Udostępnienie danych osobowych

Podmiotami mającymi najczęstszy dostęp do akt personalnych pracowników w zakładzie pracy są z reguły pracownicy zajmujący się kadrami. W związku ze świadczoną pracą, aby skutecznie i płynnie mogli wykonywać swoje obowiązki, powinni otrzymać od swojego pracodawcy, który jest zgodnie z ustawą administratorem danych osobowych (obciążonym w związku z tym licznymi obowiązkami, w tym podstawowym - zabezpieczeniem danych) w danym zakładzie pracy stałe (lub czasowe - w zależności od potrzeby), imienne upoważnienie uprawniające do dostępu do danych osobowych pracowników (art. 37 ustawy).

Przepisy nie nakładają obowiązku sporządzenia takiego upoważnienia w żadnej formie szczególnej. Ze względów dowodowych sugeruje się jednak jego wydanie na piśmie. Należy w nim precyzyjnie wskazać osobę uprawnioną do dostępu do danych osobowych pracowników, a także zakres przetwarzanych na jego podstawie danych. Jedną kopię tego upoważnienia otrzyma uprawniony pracownik, drugi egzemplarz należy przechowywać w jego aktach osobowych w części B (§ 6 rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika - DzU nr 62, poz. 286 ze zm.). Przykładowa treść takiego upoważnienia może mieć brzmienie: Na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych upoważniam Pana/Panią do wglądu w akta personalne zawierające dane osobowe podległych Panu (i) zawodowo, strukturalnie lub merytorycznie pracowników. Jednocześnie informuję, że jest Pan (i) zobowiązany (a) do zachowania powyższych informacji w tajemnicy. Obowiązek ten istnieje również po ustaniu stosunku pracy.

Następnie na podstawie ważnego upoważnienia pracodawca, jako osoba zarządzająca danymi osobowymi pracowników, udostępnia wgląd do tych danych.

• kierownicy poszczególnych jednostek organizacyjnych - w odniesieniu do danych osobowych podległych pracowników,

• osoby wykonujące na podstawie umów cywilnoprawnych zadania związane z dostępem do danych osobowych pracowników,

• praktykanci w danym zakładzie pracy, jeżeli wykonują prace związane z przetwarzaniem danych osobowych,

• osoby zarządzające w imieniu pracodawcy zakładem pracy,

• osoby dokonujące przeglądów serwisowych sprzętu czy oprogramowania.

Otrzymanie upoważnienia może być ponadto poprzedzone złożeniem przez pracowników dopuszczonych do pracy z danymi osobowymi dodatkowego zobowiązania do zachowania w tajemnicy informacji, z którymi zostaną zapoznani podczas korzystania z akt osobowych pracowników (np. Oświadczam, że nie będę udostępniał (a) osobom niezainteresowanym zawodowo danych, do których posiadam dostęp z racji wykonywanych czynności służbowych. Jednocześnie przyjmuję do wiadomości, że w przypadku naruszenia niniejszej tajemnicy podlegam sankcjom wynikającym z Kodeksu pracy do zwolnienia dyscyplinarnego włącznie oraz sankcjom wynikającym z ustawy o ochronie danych osobowych).

Podobnie jak przy udzielaniu upoważnienia również i w tym przypadku sposób takiego zobowiązania jest dowolny. Może ono wynikać wprost z umowy o pracę lub być w sposób ogólny unormowany w regulaminie pracy. W niektórych przypadkach upoważnienie dostępu do danych może wynikać wprost z przepisów prawa (np. w ramach prowadzenia postępowania karnego).

Naruszenie obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych wiąże się z licznymi dolegliwościami dla upoważnionego pracownika, od nałożenia na niego kary porządkowej (upomnienia, nagany, kary pieniężnej) aż do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych.