Cyfryzacja dwóch prędkości. Jak się digitalizują polskie firmy?

• Różne typy firm 
• Małymi krokami do wielkich zmian 
• Wiarygodność i zaufanie
• W zgodzie z regulacjami 

Z ubiegłorocznego badania PFR oceniającego poziom dojrzałości cyfrowej 300 polskich firm (w 70 proc. to mikro i małe przedsiębiorstwa, a 12 proc. firmy duże) wynika, że jedynie 27 proc. ma status rozwiniętych cyfrowo. Ponad 70 proc. badanych przedsiębiorstw określiło się mianem firmy tradycyjnej, gdzie skala wykorzystania narzędzi cyfrowych jest najniższa. Warto zauważyć, że niedopasowanie poziomu digitalizacji w firmie do obecnych standardów rynkowych może skutkować obniżeniem konkurencyjności, a w konsekwencji prowadzić do utraty klientów. 

Różne typy firm 

Z przytaczanych badań wynika, że możemy rozróżnić dwa typy przedsiębiorstw: te, które już oswoiły się z cyfryzacją, oraz te, które wprowadzanie cyfrowych rozwiązań wciąż mają przed sobą. Do pierwszej kategorii należą te organizacje, które z sukcesem korzystają z technologii, cyfryzując i automatyzując swoje działania. Są to z reguły firmy wykazujące się rynkową zwinnością, szybkością reakcji i zdolnością do szybkiego dostosowywania się do zmian w otoczeniu biznesowym. Druga kategoria to przedsiębiorstwa, które działają według tradycyjnych schematów, opierając się na papierowej dokumentacji i manualnych operacjach. Ze względu na brak zdolności adaptacyjnych często przegrywają w wyścigu o udział w rynku. Dla tych przedsiębiorstw cyfryzacja jest wyzwaniem, ale jednocześnie daje szansę na zwiększenie wydajności i osiągnięcie lepszych rezultatów biznesowych po wprowadzeniu nawet niewielkich zmian. „Moja rola jako dyrektora finansowego daje mi możliwość porównania stopnia zaawansowania ekosystemu transformacji cyfrowej (digital transformation ) w Polsce w odniesieniu do innych gospodarek europejskich” – mówi Michał Szurek , Finance Director Continental Europe w BSI Group. Dla wielu osób może to nie być oczywiste, ale w Polsce zdecydowanie nie mamy się czego wstydzić. Wręcz przeciwnie, wiele wdrożonych rozwiązań można ocenić jako solidny standard europejski. Przykładem takich rozwiązań jest standard podpisu kwalifikowanego, który spełnia wymogi polskie, ale także zapewnia zgodność z regulacjami unijnymi.

Małymi krokami do wielkich zmian 

Firmy, które chcą wprowadzić zmiany, ale trudno im podjąć decyzję o inwestycji w cyfryzację, nie muszą rozpoczynać od wielkich kroków i rewolucyjnych zmian. Są narzędzia, które można wdrożyć łatwo i szybko, aby natychmiastowo poprawić jakość codziennej pracy. Podstawą cyfrowych standardów jest podpis elektroniczny, który w Polsce funkcjonuje już od ponad 20 lat. Korzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego gwarantuje podpisywanym dokumentom taką samą moc prawną, jaką daje podpis od - ręczny. Oferuje przy tym znacznie większą elastyczność w załatwianiu spraw urzędowych i firmowych. Wraz z postępem technologicznym rośnie liczba zastosowań podpisu elektronicznego. E-podpis doskonale sprawdza się przy zawieraniu umów z klientami oraz dostawcami, przyspiesza także obieg dokumentów w procesach kadrowych. Szczególnie wygodną formą e-podpisu jest mSzafir – kwalifikowany, mobilny podpis elektroniczny oferowany przez KIR. Korzystanie z mSzafir nie wymaga instalowania lub konfigurowania przez użytkownika dodatkowego oprogramowania, a do każdego podpisu dołączony jest znacznik czasu, zapewniający długotrwałą wartość dowodową. mSzafir jest oferowany w  dwóch wariantach: unikalnym na rynku, jednorazowym, służącym do podpisania pojedynczego dokumentu, a także w wersji z długim terminem ważności – do podpisywania wielu dokumentów.

