Wypełnianie świadectwa pracy - jak sporządzić je prawidłowo

Wzór świadectwa pracy został zawarty w załączniku do rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy. Jest on standardowo używany, ale pracodawca może stosować dokument opracowany przez siebie. Wzór z rozporządzenia nie jest bowiem wiążący i ma jedynie charakter pomocniczy.

W świadectwie pracy pracodawca powinien odnieść się do każdej z wymaganych informacji, niezależnie od tego, czy określone sytuacje miały, czy nie miały miejsca w trakcie zatrudnienia (w trakcie okresu objętego świadectwem). Zostawianie pustych rubryk to częsty błąd przy wypełnianiu świadectwa, gdyż powoduje niejasności. W przypadku gdy osoba, której wystawiamy świadectwo, np. nie korzystała z urlopu wychowawczego czy nie odbywała służby wojskowej, możemy w odpowiedniej rubryce zapisać „nie korzystał” albo „nie dotyczy”. Można też postawić poziomą kreskę.

Dane pracodawcy

Odnosząc się do pracodawcy, podajemy w nagłówku świadectwa pracy jego nazwę, siedzibę lub miejsce zamieszkania oraz numer REGON - PKD. Dane muszą być aktualne w chwili zakończenia stosunku pracy pracownika. Mogą być podane przez postawienie pieczęci je zawierającej.

W ust. 1 świadectwa wymieniamy ponadto pełną nazwę pracodawcy odnosząc się do okresu zatrudnienia pracownika, np. „była zatrudniona w Przedsiębiorstwie Handlowo-Produkcyjnym X, we Wrocławiu, ul. ….”.

Zobacz: Prawo dla firm

Miejscowość i data

Zapisy dotyczące miejscowości i daty wystawienia świadectwa pracy powinny wskazywać na faktyczne miejsce i datę sporządzenia tego dokumentu.

W razie konieczności sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy i wystawienia kolejnego świadectwa pracodawca wskazuje datę, w której faktycznie wystawił to świadectwo.

Jeżeli na wniosek pracownika lub innej uprawnionej osoby wystawiany jest odpis (duplikat) świadectwa pracy, podajemy na nim datę sporządzenia odpisu. Pamiętać przy tym należy, że odpis ma zawierać wszystkie informacje wskazane w oryginalnym dokumencie. Jego treść powinna być dokładnym odzwierciedleniem świadectwa znajdującego się w aktach osobowych pracownika. Nie dokonuje się w nim żadnych zmian, w tym również w zakresie nazewnictwa (np. w przypadku zmiany nazwy zakładu pracy). Pozostaje zatem w jego treści również miejsce i data wystawienia oryginału.

Dane pracownika

Podając dane pracownika, wskazujemy jego imię (imiona, w przypadku gdy ma więcej niż jedno), nazwisko, imiona rodziców oraz datę urodzenia. Nie rozszerzamy tych informacji np. o adres zamieszkania lub nr PESEL.

W świadectwie pracy wymieniamy nazwisko pracownika aktualne w chwili wystawiania świadectwa (a dokładniej - na dzień ustania stosunku pacy). W przypadku zmiany nazwiska w trakcie okresu zatrudnienia nie są podawane żadne dalsze informacje tego dotyczące (określające wcześniej noszone nazwisko i datę zmiany).

Okresy zatrudnienia

Okres zatrudnienia podajemy w świadectwie pracy poprzez podanie daty początkowej i końcowej rozpoczęcia i zakończenia zatrudnienia.

Stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli terminu tego nie określono - w dniu zawarcia umowy (art. 26 Kodeksu pracy). Jeżeli więc np. umowa została zawarta 20 kwietnia 2018 r., natomiast wskazano w niej dzień rozpoczęcia pracy na 2 maja 2018 r., to zatrudnienie powstało 2 maja i taki też dzień będzie później podawany w świadectwie jako dzień rozpoczęcia zatrudnienia.

Stosunek pracy kończy się ostatniego dnia trwania zatrudnienia, którym będzie ostatni dzień trwania umowy okresowej, dzień upływu okresu wypowiedzenia, dzień ustalony w porozumieniu stron jako dzień rozwiązania umowy, dzień otrzymania oświadczenia woli drugiej strony stosunku pracy o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia, dzień wskazany w przepisach jako dzień wygaśnięcia stosunku pacy.

Przeczytaj w INFORLEX.PL Biznes cały artykuł: Wypełnianie świadectwa pracy - jak sporządzić je prawidłowo

W artykule przedstawiono również przykład zapisów w świadectwie pracy dotyczących wymiarów czasu prac oraz w zakresie stanowisk pracy.