REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczać koszty najmu auta

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Krzysztof Tomaszewski
Krzysztof Tomaszewski
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Jakie są zasady rozliczania przez osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą kosztów samochodu osobowego używanego na podstawie umowy najmu?

Sytuację taką reguluje art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.). Zgodnie z tym przepisem, nie uważa się za koszy uzyskania przychodów poniesionych wydatków z tytułu używania samochodu osobowego, który nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych podatnika, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu. Z uwagi na fakt, iż samochód osobowy najęty przez przedsiębiorcę nie stanowi jego środka trwałego, wysokość wydatków zaliczanych w koszty podatkowe, ponoszonych w związku z używaniem takiego samochodu, powinna być określona w sposób opisany w powyższym przepisie.

REKLAMA

Jaka jest procedura ustalania kwoty wydatków stanowiących koszty podatkowe dla potrzeb zastosowania powyższego przepisu?

REKLAMA

Celem ustalenia faktycznego przebiegu samochodu osobowego dla zastosowania powołanego wyżej art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podatnik (przedsiębiorca) ma obowiązek prowadzenia odpowiedniej ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki). W przypadku braku ewidencji, wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania takiego samochodu nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Zgodnie z przepisami, ewidencja ma być prowadzona przez osobę faktycznie używającą danego samochodu.

REKLAMA

Stosownie do art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (przedsiębiorcy) i jego dane.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wyjaśnijmy zatem, gdzie można znaleźć wspomniane stawki przebiegu pojazdu służące do ustalenia wysokości odliczalnych wydatków na samochód używany na podstawie umowy najmu. Otóż stawki, o których mowa we wspomnianym przepisie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zostały określone w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Zgodnie z par. 2 tego rozporządzenia, stawki mające zastosowanie do samochodów osobowych wynoszą: 0,5214 zł - w przypadku samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm sześc. oraz 0,8358 zł - w przypadku samochodów o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm sześc.

Czy istnieją jakieś szczególne regulacje podatkowe obowiązujące w przypadku, gdy pracodawca korzysta z samochodu wynajętego mu przez pracownika?

W przypadku korzystania przez przedsiębiorcę z samochodu osobowego wynajętego przez pracownika, co do zasady, zastosowanie będą mieć wyżej opisane reguły w zakresie odliczania wydatków ponoszonych przez pracodawcę w związku z takim samochodem.

Niemniej jednak, należy zwrócić uwagę, że ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych w art. 23 ust. 1 pkt 36 zawiera szczegółowe uregulowanie sytuacji, w której to pracownik sam korzysta z własnego samochodu dla potrzeb działalności gospodarczej prowadzonej przez pracodawcę. Sytuacja taka dość często występuje na przykład w zawodzie przedstawiciela handlowego. Niektóre firmy, zamiast zapewniać przedstawicielowi samochód służbowy, wymagają od pracowników wykorzystywania przez nich własnych samochodów, oczywiście za zwrotem ponoszonych z tego tytułu kosztów. Dość częsta jest również sytuacja, w której pracownik wykorzystuje własny samochód jako środek transportu dla celów odbycia określonej podróży służbowej.

Jakie są zatem zasady zaliczania w koszty podatkowe wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów dla potrzeb działalności pracodawcy?

Zgodnie z wyżej wspomnianym przepisem, do kosztów uzyskania przychodów danego podatnika (pracodawcy) nie zalicza się wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności:

• w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

• w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Wyjaśnijmy obecnie, w jaki sposób dokonuje się ustalenia powyższych wydatków zaliczanych do kosztów podatkowych w omawianym przypadku. Otóż zwrot kosztów na rzecz pracownika następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej pomiędzy pracodawcą i pracownikiem, o używanie przez pracownika samochodu do celów służbowych. Warunki tej umowy powinny odpowiadać przepisom wyżej wskazanego rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Należy przy tym zaznaczyć, iż rozporządzenie to reguluje jedynie zasady zwrotu wydatków na rzecz pracowników z tytułu używania samochodów w jazdach lokalnych.

Zgodnie ze wspomnianym rozporządzeniem ministra infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, pracodawca pokrywa koszty używania pojazdów do celów służbowych przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu. Jak wyżej wskazano, stawki te, w przypadku samochodu osobowego, nie mogą być jednak wyższe niż 0,5214 zł - w przypadku samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm sześc. oraz 0,8358 zł - w przypadku samochodów o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm sześc.

