REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczać koszty najmu auta

Krzysztof Tomaszewski
Krzysztof Tomaszewski
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Jakie są zasady rozliczania przez osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą kosztów samochodu osobowego używanego na podstawie umowy najmu?

Sytuację taką reguluje art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.). Zgodnie z tym przepisem, nie uważa się za koszy uzyskania przychodów poniesionych wydatków z tytułu używania samochodu osobowego, który nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych podatnika, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu. Z uwagi na fakt, iż samochód osobowy najęty przez przedsiębiorcę nie stanowi jego środka trwałego, wysokość wydatków zaliczanych w koszty podatkowe, ponoszonych w związku z używaniem takiego samochodu, powinna być określona w sposób opisany w powyższym przepisie.

REKLAMA

Jaka jest procedura ustalania kwoty wydatków stanowiących koszty podatkowe dla potrzeb zastosowania powyższego przepisu?

REKLAMA

Celem ustalenia faktycznego przebiegu samochodu osobowego dla zastosowania powołanego wyżej art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podatnik (przedsiębiorca) ma obowiązek prowadzenia odpowiedniej ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki). W przypadku braku ewidencji, wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania takiego samochodu nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Zgodnie z przepisami, ewidencja ma być prowadzona przez osobę faktycznie używającą danego samochodu.

REKLAMA

Stosownie do art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (przedsiębiorcy) i jego dane.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wyjaśnijmy zatem, gdzie można znaleźć wspomniane stawki przebiegu pojazdu służące do ustalenia wysokości odliczalnych wydatków na samochód używany na podstawie umowy najmu. Otóż stawki, o których mowa we wspomnianym przepisie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zostały określone w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Zgodnie z par. 2 tego rozporządzenia, stawki mające zastosowanie do samochodów osobowych wynoszą: 0,5214 zł - w przypadku samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm sześc. oraz 0,8358 zł - w przypadku samochodów o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm sześc.

Czy istnieją jakieś szczególne regulacje podatkowe obowiązujące w przypadku, gdy pracodawca korzysta z samochodu wynajętego mu przez pracownika?

W przypadku korzystania przez przedsiębiorcę z samochodu osobowego wynajętego przez pracownika, co do zasady, zastosowanie będą mieć wyżej opisane reguły w zakresie odliczania wydatków ponoszonych przez pracodawcę w związku z takim samochodem.

Niemniej jednak, należy zwrócić uwagę, że ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych w art. 23 ust. 1 pkt 36 zawiera szczegółowe uregulowanie sytuacji, w której to pracownik sam korzysta z własnego samochodu dla potrzeb działalności gospodarczej prowadzonej przez pracodawcę. Sytuacja taka dość często występuje na przykład w zawodzie przedstawiciela handlowego. Niektóre firmy, zamiast zapewniać przedstawicielowi samochód służbowy, wymagają od pracowników wykorzystywania przez nich własnych samochodów, oczywiście za zwrotem ponoszonych z tego tytułu kosztów. Dość częsta jest również sytuacja, w której pracownik wykorzystuje własny samochód jako środek transportu dla celów odbycia określonej podróży służbowej.

Jakie są zatem zasady zaliczania w koszty podatkowe wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów dla potrzeb działalności pracodawcy?

Zgodnie z wyżej wspomnianym przepisem, do kosztów uzyskania przychodów danego podatnika (pracodawcy) nie zalicza się wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności:

• w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

• w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Wyjaśnijmy obecnie, w jaki sposób dokonuje się ustalenia powyższych wydatków zaliczanych do kosztów podatkowych w omawianym przypadku. Otóż zwrot kosztów na rzecz pracownika następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej pomiędzy pracodawcą i pracownikiem, o używanie przez pracownika samochodu do celów służbowych. Warunki tej umowy powinny odpowiadać przepisom wyżej wskazanego rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Należy przy tym zaznaczyć, iż rozporządzenie to reguluje jedynie zasady zwrotu wydatków na rzecz pracowników z tytułu używania samochodów w jazdach lokalnych.

