Jak sporządzić umowę spółki cywilnej

Spółka cywilna jest nieskomplikowana w założeniu - wystarczy pisemna umowa i informacje skierowane do właściwych urzędów. W umowie tej należy jednak zadbać o to, by prowadzona wspólnie działalność rzeczywiście przyniosła pożądane efekty.

Wspólny cel gospodarczy

Przez umowę spółki wspólnicy zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego przez działanie w sposób oznaczony, w szczególności przez wniesienie wkładów. Umowa powinna być stwierdzona pismem, jednak nie ma takiego obowiązku, ponieważ w ten sposób nie jest tworzony nowy podmiot prawny, a tylko stosunek zobowiązaniowy między stronami. Jeśli zatem doszłoby do ustnego powołania spółki cywilnej, to taka firma może legalnie i z powodzeniem działać, jednak na wypadek sporu sądowego mogą pojawić się trudności dowodowe - prawo nie przewiduje co prawda w tym zakresie ograniczenia w możliwości skorzystania z dowodu ze świadków lub z przesłuchania stron (art. 74 § 3 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny; Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.), niemniej jednak może się okazać, że ustalenie treści umowy przed sądem będzie bardzo trudne.

Umowa zawierana elektronicznie

W związku z dynamicznym rozwojem Internetu coraz większego znaczenia nabierają umowy zawierane w wersji elektronicznej. Co prawda nie jest to możliwe przy wykorzystaniu e-maili¹, niemniej jednak coraz częściej spotykamy się z umowami w sieci. Prawo przewiduje kilka trybów zawierania umowy, których znajomość może okazać się przydatna przy planowaniu umowy spółki cywilnej - najpoważniejsze to negocjacje, przetarg, aukcja oraz oferta. Jak stanowią przepisy, oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy. Jeżeli oferent nie oznaczył terminu, w ciągu którego oczekiwać będzie odpowiedzi, oferta złożona w obecności drugiej strony albo za pomocą środka bezpośredniego porozumiewania się na odległość przestaje wiązać, gdy nie zostanie przyjęta niezwłocznie, a zatem bez nieuzasadnionej zwłoki. Z kolei oferta złożona w postaci elektronicznej wiąże składającego, jeżeli druga strona niezwłocznie potwierdzi jej otrzymanie. Warto podkreślić, że istnieje możliwość skutecznego zastrzeżenia, że dana osoba przyjmuje odpowiedzi na oferty jedynie w postaci elektronicznej. Wprowadzenie takiego zastrzeżenia może być podyktowane np. charakterem działalności (sklep internetowy) czy też specyficznym kręgiem adresatów. W takim przypadku odpowiedź na piśmie nie będzie wiązać oferenta. Przedsiębiorca składający ofertę w postaci elektronicznej jest obowiązany przed zawarciem umowy poinformować drugą stronę w sposób jednoznaczny i zrozumiały o:

• czynnościach technicznych składających się na procedurę zawarcia umowy i skutkach prawnych potwierdzenia otrzymania oferty,

• zasadach i sposobach utrwalania, zabezpieczania i udostępniania treści umowy i językach, w których umowa może być zawarta,

• metodach i środkach technicznych służących wykrywaniu i korygowaniu błędów we wprowadzanych danych, które jest obowiązany udostępnić drugiej stronie,

• kodeksach etycznych, które stosuje, oraz o ich dostępności w postaci elektronicznej.

Wskazaną regulację stosuje się odpowiednio, jeżeli przedsiębiorca zaprasza drugą stronę do rozpoczęcia negocjacji, składania ofert albo do zawarcia umowy w inny sposób. Co ważne - omawiane przepisy nie mają zastosowania do zawierania umów za pomocą poczty elektronicznej albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość. Nie stosuje się ich także w stosunkach między przedsiębiorcami, jeżeli strony tak postanowiły. Najważniejszym problemem, jaki pojawia się w związku z internetową umową spółki cywilnej jest niebudzące wątpliwości ustalenie stron umowy. Nigdy nie wiadomo przecież, z kim tak naprawdę potencjalny wspólnik kontaktuje się via Internet. Jednocześnie dla zapewnienia bezpieczeństwa obrotu ważne jest, aby osoba, która faktycznie złożyła elektroniczne oświadczenie woli nie mogła zaprzeczyć, iż oświadczenie to od niej pochodzi. W obrocie tradycyjnym funkcję identyfikacji spełnia podpis własnoręczny - nie musi on przy tym być czytelny ani pełny - wystarcza, że w sposób pewny pozwala na identyfikację podpisującego. W tym zakresie zresztą (np. przy testamentach) orzecznictwo pozwala na znaczną elastyczność. Elektroniczne oświadczenie woli powinno spełniać tę samą funkcję - w sposób niewątpliwy wskazywać oferenta i oblata. Służy temu podpis elektroniczny. W polskim prawie występuje on w dwóch postaciach - jako zwykły i bezpieczny. Zgodnie z art. 78 § 2 k.c. oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest równoważne z oświadczeniem złożonym w formie pisemnej. W tej formie i w tym trybie można zatem zawrzeć pisemną umowę spółki cywilnej między wspólnikami, którzy nie muszą się znać, a nawet widzieć. Artykuł 78 k.c. wskazuje na możliwość składania oświadczeń elektronicznych, które po opatrzeniu bezpiecznym podpisem będą uważane za złożone w formie pisemnej. W tym kontekście elektroniczne oświadczenie uważane być musi za jeden z wielu technicznych sposobów wyrażenia woli. Podpis elektroniczny musi spełnić te same warunki co zwykły - powinien być trudny lub niemożliwy do podrobienia, stwarzać możliwość weryfikacji i trwale łączyć się z dokumentem. Jego bardzo ważną cechą jest poufność, czyli możliwość szyfrowania dokumentów. W praktyce oznacza to, że wiadomość e-mail oraz dane w niej zawarte może odczytać tylko jedna osoba - dokładnie ta, do której wiadomość jest adresowana. Tym wszystkim celom służy system certyfikacji, który zabezpiecza możliwość odczytania wiadomości przez niepowołane osoby, a zarazem uniemożliwia zniekształcenie konkretnego oświadczenia woli.