Wprowadzenie podpisu elektronicznego przyspiesza wiele procesów biznesowych. Dzięki niemu możliwe jest zatwierdzanie dokumentów w trybie online, co eliminuje konieczność ich fizycznej wymiany między różnymi działami czy lokalizacjami. W praktyce oznacza to, że czas potrzebny na podpisanie umów czy zatwierdzenie raportów może się znacząco skrócić, podobnie jak czas ich obiegu w organizacji i poza nią. Podpis elektroniczny ułatwia komunikację i współpracę między zespołami, zwłaszcza w firmach o rozproszonych strukturach. Możliwość szybkiego podpisywania dokumentów z dowolnego miejsca na świecie sprzyja elastyczności pracy i pozwala na sprawniejsze zarządzanie projektami. Dzięki temu zespoły mogą działać bardziej efektywnie i osiągać lepsze wyniki. Cyfryzacja usuwa potrzebę kopiowania i archiwizowania papierowych wersji dokumentów, co uwalnia czas i pozwala pracownikom skupić się na zadaniach strategicznych.

Wiarygodność i zaufanie

Dla organizacji świadomych odpowiedzialności, która wiąże się z rozwiązaniami cyfrowymi, kluczowym aspektem jest budowanie bezpiecznych procesów. Michał Szurek zwraca uwagę, że podpis elektroniczny pomaga firmie podnosić standardy bezpieczeństwa, bo zapewnia integralność danych, gwarantuje ich niezaprzeczalność i ochronę przed fałszerstwem. „Korzystam z mSzafir głównie w zakresie raportowania do organów skarbowych, podpisywania umów z krajowymi kontrahentami oraz pracownikami. Incydentalnie podpisuję dokumenty dla spółek umiejscowionych poza Polską. Podpis kwalifikowany mSzafir w istotnym stopniu umożliwił osiągnięcie optymalizacji w zakresie obiegu i archiwizacji dokumentów” – dodaje Michał Szurek. Elektroniczne dokumenty są trudniejsze do podrobienia, bo każda zmiana wprowadzana w ich treści jest wykrywana w trakcie weryfikacji podpisu czy pieczęci. Dzięki temu menedżerowie mogą być pewni, że dokumenty, które podpisują, są chronione przed nieuprawnionym dostępem i modyfikacją. Narzędziem podnoszącym wiarygodność danych może być także pieczęć elektroniczna. E-pieczęć pełni taką samą funkcję jak podpis elektroniczny, ale wydawana jest dla konkretnego podmiotu. Nie zawiera danych osobowych, a wyłącznie nazwę podmiotu, zgodną z nazwą rejestrową, identyfikator – taki jak NIP czy KRS oraz adres. Pieczęć elektroniczna może służyć do autoryzowania regulaminów, e-faktur, dokumentów księgowych, zaświadczeń, sprawozdań oraz oficjalnej korespondencji. Korzystając z e-pieczęci można jednocześnie stemplować wiele dokumentów. Dokumenty opatrzone firmową pieczęcią pozwalają na to. by każdy odbiorca w łatwy sposób zweryfikował, czy ma do czynienia z prawdziwym dokumentem pochodzącym z pewnego źródła.

W zgodzie z regulacjami 

Kwalifikowany, mobilny podpis elektroniczny mSzafir, jak i kwalifikowana pieczęć elektroniczna są w pełni zgodne z przepisami prawa – polskiego oraz europejskiego. Oznacza to, że dokumenty podpisane elektronicznie mają taką samą moc prawną jak ich papierowe odpowiedniki i są honorowane w całej Unii Europejskiej. Dla menedżerów to pewność i bezpieczeństwo, co jest szczególnie ważne w kontekście zawierania umów i prowadzenia spraw biznesowych, w tym również międzynarodowych. Stosowanie zaawansowanych, nowoczesnych technologii jest kluczowym wskaźnikiem cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa. Implementacja takich rozwiązań skutkuje nie tylko przyspieszeniem operacji biznesowych, ale również zwiększeniem bezpieczeństwa danych i zapewnieniem zgodności z obowiązującymi regulacjami. Dla organizacji na początku drogi w kierunku cyfryzacji wprowadzenie elektronicznego podpisu oraz elektronicznej pieczęci może okazać się prostym i skutecznym sposobem na usprawnienie procesów biznesowych.

Elżbieta Włodarczyk Dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR