Konstytucja Biznesu 2018: zmiany dla przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG

Zmiany dotyczą m.in.:

• informacji, które trzeba podawać we wniosku o rejestrację firmy
• terminów zgłaszania zmian do CEIDG
• zasad zgłaszania pełnomocników
• zgłoszeń do ubezpieczeń w ZUS za pośrednictwem CEIDG

Zmiany dotyczą również zasad zgłaszania zawieszenia/wznowienia firmy.

Polecamy: RODO. Ochrona danych osobowych. Przewodnik po zmianach

Nowe Prawo Przedsiębiorców wprowadziło od 30 kwietnia 2018 roku możliwość bezterminowego zawieszenia firmy zarejestrowanej w CEIDG (pozostał minimalny termin zawieszenia 30 dni). Do tej pory zawieszenie było możliwe na okres maksymalnie 24 miesięcy. Przedsiębiorca, który nie wznowił działalności w tym terminie, był automatycznie wykreślony z CEIDG. Według nowych zasad, jeśli przedsiębiorca nie złoży wniosku o wznowienie, nie będzie wykreślony z CIEDG niezależnie od okresu zawieszenia.

• Możliwość bezterminowego zawieszenia dotyczy tylko firm rejestrowanych w CEIDG
• Spółki zarejestrowane w KRS mogą zawiesić działalność według starych zasad (od 30 dni do 24 miesięcy)

Jeśli masz zawieszoną działalność i nie złożyłeś jeszcze wniosku o wznowienie, to zawieszenie zostanie automatycznie zmienione na bezterminowe. Nie zostaniesz wykreślony automatycznie z CEIDG po upływie 24 miesięcy od zawieszenia!

Nowe przepisy dotyczą zarówno przedsiębiorców, którzy dopiero planują rozpoczęcie działalności, jak i tych, którzy prowadzą firmę.

Co zmienia się dla przedsiębiorców planujących rejestrację firmy?

Mniej danych we wniosku rejestracyjnym

Jeśli dopiero planujesz założenie działalności, dzięki nowym przepisom będziesz mógł podawać mniej danych przy rejestracji firmy w CEIDG.

• Zrezygnowano z podawania daty urodzenia, która jest zbędna w kontekście obowiązku podania przez przedsiębiorcę numeru PESEL. Podanie daty urodzenia może dotyczyć jedynie cudzoziemców i to tylko tych, którzy nie posiadają numeru PESEL.
• Ograniczono zakres danych adresowych wpisywanych do CEIDG wyłącznie do adresu do doręczeń, a także adresu stałego miejsca wykonywania Twojej działalności (o ile takie miejsce posiadasz). Jeśli Twoja działalność wiąże się z częstymi zmianami miejsca jej wykonywania (usługi u klienta) lub ma charakter mobilny, nie musisz we wniosku rejestracyjnym wskazywać adresu miejsca wykonywania działalności. Jedynym wpisanym adresem może być Twój adres do doręczeń (nie musi być to Twój adres zamieszkania).
• Zniesiono obowiązek podawania informacji o istnieniu lub ustaniu małżeńskiej wspólności majątkowej (możesz, ale nie musi podawać tej informacji przy rejestracji firmy).

Zobacz: CEIDG

Pełnomocnik w CEIDG bez obowiązku pisemnego pełnomocnictwa

Jeśli chcesz załatwiać sprawy przez pełnomocnika/prokurenta, możesz ujawnić go w CEIDG (dzięki temu nie będziesz musiał składać za każdym razem przy załatwianiu spraw dokumentu pełnomocnictwa). Co ważne, opublikowanie w CEIDG informacji o pełnomocniku będzie równoznaczne w skutkach z udzieleniem pełnomocnictwa na piśmie. Wcześniej, pomimo wpisu pełnomocnika do CIEIDG musiał on mieć Twoje oddzielne, pisemne pełnomocnictwo.

