Kiedy komputer nie pomaga?

Maszyna, która zrobi wszystko

„Nowoczesna technika biurowa odciąża pracę. Wiele można teraz szybciej wykonać”. Jest to jedno z najszerzej rozpowszechnionych mylnych przekonań na temat roli komputera w miejscu pracy. Po pierwsze, praca nie wykona się sama, gdy włączymy komputer, ale potrzebni do tego jesteśmy my, ludzie (z punktu widzenia komputera: użytkownicy).

Oczywiście każdy z nas dysponuje różnymi umiejętnościami związanymi z użytkowaniem tego narzędzia pracy, jakim jest komputer. Niektórzy są wtajemniczeni w niewyczerpane możliwości przeróżnych programów komputerowych i potrafią się nimi profesjonalnie posługiwać. Inni widzą w komputerze przede wszystkim bogato wyposażoną maszynę do pisania, na której za pomocą dwóch palców mozolnie wklepują swoje listy — takie posługiwanie się komputerem można porównać z jeżdżeniem klimatyzowanym autokarem po bułki do piekarni dwie ulice dalej.

Polecamy: Jak rozplanowywać dokumenty w Wordzie?

Największe pułapki - złodzieje czasu

Na profesjonalistów komputerowych czyha jednak pułapka czasowa. Komputer zrobi prawie wszystko, co tylko zechcesz. Problem polega tylko na tym, aby nie chcieć wszystkiego, co on potrafi. Niestety, jesteś tak zafascynowany jego możliwościami, że wpadasz w pułapkę czasową.

Jerzy L. samodzielnie nauczył się obsługi powszechnie stosowanych programów Word i Excel. Używa ich do pisania listów, wewnętrznych dokumentów firmowych, do przygotowania materiału do prezentacji i dokumentów dla swojego szefa. Przez przypadek odkrył możliwość generowania indeksów oraz ich formatowania na różne sposoby. Dla upiększenia ośmiostronicowego tymczasowego opisu projektu przeznaczył półtorej godziny na eksperymentowanie z możliwościami Worda. Zabawy te nie przyczyniły się jednak do istotnej poprawy przejrzystości dokumentu.

Kusząca wydaje się także możliwość skorygowania wszystkich błędów przed zrobieniem wydruku. Odpada wtedy mozolne ścieranie gumką do mazania albo tuszowanie błędów za pomocą korektora. Wywołuje to iluzję, że na komputerze można szybciej napisać „na czysto” niż na maszynie do pisania. Wiele badań wykazało jednak, że możliwości edytorów tekstów są ogromnymi pożeraczami czasu. 

Należałoby się wcześniej dobrze zastanowić i skoncentrować na klawiaturze, jeżeli chce się napisać zdanie poprawne gramatycznie i stylistycznie, a nie uderzać w klawiaturę i nie zwracać uwagi na składnię zdania ani na ilość literówek: bo przecież później można jeszcze wszystko zmienić i skorygować ! Pochłonięty szybkim pisaniem często nie zauważasz, że na korektę literówek, poprawienie składni zdania i stylistyczny „ostatni szlif” zużywasz więcej czasu niż wcześniej? Żaden problem. Trzeci akapit powinien znaleźć się jednak na miejscu drugiego? Trochę majsterkowania i już gotowe. Do czego potrzebna jest jeszcze zdolność wyrażania myśli, jeżeli doskonale opanowałeś posługiwanie się myszką? Zważać na ortografię? Po co? Przecież automatyczne sprawdzanie pisowni to ureguluje.

Polecamy: Gdy awaria zakłóci pracę nad dokumentem

Myśl zawsze samodzielnie, a nie zdawaj się na komputer. Jeżeli chcesz coś zrobić szybciej, zabieraj się do tego dłużej. Oszczędzisz sobie czas na korektę, koncentrując się uprzednio i analizując wszystko. Wypowiedz na głos zdanie, które chcesz napisać. Wtedy będziesz mniej więcej wiedział, jak zabrzmi to zdanie w uszach adresata.

Docenić siebie i maszynę

Oprócz tej obiektywnej pułapki czasowej istnieje również pułapka subiektywna. Dzięki nowoczesnej technice komputerowej w ciągu kilku lat mogliśmy zaobserwować ogromne przyspieszenie procesów przetwarzania danych. W odniesieniu do tego przyspieszenia mierzymy nasz własny rytm i stwierdzamy, że jesteśmy zbyt wolni, że widocznie stale tracimy czas przed monitorem. Gdy proces zapisywania trwa nieco dłużej niż zazwyczaj albo gdy obszerny plik nie otwiera się w mgnieniu oka, stajemy się niespokojni i nerwowo uderzamy palcami w myszkę.

Jeżeli siedząc przed komputerem masz wrażenie, że marnujesz czas, ponieważ procesor pracuje za wolno, odwróć oczy od monitora. Zamknij je na chwilę (to i tak jest zdrowsze niż wpatrywanie się bez ustanku w monitor i obserwowanie procesu zapisywania danych), wymyślaj już następne zdanie. W myślach utwórz tabelę, którą za chwilę będziesz robił w programie Excel. Ciesz się przez chwilę z pracy, którą już wykonałeś — dzięki swojemu wiernemu i, tak naprawdę, bardzo szybkiemu komputerowi.

Artykuł jest fragmentem książki „Zarządzanie czasem”, autor: Thomas Wieke, wydawnictwo Onepress.pl