Święta w firmie a VAT

Zakupy towarów i usług związane z wystrojem świątecznym firmy

Część podatników w okresie przedświątecznym decyduje się na zorganizowanie w prowadzonej firmie świątecznego wystroju. Wydatki z tym związane stanowią przeważnie koszty reprezentacji, a więc od 1 stycznia 2007 r. nie stanowią kosztów uzyskania przychodu (na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 28 updop). W konsekwencji nie jest możliwe odliczenie podatku naliczonego od takich zakupów (ze względu na brzmienie art. 88 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT).

Nie wszystkie takie wydatki stanowią jednak koszty reprezentacji. Przyjmuje się bowiem, że reprezentacją w rozumieniu podatkowym są skierowane na zewnątrz działania polegające na kreowaniu pozytywnego wizerunku danego podmiotu. W konsekwencji, o ile wydatki związane ze świątecznym wystrojem firmy widoczne dla klientów czy potencjalnych klientów firmy są kosztami reprezentacji, o tyle wydatki związane ze świątecznym wystrojem pomieszczeń niedostępnych dla takich klientów (np. pomieszczeń, w których pracują pracownicy niemający kontaktu z klientami) nie są kosztami reprezentacyjnymi. W zakresie tym możliwe jest więc zaliczenie wydatków na przedświąteczny wystrój firmy do kosztów uzyskania przychodów (są to wydatki poprawiające nastrój pracowników, a więc efektywność ich pracy; w konsekwencji są to wydatki ponoszone w celu osiągnięcia przychodów) oraz odliczenie podatku naliczonego związanego z tymi wydatkami.

Organizacja imprez przedświątecznych

Okres przedświąteczny to również okres, w którym organizowane są często różnego rodzaju spotkania i imprezy przedświąteczne.

Przeważnie takie spotkania i imprezy są organizowane przez podatników będących pracodawcami dla pracowników oraz ich rodzin. Przez długi czas istniały wątpliwości co do możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków na organizację tego typu imprez (znaczna część organów podatkowych twierdziła, że nie ma takiej możliwości - zob. przykładowo pismo Naczelnika I Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 13 lutego 2006 r. nr 1471/dpd2/423/150/05/MB/2). W ostatnim czasie przeważyło jednak stanowisko, że możliwość taka istnieje (przyczyniło się do tego w szczególności pismo Ministerstwa Finansów nr PB3/GN-8213-298/05/1680, w którym stwierdziło ono, że wydatki na zorganizowanie imprez integracyjnych oraz okolicznościowych dla pracowników pochodzące ze środków obrotowych firmy stanowią koszty uzyskania przychodów pracodawców).

Tytułem przykładu przytoczyć warto fragment postanowienia Naczelnika Urzędu Skarbowego w Zgierzu z 2 marca 2006 r. (nr I-1/415/5/06), w którym czytamy, że: „Spotkanie wigilijne pracowników nie zostało wymienione w art. 23 (...) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jako wydatek niestanowiący kosztów uzyskania przychodów. Nie ma bezpośredniego wpływu na uzyskanie przychodu, ale występuje pośredni wpływ na osiągnięcie przychodów poprzez wzmacnianie więzi pracowników, co w efekcie ma przynieść wyniki widoczne w pracy, a więc i przychód firmy. (...) Zatem jeśli powyższy wydatek został poniesiony ze środków obrotowych firmy oraz nie miał na celu udzielenia pomocy socjalnej dla pracowników w tym spotkaniu uczestniczących, tj. nie mieści się w zakresie działalności socjalnej - to stanowi koszt uzyskania przychodów spółki”. Innymi przykładami wyjaśnień, w których organy podatkowe potwierdziły możliwość zaliczania do kosztów uzyskania przychodów koszty organizacji imprez okolicznościowo-integracyjnych, mogą być pismo: Naczelnika Urzędu Skarbowego w Brzegu z 28 maja 2007 r. (nr PD- -423/3/07/BK) czy pismo Naczelnika Lubelskiego Urzędu Skarbowego z 6 lipca 2007 r. (nr PD.423-34/07).

