REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Uważaj w korespondencji mailowej

Magdalena Pytkowska
Jak pisać profesjonalne maile?
Jak pisać profesjonalne maile?

REKLAMA

REKLAMA

W dobie zupełnej dominacji poczty elektronicznej nad tradycyjną, zastąpieniu listów pisanych ręcznie mailami, musimy zdać sobie sprawę, że zasady grzeczności w korespondencji nie uległy jednak zmianom. Wbrew powszechnym praktykom w mailach także musimy zachowywać wszelką staranność etykiety.

E-maili służbowych nie możemy traktować w kategoriach komunikatu nieformalnego, ale jako formalną korespondencję z osobami, z którymi nie jesteśmy „na ty”. To, w jaki sposób zwracamy się do się do innych mailowo, jest nie tylko naszą wizytówką, ale także firmy, którą reprezentujemy.

REKLAMA

Dlatego warto zapamiętać i przestrzegać zasady mailowego savoir vivre’u. Oto one:

Tytuł

Pamiętaj, aby zawsze wpisywać temat swojej wiadomości. Pozostawianie pustego miejsca jest wyrazem lekceważenia swojego odbiorcy i sygnalizuje, że nie chcieliśmy poświęcić mu dostatecznej ilości czasu w trakcie pisania maila. Tytuł powinien także dokładnie sygnalizować treść maila, nie powinien wprowadzać w błąd. Ma być konkretny i rzeczowy. Przesyłając przykładowo harmonogram konferencji w tytule powinniśmy napisać „Harmonogram konferencji X”, a nie „Róża wiatru” od restauracji, w której się ona odbędzie. Kiedy nie doprecyzujemy nagłówka naszej wiadomości, adresat może uznać ją za spam i w ogóle jej nie odczytać. Zwłaszcza jeśli codziennie dostaje mnóstwo maili z różnymi ofertami sprzedaży i usług.

Zobacz: Czym jest savoir-vivre w biznesie?

Pierwsze zdanie

W pierwszym słowie musimy imiennie zwrócić się do naszego odbiorcy. Jeśli jest to nasz kolega lub koleżanka, z którymi znamy się dobrze, to zwracamy się do nich po imieniu: „Piotrze, dziękuję za przesłanie umowy”, „Anno, w załączniku przesyłam Ci informacje, o które prosiłaś”. Do osób wyższego szczebla i nieznajomych zawsze zwracamy się per „pan”, „pani” albo „panie dyrektorze” plus nazwisko. To samo dotyczy osób, których nie znamy osobiście, a korespondujemy z nimi mailowo nawet dłuższy czas.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wizytówka

Opracuj swoją mailową wizytówkę, która automatycznie będzie wysyłana pod każdym mailem. Powinna zawierać standardową formułę pożegnania „Z poważaniem, Anna Kowalska”, „Serdecznie pozdrawiam, Anna Kowalska” oraz nasze dane: funkcję, numer telefonu stacjonarnego i komórkowego, numer faksu, adres mailowy, logo firmy. Wizytówka ta oszczędzi Ci trochę czasu przy pisaniu wielu wiadomości, a także ustrzeże od ewentualnych błędów, które łatwo popełnić, zwłaszcza wpisując numery telefonów. Pamiętaj jednak, aby przy każdej zmianie swoich danych aktualizować swoją wizytówkę. Niewybaczalnym błędem bowiem jest podawanie nieaktualnych danych.

Zobacz: Przygotowane przez Ciebie dokumenty są Twoją wizytówką

Zwięźle i na temat

Zwracaj szczególną uwagę na jakość treści swoich maili. Ustrzegaj się wodolejstwa, pisz konkretnie i nie zbaczaj z tematu. Jeśli masz do przekazania więcej informacji – lepiej sporządź osobny dokument i prześlij go w załączniku. Treść maila bowiem nie powinna przekraczać dwóch ekranów.

Odpowiedź

Kiedy odpowiadasz na krótkiego maila najlepiej na początku zacytować jego całą treść. To pozwoli Ci na poruszenie wszystkich kwestii, o które zostałeś poproszony w otrzymanej wiadomości i zwolni Cię z konieczności streszczania jej treści. Ponadto Twój odbiorca chcąc zweryfikować wiadomość, którą wysłał do Ciebie, nie będzie musiał przeszukiwać w tym celu swojej skrzynki nadawczej. W przypadku kiedy otrzymany mail jest obszerny, w odpowiedzi należy cytować tylko jego fragmenty.

Odpisuj na czas

REKLAMA

Pamiętaj, że nikt nie lubi czekać na maila cały dzień lub kilka dni, dlatego sprawdzaj swoją skrzynkę kilka razy dziennie i odpisuj od razu. Jeśli wiesz, że odpowiedź zajmie Ci więcej niż 24 godziny, powiadom wcześniej o tym swojego odbiorcę.

W przypadku kiedy wybierasz się na urlop, albo jesteś na zwolnieniu lekarskim zadbaj o to, aby w Twojej skrzynce została ustawiona opcja automatycznego odpowiadania. W takim automatycznym mailu powinna znaleźć się informacja o terminie naszej nieobecności, a także dane osoby, która nas przez ten czas zastępuje.

Odpowiedni styl wypowiedzi

Dopasuj formę i styl swojej wiadomości do odbiorcy. Staranną, oficjalną polszczyzną zawsze zwracaj się do osób obcych i wyższych rangą. Twój mail musi wyglądać profesjonalnie, a załączniki powinny być pisane na papierze firmowym. Do kolegi natomiast możesz zwrócić się stylem nieformalnym, gawędziarskim i stosować skróty myślowe.