Zgłoszenie pracowników do ZUS przy rejestracji firmy w CEIDG

Od 1 stycznia 2019 r. będziesz mógł przy rejestracji firmy zgłosić do ZUS pracowników (obecnie możesz zgłosić do ZUS siebie i członków rodziny dołączając zgłoszenia do ZUS do wniosku CEIDG).

Rezygnacja z rozpoczęcia działalności

Jeśli po rejestracji firmy z jakichś powodów nie podejmiesz działalności, możesz złożyć wniosek informujący o niepodjęciu działalności gospodarczej. Możesz to zrobić w dowolnym terminie (nawet po dniu wskazanym jako dzień rozpoczęcia działalności).

Zmiana daty rozpoczęcia działalności

Nowe przepisy pozwalają na zmianę daty rozpoczęcia działalności wpisanej we wniosku rejestracyjnym w CEIDG (nawet na datę wsteczną). Pamiętaj, że musi to być data odpowiadająca stanowi faktycznemu (rzeczywisty termin rozpoczęcia działalności)

Zgłoszenie VAT-R podpisane Profilem Zaufanym

Jeśli chcesz dołączyć do wniosku CEIDG zgłoszenie VAT-R, możesz je podpiać Profilem Zaufanym. Do tej pory, zgłoszenie do VAT można było podpisywać tylko podpisem elektronicznym.

Zobacz: Prawo dla firm

Co zmienia się dla przedsiębiorców prowadzących firmę?

Nowe przepisy wprowadziły podział danych, które wpisujesz do CEIDG na dane ewidencyjne i dane informacyjne. Dane ewidencyjne obejmują m.in. imię i nazwisko, PESEL, NIP, REGON, obywatelstwo, PKD, dane kontaktowe, adres do doręczeń oraz adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej (o ile posiada). Dane informacyjne obejmują m.in. datę rozpoczęcia, zawieszenia, wznowienia, zakończenia działalności gospodarczej, NIP i REGON spółki cywilnej, informację o istnieniu lub ustaniu wspólności małżeńskiej.

Do tej pory zmiany jakichkolwiek danych (czyli np. zmiana PKD, albo zawieszenie czy wznowienie działalności) należało zgłosić do CEIDG w ciągu 7 dni od ich zaistnienia.

Zgodnie z nowymi zasadami:

• dane informacyjne możesz zmienić w każdym czasie. Są to dane, których aktualność nie ma bezpośredniego wpływu na innych uczestników obrotu gospodarczego. Czyli, jeśli np. zawiesiłeś firmę, nie musisz już w ciągu 7 dni zmieniać wpisu w CEIDG.
• dla danych ewidencyjnych – najważniejszych z punktu widzenia zapewnienia bezpieczeństwa obrotu gospodarczego – zachowany został termin 7 dni na złożenie wniosku od dnia zmiany tychże danych.

Mniej danych wymaganych w CEIDG

We wniosku CEIDG zmniejszył się zakres danych, które należy podać. Zgodnie z nowymi przepisami:

• nie musisz informować w CIEDG o prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów
• nie musisz informować o podpisaniu umowy z biurem rachunkowym na prowadzenie księgowości
• nie musisz informować o wspólnocie małżeńskiej
• jeśli prowadzisz działalność mobilną i nie możesz wskazać stałego miejsca prowadzenia działalności (np. świadczysz usługi u klientów) wystarczy, że podasz adres do doręczeń. Nie musisz podawać stałego miejsca wykonywania działalności (np. Twojego mieszkania). Ważne abyś miał tytuł prawny do tego lokalu.

Zobacz: Mała firma

Nowe zasady zgłaszania zawieszenia i wznowienia działalności

Bezterminowe zawieszenie

Zgodnie z nowymi przepisami, masz prawo bezterminowo zawiesić firmę zarejestrowaną w CEIDG (minimalny okres wciąż wynosi 30 dni). Nie będzie już obowiązywać „automatyczne" wykreślenie z CEIDG przedsiębiorców, którzy przekroczyli dopuszczalny wcześniej okres 24 miesięcy zawieszenia. Wznowienie działalności odbywać się będzie tylko na Twój wniosek. Możesz go złożyć w każdym momencie zawieszenia.

