Jak dokumentować otrzymane zaliczki?

W przypadku otrzymania przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi całości lub części zapłaty, w szczególności: przedpłaty, zaliczki, zadatku lub raty, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do uzyskanej kwoty (art. 19a ust. 8 ustawy). Jest to ogólna zasada, która nie ma zastosowania w przypadku czynności wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy, dla których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później niż z upływem terminu płatności, oraz w przypadku WDT. Oznacza to, że przy świadczeniu usług:

• najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
• ochrony osób, dozoru i przechowywania mienia,
• stałej obsługi prawnej i biurowej oraz
• tzw. powszechnych,

otrzymanie zaliczki nie powoduje powstania obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług (wyjątkiem są usługi, do których stosuje się art. 28b ustawy, stanowiące import usług).

Gdy nie powstaje obowiązek podatkowy z tytułu otrzymanej zaliczki, nie należy dokumentować jej fakturą.

Kiedy dokumentujemy otrzymane zaliczki

Otrzymanie zaliczki skutkujące powstaniem obowiązku podatkowego powinno być udokumentowane fakturą. Obowiązek ten nie obejmuje zaliczek otrzymywanych od nabywców będących osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej. Brak obowiązku wystawienia faktury w żaden sposób nie wpływa jednak na termin powstania obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług, który należy rozpoznać z chwilą otrzymania przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi całości lub części zapłaty.

Podatnik, który otrzymał zaliczkę i u którego powstał obowiązek podatkowy, powinien wystawić fakturę zaliczkową nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy (art. 106i ust. 2 ustawy). Może ją wystawić również przed otrzymaniem zaliczki, ale nie wcześniej niż 30 dnia przed jej otrzymaniem (art. 106i ust. 7 pkt 2 ustawy).

Ramy czasowe, w których powinna być sporządzona faktura zaliczkowa, mogą obejmować tym samym trzy okresy rozliczeniowe. Zarówno wcześniejsze, jak i późniejsze wystawienie faktury nie przesuwa jednak terminu powstania obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług.

Przeczytaj w INFORLEX.PL Biznes cały artykuł: Jak dokumentować otrzymane zaliczki

W dalszej części artykułu.
- Jakie elementy powinna zawierać faktura zaliczkowa
- Kiedy wystawiamy fakturę końcową
- Kiedy rozliczamy fakturę końcową
- Kiedy można zrezygnować z wystawiania faktury końcowej
- Czy można wystawiać zerową fakturę końcową
-