Pięć kroków do własnej firmy

Tendencje rosnącej przedsiębiorczości potwierdzają statystyki GUS. Według danych Urzędu na koniec czerwca w Polsce było zarejestrowanych 3 475 340 podmiotów gospodarczych w sektorze prywatnym. W porównywalnym okresie 2007 r. było ich 3 505 772, a na koniec czerwca 2008 r. już 3 576 951.

Jak widać, apetyt Polaków na własną firmę wciąż rośnie. Jak więc przejść od pomysłu do biznesu? Trzeba zrobić tylko pięć kroków:

1. POMYSŁ

2. ANALIZA

3. PLANOWANIE STRATEGICZNE

4. ZAPEWNIENIE FINANSOWANIA

5. REALIZACJA

Na końcu należy zadbać o bieżący nadzór nad realizacją i kontrolę. Niby takie proste, ale...

Czy to się opłaca?

Zalety prowadzenia własnej działalności gospodarczej są oczywiste. Pierwsza: sami sobie nie damy wypowiedzenia. Nie grozi nam także zwolnienie np. ze względu na wiek, walka o stanowisko z agresywnymi „młodymi wilkami” czy konieczność znoszenia złego humoru szefa albo oglądania twarzy niekoniecznie lubianych współpracowników. Nie mamy przełożonego, sami sobie wyznaczamy cele i zadania oraz regulujemy intensywność pracy, jej czas, miejsce itp.

Takie wyjście jest doskonałe szczególnie dla osób, które są zdyscyplinowane, przedsiębiorcze, ambitne i wiedzą, czego chcą, oraz potrafią konsekwentnie dążyć do celu. Chce im się pracować, rozwijać i osiągać sukcesy. Najlepiej, gdy mają przy tym sporo samozaparcia i optymizmu.

Są jednak i minusy. Z własnej firmy nie da się wyjść, zamknąć za sobą drzwi i nie myśleć, nie martwić się o nic. Sen z oczu spędzają najczęściej kwestie finansowe, szczególnie związane z zapewnieniem ciągłości zleceń, wypłatą wynagrodzeń, zobowiązaniami wobec urzędu skarbowego i ZUS. Często pracuje się na okrągło, bez względu na dzień tygodnia i porę dnia, bez urlopu latami. Przy braku umiejętności oddzielania spraw zawodowych od prywatnych grozi to chronicznym niedoborem czasu na obu płaszczyznach, frustracją i stresem.

Ja biznesmen

Nie wszyscy nadają się do prowadzenia swojej firmy. Szczególnie nie powinny się do tego zabierać osoby, które nie lubią zmian czy konieczności ciągłego podejmowania decyzji (niejednokrotnie w sytuacji napięcia i w obliczu ryzyka). Własnej działalności gospodarczej nie powinni uruchamiać także ci, którzy komfortowo czują się jedynie wtedy, gdy pracują „odtąd-dotąd”. Wykonują swój kawałek roboty, na której doskonale się znają, a reszta ich przerasta. Takim osobom często niknie sprzed oczu widok całości przedsięwzięcia (brakuje im wizji), gubią się w formalnoprawnych zobowiązaniach. Źle się czują jako zarządzający (osoby wydające i egzekwujące polecenia).

Będąc samemu sobie sterem, żeglarzem, okrętem, trzeba zadbać o wiele spraw (np. rozliczenia z urzędami), mnóstwa rzeczy się nauczyć (np. „wgryźć się” w obowiązujące przepisy, m.in. Kodeks pracy, zadbać o marketing i promocję). Nikt jednak nie jest w stanie znać się dobrze na wszystkim. Załatwianie spraw wyłącznie własnymi siłami to często pozorna oszczędność. Warto przeanalizować zlecenie określonych działań fachowcom.

Superidea!

Osób, które mają świetne pomysły na uruchomienie dochodowego interesu, jest więcej, niż mogłoby się wydawać. Co więcej, istnieje wiele stron internetowych, na których można znaleźć gotowe pomysły na biznes - doskonale opisane, do wykorzystania od zaraz. Wystarczy je wcielić w życie i zacząć zarabiać. Tymczasem najczęściej na pomysłach się kończy i wracamy do firmy jako najemny pracownik... Dlatego warto zapamiętać: BIZNES SIĘ ROBI, A NIE TYLKO O NIM MYŚLI!

Ryzyko

Kto nie ryzykuje, ten nie zyskuje. Przeciętny milioner z Europy czy Ameryki Północnej zbankrutował średnio dwa razy, zanim osiągnął sukces. Oczywiście nie należy działać pochopnie i ryzykować tam, gdzie jest to zbędne. Często jednak sztuka polega na łapaniu okazji w mig, wychwytywaniu tej jedynej szansy, chwili, okazji - bo więcej może się nie zdarzyć. Doskonałe pomysły leżące w szufladzie, choćby były nie wiem jak świetne, pozostaną jedynie pomysłami.

Po kawałku do celu

Aby świetny pomysł na biznes przekształcić w faktycznie działającą, prężną firmę, trzeba od czegoś zacząć. Proponujemy, by pierwszym krokiem było opracowanie biznesplanu.

Żeby go stworzyć (na początek na własny użytek), wystarczy wrzucić hasło „biznesplan” w dowolną wyszukiwarkę internetową. Pojawi się wiele darmowych poradników, instrukcji i tekstów, których autorzy podpowiadają krok po kroku, co należy zrobić. Można też skorzystać z wielu publikacji książkowych (można je kupić lub wypożyczyć z biblioteki).

Dzięki stworzeniu biznesplanu będziemy musieli odpowiedzieć sobie na kilka podstawowych pytań, dotyczących:

• projektu

• opis produktu/usługi, które będą oferowane,

• cena sprzedaży produktu/usługi,

• proces produkcji towaru/świadczenia usługi,

• promocja,

• niezbędne pozwolenia, certyfikaty, zabezpieczenia itp.;

• rynku

• typologia klientów,

• odnośny obszar geograficzny,

• mocne i słabe strony proponowanego biznesu oraz szanse i zagrożenia (analiza SWOT),

• analiza konkurencji,

• logistyka, dystrybucja;

• planu inwestycji (z informacjami na temat niezbędnych do rozpoczęcia biznesu dóbr, dostawców itp.);

• prognoz ekonomiczno-finansowych

• prognozy ekonomiczne (zysk ze sprzedaży, wykorzystywane surowce i inne materiały, media, czynsz, zobowiązania finansowe, personel, amortyzacja, inne wydatki, podatki itd.),

• zapotrzebowanie kapitałowe przedsiębiorstwa oraz zródła jego pokrycia.

Tak, uruchamiam firmę!

Jeżeli po napisaniu roboczego biznesplanu upewnimy się, że nasz projekt ma szansę powodzenia i zyskamy przekonanie, że chcemy otworzyć swój biznes, musimy uruchomić własną działalność gospodarczą (o ile jej nie mamy) oraz - w związku z tym - podjąć kilka ważnych decyzji:

• wybrać nazwę firmy,

• wybrać formę prawną działalności,

• wybrać formę opodatkowania,

• zdecydować, czy chcemy być płatnikiem podatku VAT,

• określić rodzaj działalności zgodnie z PKD (Polską Klasyfikacją Działalności),

• ustalić datę rozpoczęcia działalności,

• ustalić miejsce wykonywania działalności gospodarczej,

• wybrać bank, w którym będziemy mieć konto firmowe.

Żadna z tych decyzji nie jest bez znaczenia - często wpływa na wysokość późniejszych obciążeń finansowych, sposób rozliczeń itp.

Gdy uporamy się z tymi problemami, możemy wreszcie przystąpić do działania. Radzimy skorzystać z pomocy fachowców, w myśl zasady „kto pyta, nie błądzi”, np. z bezpłatnego doradztwa pracowników urzędu pracy, czy tzw. Punktów Kontaktowych prowadzonych na zlecenie Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP). Warto także zadzwonić do poszczególnych urzędów. Najlepiej zawczasu upewnić się, jakich dokumentów potrzebujemy i co ile kosztuje, by zaoszczędzić sobie czas i nerwy.

Obecnie większość spraw udaje się załatwić stosunkowo szybko i sprawnie. Jednak należy być przygotowanym - pytać, sprawdzać, czytać.

Uruchamiasz działalność gospodarczą

Krok 1: Udaj się do urzędu miasta/gminy - złóż zgłoszenie o wpis do ewidencji działalności gospodarczej (pamiętaj, że niektóre rodzaje działalności gospodarczej wymagają uzyskania koncesji, zezwoleń, uprawnień lub wpisu do rejestru działalności regulowanej, w tym m.in. lekarze, pielęgniarki, osoby świadczące pomoc prawną).

Krok 2: Odwiedź Główny Urząd Statystyczny - musisz wystąpić do właściwego (ze względu na swój adres zamieszkania) urzędu statystycznego o dokonanie wpisu do Krajowego Rejestru Urzędowego Podmiotów Gospodarki Narodowej (nadanie numeru statystycznego REGON).

Krok 3: Wyrób firmową pieczątkę.

Krok 4: Załóż konto bankowe.

Krok 5: Dokonaj rejestracji firmy w urzędzie skarbowym (rejestracji NIP plus ewentualnie VAT).

Krok 6: Zarejestruj się w ZUS.

Ile to kosztuje

Zakładając działalność gospodarczą, należy się liczyć z określonymi wydatkami:

• zgłoszenie do ewidencji działalności gospodarczej w urzędzie miasta to koszt 100 zł (miasto stołeczne Warszawa nie pobiera opłat),

• wyrobienie pieczątki firmowej kosztuje średnio od 20 do 50 zł (zależy od rodzaju wybranej pieczątki - wielkości, funkcji itp.),

• otwarcie rachunku bankowego (w zależności od banku i oferty) wynosi średnio od 0 do 10 zł za miesiąc prowadzenia rachunku.

Ponadto aby firma mogła swobodnie działać, trzeba pomyśleć o:

• wynajęciu lub dzierżawie powierzchni biurowej (o ile nie dysponuje się własnym lokalem); koszt związany z wynajmem pomieszczeń zależy od bardzo wielu czynników (m.in.: lokalizacji, wielkości, standardu, wyposażenia technicznego); można pomyśleć o pozyskaniu pomocy w Inkubatorach Przedsiębiorczości (często oferują tańsze pomieszczenia, pomoc prawną, konsultacje z fachowcami); należy także pamiętać o opłatach eksploatacyjnych, ewentualnej prowizji dla biura obrotu nieruchomościami (jeżeli korzystamy z pośredników), często kaucji (zazwyczaj w wysokości miesięcznego czynszu) oraz opłatach eksploatacyjnych;

• uzyskaniu koniecznych pozwoleń, certyfikatów itp.;

• kupnie niezbędnego sprzętu, urządzeń, oprogramowania itd. (z wykorzystaniem pozyskanego finansowania);

• zakupie domeny, stworzeniu witryny internetowej oraz jej pozycjonowaniu (rozpiętość cenowa jest ogromna - od 0 zł za domenę, minimum kilkaset złotych za projekt i prowadzenie strony czy średnio kilkaset złotych na pozycjonowanie za frazę miesięcznie w zależności od poziomu trudności);

• identyfikacji wizualnej - na którą składają się m.in.: logo firmy, druki firmowe, wizytówki; ich wykonanie należy zlecić fachowcom;

• reklamie - inaczej nikt nie dowie się, że firma istnieje; tutaj mamy do wyboru ogromną liczbę form i firm oferujących swoje usługi oraz przestrzeń reklamową (m.in. lokalne lub ogólnopolskie media, Internet, billboardy, ulotki); reklama powinna być profesjonalnie przygotowana, ale nie musi pochłaniać ogromnych sum pieniędzy; zasada jest prosta - ile płacimy, tyle dostajemy; trzeba sprawdzić oferty w wielu miejscach i wynegocjować najlepszą cenę;

• powierzeniu prowadzenia spraw finansowych biuru rachunkowemu (o ile sami nie czujemy się na siłach); koszt od 100 do 2000 zł miesięcznie.

Jak to sfinansować?