Zgodnie ze wspomnianym rozporządzeniem ministra infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, pracodawca pokrywa koszty używania pojazdów do celów służbowych przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu. Jak wyżej wskazano, stawki te, w przypadku samochodu osobowego, nie mogą być jednak wyższe niż 0,5214 zł - w przypadku samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm sześc. oraz 0,8358 zł - w przypadku samochodów o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm sześc.

Pracodawca ustala miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne. W zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, limit ten, co do zasady, nie może przekroczyć: 300 km - w przypadku liczby mieszkańców do 100 tys., 500 km - w przypadku liczby mieszkańców ponad 100 tys. do 500 tys. oraz 700 km - w przypadku liczby mieszkańców ponad 500 tys.

Zwrot kosztów używania samochodu osobowego do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn wyżej wskazanej odpowiedniej stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne.

Zgodnie z powołanym wyżej art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ryczałt ustalony w powyższy sposób i zwracany przez pracodawcę pracownikowi z tytułu używania samochodu w jazdach lokalnych, stanowi dla pracodawcy koszt uzyskania przychodu, natomiast kwoty zwracane pracownikowi ponad wskazany ryczałt zostają wyłączone z kosztów podatkowych.

Powyższe zasady dotyczą zwrotu wydatków w jazdach lokalnych. A jakie są zasady zwrotu kosztów z tytułu używania przez pracownika samochodu osobowego w jazdach zamiejscowych?

Jeżeli chodzi o używanie takich pojazdów do celów służbowych w jazdach zamiejscowych, tj. poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, to zasady zwrotu należności pracownikowi w takiej sytuacji uregulowane są w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Zgodnie z par. 5 ust. 3 tego rozporządzenia, w przypadku odbywania przez pracownika podróży służbowej własnym samochodem osobowym, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, która określona została w komentowanym wyżej rozporządzeniu ministra infrastruktury.

Kwota zwrotu ustalona w powyższy sposób stanowi dla pracodawcy koszt uzyskania przychodów. Należy jednak zaznaczyć, iż również w tym przypadku warunkiem koniecznym zaliczenia przez pracodawcę przedmiotowego zwrotu w koszty podatkowe jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, zgodnie z zasadami wyżej opisanymi.

Jakie reguły obowiązują w odniesieniu do rozliczania wydatków związanych z używaniem samochodów, które nie są zaliczane do środków trwałych przedsiębiorcy?

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych zawiera dwa szczegółowe przepisy odnoszące się do tego typu sytuacji. Pierwszy z tych przepisów dotyczy przypadku, w którym pracownicy danego przedsiębiorcy wykorzystują swoje samochody dla potrzeb działalności gospodarczej prowadzonej przez pracodawcę. Sytuacja taka dość często występuje na przykład w zawodzie przedstawiciela handlowego. Niektóre firmy, zamiast zapewniać przedstawicielowi samochód służbowy, wymagają od pracowników wykorzystywania przez nich własnych samochodów, oczywiście za zwrotem ponoszonych z tego tytułu kosztów. Dość częsta jest również sytuacja, w której pracownik wykorzystuje własny samochód jako środek transportu dla celów odbycia określonej podróży służbowej. Sytuacja tego typu dotyczy art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z tym przepisem, do kosztów uzyskania przychodów danego podatnika (przedsiębiorcy) nie zalicza się wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności:

• w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

• w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu

- określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Zbigniew Marczyk

radca prawny, Kancelaria Lovells

 

Rozmawiał KRZYSZTOF TOMASZEWSKI

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Lavard - kara UOKiK na ponad 3,8 mln zł, Lord - ponad 213 tys. zł. Firmy wprowadzały w błąd konsumentów kupujących odzież

UOKiK wymierzył kary finansowe na przedsiębiorstwa odzieżowe: Polskie Sklepy Odzieżowe (Lavard) - ponad 3,8 mln zł, Lord - ponad 213 tys. zł. Konsumenci byli wprowadzani w błąd przez nieprawdziwe informacje o składzie ubrań. Zafałszowanie składu ubrań potwierdziły kontrole Inspekcji Handlowej i badania w laboratorium UOKiK.

