REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Udostępnienie danych osobowych

REKLAMA

Prowadzę niewielki zakład usługowy. Posiadam jednak odrębną komórkę organizacyjną zajmującą się kadrami. Czy pracownicy kadr, ale również i inni, którzy będą mieć dostęp do akt personalnych pozostałych pracowników, powinni odbyć jakieś specjalne przeszkolenie w zakresie ochrony danych osobowych? W jaki sposób zapewnić bezpieczny dostęp do tych danych?

Podstawowym aktem prawnym w zakresie ochrony danych osobowych jest ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm. - zwana dalej ustawą). Przepisy ustawy nie nakładają na podmioty mające dostęp do akt osobowych innych osób obowiązku odbycia jakiegokolwiek przeszkolenia w tym zakresie. Osoby takie zobowiązane są jedynie do postępowania zgodnie z ogólnymi zasadami ochrony takich danych, o których szczegółowo stanowi ustawa.

Podmiotami mającymi najczęstszy dostęp do akt personalnych pracowników w zakładzie pracy są z reguły pracownicy zajmujący się kadrami. W związku ze świadczoną pracą, aby skutecznie i płynnie mogli wykonywać swoje obowiązki, powinni otrzymać od swojego pracodawcy, który jest zgodnie z ustawą administratorem danych osobowych (obciążonym w związku z tym licznymi obowiązkami, w tym podstawowym - zabezpieczeniem danych) w danym zakładzie pracy stałe (lub czasowe - w zależności od potrzeby), imienne upoważnienie uprawniające do dostępu do danych osobowych pracowników (art. 37 ustawy).

Przepisy nie nakładają obowiązku sporządzenia takiego upoważnienia w żadnej formie szczególnej. Ze względów dowodowych sugeruje się jednak jego wydanie na piśmie. Należy w nim precyzyjnie wskazać osobę uprawnioną do dostępu do danych osobowych pracowników, a także zakres przetwarzanych na jego podstawie danych. Jedną kopię tego upoważnienia otrzyma uprawniony pracownik, drugi egzemplarz należy przechowywać w jego aktach osobowych w części B (§ 6 rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika - DzU nr 62, poz. 286 ze zm.). Przykładowa treść takiego upoważnienia może mieć brzmienie: Na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych upoważniam Pana/Panią do wglądu w akta personalne zawierające dane osobowe podległych Panu (i) zawodowo, strukturalnie lub merytorycznie pracowników. Jednocześnie informuję, że jest Pan (i) zobowiązany (a) do zachowania powyższych informacji w tajemnicy. Obowiązek ten istnieje również po ustaniu stosunku pracy.

Następnie na podstawie ważnego upoważnienia pracodawca, jako osoba zarządzająca danymi osobowymi pracowników, udostępnia wgląd do tych danych.

Należy wspomnieć, że również oprócz pracowników przetwarzających stale dane osobowe w związku z zajmowanym stanowiskiem upoważnienie do dostępu do tych danych powinni otrzymać m.in.:
• kierownicy poszczególnych jednostek organizacyjnych - w odniesieniu do danych osobowych podległych pracowników,
• osoby wykonujące na podstawie umów cywilnoprawnych zadania związane z dostępem do danych osobowych pracowników,
• praktykanci w danym zakładzie pracy, jeżeli wykonują prace związane z przetwarzaniem danych osobowych,
• osoby zarządzające w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
• osoby dokonujące przeglądów serwisowych sprzętu czy oprogramowania.

Otrzymanie upoważnienia może być ponadto poprzedzone złożeniem przez pracowników dopuszczonych do pracy z danymi osobowymi dodatkowego zobowiązania do zachowania w tajemnicy informacji, z którymi zostaną zapoznani podczas korzystania z akt osobowych pracowników (np. Oświadczam, że nie będę udostępniał (a) osobom niezainteresowanym zawodowo danych, do których posiadam dostęp z racji wykonywanych czynności służbowych. Jednocześnie przyjmuję do wiadomości, że w przypadku naruszenia niniejszej tajemnicy podlegam sankcjom wynikającym z Kodeksu pracy do zwolnienia dyscyplinarnego włącznie oraz sankcjom wynikającym z ustawy o ochronie danych osobowych).

Podobnie jak przy udzielaniu upoważnienia również i w tym przypadku sposób takiego zobowiązania jest dowolny. Może ono wynikać wprost z umowy o pracę lub być w sposób ogólny unormowany w regulaminie pracy. W niektórych przypadkach upoważnienie dostępu do danych może wynikać wprost z przepisów prawa (np. w ramach prowadzenia postępowania karnego).

