Dokumentacja ubezpieczeniowa przedsiębiorcy (cz. 2)

Dokumenty rozliczeniowe korygujące (imienne raporty miesięczne korygujące i deklarację rozliczeniową korygującą) płatnik sporządza i przekazuje do ZUS w każdym przypadku, gdy po złożeniu imiennego raportu miesięcznego występuje konieczność korekty danych wykazanych w imiennym raporcie miesięcznym w związku z zawiadomieniem o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS (w terminie 7 dni od otrzymania tego zawiadomienia).

Dzieje się tak również w sytuacji, gdy:

- występuje konieczność korekty danych wykazanych w imiennym raporcie miesięcznym w związku z wydaniem decyzji dotyczącej obowiązku ubezpieczeń (w terminie 7 dni od uprawomocnienia się decyzji),

występuje konieczność korekty danych wykazanych w imiennym raporcie miesięcznym w związku z wydaniem decyzji dotyczącej obowiązku ubezpieczeń (w terminie 7 dni od uprawomocnienia się decyzji),

- płatnik składek sam stwierdzi podanie błędnych danych w złożonym miesięcznym raporcie (w terminie 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości),

- nieprawidłowości w opłacaniu składek zostały ustalone w drodze kontroli przez ZUS (w terminie 30 dni od otrzymania protokołu kontroli).

W przypadku stwierdzenia błędów w imiennych raportach miesięcznych płatnik składek zobowiązany jest do sporządzenia za dany miesiąc i przekazania do ZUS kompletu dokumentów rozliczeniowych korygujących. Płatnik składek zobowiązany jest dokonać sprawdzenia prawidłowości danych przekazanych do ZUS w imiennym raporcie miesięcznym dotyczącym danego roku kalendarzowego - najpóźniej w terminie do 30 kwietnia następnego roku kalendarzowego. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości płatnik zobowiązany jest przekazać imienny raport korygujący w terminach określonych dla korygowania dokumentów rozliczeniowych.

Jeśli korekta dotyczy danych wykazanych wyłącznie w deklaracji rozliczeniowej, należy sporządzić i przekazać do ZUS tylko deklarację rozliczeniową korygującą (bez raportów miesięcznych korygujących).

Dokumenty twórców i artystów

Dokumenty rozliczeniowe powinny być przekazywane do ZUS w terminie ustalonym dla rozliczania i opłacania składek. Twórcy i artyści przesyłają deklaracje rozliczeniowe i imienne raporty miesięczne oraz opłacają składki za okres wykonywania działalności twórczej lub artystycznej przed dniem wydania decyzji Komisji do Spraw Zaopatrzenia Emerytalnego Twórców w terminie opłacania składek za miesiąc, w którym otrzymali decyzję.

Oznaczenie deklaracji

W przypadkach, w których płatnik składek zobowiązany do opłacania składek wyłącznie na własne ubezpieczenie, ma obowiązek przekazania za dany miesiąc więcej niż jednej deklaracji rozliczeniowej z różnymi kodami tytułu ubezpieczenia, wówczas dla oznaczenia tych deklaracji stosuje odpowiednio numery podane w części XVI pkt 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 4 grudnia 1998 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego (DzU nr 149, poz. 982 ze zm.).

W razie jednoczesnego wpływu za dany miesiąc kilku deklaracji rozliczeniowych i dołączonych do nich raportów imiennych tak samo oznaczonych rozliczenia składek dokonuje się na podstawie dokumentów wypełnionych jako ostatnie. Płatnik w takiej sytuacji otrzyma odpis uznanych dokumentów i jeżeli nie zgodzi się z takim rozstrzygnięciem, powinien w ciągu 7 dni od ich otrzymania złożyć deklarację korygującą i raporty imienne korygujące dokumenty przekazane przez ZUS.

Na podstawie złożonych dokumentów rozliczeniowych ZUS dokonuje rozliczenia dokonanej przez płatnika wpłaty na koncie płatnika i zewidencjonowania danych na koncie ubezpieczonego, zgodnie z oznaczeniem na dokumencie płatniczym.

Obowiązki płatnika

Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia przekazania do ZUS kopie: zgłoszeń płatnika składek oraz dokumentów zmieniających lub korygujących te dokumenty - w formie papierowej lub elektronicznej oraz zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych oraz dokumentów zmieniających lub korygujących te dokumenty - w formie papierowej; w przypadku przekazywania do ZUS zgłoszeń do ubezpieczeń w postaci dokumentu elektronicznego płatnik składek zobowiązany jest przechowywać przez 5 lat zgłoszenie w postaci papierowej, z własnoręcznym podpisem osoby zgłoszonej do ubezpieczeń.

Przez okres 10 lat od dnia przekazania do ZUS w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego płatnik składek jest zobowiązany przechowywać kopie:

- dokumentów rozliczeniowych oraz

- dokumentów korygujących te dokumenty.

Kontynuowanie ubezpieczeń społecznych

Osoby prowadzące pozarolniczą działalność oraz osoby współpracujące objęte obowiązkowo ubezpieczeniami społecznymi mogą po ustaniu tych ubezpieczeń kontynuować je dobrowolnie. W tym celu powinny zgłosić wniosek o objęcie ubezpieczeniami na formularzu ZUS ZUA, w terminie 30 dni od ustania ubezpieczeń obowiązkowych.

Jeżeli zgłoszenie kontynuacji ubezpieczeń zostanie złożone w ciągu 30 dni, objęcie ubezpieczeniami następuje od dnia wskazanego w zgłoszeniu; data zgłoszenia nie może być jednak późniejsza niż 30 dni od ustania obowiązkowych ubezpieczeń.

Zgłoszenie do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych na formularzu ZUS ZUA jest w takim przypadku równoczesnym zgłoszeniem płatnika składek. Brak jest obowiązku przekazywania formularza ZUS ZFA - zgłoszenie płatnika składek osoby fizycznej. Możliwość kontynuacji opłacania składek dotyczy jedynie ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Osoby kontynuujące ubezpieczenia nie opłacają składek na Fundusz Pracy.

Dobrowolne ubezpieczenia emerytalne i rentowe ustają:

- od dnia wskazanego we wniosku o wyłączenie z tych ubezpieczeń, nie wcześniej jednak niż od dnia, w którym wniosek został złożony,

od dnia wskazanego we wniosku o wyłączenie z tych ubezpieczeń, nie wcześniej jednak niż od dnia, w którym wniosek został złożony,

- od pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego, za który nie opłacono w terminie składki należnej na te ubezpieczenia,

- od dnia ustania tytułu podlegania tym ubezpieczeniom.

Podstawę wymiaru składek stanowi kwota zadeklarowana, nie niższa jednak niż kwota minimalnego wynagrodzenia, tj. od 1 stycznia 2007 r. - 936 zł, a od 1 stzcynia 2008 r. - 1126 zł. Składki na ubezpieczenie emerytalne (19,52%) i ubezpieczenia rentowe (10%, a od 1 stycznia 2008 r. - 6%) finansują w całości sami ubezpieczeni.

Składki za dany miesiąc powinny być opłacane w terminie do 10. dnia następnego miesiąca. W tym terminie osoby kontynuujące ubezpieczenia przekazują również deklarację rozliczeniową ZUS DRA.

Barbara Zabieglińska

specjalista ds. ubezpieczeń społecznych