Kolejnym krokiem od pomysłu do biznesu jest konieczność przemyślenia możliwości sfinansowania projektu. Warto np. zajrzeć na strony urzędu pracy czy urzędu marszałkowskiego, na których powinna znajdować się lista instytucji realizujących projekty w ramach działania 2.5 Promocja przedsiębiorczości. Innym adresem jest witryna PARP. Pomoc możemy uzyskać nie tylko na uruchomienie działalności. Dostępne jest również wsparcie pomostowe, które w wysokości 700 zł wypłacane jest przez 6 lub 12 miesięcy.

Rozważając różne opcje, należy przeanalizować poniższe możliwości:

• kredyt bankowy lub pożyczka (banki dość niechętnie oferują kredyty nowo powstałym firmom);

• dotacje unijne (wiążą się z wieloma formalnościami i długim czasem oczekiwania na decyzję - od trzech do sześciu miesięcy; przyznane kwoty są refundowane, to znaczy, że przedsiębiorca musi wyłożyć pieniądze; często wymagany jest wkład własny na określonym poziomie);

• dotacje z urzędu pracy (przyznawane są stosunkowo niskie kwoty);

• fundusze pożyczkowe współpracujące z PARP (pożyczki dedykowane mikro- lub małym przedsiębiorcom, którzy nie są w stanie przedstawić wymaganych zabezpieczeń lub nie mają historii kredytowej; do kosztów pożyczki należy doliczyć pobieraną przez fundusz prowizję - nie powinna przekroczyć 3% kwoty, o którą ubiega się wnioskodawca; maksymalnie można uzyskać pożyczkę w wysokości 120 000 zł; okres spłaty nie może przekroczyć pięciu lat; lista funduszy znajduje się na stronie internetowej PARP);

• Fundusz Rozwoju Przedsiębiorczości (informacji udzielają pracownicy Punktów Konsultacyjnych lub Ośrodków Wspierania Przedsiębiorczości; pomoc skierowana jest do: bezrobotnych, zagrożonych grupowymi zwolnieniami z pracy, tych, którzy otrzymali w okresie ostatnich dwóch lat pożyczkę na rozpoczęcie działalności gospodarczej ze środków Funduszu Pracy i spłacili ją bez opóźnień, tych, którzy uzyskali pożyczkę z FRP i spłacili/spłacają ją bez opóźnień, absolwentów, podmiotów gospodarczych, które zatrudniają do 10 osób bezrobotnych skierowanych przez PUP; można uzyskać do 20 000 USD maksymalnie na 36 miesięcy z trzymiesięcznym okresem karencji; wymagane jest posiadanie min. 20% wkładu własnego; prowizja wynosi do 3% kwoty pożyczki);

• program „Pierwszy Biznes” (prowadzony przez Bank Gospodarstwa Krajowego; skierowany jest do osób bezrobotnych do 25. roku życia oraz bezrobotnych, którzy posiadają wyższe wykształcenie i do 27 lat; można ubiegać się o przyznanie do 40 000 zł; okres spłaty to trzy lata z możliwością karencji do sześciu miesięcy; prowizja wynosi 1%; możliwe jest umorzenie 30% pożyczki, gdy przedsiębiorca zatrudni osobę bezrobotną na pełen etat i min. 12 miesięcy, lub 35%, gdy zatrudni dwie lub więcej osób; lista oddziałów i filii jest dostępna na stronie BGK).

Gdy już ustalimy, z jakiego zródła zamierzamy skorzystać, powinniśmy po raz kolejny napisać biznesplan, tym razem pod kątem konkretnego „czytelnika”. Ubiegając się o dotacje unijne lub krajowe, warto skorzystać z pomocy fachowców, którzy zajmują się pisaniem konkretnych wniosków. Należy uważać na wymogi formalne - czasem brak daty, pieczątki na jednym z egzemplarzy, może spowodować odrzucenie wniosku.

Warto wiedzieć, że w przypadku niektórych dotacji istnieje wymóg nieprowadzenia działalności gospodarczej przez określony czas przed złożeniem wniosku o dotację. Osoby, które podejmują działalność gospodarczą kolejny raz, mogą również ubiegać się o dotacje jako działający przedsiębiorcy.