ZAPAMIĘTAJ

Certyfikat kwalifikowany musi być wystawiony przez urząd certyfikacyjny - głównym urzędem certyfikacyjnym jest Minister Gospodarki i on dopiero wystawia zaświadczenia konkretnym urzędom.

Niezbędne elementy umowy

Do niezbędnych postanowień umownych należy oznaczenie celu gospodarczego oraz wkładów poszczególnych wspólników. Cel gospodarczy jest przy tym pojęciem abstrakcyjnym i niedookreślonym, można jednak przyjąć, że jest to pojęcie oznaczające uzyskanie korzyści materialnej, jednak niekoniecznie w postaci czystego zysku. Oprócz postanowień koniecznych prawo pozwala też na zawarcie w umowie spółki postanowień ubocznych, bez których umowa spółki może działać, jednak są one przydatne do jej funkcjonowania i elementy dodatkowe, stanowiące pewną nadwyżkę, jednak w sposób istotny modyfikujące podstawowe ustawowe zasady. Przepisy dotyczące spółki cywilnej są bowiem w przeważającej mierze normami dyspozytywnymi, co oznacza, że strony mogą zmodyfikować ich brzmienie i zawrzeć w umowie klauzule bardziej niż zasady ustawowe odpowiadające ich oczekiwaniom. Większość umów sprawdzających się w praktyce musi być jednak bardzo mocno osadzona w realiach kodeksu cywilnego i modyfikacje będą dotyczyły mniej istotnych postanowień.

Tabela 1. Elementy umowy spółki

Dopuszczalne zmiany umowy

Modyfikacja stosunku umownego spółki cywilnej może sięgnąć bardzo daleko, jako że większość przepisów o spółce to przepisy dyspozytywne. Dlatego warto przeanalizować umowę pod kątem rzeczywistych potrzeb wspólników. Może się bowiem okazać, że niektóre regulacje ustawowe nie będą odpowiadać specyfice prowadzonej działalności, czy ułożeniu innych stosunków prawnych między wspólnikami. Najprościej można zaingerować w przepisy dotyczące reprezentacji spółki i prowadzenia jej spraw (art. 865-866 k.c.). Trzeba tylko pamiętać o tym, że ich ewentualne modyfikacje nie wpływają na pozycję kontrahentów spółki, chyba że były im wiadome.

PRZYKŁAD

Trzech wspólników prowadzących dotychczas jednoosobowe firmy zajmujące się pośrednictwem na różnych etapach produkcji drewna postanowili połączyć swe siły i rozpocząć działalność w formie spółki cywilnej. Chcieliby zawrzeć umowę na czas nieokreślony, a jeden z nich ma zamiar wnieść do spółki aportem nieruchomość. Chcą też uregulować kwestię czynności przekraczających zwykły zarząd majątkiem spółki. Przykładowa umowa mogłaby wyglądać następująco.

Wzór umowy spółki cywilnej

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

¹ Wysyłanie propozycji pocztą e-mail może być traktowane jako zaproszenie do rokowań, a przy ocenie całokształtu okoliczności i raczej w wyjątkowych wypadkach po uzyskaniu stosownej odpowiedzi może być potraktowane jako umowa zawarta w formie ustnej.

² Warto w tym miejscu wskazać na uchwałę SN z 21 listopada 1995 r. (sygn. akt III CZP 160/95, OSNC z 1996 r. nr 3, poz. 33), w której stwierdzono, że: dopuszczalne jest wstąpienie do spółki cywilnej nowego wspólnika i przejęcie przez niego dotychczasowych zobowiązań oraz uprawnień za zgodą pozostałych wspólników, w tym i jednocześnie ustępujących z tej spółki. Na podstawie art. 972 k.c. dopuszczalne jest też wejście spadkobierców na miejsce zmarłego wspólnika, poza tym jednak jego udział w spółce nie podlega dziedziczeniu.