REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Uważaj w korespondencji mailowej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Magdalena Pytkowska
Jak pisać profesjonalne maile?
Jak pisać profesjonalne maile?

REKLAMA

REKLAMA

W dobie zupełnej dominacji poczty elektronicznej nad tradycyjną, zastąpieniu listów pisanych ręcznie mailami, musimy zdać sobie sprawę, że zasady grzeczności w korespondencji nie uległy jednak zmianom. Wbrew powszechnym praktykom w mailach także musimy zachowywać wszelką staranność etykiety.

E-maili służbowych nie możemy traktować w kategoriach komunikatu nieformalnego, ale jako formalną korespondencję z osobami, z którymi nie jesteśmy „na ty”. To, w jaki sposób zwracamy się do się do innych mailowo, jest nie tylko naszą wizytówką, ale także firmy, którą reprezentujemy.

REKLAMA

Dlatego warto zapamiętać i przestrzegać zasady mailowego savoir vivre’u. Oto one:

Tytuł

Pamiętaj, aby zawsze wpisywać temat swojej wiadomości. Pozostawianie pustego miejsca jest wyrazem lekceważenia swojego odbiorcy i sygnalizuje, że nie chcieliśmy poświęcić mu dostatecznej ilości czasu w trakcie pisania maila. Tytuł powinien także dokładnie sygnalizować treść maila, nie powinien wprowadzać w błąd. Ma być konkretny i rzeczowy. Przesyłając przykładowo harmonogram konferencji w tytule powinniśmy napisać „Harmonogram konferencji X”, a nie „Róża wiatru” od restauracji, w której się ona odbędzie. Kiedy nie doprecyzujemy nagłówka naszej wiadomości, adresat może uznać ją za spam i w ogóle jej nie odczytać. Zwłaszcza jeśli codziennie dostaje mnóstwo maili z różnymi ofertami sprzedaży i usług.

Zobacz: Czym jest savoir-vivre w biznesie?

Pierwsze zdanie

W pierwszym słowie musimy imiennie zwrócić się do naszego odbiorcy. Jeśli jest to nasz kolega lub koleżanka, z którymi znamy się dobrze, to zwracamy się do nich po imieniu: „Piotrze, dziękuję za przesłanie umowy”, „Anno, w załączniku przesyłam Ci informacje, o które prosiłaś”. Do osób wyższego szczebla i nieznajomych zawsze zwracamy się per „pan”, „pani” albo „panie dyrektorze” plus nazwisko. To samo dotyczy osób, których nie znamy osobiście, a korespondujemy z nimi mailowo nawet dłuższy czas.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wizytówka

Opracuj swoją mailową wizytówkę, która automatycznie będzie wysyłana pod każdym mailem. Powinna zawierać standardową formułę pożegnania „Z poważaniem, Anna Kowalska”, „Serdecznie pozdrawiam, Anna Kowalska” oraz nasze dane: funkcję, numer telefonu stacjonarnego i komórkowego, numer faksu, adres mailowy, logo firmy. Wizytówka ta oszczędzi Ci trochę czasu przy pisaniu wielu wiadomości, a także ustrzeże od ewentualnych błędów, które łatwo popełnić, zwłaszcza wpisując numery telefonów. Pamiętaj jednak, aby przy każdej zmianie swoich danych aktualizować swoją wizytówkę. Niewybaczalnym błędem bowiem jest podawanie nieaktualnych danych.

Zobacz: Przygotowane przez Ciebie dokumenty są Twoją wizytówką

Zwięźle i na temat

Zwracaj szczególną uwagę na jakość treści swoich maili. Ustrzegaj się wodolejstwa, pisz konkretnie i nie zbaczaj z tematu. Jeśli masz do przekazania więcej informacji – lepiej sporządź osobny dokument i prześlij go w załączniku. Treść maila bowiem nie powinna przekraczać dwóch ekranów.

Odpowiedź

Kiedy odpowiadasz na krótkiego maila najlepiej na początku zacytować jego całą treść. To pozwoli Ci na poruszenie wszystkich kwestii, o które zostałeś poproszony w otrzymanej wiadomości i zwolni Cię z konieczności streszczania jej treści. Ponadto Twój odbiorca chcąc zweryfikować wiadomość, którą wysłał do Ciebie, nie będzie musiał przeszukiwać w tym celu swojej skrzynki nadawczej. W przypadku kiedy otrzymany mail jest obszerny, w odpowiedzi należy cytować tylko jego fragmenty.

Odpisuj na czas

REKLAMA

Pamiętaj, że nikt nie lubi czekać na maila cały dzień lub kilka dni, dlatego sprawdzaj swoją skrzynkę kilka razy dziennie i odpisuj od razu. Jeśli wiesz, że odpowiedź zajmie Ci więcej niż 24 godziny, powiadom wcześniej o tym swojego odbiorcę.

W przypadku kiedy wybierasz się na urlop, albo jesteś na zwolnieniu lekarskim zadbaj o to, aby w Twojej skrzynce została ustawiona opcja automatycznego odpowiadania. W takim automatycznym mailu powinna znaleźć się informacja o terminie naszej nieobecności, a także dane osoby, która nas przez ten czas zastępuje.

Odpowiedni styl wypowiedzi

Dopasuj formę i styl swojej wiadomości do odbiorcy. Staranną, oficjalną polszczyzną zawsze zwracaj się do osób obcych i wyższych rangą. Twój mail musi wyglądać profesjonalnie, a załączniki powinny być pisane na papierze firmowym. Do kolegi natomiast możesz zwrócić się stylem nieformalnym, gawędziarskim i stosować skróty myślowe.

Poprawność językowa maili

Dbaj o poprawność językową swoich maili. Respektuj zarówno zasady polskiej ortografii jak i interpunkcji. Nie udawaj, że polskie znaki diakrytyczne nie istnieją. Tylko jeśli wysyłasz swoje maile za granicę możesz, a nawet powinieneś zrezygnować z ich stosowania. W Polsce natomiast pisz po polsku. Ze szczególną uwagą zapisuj dane personalne osób, adresy, numery telefonów – niektóre pomyłki bowiem mogą pociągnąć Twoją firmę do odpowiedzialności finansowej.

Zobacz: Poprawność językowa Twoją wizytówką

Zapomnij o mailu do żony

Dobre maniery zakazują pisania maili prywatnych ze skrzynki służbowej, podobnie jak wykonywania prywatnych rozmów telefonicznych w trakcie pracy. Czynności te nie tylko zabierają czas, który powinniśmy poświęcić obowiązkom służbowym, ale niepotrzebnie wybijają pracownika z rytmu. Mogą także powodować niezręczne sytuacje. Przykładowo mój kolega przez przypadek wysłał maila przeznaczonego do swojej żony swojej szefowej. W liście tym zwracał się do żony „kochanie” i wyznawał jej miłość. Szefowa była bardzo zażenowana, podobnie jak sam nadawca wiadomości. Po tym zdarzeniu przełożona zaczęła znacznie częściej kontrolować swojego pracownika podczas pracy.

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jak zwiększyć rentowność biura rachunkowego bez dodatkowych wydatków?

Branża księgowa to jedna z dziedzin, w których wynagrodzenie za świadczone usługi często jest mocno niedoszacowane, mimo tego, że błędy w księgowości mogą skutkować bardzo poważnymi konsekwencjami dla przedsiębiorców. W związku z tak doniosłą rolą biur rachunkowych powinny one dbać o poziom rentowności, który pozwoli właścicielom skupić się na podnoszeniu jakości świadczonych usług oraz większego spokoju, co niewątpliwie pozytywnie wpływa na dobrostan właścicieli biur oraz ich pracowników.

Samozatrudnieni i małe firmy w odwrocie? wzrasta liczba likwidowanych i zawieszanych działalności gospodarczych, co się dzieje

Według znawców tematu, czynniki decydujące ostatnio o likwidacji takich firm nie różnią się od tych sprzed roku. Znaczenie mają m.in. koszty prowadzenia biznesu, w tym składki zusowskie, a także oczekiwania finansowe pracowników.

Szybki wzrost e-commerce mocno zależny od rozwoju nowych technologii: co pozwoli na zwiększenie zainteresowania zakupami online ze strony klientów

E-commerce czyli zakupy internetowe przestają być jedynie wygodną alternatywą dla handlu tradycyjnego – stają się doświadczeniem, którego jakość wyznaczają nie tylko oferta i cena, lecz także szybkość, elastyczność i przewidywalność dostawy oraz prostota ewentualnego zwrotu.

Przedsiębiorczość w Polsce ma się dobrze, mikroprzedsiębiorstwa minimalizując ryzyko działalności gospodarczej coraz częściej zaczynają od franczyzy

Najliczniejszą grupę firm zarejestrowanych w Polsce stanowią mikroprzedsiębiorstwa, a wśród nich ponad 87 tys. to podmioty działające w modelu franczyzowym. Jak zwracają uwagę ekonomiści ze Szkoły Głównej Handlowej, Polska jest liderem franczyzy w Europie Środkowo-Wschodniej.

REKLAMA

Rewolucyjne zmiany w prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt nowego rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR), co oznacza, że już od 1 stycznia 2026 r. zmieni się sposób ich prowadzenia.

Apteki odzyskają prawo reklamowania swojej działalności. bo obecne zakazy są sprzeczne z prawem unijnym

Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej wydał wyrok w sprawie C-200/24, w którym jednoznacznie uznał, że obowiązujący w Polsce całkowity zakaz reklamy aptek narusza prawo Unii Europejskiej. To ważny moment dla rynku aptecznego i swobody działalności gospodarczej w Polsce.

Kryzys się skończył, inflacja wyhamowała, a mimo to kradzieży sklepowych jest coraz więcej

Kradzieże w sklepach wciąż są dla branży handlowej wielkim problemem. Choć kryzys się skończył, inflacja wygasa, złodzieje nie rezygnują. Kradną nie tylko kosmetyki czy alkohole - na handel, ale nadal na dużą skalę przedmiotem kradzieży są artykuły spożywcze.

Branża budowlana: mimo działań prewencyjnych liczba wypadków przy pracy nie chce spadać

Brokerzy ubezpieczeniowi alarmują> Firmy budowlane nieraz bagatelizują skalę oraz prawdopodobieństwo wypadków i zawierają ubezpieczenia OC działalności z niskimi sumami gwarancyjnymi i limitami. Tymczasem rośnie liczba wypadków ze skutkiem śmiertelnym.

REKLAMA

Rząd opóźnia obowiązek raportowania ESG. Raportowanie dopiero od 2028 i 2029 r. [projekt ustawy przyjęty przez Radę Ministrów]

Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy odraczający o dwa lata obowiązek raportowania ESG dla firm. Nowe przepisy mają ograniczyć biurokratyczne obciążenia i dać przedsiębiorcom więcej czasu na dostosowanie się do unijnych regulacji.

Jak założyć klub fitness lub siłownię? [Poradnik eksperta]

Obecnie w Polsce działa ponad trzy tysiące siłowni i klubów fitness, z czego przeważająca większość funkcjonuje w ramach większych sieci. Dbanie o zdrowie i kondycję fizyczną stało się globalnym i nieprzemijającym trendem, co można zawdzięczać m.in. influencerom z branży fitness (trenerom i instruktorom).

REKLAMA