Poprawność językowa maili

Dbaj o poprawność językową swoich maili. Respektuj zarówno zasady polskiej ortografii jak i interpunkcji. Nie udawaj, że polskie znaki diakrytyczne nie istnieją. Tylko jeśli wysyłasz swoje maile za granicę możesz, a nawet powinieneś zrezygnować z ich stosowania. W Polsce natomiast pisz po polsku. Ze szczególną uwagą zapisuj dane personalne osób, adresy, numery telefonów – niektóre pomyłki bowiem mogą pociągnąć Twoją firmę do odpowiedzialności finansowej.

Zobacz: Poprawność językowa Twoją wizytówką

Zapomnij o mailu do żony

Dobre maniery zakazują pisania maili prywatnych ze skrzynki służbowej, podobnie jak wykonywania prywatnych rozmów telefonicznych w trakcie pracy. Czynności te nie tylko zabierają czas, który powinniśmy poświęcić obowiązkom służbowym, ale niepotrzebnie wybijają pracownika z rytmu. Mogą także powodować niezręczne sytuacje. Przykładowo mój kolega przez przypadek wysłał maila przeznaczonego do swojej żony swojej szefowej. W liście tym zwracał się do żony „kochanie” i wyznawał jej miłość. Szefowa była bardzo zażenowana, podobnie jak sam nadawca wiadomości. Po tym zdarzeniu przełożona zaczęła znacznie częściej kontrolować swojego pracownika podczas pracy.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    KPO: Od 6 maja 2024 r. można składać wnioski na dotacje dla branży HoReCa - hotelarskiej, gastronomicznej, cateringowej, turystycznej i hotelarskiej

    Nabór wniosków na dotacje dla branży hotelarskiej, gastronomicznej i cateringowej oraz turystycznej i kulturalnej w ramach Krajowego Planu Odbudowy ogłoszono w kwietniu 2024 r. Wnioski będzie można składać od 6 maja 2024 r. do 5 czerwca 2024 r.

    Ile pracuje mikro- i mały przedsiębiorca? 40-60 godzin tygodniowo, bez zwolnień lekarskich i urlopów

    Przeciętny mikroprzedsiębiorca poświęca dużo więcej czasu na pracę niż przeciętny pracownik etatowy. Wielu przedsiębiorców nie korzysta ze zwolnień lekarskich i nie było na żadnym urlopie. Chociaż mikroprzedsiębiorcy zwykle zarabiają na poziomie średniej krajowej albo trochę więcej, to są zdecydowanie bardziej oszczędni niż większość Polaków.

    Duży wzrost cyberataków na świecie!

    Aż 28 proc. O tyle procent wzrosła liczba ataków cyberprzestępców. Hakerzy stawiają także na naukę i badania oraz sektor administracyjno-wojskowy. W Europie liczba ataków ransomware wzrosła o 64 proc. Jest się czego obawiać. 

    Nie zrobisz zakupów w swoim ulubionym sklepie osiedlowym, bo powrót VAT na żywność doprowadzi go do bankructwa

    Po ponad dwóch latach przerwy powrócił 5-procentowy VAT na żywność. Sieci dyskontów, które toczą wojnę o klientów, kuszą obietnicą, że cen nie podniosą, bo podatek wezmą na siebie. Korzystna dla klientów zapowiedź może okazać się zabójcza dla i tak słabnących i znikających z rynku małych sklepów.

    REKLAMA

    Windykacja należności krok po kroku

    Windykacja należności krok po kroku czyli jak odzyskać swoje pieniądze? Pierwszym krokiem jest windykacja przedsądowa. Co zrobić, aby windykacja była skuteczna już na tym etapie?

    Praca tymczasowa: Liczy się wynagrodzenie, lokalizacja miejsca pracy, czas trwania rekrutacji i szansa na stałą pracę

    Praca tymczasowa to nie tylko opcja dla studentów – najwięcej pracowników stanowią osoby w przedziale wiekowym 25-44 lata. Pracownicy tymczasowi przy wyborze oferty pracy najczęściej zwracają uwagę na wysokość wynagrodzenia, lokalizację miejsca pracy oraz szansę na stałe zatrudnienie, a także szybkość procesu rekrutacji.

    Uwaga! Zbyt częste zmienianie hasła ułatwia cyberataki

    Czy trzeba zmieniać hasło co miesiąc? Okazuje się, że zbyt częsta zmiana hasła ułatwia cyberataki. Wskazania do zmiany hasła przez pracowników po czasie od 30 do 90 dni powinny się zmienić. Kiedy zmiana hasła jest konieczna?

    Cyfrowa współpraca księgowych i przedsiębiorców

    Postęp w zakresie rozwiązań technologicznych oraz innowacje w sposobie komunikacji pomiędzy urzędami i podmiotami zmieniają sposób prowadzenia przedsiębiorstw - w szczególności małych i mikrofirm. Równocześnie szybka adopcja rozwiązań technologicznych sprawia, że cyfryzacja sektora publicznego - także na linii obywatel - urząd w kontekście przykładowo cyfrowych rozliczeń podatkowych – nabiera rozpędu i będzie coraz intensywniej dotykać również inne powiązane z nią sektory i branże. 

    REKLAMA

    Jak hakerzy wyciągają nasze dane? Uważaj na aktualizacje!

    Hakerzy nie próżnują i wciąż szukają nowych sposobów na wyciągnięcie danych. Wykorzystują pliki wirtualnego dysku twardego (VHD) do dostarczania wirusa - trojana zdalnego dostępu (RAT) Remcos. W Polsce szczególnie groźne są fałszywe aktualizacje. 

    Firmy przemysłowe stawiają na AI

    Większość firm (83 proc.) z sektora przemysłowego planuje zainwestować w sztuczną inteligencję w 2024 r. Tak wynika z najnowszego raportu "State of Smart Manufacturing". 

    REKLAMA