Automatyczne wznowienie działalności

Możesz w każdym momencie zawieszenia złożyć wniosek o wznowienie wykonywania działalności gospodarczej. Termin wznowienia możesz podać od razu przy składaniu wniosku o zawieszenie. Po tym terminie (czyli wskazanej przez Ciebie dacie wznowienia), automatycznie dopisana zostanie do Twojego wpisu informacja o wznowieniu działalności (automatyczne wznowienie). Nie musisz więc składać odrębnego wniosku o wznowienie działalności.

Możliwość zgłoszenia zawieszenia/wznowienia z datą wsteczną

Nie musisz (jak do tej pory) zgłaszać zawieszenia/wznowienia firmy przed faktem. Teraz możesz to zrobić później (nawet z datą wsteczną), ale informacja, którą zgłaszasz do CEIDG powinna zawierać dane zgodne z faktycznym stanem rzeczy.

Rezygnacja z zawieszenia/wznowienia

Jeśli zawiesiłeś/wznowiłeś działalność, możesz również zrezygnować z zawieszenia/wznowienia (jeśli np. po kilku dniach od wznowienia uznasz, że chcesz jednak kontynuować zawieszenie). Rezygnację składasz zaznaczając odpowiednie okienko w formularzu CEIDG.

Pamiętaj jednaj, że informacja o zawieszeniu/wznowieniu trafia z CEIDG do innych urzędów (ZUS, Urząd Skarbowy) i od tej daty jesteś dla tych urzędów przedsiębiorcą, który zawiesił/wznowił działalność (i masz z tego tytułu określone prawa i obowiązki). Jeśli zrezygnujesz z zawieszenia/wznowienia, być może będziesz musiał dodatkowo rozliczyć się z ZUS albo Urzędem Skarbowym z tytułu zgłoszonego wcześniej zawieszenia/wznowienia działalności.

Bez deklaracji o niezatrudnianiu pracowników

Zgodnie z przepisami nie możesz zawiesić działalności jeśli zatrudniasz pracowników na etacie. Nowe zasady są łagodniejsze w tym względzie i dają możliwość zawieszenia firmy w przypadku zatrudniania pracowników przebywających na urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego lub urlopie wychowawczym lub urlopie rodzicielskim, którzy nie łączą korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u Ciebie jako pracodawcy. Jeśli składasz w CEIDG wniosek o zawieszenie firmy, nie musisz składać oświadczenia o niezatrudnianiu pracowników (zaznaczać odpowiedniego pola we wniosku CEIDG). Pamiętaj jednaj, że ZUS sprawdzi, czy zawieszając firmę, nie zatrudniasz pracowników.

Zmiany w zasadach zawieszenia firmy ze względu na opiekę nad dzieckiem

Jeśli chcesz zawiesić działalność z powodu opieki nad dzieckiem, nie musisz zgłaszać tego – jak do tej pory – na formularzu CEIDG (zaznaczając odpowiednie okienko). W CEIDG zgłaszasz „normalne" zawieszenie a w ZUS załatwiasz pozostałe formalności dotyczące świadczeń przysługujących przedsiębiorcy opiekującego się dzieckiem.

Pełnomocnik w CEIDG bez obowiązku pisemnego pełnomocnictwa

Jeśli chcesz zgłosić pełnomocnika/prokurenta do CEIDG albo zmienić pełnomocnictwo ujawnione w CEIDG, nie musisz już posiadać odrębnego, pisemnego potwierdzenia pełnomocnictwa/prokury. Wpis do CIEDG jest równoznaczny z ich ustanowieniem.

Zgłoszenie pracowników do ZUS za pośrednictwem CEIDG

Od 1 stycznia 2019 r. będziesz mógł za pośrednictwem CEIDG zarejestrować w  ZUS pracowników (obecnie możesz zgłosić do ZUS siebie i członków rodziny). Dokumenty ZUS dołączasz do wniosku CEIDG.

