Uważaj w korespondencji mailowej

E-maili służbowych nie możemy traktować w kategoriach komunikatu nieformalnego, ale jako formalną korespondencję z osobami, z którymi nie jesteśmy „na ty”. To, w jaki sposób zwracamy się do się do innych mailowo, jest nie tylko naszą wizytówką, ale także firmy, którą reprezentujemy.

Dlatego warto zapamiętać i przestrzegać zasady mailowego savoir vivre’u. Oto one:

Tytuł

Pamiętaj, aby zawsze wpisywać temat swojej wiadomości. Pozostawianie pustego miejsca jest wyrazem lekceważenia swojego odbiorcy i sygnalizuje, że nie chcieliśmy poświęcić mu dostatecznej ilości czasu w trakcie pisania maila. Tytuł powinien także dokładnie sygnalizować treść maila, nie powinien wprowadzać w błąd. Ma być konkretny i rzeczowy. Przesyłając przykładowo harmonogram konferencji w tytule powinniśmy napisać „Harmonogram konferencji X”, a nie „Róża wiatru” od restauracji, w której się ona odbędzie. Kiedy nie doprecyzujemy nagłówka naszej wiadomości, adresat może uznać ją za spam i w ogóle jej nie odczytać. Zwłaszcza jeśli codziennie dostaje mnóstwo maili z różnymi ofertami sprzedaży i usług.

Zobacz: Czym jest savoir-vivre w biznesie?

Pierwsze zdanie

W pierwszym słowie musimy imiennie zwrócić się do naszego odbiorcy. Jeśli jest to nasz kolega lub koleżanka, z którymi znamy się dobrze, to zwracamy się do nich po imieniu: „Piotrze, dziękuję za przesłanie umowy”, „Anno, w załączniku przesyłam Ci informacje, o które prosiłaś”. Do osób wyższego szczebla i nieznajomych zawsze zwracamy się per „pan”, „pani” albo „panie dyrektorze” plus nazwisko. To samo dotyczy osób, których nie znamy osobiście, a korespondujemy z nimi mailowo nawet dłuższy czas.

Wizytówka

Opracuj swoją mailową wizytówkę, która automatycznie będzie wysyłana pod każdym mailem. Powinna zawierać standardową formułę pożegnania „Z poważaniem, Anna Kowalska”, „Serdecznie pozdrawiam, Anna Kowalska” oraz nasze dane: funkcję, numer telefonu stacjonarnego i komórkowego, numer faksu, adres mailowy, logo firmy. Wizytówka ta oszczędzi Ci trochę czasu przy pisaniu wielu wiadomości, a także ustrzeże od ewentualnych błędów, które łatwo popełnić, zwłaszcza wpisując numery telefonów. Pamiętaj jednak, aby przy każdej zmianie swoich danych aktualizować swoją wizytówkę. Niewybaczalnym błędem bowiem jest podawanie nieaktualnych danych.

Zobacz: Przygotowane przez Ciebie dokumenty są Twoją wizytówką