REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak długo przechowywać dokumenty podatkowe

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Przemysław Molik
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Rozliczenie podatku nie kończy się z dniem złożenia deklaracji, ale w momencie przedawniania się zobowiązania podatkowego. Do tego czasu należy przechowywać wszystkie dokumenty podatkowe związane z daną deklaracją.

Podatnicy zobowiązani są do przechowywania dokumentów podatkowych, bowiem w każdej chwili organ podatkowy może skontrolować, czy rozliczenie zostało wypełnione prawidłowo. Dokumenty rejestrujące różne zdarzenia gospodarcze objęte są jednak nieco innym okresem przechowywania.

REKLAMA

Co do zasady pięć lat

Podatnicy zobowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Według definicji przyjętej w ustawie Ordynacja podatkowa, księgami podatkowymi są: księgi rachunkowe, podatkowe księgi przychodów i rozchodów oraz ewidencje i rejestry.

Taki sam okres przechowywania dokumentów dotyczy podatników VAT. Zobowiązani są oni przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktury korygujące, a także ich duplikaty do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

REKLAMA

Podobnie, jeśli chodzi osoby fizyczne rozliczające podatek dochodowy PIT. W praktyce na podatnikach spoczywa obowiązek gromadzenia kserokopii nie tylko zeznań rocznych, ale również dokumentów potwierdzających wydatki odliczone w ramach ulg podatkowych, wydatki zaliczone do kosztów uzyskania przychodu - a nie uwzględnione w drukach PIT przesyłanych przez płatników, a także inne dokumenty uzyskane od organów związane z procedurą podatkową.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Szczególne obowiązki w tym zakresie ustawa nakłada na płatników oraz inkasentów. W myśl przepisów powinni oni przechowywać wszystkie dokumenty do czasu upływu terminu przedawnienia swoich zobowiązań. Po tym okresie płatnicy oraz inkasenci zobowiązani są przekazać wszystkie dokumenty podatnikom. Jeśli jest to niemożliwe, dokumenty powinny zostać przez nich zniszczone.

WAŻNA LICZBA

2013 rok - do końca tego roku należy przechowywać dokumenty związane z zobowiązaniem podatkowym za 2007 rok

Warto zaznaczyć, że w przypadku likwidacji osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej należy zawiadomić pisemnie właściwy organ podatkowy o miejscu przechowywania dokumentów podatkowych, najpóźniej ostatniego dnia działania tych podmiotów.

Dokumentacja rachunkowa

REKLAMA

Szczególne terminy przechowywania dokumentów nakładają na podatników przepisy ustawy o rachunkowości. Ogólnie przyjętą zasadą jest, że zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu, a księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz pozostałe dowody księgowe i dokumenty przechowuje się przez co najmniej pięć lat. Również dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości należy pozostawić do potencjalnej dyspozycji właściwych organów przez okres nie krótszy niż pięć lat od upływu jej ważności.

Karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki należy pozostawić przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, ale nie krócej niż pięć lat.

W przypadku prowadzenia sprzedaży detalicznej dowody księgowe dotyczące wpływów z tego tytułu przechowuje się do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy. Nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną.

Dowody księgowe związane z rozpoczętymi wieloletnimi inwestycjami, zaciągniętymi pożyczkami i kredytami oraz zawartymi umowami handlowymi, a także roszczeniami dochodzonymi w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym przechowuje się przez pięć lat. Okres ten liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje zostały ostatecznie spłacone lub rozliczone, a w przypadku postępowań zakończone lub przedawnione.

Najkrócej, bo tylko 12 miesięcy, należy przechowywać dokumenty rękojmi lub reklamacji. Termin ten liczyć należy jednak dopiero po wygaśnięciu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.

Trzeba zaznaczyć, że wszystkie okresy przechowywania przewidziane dla rachunkowości oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Szczególne terminy przedawnienia

W praktyce część dokumentów, szczególnie rachunki czy faktury zakupu, które co do zasady powinny być przechowywane pięć lat, często należy trzymać o wiele dłużej. Związane jest to przede wszystkim z odpisami amortyzacyjnymi. W takim przypadku termin przechowywania liczy się od końca roku, w którym po raz ostatni odpisy amortyzacyjne od środka trwałego lub wartości niematerialnych i prawnych zaliczone zostały w koszty uzyskania przychodów. I tak na przykład okres amortyzacji metodą liniową telefonów komórkowych czy kas fiskalnych przy stawce 20 proc. wynosi pięć lat. W praktyce powoduje to, że po zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów ostatniego odpisu należy łącznie przechowywać dokumenty związane z tymi środkami trwałymi przez blisko 11 lat.

SANKCJE ZA NIEPRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW PODATKOWYCH

• Kara grzywny do 240 stawek dziennych za nieprzechowywanie:

- księgi rachunkowej;

- podatkowej księgi przychodów i rozchodów;

- ewidencji oraz rejestru;

- czy zapisu kasy rejestrującej.

W miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, przedstawicielstwo lub oddział, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu lub innemu uprawnionemu podmiotowi - w miejscu określonym w umowie z biurem rachunkowym lub w miejscu wskazanym przez kierownika jednostki.

• Kara grzywny do 180 stawek dziennych za nieprzechowywanie wystawionej lub otrzymanej faktury lub rachunku bądź dowodu zakupu towarów.

• Kara grzywny za wykroczenie skarbowe w przypadkach nadużyć prawa mniejszej wagi za nieprzechowywanie faktur i rachunków.

PRZEMYSŁAW MOLIK

przemyslaw.molik@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

Art. 32, art. 86 oraz art. 88 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).

Art. 112, art. 116 ust. 10 oraz art. 134 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2004 r. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

Art. 62 ustawy z 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz.U. z 2007 r. nr 111, poz. 765 z późn. zm.).

Art. 73 oraz 74 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Spółka cywilna – kto jest odpowiedzialny za zobowiązania, kogo pozwać?

Spółka cywilna jest stosunkowo często spotykaną w praktyce formą prowadzenia działalności gospodarczej. Warto wiedzieć, że taka spółka nie ma osobowości prawnej i tak naprawdę nie jest generalnie żadnym samodzielnym podmiotem prawa. Jedynie niektóre ustawy (np. ustawy podatkowe) nadają spółce cywilnej przymiot podmiotu praw i obowiązków. W jaki sposób można pozwać kontrahenta, który prowadzi działalność w formie spółki cywilnej?

Polskie sklepy internetowe nie wykorzystują możliwości sprzedaży produktów w innych krajach - do zyskania jest wiele

43% sklepów internetowych nie prowadzi sprzedaży zagranicznej, a 40% posiada wyłącznie polską wersję językową. Tracą przez to ogromną możliwość rozwoju, bo w przypadku firm e-handlowych stawiających na globalizację z obrotów poza krajem zyskuje się średnio o 25% wyższe przychody.

Tego zawodu nie zastąpi AI. A które czeka zagłada? Ekspert: Programiści są pierwsi w kolejce

Sztuczna inteligencja na rynku pracy to temat, który budzi coraz większe emocje. W dobie dynamicznego rozwoju technologii jedno jest pewne – wiele profesji czeka poważna transformacja, a niektóre wręcz znikną. Ale są też takie zawody, których AI nie zastąpi – i to raczej nigdy. Jakie branże są najbardziej zagrożone? A gdzie ludzka praca pozostanie niezastąpiona? O tym mówi Jan Oleszczuk - Zygmuntowski z Polskiej Sieci Ekonomii.

Branża handlowa traci coraz więcej na kradzieżach w sklepach. Jak handlowcy rozwiązują ten problem

Zmorą branży handlowej wciąż są kradzieże sklepowe. Nasiliły się one w okresie wysokiej inflacji, ale teraz nie słabną w oczekiwanym tempie. Kradzieży z powodów ekonomicznych jest mniej, natomiast rozzuchwalili się złodzieje kradnący dla zysku.

REKLAMA

Nadchodzi czas pożegnań z papierowymi fakturami. Wszystko co trzeba wiedzieć o e-fakturowaniu i KSeF

Krajowy System eFaktur powstał by ułatwić życie przedsiębiorcom, ale jest też nowym obowiązkiem, którego przestrzeganie narzuca prawo. Firmy, które nie będą przestrzegać jego zasad, muszą liczyć się z dotkliwymi karami, wynoszącymi nawet 100% kwoty podatku z faktury wystawionej poza KSeF.

Dlaczego rezygnują z założenia własnej firmy: kobiety mają inny powód niż mężczyźni

Aż 47 proc. ankietowanych Polaków nie chciałoby prowadzić własnej firmy – wskazują dane z raportu „Polki i przedsiębiorczość 2024: Bariery w zakładaniu firmy”. Kobiety przed założeniem własnej firmy powstrzymuje sytuacja rodzinna, a mężczyzn – stan zdrowia. Nowe dane.

Branża meblarska mocno traci przez zagraniczną konkurencję, końca kłopotów nie widać

Wysokie koszty produkcji, spadający popyt i silna konkurencja z Azji osłabiają pozycję polskiej branży meblarskiej. Długi sektora, notowane w Krajowym Rejestrze Długów, sięgają już prawie 130 mln zł – coraz więcej przedsiębiorstw musi wybierać między utrzymaniem płynności a spłatą zobowiązań.

Prezydent zawetował. Przedsiębiorcy będą dalej płacić wysoką składkę zdrowotną a może rząd podejmie drugą próbę zmiany

Prezydent zawetował ustawę obniżającą składki zdrowotne dla przedsiębiorców. Rząd jednak nie ustępuje i podejmie kolejną próbę, powtarzając rozwiązania przyjęte w ustawie dokładnie w takiej samej treści. Jaka więc ma być składka zdrowotna gdy uda się przeprowadzić zmiany.

REKLAMA

Rolnicy wierzą w dobrą koniunkturę - po dłuższej przerwie znów inwestują w maszyny rolnicze

W I kwartale 2025 roku rolnictwo było branżą z największym udziałem w finansowaniu maszyn i urządzeń przez firmy leasingowe – 28%, wynika z danych Związku Polskiego Leasingu. Rolnicy wracają do inwestowania wierząc w poprawę koniunktury w branży.

Mała firma, duże ryzyko. Dlaczego system ochrony to dziś inwestycja, nie koszt [WYWIAD]

Choć wielu właścicieli małych firm wciąż traktuje ochronę jako zbędny wydatek, rosnąca liczba incydentów – zarówno fizycznych, jak i cyfrowych – pokazuje, że to podejście bywa kosztowne. Dziś zagrożeniem może być nie tylko włamanie, ale też wyciek danych czy przestój operacyjny. W rozmowie z Adamem Śliwińskim, wiceprezesem Seris Konsalnet Security, sprawdzamy, jak MŚP mogą skutecznie zadbać o swoje bezpieczeństwo – bez milionowych budżetów, za to z myśleniem przyszłościowym.

REKLAMA