Innowacje, technologie

Rozpoczynając działalność musimy precyzyjnie określić, jaka wiedza jest nam potrzebna (z jakiego zakresu - dziedziny nauki). Następnie warto odnaleźć w regionie odpowiednią jednostkę badawczo-rozwojową lub uczelnię (właściwy wydział), która zajmuje się tego typu dziedziną lub prowadzi badania w określonym zakresie. Czasem wystarczy po prostu zapukać do kilku drzwi, np. regionalnego centrum transferu technologii, poszukać na stronach Stowarzyszenia Organizatorów Ośrodków Innowacji i Przedsiębiorczości w Polsce. Przydatne mogą być również poniższe adresy:

• Inkubatory technologiczne - na stronach Portalu Innowacji prezentowane są oferty kadrowe, lokalowe i badawcze polskich parków oraz inkubatorów technologicznych.

• Technostartery - program realizowany przez PARP - polega na zidentyfikowaniu i ocenie innowacyjnych pomysłów, mogących być bazą do założenia działalności gospodarczej, a następnie na wsparciu finansowym i doradczym dla osób (technostarterów), które zdecydują się taką działalność założyć.

• Wymiana informacji technologicznej poprzez Tablicę Zgłoszeń Innowacyjnych Potrzeb - na stronach Portalu Innowacji zainteresowani mogą zgłosić swoje zapotrzebowanie na nową technologię; we współpracy z siecią instytucji wspierających transfer technologii PARP oferuje pomoc przy wyszukaniu odpowiedniej technologii, wsparcie w nawiązaniu kontaktów z jednostkami badawczo-rozwojowymi (JBR), konsultacje w Ośrodkach Krajowego Systemu Usług dla MSP oraz Krajowej Sieci Innowacji, uzyskanie informacji dotyczących źródeł finansowania projektu wdrożeniowego oraz promocji innowacji wdrożonych w przedsiębiorstwach.

Typowe błędy

Początkujący biznesmeni popełniają często podobne błędy. Poniżej lista najbardziej typowych - warto się ich wystrzegać.

• Rozpoczynanie działalności przy braku wystarczających środków finansowych.

• Brak zabezpieczenia płynności zleceń (brak dbałości o bezpieczną liczbę klientów, którzy zapewnią firmie odpowiednie przepływy gotówkowe po stronie przychodów).

• Brak bieżącej kontroli nad finansami przedsiębiorstwa (comiesięcznego weryfikowania przepływów finansowych po stronie przychodów i kosztów).

• Przejadanie pieniędzy, mieszanie finansów firmy i prywatnych („wspólna kasa”).

• Preferowanie modelu „Zosia Samosia” - poleganie na własnych możliwościach, zamiast skupienia się na tym, co robimy najlepiej, i zlecenia całej reszty innym.

• Brak umiejętności bieżącego zarządzania przedsiębiorstwem na wszystkich wymagających uwagi płaszczyznach, w tym:

• strategicznego planowania rozwoju firmy i jej oferty oraz nadzoru nad projektami (brak wizji firmy i jej oferty),

• bieżącej działalności administracyjno-organizacyjnej (związanej m.in. ze zobowiązaniami finansowymi, wymogami formalnoprawnymi itp.),

• sprzedaży i marketingu (szczególnie preferowanie marketingu pasywnego - np. wysyłanie ofert za pośrednictwem poczty elektronicznej, zamiast odbywania osobistych spotkań, dzwonienia do potencjalnych i dotychczasowych klientów; brak weryfikowania skuteczności podejmowanych akcji marketingowych),

• logistyki i dystrybucji.

• Brak świadomości potrzeb rynku i bieżącego śledzenia upodobań konsumentów.

• Brak monitorowania poczynań konkurentów.

Czy to wypali?

Tego na 100% nie wie nikt. Ważne są dwie rzeczy: przemyślana strategia i dobre finansowanie. Do tego praca, praca i jeszcze raz praca, okraszona wyważonym optymizmem. Należy pamiętać, by mierzyć siły na zamiary. Najpierw dokładnie wszystko policzyć, sprawdzić, a potem już tylko dać szansę losowi.