Zwrot towarów i zaliczek - udokumentowanie i rozliczenie korekty w deklaracji oraz JPK_VAT

1. Korekta sprzedaży zaewidencjonowanej przy użyciu kasy rejestrującej

W celu obniżenia podatku należnego zwrot towarów oraz zwrot zaliczek zaewidencjonowanych wcześniej przy użyciu kasy rejestrującej wymaga ujęcia w odrębnej ewidencji korekt.

1.1. Zwrot towarów, których sprzedaż zaewidencjonowano przy użyciu kasy rejestrującej

Sprzedaż towarów dokonana na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, oraz na rzecz rolników ryczałtowych jest ewidencjonowana przy użyciu kasy rejestrującej (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT). Jeżeli klient odda towar, sprzedawca zwraca mu stosowną część wynagrodzenia oraz koryguje transakcję na zasadach ogólnych określonych w przepisach o VAT.

Kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej. Z tego powodu na sposób udokumentowania tej korekty wskazują przepisy określone przez § 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących - Dz.U. z 2013 r. poz. 1363 (dalej: rozporządzenia ws. kas), z których wynika, że zwrot towarów nie podlega zaewidencjonowaniu. Dlatego korektę transakcji należy ująć w odrębnej ewidencji. Zwrot towarów, skutkujący zwrotem całości lub części zapłaty, należy ująć w odrębnej ewidencji, która zawiera:

• datę sprzedaży,
• nazwę towaru pozwalającą na jednoznaczną jego identyfikację i ewentualnie opis towaru stanowiący rozwinięcie tej nazwy,
• termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru,
• wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru będącego przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży,
• zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży.

Zobacz: Prawo dla firm

Ponadto do ewidencji należy dołączyć:

• dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży oraz
• protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Przykład

Sprzedawca dokonał 30 stycznia sprzedaży odzieży na rzecz osoby prywatnej. Sprzedaż została zaewidencjonowana przy użyciu kasy rejestrującej. 10 lutego klient zwrócił część zakupionych towarów.

Sprzedawca, rozliczający VAT za okresy miesięczne, ma prawo w deklaracji VAT-7 za luty do zmniejszenia kwoty podatku należnego, która dotyczy zwróconych towarów, jeżeli ich zwrot:

• spowodował zwrot zapłaty, której kwota odpowiada wartości zwróconych towarów,
• został udokumentowany w odrębnej ewidencji, o której mowa w § 3 ust. 4 rozporządzenia ws. kas, tj. zawierającej m.in. dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży oraz podpisany przez strony transakcji protokół zwrotu towarów.