąco. W żadnym bowiem przypadku nie możemy zaliczyć do kosztów prowadzonej działalności gospodarczej zakupu benzyny i wszelkich innych wydatków związanych z używaniem takiego samochodu. By tak się mogło stać, musielibyśmy go wprowadzić do ewidencji środków trwałych, a to możliwe byłoby tylko wtedy, gdyby stanowił naszą własność.

Ewidencję przebiegu pojazdu możemy kupić jako gotowy druk akcydensowy.

Dla udokumentowana wydatków poniesionych w związku z użyciem własnego samochodu do celów służbowych trzeba też robić zestawienie kosztów eksploatacji samochodu. W kupionym gotowym formularzu nazywa się to zestawieniem rachunków za eksploatację pojazdu.

Podatnik ma prawo do wliczania w koszty kwoty stanowiącej efekt przemnożenia liczby przejechanych w celach służbowych kilometrów przez aktualnie obowiązującą stawkę za 1 km.

W sytuacji gdy kwota wynikająca z miesięcznego zestawienia rachunków dotyczących eksploatacji samochodu jest wyższa niż kwota wynikająca z ewidencji przebiegu pojazdu, kosztem uzyskania przychodów jest kwota wynikająca z ewidencji i księgowana w kol. 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Różnica między wielkością wynikającą z miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków (wynikających z rachunków) a wielkością wynikającą z ewidencji przebiegu pojazdu podlega rozliczeniu (czyli jest uwzględniana przy rozrachunku) w kolejnym miesiącu.

Ewentualną nadwyżkę kosztów odliczy w następnych miesiącach 2008 r., oczywiście pod warunkiem, iż wówczas wystąpi sytuacja odwrotna; z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez obowiązującą wówczas stawkę za 1 km wyjdzie więcej, niż wyniosły wydatki faktycznie poniesione w danym miesiącu.

Ale jeśli już do końca roku nie będzie takiej sytuacji, że faktycznie wydana kwota będzie niższa od tej, która wynika z ewidencji przebiegu pojazdu, nie uda się wliczyć w koszty prowadzonej działalności gospodarczej takiej nadwyżki.

Koszty te, jak już stwierdziliśmy, wpisujemy do księgi na koniec miesiąca. Możemy to uczynić w dwojaki sposób: bezpośrednio na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu; wówczas w rubryce 3 (nr dowodu księgowego) wpisujemy: ewidencja przebiegu pojazdu lub za pośrednictwem dowodu wewnętrznego, sporządzonego na podstawie zapisu z ewidencji przebiegu pojazdu.

Podstawa prawna

• Art. 14 i art. 21-23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 200 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

• Rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).

Czy użyczenie jest opodatkowane

Rozpoczynam samozatrudnienie, będę rozliczała się na podstawie księgi przychodów. Skorzystam z lokalu udostępnionego przez przyjaciółkę. Czy ma to jakieś konsekwencje podatkowe?

Tak

Zgodnie z odpowiednim przepisem art. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za inny przychód z działalności gospodarczej należy uznać wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń z wyjątkiem otrzymanych od osób zaliczonych do I i II grupy podatkowej w rozumieniu przepisów o podatku od spadków i darowizn.

Najpierw rozszyfrujmy te dwie grupy podatkowe. Do grupy I zalicza się: małżonka, zstępnych, wstępnych (a więc potomków i przodków w I linii), pasierba, zięcia, synową, rodzeństwo, ojczyma, macochę i teściów. Do grupy II - zstępnych rodzeństwa, rodzeństwo rodziców, zstępnych i małżonków pasierbów, małżonków rodzeństwa i rodzeństwo małżonków, małżonków rodzeństwa małżonków, małżonków innych zstępnych.

Jeśli od którejś z tych osób samozatrudniony otrzyma nieodpłatnie jakiekolwiek świadczenie, np. użyczy mu ktoś z takich krewnych (nieodpłatnie) lokal na biuro albo samochód, by mógł go wykorzystywać dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, nie spowoduje to żadnych konsekwencji finansowych.

Zupełnie inaczej będzie jednak w przypadku, gdy osoba użyczająca znajdzie się poza taką kategorią krewnych, użyczy zaś określonej rzeczy nieodpłatnie lub nieodpłatnie wykona określoną usługę. Ponieważ alternatywą dla agenta byłaby konieczność poniesienia kosztu (zapłacenia za usługę lub za wynajem określonej rzeczy), a do płacenia nie doszło, samozatrudniony uzyskał ewidentną korzyść (przychód). Co gorsza, jego wysokość ustala się wedle średnich cen rynkowych - często nieadekwatnych do konkretnego przypadku, a na dodatek nie ponosząc faktycznie wydatku na ten cel. Samozatrudniony nie może więc obniżyć o tę samą kwotę przychodu poniesionego wydatku - z tytułu kosztu uzyskania przychodu. Za koszt może bowiem uznać wyłącznie wydatek faktycznie poniesiony.

Wniosek z tego jest oczywisty: w przypadku, gdy podmiotem użyczającym lub wykonującym jakiekolwiek nieodpłatne świadczenie ma być osoba spoza I lub II grupy pokrewieństwa, lepiej na tę okoliczność zawrzeć umowę najmu czy np. zakupu usługi, niż korzystać z użyczenia.

Podstawa prawna

• Art. 14 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

MARIANNA OLSZEWSKA