Jak prowadzić książkę kontroli

Do obowiązków przedsiębiorcy należy prowadzenie książki kontroli, zawierającej informacje o kontrolach, które odbyły się w firmie, oraz o wykonaniu zaleceń pokontrolnych. Przechowuje ją w swojej siedzibie razem z upoważnieniami i protokołami kontroli. Nie może odmówić udostępnienia jej wówczas, gdy zażąda tego organ kontroli. Spółka cywilna prowadzi jedną książkę kontroli.

Technika prowadzenia książki kontroli zależy od przedsiębiorcy. Nie ma jednolitego wzorca, według którego należy ją prowadzić. Artykuł 81 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej określa jedynie sposób jej przechowywania i zawartość. Nie określa natomiast okresu, przez który przedsiębiorca powinien przechowywać ten dokument. Dlatego przyjmuje się, że jest to obowiązek bezterminowy.

Ustawa nie przewiduje również sankcji dla przedsiębiorcy, który nie prowadzi książki i nie udostępnia jej organom kontroli.

Do książki kontroli wpisów dokonują organy kontroli oraz przedsiębiorca. Inspektorzy wpisują informacje o: oznaczeniu organu kontroli, oznaczeniu upoważnienia do kontroli, zakresie przeprowadzonej kontroli, dacie podjęcia i zakończenia kontroli oraz zalecenia i środki pokontrolne. Zamiast dokonać wpisu tych informacji, organ kontroli może do książki załączyć kserokopie dokumentów na ich potwierdzenie. Przedsiębiorca ma wówczas obowiązek przechowywać te kserokopie razem z książką.

Podając w książce kontroli oznaczenie organu, inspektor musi podać jego pełną nazwę oraz wskazać na siedzibę. Natomiast wskazując zakres podmiotowy kontroli nie może posługiwać się ogólnikami, a także wykraczać poza ramy właściwości rzeczowej i miejscowej tego organu.

Przedsiębiorca wpisuje informację o wykonaniu zaleceń pokontrolnych oraz o ewentualnym uchyleniu tych zaleceń przez organ kontroli, organ nadrzędny nad organem kontroli lub sąd administracyjny.

Pracownicy organu kontroli mają prawo zapoznać się z wpisami do księgi, które dotyczą poprzednich kontroli. W ten sposób mogą skorzystać z ustaleń, jakie zostały poczynione wcześniej przez innych inspektorów. Nie mogą natomiast sprawdzać, czy przedsiębiorca wykonał wskazane zalecenia pokontrolne.

Przedsiębiorca nie może odmówić im udostępnienia książki, ale o tym fakcie powinien w niej dokonać wzmiankę.

Przedsiębiorca ma też prawo egzekwować, aby inspektor, któremu udostępnił książkę kontroli, nie wynosił jej poza siedzibę, nie zajął jej jako formy zabezpieczenia dowodów, nie dokonywał w niej żadnych zapisów, a także żadnych wcześniejszych wpisów nie wykreślał. Natomiast nie może zabronić dokonywania z książki kontroli wypisów, powielania i fotografowania zamieszczonych w niej zapisów.

Ważne!

Wpisy w księdze kontroli informują o tym, jak często i z jakim skutkiem przedsiębiorca był kontrolowany

MAŁGORZATA PIASECKA-SOBKIEWICZ

malgorzata.piasecka@infor.pl

Podstawa prawna

• Art. 81 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. nr 173, poz. 1807 z późn. zm.).