Oznacza to, że w zakresie zakupów towarów i usług związanych z organizacją dla pracowników spotkań przedświątecznych nie ma zastosowania wyłączenie prawa do odliczenia, o którym mowa w art. 88 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. W konsekwencji możliwe jest, co do zasady, odliczanie podatku naliczonego przy zakupach towarów i usług związanych z organizacją takich spotkań (zakładając, że pracodawca prowadzi wyłącznie działalność opodatkowaną lub w spotkaniu uczestniczą wyłącznie pracownicy zatrudnieniu przy wykonywaniu czynności opodatkowanej. W przypadku organizacji spotkania dla pracowników zatrudnionych zarówno przy wykonywaniu czynności opodatkowanych, jak i zwolnionych odliczenie będzie możliwe w proporcji wynikającej ze stosowanej dla danego roku proporcji wstępnej).

Pamiętać jednak należy, że przepisy ustawy o VAT wyłączają możliwość odliczania podatku naliczonego przy nabywaniu usług gastronomicznych i noclegowych (art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT). W konsekwencji, w zakresie, w jakim zakupy związane z organizacją spotkań i imprez przedświątecznych są zakupami takich usług, prawo do odliczenia nie przysługuje. Przy czym trzeba podkreślić, że przez usługi gastronomiczne rozumie się wyłącznie usługi sklasyfikowane na gruncie PKWiU w grupowaniu 55.3. W konsekwencji istnieje możliwość odliczania podatku naliczonego, między innymi, przy nabywaniu usług cateringowych, tj. usług klasyfikowanych jako usługi przygotowywania i dostarczania posiłków dla odbiorców zewnętrznych - PKWiU 55.52.

Możliwość odliczania podatku naliczonego dotyczy wyłącznie zakupów finansowanych ze środków obrotowych podatników - pracodawców. W przypadku spotkań przedświątecznych finansowanych ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych koszty organizacji imprezy stanowią wydatki na działalność socjalną i nie są kosztami uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 42 updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 45 updop. W konsekwencji nie jest możliwe odliczanie podatku naliczonego ze względu na brzmienie art. 88 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. Chyba że powołamy się na art. 88 ust. 2 pkt 3 ustawy, który pozwala na odliczenie VAT od zakupów, gdy wydatków na ich zakup nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Warunkiem jest, aby opodatkować nieodpłatne świadczenie usług. Przyjmuje się jednak, że to do podatnika należy wybór, czy takie przekazanie opodatkuje.

Wątpliwości budzi to, czy jeśli istniało prawo do odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu (niektórych choćby) towarów i usług związanych z organizacją imprez i spotkań przedświątecznych dla pracowników, dochodzi do podlegającego opodatkowaniu nieodpłatnego świadczenia usług, to znaczy czy świadczenia w ramach takich imprez stanowią nieodpłatne świadczenia na cele osobiste pracowników oraz (w przypadku rodzin pracowników) inne nieodpłatne świadczenie usług, jeżeli nie jest ono związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

W mojej ocenie - tak. Jednocześnie jednak uważam, że podatnicy mogą zrezygnować z odliczania podatku naliczonego przy dokonywaniu takich zakupów, a następnie traktować organizację spotkań czy imprez jako nieodpłatne świadczenie usług niepodlegające opodatkowaniu VAT. Co prawda art. 8 ust. 2 ustawy o VAT uzależnia opodatkowanie nieodpłatnego świadczenia usług od istnienia prawa do odliczenia (z którego nie trzeba skorzystać), lecz uważam, że względy celowościowe przemawiają za przyjęciem wniosku, iż dobrowolna rezygnacja z prawa do odliczenia podatku naliczonego przy nabywaniu towarów i usług związanych z nieodpłatnie świadczonymi usługami skutkuje ich brakiem opodatkowania.

Niestety, istnieje ryzyko, że właściwy dla podatnika organ podatkowy zakwestionuje w takich przypadkach brak opodatkowania nieodpłatnego świadczenia usług. Dlatego też bezpieczniejszym rozwiązaniem jest jednak odliczanie podatku naliczonego przy zakupach towarów i usług związanych z organizacją imprez i spotkań przedświątecznych, a następnie traktowanie organizacji tych imprez jako nieodpłatnie świadczonych usług podlegających VAT. Podstawą opodatkowania jest w takim wypadku suma netto wydatków na wszystkie zakupy towarów i usług związanych z organizacją imprezy lub spotkania przedświątecznego.