Naruszenie obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych wiąże się z licznymi dolegliwościami dla upoważnionego pracownika, od nałożenia na niego kary porządkowej (upomnienia, nagany, kary pieniężnej) aż do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych.


Jakub Kaniewski

REKLAMA

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Troska i zrozumienie w kontakcie z pacjentami – klucz do profesjonalnej opieki zdrowotnej

    Empatia jest kluczowa w relacjach między personelem medycznym a pacjentami, będąc nieodzownym fundamentem wysokiej jakości opieki zdrowotnej. W obecnych czasach, gdy pacjenci mają coraz większe oczekiwania, a zmiany w medycynie są nieustanne, zdolność do empatii wyróżnia się jako jeden z głównych czynników wpływających na poziom świadczonych usług. Nawet w czasach, gdy technologie medyczne rozwijają się dynamicznie, to właśnie empatyczny kontakt między pacjentem a personelem zdrowotnym ma zasadnicze znaczenie. Umiejętność wczucia się w położenie innej osoby jest kluczowa, tworząc solidną podstawę dla profesjonalnej i skutecznej opieki nad pacjentami.

    Koszty zatrudnienia to główne wyzwanie dla firm w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    W pierwszym półroczu 2024 roku wiele firm planuje rozbudowanie swoich zespołów – potwierdzają to niezależne badania ManpowerGroup czy Konfederacji Lewiatan. Jednocześnie pracodawcy mówią wprost - rosnące koszty zatrudnienia to główne wyzwanie w 2024 roku. Jak więc pozyskać specjalistów i jednocześnie zadbać o cash flow?

    Nauka języka obcego poprawi zdolność koncentracji. Ale nie tylko!

    Ostatnia dekada przyniosła obniżenie średniego czasu skupienia u człowieka aż o 28 sekund. Zdolność do koncentracji spada i to wina głównie social mediów. Czy da się to odwrócić? 

    Nowe przepisy: Po świętach rząd zajmie się cenami energii. Będzie bon energetyczny

    Minister klimatu i środowiska Paulina Hennig-Kloska zapowiedziała, że po świętach pakiet ustaw dotyczących cen energii trafi pod obrady rządu. Dodała też, że proces legislacyjny musi zakończyć się w pierwszej połowie maja.

    REKLAMA

    Wielkanoc 2024. Polacy szykują się na święta przed telewizorem?

    Jaka będzie tegoroczna Wielkanoc? Z badania online przeprowadzonego przez firmę Komputronik wynika, że leniwa. Polacy są zmęczeni i marzą o odpoczynku. 

    Biznes kontra uczelnie – rodzaj współpracy, korzyści

    Czy doktorat dla osób ze świata biznesu to synonim synergii? Wielu przedsiębiorców może zadawać sobie to pytanie podczas rozważań nad podjęciem studiów III stopnia. Na ile świat biznesu przenika się ze światem naukowym i gdzie należy szukać wzajemnych korzyści?

    Jak cyberprzestępcy wykorzystują sztuczną inteligencję?

    Hakerzy polubili sztuczną inteligencję. Od uruchomienia ChataGPT liczba złośliwych wiadomości pishingowych wzrosła o 1265%! Warto wiedzieć, jak cyberprzestępcy wykorzystują rozwiązania oparte na AI w praktyce.

    By utrzymać klientów tradycyjne sklepy muszą stosować jeszcze nowocześniejsze techniki marketingowe niż e-commerce

    Konsumenci wciąż wolą kupować w sklepach stacjonarnych produkty spożywcze, kosmetyki czy chemię gospodarczą, bo chcą je mieć od razu, bez czekania na kuriera. Jednocześnie jednak oczekują, że tradycyjne markety zapewnią im taki sam komfort kupowania jak sklepy internetowe.

    REKLAMA

    Transakcje bezgotówkowe w Polsce rozwijają się bardzo szybko. Gotówka jest wykorzystywana tylko do 35 proc. transakcji

    W Polsce około 2/3 transakcji jest dokonywanych płatnościami cyfrowymi. Pod tym względem nasz kraj jest w światowej czołówce - gotówka jest wykorzystywana tylko do ok. 35 proc. transakcji.

    Czekoladowa inflacja (chocoflation) przed Wielkanocą? Trzeci rok z rzędu produkcja kakao jest mniejsza niż popyt

    Ceny kakao gwałtownie rosną, ponieważ 2024 r. to trzeci z rzędu rok, gdy podaż nie jest w stanie zaspokoić popytu. Z analiz Allianz Trade wynika, że cenę za to będą płacić konsumenci.

    REKLAMA