Składka zdrowotna to parapodatek! Odkręcanie Polskiego Ładu powinno nastąpić jak najszybciej

Składka zdrowotna to parapodatek! Zmiany w składce zdrowotnej muszą nastąpić jak najszybciej. Odkręcanie Polskiego Ładu dopiero od stycznia 2025 r. nie satysfakcjonuje przedsiębiorców. Czy składka zdrowotna wróci do stanu sprzed Polskiego Ładu?

Dotacje KPO wzmocnią ofertę konkursów ABM 2024 dla przedsiębiorców

Dotacje ABM (Agencji Badań Medycznych) finansowane były dotychczas przede wszystkim z krajowych środków publicznych. W 2024 roku ulegnie to zmianie za sprawą środków z KPO. Zgodnie z zapowiedziami, już w 3 i 4 kwartale możemy spodziewać się rozszerzenia oferty dotacyjnej dla przedsiębiorstw.

"DGP": Ceneo wygrywa z Google. Sąd zakazał wyszukiwarce Google faworyzowania własnej porównywarki cenowej

Warszawski sąd zakazał wyszukiwarce Google faworyzowania własnej porównywarki cenowej. Nie wolno mu też przekierowywać ruchu do Google Shopping kosztem Ceneo ani utrudniać dostępu do polskiej porównywarki przez usuwanie prowadzących do niej wyników wyszukiwania – pisze we wtorek "Dziennik Gazeta Prawna".

REKLAMA

Drogie podróże zarządu Orlenu. Nowe "porażające" informacje

"Tylko w 2022 roku zarząd Orlenu wydał ponad pół miliona euro na loty prywatnymi samolotami" - poinformował w poniedziałek minister aktywów państwowych Borys Budka. Dodał, że w listopadzie ub.r. wdano też 400 tys. zł na wyjazd na wyścig Formuły 1 w USA.

Cable pooling - nowy model inwestycji w OZE. Warunki przyłączenia, umowa

W wyniku ostatniej nowelizacji ustawy Prawo energetyczne, która weszła w życie 1 października 2023 roku, do polskiego porządku prawnego wprowadzono długo wyczekiwane przez polską branżę energetyczną przepisy regulujące instytucję zbiorczego przyłącza, tzw. cable poolingu. Co warto wiedzieć o tej instytucji i przepisach jej dotyczących?

Wakacje składkowe. Od kiedy, jakie kryteria trzeba spełnić?

12 kwietnia 2024 r. w Sejmie odbyło się I czytanie projektu nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Projekt nowelizacji przewiduje zwolnienie z opłacania składek ZUS (tzw. wakacje składkowe) dla małych przedsiębiorców. 

Sprzedaż miodu - nowe przepisy od 18 kwietnia 2024 r.

Nowe przepisy dotyczące sprzedaży miodu wchodzą w życie 18 kwietnia 2024 r. O czym muszą wiedzieć producenci miodu?

REKLAMA

Branża HoReCa nie jest w najlepszej kondycji. Restauracja z Wrocławia ma 4,2 mln zł długów

Branża HoReCa od pandemii nie ma się najlepiej. Prawie 13,6 tys. obiektów noclegowych, restauracji i firm cateringowych w Polsce ma przeterminowane zaległości finansowe na ponad 352 mln zł. 

Branża handlu detalicznego liczy w 2024 roku na uzyskanie wyższych marż – i to mimo presji na obniżanie cen

Choć od pandemii upłynęło już sporo czasu, dla firm handlu detalicznego dalej największym wyzwaniem jest zarządzanie kosztami w warunkach wciąż wysokiej inflacji oraz presji na obniżkę cen. Do tego dochodzi w dalszym ciągu staranie o ustabilizowanie łańcucha dostaw. Jednak coraz więcej przedsiębiorstw patrzy z optymizmem w przyszłość i liczy na możliwość uzyskania wyższej marzy.

REKLAMA