Pracodawca ustala miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne. W zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, limit ten, co do zasady, nie może przekroczyć: 300 km - w przypadku liczby mieszkańców do 100 tys., 500 km - w przypadku liczby mieszkańców ponad 100 tys. do 500 tys. oraz 700 km - w przypadku liczby mieszkańców ponad 500 tys.

Zwrot kosztów używania samochodu osobowego do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn wyżej wskazanej odpowiedniej stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne.

Zgodnie z powołanym wyżej art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ryczałt ustalony w powyższy sposób i zwracany przez pracodawcę pracownikowi z tytułu używania samochodu w jazdach lokalnych, stanowi dla pracodawcy koszt uzyskania przychodu, natomiast kwoty zwracane pracownikowi ponad wskazany ryczałt zostają wyłączone z kosztów podatkowych.

Powyższe zasady dotyczą zwrotu wydatków w jazdach lokalnych. A jakie są zasady zwrotu kosztów z tytułu używania przez pracownika samochodu osobowego w jazdach zamiejscowych?

Jeżeli chodzi o używanie takich pojazdów do celów służbowych w jazdach zamiejscowych, tj. poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, to zasady zwrotu należności pracownikowi w takiej sytuacji uregulowane są w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Zgodnie z par. 5 ust. 3 tego rozporządzenia, w przypadku odbywania przez pracownika podróży służbowej własnym samochodem osobowym, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, która określona została w komentowanym wyżej rozporządzeniu ministra infrastruktury.

Kwota zwrotu ustalona w powyższy sposób stanowi dla pracodawcy koszt uzyskania przychodów. Należy jednak zaznaczyć, iż również w tym przypadku warunkiem koniecznym zaliczenia przez pracodawcę przedmiotowego zwrotu w koszty podatkowe jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, zgodnie z zasadami wyżej opisanymi.

Jakie reguły obowiązują w odniesieniu do rozliczania wydatków związanych z używaniem samochodów, które nie są zaliczane do środków trwałych przedsiębiorcy?

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych zawiera dwa szczegółowe przepisy odnoszące się do tego typu sytuacji. Pierwszy z tych przepisów dotyczy przypadku, w którym pracownicy danego przedsiębiorcy wykorzystują swoje samochody dla potrzeb działalności gospodarczej prowadzonej przez pracodawcę. Sytuacja taka dość często występuje na przykład w zawodzie przedstawiciela handlowego. Niektóre firmy, zamiast zapewniać przedstawicielowi samochód służbowy, wymagają od pracowników wykorzystywania przez nich własnych samochodów, oczywiście za zwrotem ponoszonych z tego tytułu kosztów. Dość częsta jest również sytuacja, w której pracownik wykorzystuje własny samochód jako środek transportu dla celów odbycia określonej podróży służbowej. Sytuacja tego typu dotyczy art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z tym przepisem, do kosztów uzyskania przychodów danego podatnika (przedsiębiorcy) nie zalicza się wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności:

• w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

• w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu

- określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Zbigniew Marczyk

radca prawny, Kancelaria Lovells

 

Rozmawiał KRZYSZTOF TOMASZEWSKI

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Vibe coding - czy AI zredukuje koszty tworzenia oprogramowania, a programiści staną się zbędni?

Kiedy pracowałem wczoraj wieczorem nad newsletterem, do szablonu potrzebowałem wołacza imienia – chciałem, żeby mail zaczynał się od “Witaj Marku”, zamiast „Witaj Marek”. W Excelu nie da się tego zrobić w prosty sposób, a na ręczne przerobienie wszystkich rekordów straciłbym długie godziny. Poprosiłem więc ChatGPT o skrypt, który zrobi to za mnie. Po trzech sekundach miałem działający kod, a wołacze przerobiłem w 20 minut. Więcej czasu zapewne zajęłoby spotkanie, na którym zleciłbym komuś to zadanie. Czy coraz więcej takich zadań nie będzie już wymagać udziału człowieka?

Wellbeing, który naprawdę działa. Arłamów Business Challenge 2025 pokazuje, jak budować silne organizacje w czasach kryzysu zaangażowania

Arłamów, 30 czerwca 2025 – „Zaangażowanie pracowników w Polsce wynosi jedynie 8%. Czas przestać mówić o benefitach i zacząć praktykować realny well-doing” – te słowa Jacka Santorskiego, psychologa biznesu i społecznego, wybrzmiały wyjątkowo mocno w trakcie tegorocznej edycji Arłamów Business Challenge.

Nie uczą się i nie pracują. Polscy NEET często są niewidzialni dla systemu

Jak pokazuje najnowszy raport Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, około 10% młodych Polaków nie uczy się ani nie pracuje. Kim są polscy NEET i dlaczego jest to realny problem społeczny?

