Zasady elektronicznej korespondencji biznesowej

Istnieją zwyczajowo przyjęte normy regulujące treść elektronicznej korespondencji biznesowej.

Pierwszą zasadą jest nadawanie tematu wysyłanym wiadomościom. Istotne jest przy tym stosowanie znaków interpunkcyjnych w odniesieniu do wybranych rodzajów zdań. W przypadku pytań należy je kończyć znakiem „?”, ale w sytuacji użycia twierdzeń powinno się opuścić kropkę na końcu.

Druga reguła mówi, iż nie jest dopuszczalne pisanie wiadomości w polu przeznaczonym na temat wiadomości. Treść wiadomości musi znajdować się w miejscu dla niej zarezerwowanym.

Po trzecie ważne jest, aby sygnatura składała się z nie więcej jak 80 znaków zgrupowanych w 4 liniach. Zasada ta określana jest mianem reguły 80/4. Dzięki niej podpis jest czytelny i przejrzysty dla odbiorcy, co odnosi również skutek w postaci większego prawdopodobieństwa zapamiętania danych nadawcy przez czytającego wiadomość.

Dołączanie załączników do wiadomości musi odbywać się z uwzględnieniem prawidłowej nazwy dodawanego do komunikatu pliku, a także zachowaniu jego prawidłowego formatu i wielkości. Przy ocenie tych kryteriów należy odnieść się do możliwości technicznych odbiorcy, dla potrzeb którego wiadomość jest sporządzana, a nie nadawcy.