Automatyczna zmiana adresu i nazwiska

Jeśli np. z powodu uchwały gminy o zmianie nazwy ulicy, zmienił się adres Twojej firmy, co do zasady, o ile będzie to możliwe, nowe dane będą automatycznie pobierane przez CEIDG z publicznych rejestrów. Wyjątek mogą stanowić zmiany nazw ulic z jednoczesnym podzieleniem ulicy na wiele fragmentów o różnych nazwach. Wtedy automatyczna zmiana adresu w CEIDG z powodów technicznych może nie być możliwa.  
Nie musisz zgłaszać do CEIDG zmiany nazwiska. Informacja o zmianie zostanie automatycznie przekazana do CEIDG (i do innych urzędów).

Zobacz: Finanse

Co zmienia się dla przedsiębiorców zamykających firmę?

Zgłoszenie zakończenia działalności

Nie musisz, jak do tej pory, w ciągu 7 dnia zgłaszać do CEIDG informacji o zakończeniu działalności (wniosek o wykreślenie z CEIDG). Możesz to zrobić w dowolnym terminie, informacje te jednak powinny odpowiadać stanowi faktycznemu. Pamiętaj, że nawet jeśli zgłosisz zakończenie działalności do CEIDG w późniejszym terminie, masz inne, terminowe obowiązki np. sporządzenie spisu z natury i poinformowanie Urzędu Skarbowego 7 dni przed.

Przywrócenie działalności

Nawet jeśli zgłosiłeś do CEIDG zaprzestanie działalności (wniosek o wykreślenie wpisu), możesz zgłosić, że zmieniłeś zdanie (jest to tzw. rezygnacja z zaprzestania działalności) i dalej prowadzisz działalność. Składasz wtedy wniosek o zmianę wpisu i zaznaczasz odpowiednie pola.

Jest to ułatwienie dla przedsiębiorców, którzy np. omyłkowo wykreślili firmę z rejestru. Pamiętaj jednak, że kończąc działalność masz inne obowiązki, dotyczące np. zamknięcia księgowości, rozliczeń z urzędem skarbowym. „Przywrócenie" działalności może wiązać się z dodatkowymi formalnościami np. w Urzędzie Skarbowym czy ZUS.

Firma „dzień po dniu" to ta sama firma

Jeśli np. wykreśliłeś firmę z CEIDG i następnego dnia zarejestrowałeś nową – będzie to traktowane jako nieprzerwane wykonywanie działalności. Dotyczy to sytuacji, w której we wpisie wykreślonym data wykreślenia jest o jeden dzień wcześniejsza niż data rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej zawarta we wpisie aktywnym.

Uważaj na terminy zgłaszania zmian do CEIDG!

Nowe przepisy dają Ci dużo więcej swobody, jeśli chodzi o terminy zgłaszania do CEIDG zmian. Możesz podawać również daty wsteczne, czyli dotyczące okresu przed złożeniem wniosku. Przepisy pozwalają również na „rezygnację" z wcześniejszego wpisu dotyczącego rejestracji, zawieszenia, wznowienia czy zamknięcia firmy.

O czym powinieneś pamiętać

• Dane, które podajesz powinny być prawdziwe, tzn. odpowiadać rzeczywistości. Niezgłoszenie informacji o zmianie (np. zawieszeniu) do CEIDG) nie zwalnia Cię z obowiązku przestrzegania innych przepisów, np. ZUS wymaga, aby wszystkie zmiany w ubezpieczeniach zgłaszane były w ciągu 7 dni.
• Informacje, które zgłaszasz do CEIDG, są równocześnie zgłoszeniem aktualizacyjnym do Urzędu Skarbowego, wnioskiem o zmianę wpisu w REGON, oraz zmianę zgłoszenia płatnika składek w ZUS Organy takie jak US czy ZUS mogą wyciągnąć konsekwencje wobec przedsiębiorcy na podstawie odrębnych przepisów. Zgodnie z Kodeksem Karnym Skarbowym podatnik lub płatnik, który wbrew obowiązkowi: nie dokonuje w terminie zgłoszenia identyfikacyjnego albo aktualizacji objętych nim danych albo też podaje w nim dane niezgodne ze stanem rzeczywistym lub niepełne; dokonuje zgłoszenia więcej niż jeden raz; nie podaje numeru identyfikacji podatkowej lub podaje numer nieprawdziwy, podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. Odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy określone są także w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych.
• O Twoich obowiązkach jako przedsiębiorcy wobec ZUS i urzędów skarbowych, decyduje przede wszystkim faktyczne wykonywanie albo niewykonywanie działalności, a nie data zgłoszenia do CEIDG. Jeśli zgłosisz np. wsteczną datę zawieszenia, ale po tym terminie będziesz nadal prowadził działalność i osiągał przychody, to zawieszenie to będzie nieskuteczne, a Ty będziesz musiał odprowadzić za ten okres składki ZUS.

Inne zmiany

Nowe kanały komunikacji z przedsiębiorcami

Jeśli we wpisie do CEIDG podałeś numer telefonu, CEIDG będzie mogło przesyłać do Ciebie informacje „przypominające", dotyczące: daty upływu okresu zawieszenia, zakazu prowadzenia działalności, uzyskania, cofnięcia, utraty i wygaśnięciu uprawnień wynikających z koncesji lub zezwolenia.

Wykreślenie danych z CEIDG

Po upływie 10 lat od dnia wykreślenia przedsiębiorcy z CEIDG usunięciu będą podlegać dane wpisane do CEIDG przed dniem tego wykreślenia. Po upływie 10 lat od dnia złożenia wniosku, o niepodjęciu działalności gospodarczej, usunięciu będą podlegać dane osoby, która taki wniosek złożyła.

UWAGA! Zgłoszenie PESEL do 19 maja 2018 roku

Jeśli Twoja firma była założona przed 1 stycznia 2012 roku i została przeniesiona do CEIDG z gminnej ewidencji - upewnij się, że na wpisie znajduje się numer PESEL. Jeśli go na nim nie ma i nie uzupełnisz go do 19 maja 2018 roku - wpis będzie podlegał wykreśleniu z urzędu.

Jak sprawdzić, czy PESEL jest na wpisie?

• Znajdź swój wpis w bazie przedsiębiorców i zobacz w historii wpisu, czy składałeś jakieś wnioski po 1 stycznia 2012 roku. Jeśli tak - już uzupełniłeś PESEL i nie musisz nic robić.
• Jeżeli nie składałeś wniosków po 1 stycznia 2012 roku, znajdź swój wpis w bazie przedsiębiorców i zobacz, czy pod statusem działalności jest informacja "wpis nie przeszedł weryfikacji, przyczyna: braku numeru PESEL". Jeśli jest - udaj się do dowolnego urzędu gminy, żeby uzupełnić dane.
• Nie możesz znaleźć wpisu lub nie składałeś żadnych wniosków przez CEIDG? Udaj się do dowolnego urzędu gminy, gdzie urzędnik odnajdzie Twój wpis i sprawdzi, czy jest na nim PESEL. Jeśli go nie ma - od razu przyjmie od Ciebie wniosek o zmianę, na którym uzupełnisz brakujące dane
• Pamiętaj! Zawsze możesz sam sprawdzić swoje dane we wpisie zakładając konto w CEIDG. Do założenia konta wymagane jest posiadanie Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Co jeśli nie zdążysz uzupełnić numeru PESEL do 19 maja 2018 r. i wpis zostanie wykreślony z urzędu?

Będziesz mógł wystąpić do Ministra Przedsiębiorczości i Technologii o przywrócenie wpisu i umieszczenie na nim brakujących danych. Pismo będzie trzeba przesłać do Departamentu Małych i Średnich Przedsiębiorstw w Ministerstwie Przedsiębiorczości i Technologii na adres sekretariatDMP@mpit.gov.pl lub pocztą tradycyjną na adres: Plac Trzech Krzyży 3/5, 00-507 Warszawa."

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy

Źródło: biznes.gov