Polska inwestycyjna zapaść – co hamuje rozwój i jak to zmienić?

Od 2015 roku stopa inwestycji w Polsce systematycznie spada. Choć może się to wydawać abstrakcyjnym wskaźnikiem makroekonomicznym, jego skutki odczuwamy wszyscy – wolniejsze tempo wzrostu gospodarczego, mniejszy przyrost zamożności, trudniejsza pogoń za Zachodem. Dlaczego tak się dzieje i czy można to odwrócić? O tym rozmawiali Szymon Glonek oraz dr Anna Szymańska z Polskiego Instytutu Ekonomicznego.

REKLAMA

Firma za granicą jako narzędzie legalnej optymalizacji podatkowej. Fakty i mity

W dzisiejszych czasach, gdy przedsiębiorcy coraz częściej stają przed koniecznością konkurowania na globalnym rynku, pojęcie optymalizacji podatkowej staje się jednym z kluczowych elementów strategii biznesowej. Wiele osób kojarzy jednak przenoszenie firmy za granicę głównie z próbą unikania podatków lub wręcz z działaniami nielegalnymi. Tymczasem, właściwie zaplanowana firma za granicą może być w pełni legalnym i etycznym narzędziem zarządzania obciążeniami fiskalnymi. W tym artykule obalimy popularne mity, przedstawimy fakty, wyjaśnimy, które rozwiązania są legalne, a które mogą być uznane za agresywną optymalizację. Odpowiemy też na kluczowe pytanie: czy polski przedsiębiorca faktycznie zyskuje, przenosząc działalność poza Polskę?

5 sprawdzonych metod pozyskiwania klientów B2B, które działają w 2025 roku

Pozyskiwanie klientów biznesowych w 2025 roku wymaga elastyczności, innowacyjności i umiejętnego łączenia tradycyjnych oraz nowoczesnych metod sprzedaży. Zmieniające się preferencje klientów, rozwój technologii i rosnące znaczenie relacji międzyludzkich sprawiają, że firmy muszą dostosować swoje strategie, aby skutecznie docierać do nowych odbiorców. Dobry prawnik zadba o zgodność strategii z przepisami prawa oraz zapewni ochronę interesów firmy. Oto pięć sprawdzonych metod, które pomogą w pozyskiwaniu klientów w obecnym roku.

Family Business Future Summit - podsumowanie po konferencji

Pod koniec kwietnia niniejszego roku, odbyła się druga edycja wydarzenia Family Business Future Summit, które dedykowane jest przedsiębiorczości rodzinnej. Stolica Warmii i Mazur przez dwa dni gościła firmy rodzinne z całej Polski, aby esencjonalnie, inspirująco i innowacyjne opowiadać i rozmawiać o sukcesach oraz wyzwaniach stojących przed pionierami polskiej przedsiębiorczości.

Fundacja rodzinna po dwóch latach – jak zmienia się myślenie o sukcesji?

Jeszcze kilka lat temu o sukcesji w firmach mówiło się niewiele. Przedsiębiorcy odsuwali tę kwestię na później, często z uwagi na brak gotowości, aby się z nią zmierzyć. Mówienie o śmierci właściciela, przekazaniu firmy i zabezpieczeniu rodziny wciąż należało do tematów „na później”.

REKLAMA

Potencjał 33 GW z wiatraków na polskim morzu. To 57% zapotrzebowania kraju na energię. Co dalej z farmami wiatrowymi w 2026 i 2027 r.

Polski potencjał na wytwarzanie energii elektrycznej z wiatraków na morzu (offshore) wynosi 33 GW. To aż 57% rocznego zapotrzebowania kraju na energię. W 2026 i 2027 r. powstaną nowe farmy wiatrowe Baltic Power i Baltica 2. Jak zmieniają się przepisy? Co dalej?

Jak zwiększyć rentowność biura rachunkowego bez dodatkowych wydatków?

Branża księgowa to jedna z dziedzin, w których wynagrodzenie za świadczone usługi często jest mocno niedoszacowane, mimo tego, że błędy w księgowości mogą skutkować bardzo poważnymi konsekwencjami dla przedsiębiorców. W związku z tak doniosłą rolą biur rachunkowych powinny one dbać o poziom rentowności, który pozwoli właścicielom skupić się na podnoszeniu jakości świadczonych usług oraz większego spokoju, co niewątpliwie pozytywnie wpływa na dobrostan właścicieli biur oraz ich pracowników.

REKLAMA