Jednolity Plik Kontrolny w małych i średnich firmach od 2017 roku

Comiesięczne, obowiązkowe raportowanie ewidencji VAT

Z wprowadzeniem standardów Jednolitego Pliku Kontrolnego związany jest też inny, nowy obowiązek. Przedsiębiorcy, którzy prowadzą księgi podatkowe w formie elektronicznej, co miesiąc będą zobowiązani przesyłać do organów podatkowych raporty dotyczące ewidencji VAT według określonej formy (takiej, jak dla JPK, więcej dowiesz się poniżej).

Ewidencje te zawierają m.in.: dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Co ważne, raporty te (za okresy miesięczne) będzie trzeba przesłać do 25. dnia każdego miesiąca bez wezwania (w odróżnieniu od wysyłania JPK, które będzie odbywać się na żądanie organów podatkowych). 

Obowiązek ten wejdzie w życie 1 stycznia 2017 r. dla małych i średnich firm, a dla mikroprzedsiębiorstw rok później (1 stycznia 2018 roku). Raportowanie ewidencji VAT będzie czynnością niezależną od przekazywania JPK na żądanie organów podatkowych.

Polecamy: Jednolity Plik Kontrolny – praktyczny poradnik (książka)

Co to jest Jednolity Plik Kontrolny?

Jednolity Plik Kontrolny (z angielskiego Standard Audit File-Tax – SAF-T), jest zbiorem (bazą) danych, tworzonym z systemów informatycznych przedsiębiorcy, zawierającym informacje o operacjach gospodarczych za dany okres, mającym układ i format umożliwiający jego łatwe przetwarzanie. Inaczej mówiąc, jest to standard, według którego przekazuje się dane do organów podatkowych. Dane te będą musiały być przekazywane według przygotowanego przez Ministerstwo Finansów szablonu (zgodnego ze stosowaną w komunikacji elektronicznej formą XML).  

Jednolity Plik Kontrolny (JPK)

Jakie dane zawierał będzie Jednolity Plik Kontrolny?

Dane, które będą przekazywane do organów podatkowych w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego, dotyczyć będą określonych rodzajów ksiąg podatkowych i dowodów księgowych. Ministerstwo Finansów przygotowało formaty przekazywania informacji i zestaw wymaganych danych (są to tzw. struktury) w takich obszarach jak:

• księgi rachunkowe  JPK_KR
• wyciąg bankowy  JPK_WB
• magazyn (przyjęcia z zewnątrz, wydania na zewnątrz, rozchód wewnętrzny i przesunięcia międzymagazynowe)  JPK_MAG
• ewidencje zakupu i sprzedaży VAT  JPK_VAT
• faktury (zestawienie faktur)  JPK_FA
• podatkowa księga przychodów i rozchodów  JPK_PKPIR
• ewidencja przychodów  JPK_EWP

Standardy danych i formatu JPK obejmą także dane dotyczące paragonów i raportów z kas rejestrujących, ewidencji dla podatku akcyzowego i kantorów wymiany walut.  

Dla przykładu, w przypadku obrotu magazynowego, w Jednolitym Pliku Kontrolnym powinny znaleźć się takie dane, jak np.: cena towaru, jednostka miary, wartość towaru, odbiorcy towaru, czy numery faktur. Program księgowo-finansowy powinien zapewniać obsługę dokładnie tych danych, jakich wymagać będą organy podatkowe w JPK.

Terminy

Przede wszystkim powinieneś ustalić, kiedy obejmie Cię obowiązek przesyłania danych (na żądanie lub automatycznie w przypadku ewidencji VAT). Kalendarz wygląda następująco:

Duże firmy (powyżej 250 pracowników i 50 mln euro obrotu).

• Od 1 lipca 2016 r. obowiązkowo przesyłają na żądanie organów dane w formie JPK.
• Od 1 lipca 2016 r. obowiązkowo i bez wezwania przesyłają raporty z ewidencji VAT zgodnie ze strukturą JPK.

Mali i średni przedsiębiorcy (poniżej 250 pracowników, dotyczy to także firm zagranicznych)

• Od 1 stycznia 2017 r. obowiązkowo i bez wezwania, co miesiąc przesyłają raporty dotyczące ewidencji VAT (według ustalonej struktury).
• Do 30 czerwca 2018 r. dobrowolnie przesyłają na żądanie organów podatkowych dane w formie JPK.
• Od 1 lipca 2018 roku obowiązkowo przesyłają na żądanie organów podatkowych dane w formie JPK.

Mikroprzedsiębiorcy (poniżej 10 pracowników i 2 mln euro obrotu)

• Od 1 stycznia 2018 r. obowiązkowo i bez wezwania, co miesiąc przesyłają raporty dotyczące ewidencji VAT (według ustalonej struktury).
• Do 30 czerwca 2018 r. dobrowolnie przesyłają na żądanie organów podatkowych dane w formie JPK.
• Od 1 lipca 2018 roku obowiązkowo przesyłają na żądanie organów podatkowych dane w formie JPK.

Jak się przygotować?

Wprowadzenie standardu Jednolitego Pliku Kontrolnego wymagać będzie zmian w oprogramowaniu finansowo-księgowym Twojej firmy. Niezależnie od tego, czy jest to system księgowy, czy np. magazynowy – musi on posiadać możliwość „wytworzenia" Jednolitego Pliku Kontrolnego na potrzeby organów podatkowych. Plik będzie musiał być zgodny z formatem przygotowanym przez Ministerstwo Finansów. Czy można dokonać zmian samemu? Teoretycznie jest to możliwe, ale wymaga pracy informatyka, dokładnie znającego systemy księgowe i finansowe Twojej firmy i potrafiącego „wyszukać" w Twoich systemach (fakturowe, magazynowe) oczekiwanych przed organy podatkowe danych. Dane to powinny być spójne ze sobą, nawet jeśli pochodzą z różnych systemów.

W praktyce, zmian dostosowujących do obsługi JPK dokonywać będą dostawcy oprogramowania (pamiętaj jednak, że obowiązek dostosowania systemu spoczywa na Tobie dlatego sprawdź, czy firma, która dostarczyła Ci oprogramowanie, dokonała odpowiedniej aktualizacji).

Przygotowanie do JPK

• Ustal, jakie programy stosowane są w Twojej firmie do księgowości, ewidencji, obrotu magazynowego.
• Sprawdź, razem z Twoim informatykiem, czy programy te zawierają dane, których powinien zawierać będzie JPK (dane te odnajdziesz w plikach na stronie Ministerstwa Finansów).
• Skontaktuj się z producentem programów i sprawdź, czy przewidziana jest obsługa JPK. Jeśli nie, być może będziesz musiał zastosować nowe oprogramowanie, obsługujące JPK.

Check-lista JPK – co sprawdzić przed wysłaniem