Zmiany w prawie ochrony sygnalistów

• Dyrektywa o ochronie sygnalistów - podmioty dotknięte zmianami
• Ochrona sygnalistów - zakresy naruszeń
• Procedura ochrony sygnalistów - konieczność stworzenia regulaminu wewnętrznego

Dyrektywa o ochronie sygnalistów - podmioty dotknięte zmianami

Nowe przepisy, wraz z licznymi obowiązkami wdrożenia regulaminu zgłaszania nieprawidłowości przez sygnalistów dotyczą pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Sama dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. podaje jednak wyjątek od wskazanego progu. Należą do niego pracodawcy wykonujący działalność w zakresie zapobiegania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, co oznacza, że próg nie będzie dotyczył biur rachunkowych, których zakres działalności został znacząco zwiększony od 31 lipca 2021 roku.

Od wskazanej daty przedsiębiorcy, których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego, lub celnego, są tzw. instytucjami obowiązanymi w rozumieniu ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U. z 2021 r. poz. 1132; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1535).

Oprócz biur rachunkowych (bez względu na ich wielkość) nowelizacja nakłada nowe obowiązki na:

• pośredników w obrocie nieruchomościami w rozumieniu ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami;
• przedsiębiorców prowadzących działalność polegającą na:
  • obrocie lub pośrednictwie w obrocie dziełami sztuki, przedmiotami kolekcjonerskimi oraz antykami,
  • przechowywaniu dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich oraz antyków.

Ochrona sygnalistów - zakresy naruszeń

Ustawa nałożyła na podmioty objęte ustawą liczne obowiązki związane z monitorowaniem oraz analizą transakcji przeprowadzanych przez klientów tych podmiotów. Oznacza to, że pracownik biura rachunkowego prowadzący księgi handlowego klienta (przedsiębiorstwa) w ramach wykonywania obowiązków zawodowych, może pozyskać informacje na temat nieprawidłowości działań klienta biura rachunkowego. Projekt ustawy mówi w tym kontekście o informacji o naruszeniu prawa, że jest to informacja, w tym uzasadnione podejrzenie, dotycząca zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w organizacji, w której zgłaszający pracuje lub pracował, lub w innej organizacji, z którą zgłaszający utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa.

Zakres potencjalnych naruszeń oprócz tych narzuconych w dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) obejmuje dodatkowo naruszenia w polskim prawie w obszarach m.in.: ochrony prywatności i danych osobowych, ochrony konsumentów, zamówień publicznych, bezpieczeństwa transportu, bezpieczeństwa żywności i pasz, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, czy zdrowia publicznego.

Procedura ochrony sygnalistów - konieczność stworzenia regulaminu wewnętrznego

Wszystkie podmioty objęte zmianą przepisów zobowiązane są do wdrożenia procedur ochrony sygnalistów poprzez przygotowanie i zaimplementowanie regulaminu zgłaszania nadużyć. Kształt regulaminu należy skonsultować ze stroną społeczną organizacji — związkami zawodowymi, a w przypadku ich braku — z przedstawicielami pracowników. Konsultacja nie wymaga jednak uzgodnienia samej treści regulaminu, a jedynie zasięgniecie opinii. Jeżeli pracodawcy nie wystosują swoich przedstawicieli do konsultacji regulaminu, to pracodawca jest zwolniony z tego obowiązku.

Jednym z najważniejszych elementów regulaminu musi być informacja, czy pracodawca będzie akceptował zgłoszenia anonimowe – w przypadku braku takiej zgody, tego typu zgłoszenia nie muszą być rozpatrywane. Poza tym, regulamin powinien zawierać informację np. o wyborze kanałów zgłoszeń, zakresu naruszeń objętych regulaminem i procedurą ich zgłaszania oraz określenie osób przyjmującej i rozpatrującej, lub wyjaśniającej zgłoszenia.

Szymon Kwasigroch
Systim.pl