Problem powyższy nie istnieje w przypadku organizacji imprez i spotkań przedświątecznych ze środków pochodzących z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W takich przypadkach prawo do odliczenia przy dokonywaniu zakupów związanych z ich organizacją - jak zostało wskazane powyżej - nie przysługuje, a w konsekwencji nie dochodzi do opodatkowania nieodpłatnie świadczonych usług na podstawie art. 8 ust. 2 ustawy o VAT. Chyba że podatnik zdecyduje się odliczyć i opodatkować świadczenie.

Imprezy i spotkania przedświąteczne organizowane mogą być nie tylko dla pracowników, ale również dla klientów (kontrahentów) czy potencjalnych klientów (kontrahentów) podatników. W takich przypadkach wydatki związane z organizacją imprez i spotkań są kosztami reprezentacji i nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Oznacza to również brak prawa do odliczenia przy zakupach związanych z organizacją takich imprez (art. 88 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT) oraz brak opodatkowania nieodpłatnego świadczenia usługi (art. 8 ust. 2 ustawy o VAT). Ponadto są to świadczenia związane z prowadzonym przedsiębiorstwem, więc nie podlegają VAT niezależnie od prawa do odliczenia.

Prezenty świąteczne

Zbliżające się święta motywują również podatników do przekazywania prezentów pracownikom czy innym podmiotom (klientom, kontrahentom).

Prezenty dla pracowników

Zasady rozliczania zakupów przeznaczanych dla pracowników budzą pewne wątpliwości. Z jednej strony można bowiem przyjąć, że zakupy (np. zakupy prezentów dla pracowników) takie są zakupami towarów pośrednio wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych (zakładając, że podatnik wykonuje wyłącznie czynności opodatkowane), które dają prawo do odliczenia podatku naliczonego przy ich zakupie. Przyjęcie takiego wniosku oznacza, że przekazanie towarów (w tym prezentów świątecznych) pracownikom - jako przekazanie towarów na cele osobiste pracowników - podlega, co do zasady, opodatkowaniu VAT jako nieodpłatna dostawa towarów (art. 7 ust. 2 ustawy o VAT) i powinno być udokumentowane fakturą wewnętrzną. Wyjątek dotyczy przekazania pracownikom towarów (np. prezentów) mających status prezentów o małej wartości (przekazanie prezentów o małej wartości nie podlega opodatkowaniu na podstawie art. 7 ust. 3 ustawy o VAT; pojęcie prezentów o małej wartości definiuje art. 7 ust. 4 ustawy o VAT).

Z drugiej jednak strony można przyjąć, że związek między zakupami towarów przeznaczonych dla pracowników, a wykonywanymi przez podatnika (pracodawcę) czynnościami opodatkowanymi jest zbyt pośredni, aby można było korzystać z prawa do odliczenia w tym zakresie. Przyjęcie takiego stanowiska powoduje, że przekazanie takich towarów pracownikom nie podlega opodatkowaniu VAT jako nieodpłatna dostawa towarów (opodatkowaniu VAT na podstawie art. 7 ust. 2 ustawy o VAT podlega bowiem wyłącznie przekazanie towarów, przy których nabyciu/wytworzeniu przysługiwało prawo do odliczenia) i nie powinno być dokumentowane fakturą wewnętrzną.

W mojej ocenie prawidłowe jest pierwsze z zaprezentowanych stanowisk. Niemniej jednak uważam, że ze względu na niejasne przepisy w omawianym zakresie możliwe jest postępowanie na oba wskazane powyżej sposoby.

Na marginesie dodam, że przyjęcie drugiego z powyższych stanowisk jest korzystniejsze podatkowo. Powoduje bowiem, że wydatki na zakupy towarów przeznaczonych dla pracowników stanowić będą koszty uzyskania przychodów pracodawcy w kwotach brutto. W przypadku przyjęcia pierwszego stanowiska do kosztów uzyskania przychodów zaliczone mogą być jedynie koszty netto zakupu takich towarów, a jednocześnie nie jest możliwe zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów podatku należnego od przekazania towarów (np. prezentów) pracownikom (do kosztów uzyskania przychodu można jedynie zaliczyć podatek należny od przekazania towarów na cele reprezentacji i reklamy).

Prezenty dla kontrahentów

Prezenty świąteczne mogą być przekazywane nie tylko pracownikom, ale również innym osobom, w szczególności klientom obecnym (kontrahentom) i potencjalnym (kontrahentom). W takich przypadkach wydatki na zakup prezentów są kosztami reprezentacji i nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Oznacza to również brak prawa do odliczenia przy dokonywaniu takich zakupów (art. 88 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT) oraz brak ich opodatkowania jako nieodpłatnych dostaw towarów (art. 7 ust. 2 ustawy o VAT).

Analogicznie ma się rzecz w przypadku często praktykowanego przesyłania klientom obecnym (kontrahentom) i potencjalnym (kontrahentom) kartek czy listów z życzeniami świątecznymi. Wydatki związane z wysłaniem takich kartek nie stanowią - jako koszty reprezentacji - kosztów uzyskania przychodów i nie pozwalają na odliczanie podatku naliczonego. Nie dochodzi również w takim przypadku do wystąpienia podlegającej opodatkowaniu nieodpłatnej dostawy towarów.

Należy wspomnieć, że istnieje art. 88 ust. 2 pkt 3 ustawy, który pozwala na odliczenie VAT od zakupów, gdy wydatków na ich zakup nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Warunkiem tego jest, aby opodatkować nieodpłatne przekazanie. Przyjmuje się jednak, że to do podatnika należy wybór, czy takie przekazanie opodatkuje.

Przekazanie bonów towarowych

Zamiast prezentów rzeczowych pracownikom czy innym osobom (w szczególności klientom i kontrahentom) przekazywane mogą być bony towarowe. W związku ze sprzedażą czy przekazaniem bonów towarowych nie dochodzi do opodatkowania VAT. Bony towarowe (a także wszelkiego rodzaju kupony czy talony) nie są bowiem towarami w rozumieniu VAT.

Jak czytamy w piśmie Naczelnika II Wielkopolskiego Urzędu Skarbowego w Kaliszu w piśmie z 29 listopada 2004 r. (nr DPP-005-160/04): „Bon nie mieści się w definicji towaru, lecz jest jedynie dokumentem uprawniającym do zakupu. Zastępuje on zatem środek pieniężny, który uprawnia do otrzymania w oznaczonym terminie pewnych towarów lub korzystania z usług”. Sprzedaż bonów towarowych nie stanowi również świadczenia usługi. W konsekwencji podatnicy kupujący bony towarowe w celu ich przekazania pracownikom czy innym osobom jako dokumenty stwierdzające sprzedaż nie powinni otrzymywać faktur, lecz noty obciążeniowe lub inne dokumenty księgowe (zob. pismo Naczelnika Łódzkiego Urzędu Skarbowego z 5 kwietnia 2005 r., nr ŁUS-III-2-443/1/05/AJ).

Z tych samych przyczyn opodatkowaniu VAT nie podlegają również nieodpłatne przekazania bonów towarowych.

Potwierdzają to organy podatkowe w udzielanych przez siebie wyjaśnieniach, czego przykładem może być pismo Naczelnika Opolskiego Urzędu Skarbowego z 17 lutego 2005 r. (nr PP/443-137-9-GK/04/05), w którym czytamy, że: „Przekazanie pracownikom bonów towarowych nie jest czynnością podlegającą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług”. Także zatem w przypadku nieodpłatnego przekazania bonów nie należy wystawiać faktury (w szczególności faktury wewnętrznej), lecz czynność tę dokumentować dowodem wewnętrznym (np. dowodem wydania bonu towarowego), bez wykazywania VAT.

• art. 2 pkt 6, art. 5 ust. 1 pkt 1, art. 7 ust. 2-4, art. 8 ust. 2, art. 29 ust. 12, art. 86 ust. 1, art. 88 ust. 1 pkt 2, art. 88 ust. 1 pkt 4 oraz art. 106 ust. 7 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 192, poz. 1382

• art. 23 ust. 1 pkt 23 i pkt 42 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 192, poz. 1387

• art. 16 ust. 1 pkt 28 i 45 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1238

Tomasz Krywan

konsultant podatkowy