PPK obowiązkowe w małych firmach już od 27 października

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) to część przyjętej w 2017 roku strategii na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju. W zamierzeniu ustawodawcy ma to być system długoterminowego oszczędzania środków na przyszłą emeryturę pracownika. Jeśli odrzucić polityczne uprzedzenia i krytyczne opinie niektórych ekonomistów, to wydaje się, że jest to dość dobre rozwiązanie zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Pracodawcy, partycypując finansowo w programie mogą swój wkład w przyszłą emeryturę pracownika potraktować jako skuteczny środek motywacyjny, kolejny bonus pozapłacowy zawsze jest mile widziany. Z kolei zaś pracownik, mimo pewnego uszczerbku w wypłacie, może spać nieco spokojniej i myśleć optymistycznie o swojej emeryturze, wszak dodatkowy grosz w okresie jesieni życia przyda się na pewno.

Projekt ustawy zakładał wdrożenie przepisów w tym zakresie etapami. Na pierwszy ogień poszły duże firmy (powyżej 250 pracowników), które do Pracowniczych Planów Kapitałowych przystąpiły już w lipcu 2019. W kolejnych etapach miały do PPK przystąpić małe i średnie firmy, jednak z uwagi na pandemię Covid-19, rząd przesunął pierwotnie zakładane terminy. Zapis taki znalazł się w „Tarczy antykryzysowej” mającej uchronić firmy przed różnymi perturbacjami wynikającymi z szerzenia się koronawirusa. Zgodnie z tą ustawą, obecnie taki sam termin zawarcia umów PPK dotyczy zarówno firm, które do 30 czerwca 2019 zatrudniały 50-249 pracowników, jak i tych, które miały w trzecim etapie spełnić ten obowiązek (20-49 pracowników).

Nowe obowiązujące terminy wprowadzania PPK:

• 27 października 2020 r. – na zawarcie umowy o zarządzanie PPK,
• 10 listopada 2020 r. – na zawarcie umowy o oprowadzenie PPK.

Zmiana terminów nie powoduje żadnych konsekwencji dla pracowników z II fazy, którzy zawarli te umowy przed 31 marca 2020 roku.

Uczestnicy programu PPK

Do Pracowniczych Planów Kapitałowych automatycznie zapisywane są osoby, od których odprowadzane są składki emerytalno – rentowe, tj. pracownicy w wieku 18-55 lat. Z własnej woli do programu mogą przystąpić osoby w wieku 55-70 lat. Warto podkreślić, że uczestnictwo jest powszechne, aczkolwiek dobrowolne, to znaczy, że w każdej chwili można zrezygnować.

Środki na PPK

W programie finansowo partycypują zarówno pracodawcy, jak i pracownicy. Składaka rozkłada się procentowo w ten sposób:

Pracownik:

• Wpłata podstawowa (od 0,5% - 2% miesięcznego wynagrodzenia),
• Wpłata dodatkowa (do 2% miesięcznego wynagrodzenia, według uznania).

Pracodawca:

• Wpłata podstawowa (1,5%)
• Wpłata dodatkowa (do 2,5%).

Nie można nie wspomnieć, że na dobry początek pracownik otrzymuje od Państwa 250, w kolejnych latach co roku konto powiększy się o 240 zł.

PPK – obowiązki dla pracodawców

W związku z wprowadzeniem Pracowniczych Planów Kapitałowych firmom dochodzą nie tylko nowe wydatki, choć te w przypadku dużych i średnich będą symboliczne, ale także nowe obowiązki związane z ich obsługą. Warto tylko wspomnieć, że firmy muszą określić, które osoby kwalifikują się do programu oraz wyznaczyć i przeszkolić osoby odpowiedzialne za obsługę PPK. Pracodawcy muszą się także zastanowić, czy chcą uczestniczyć w programie i czy ich na to po prostu stać. Jeśli zaś chodzi o koszty, to należy pamiętać nie tylko o składkach, ale także o kosztach wdrożenia i obsługi systemu informatycznego. Oczywiście im lepszy system, tym jego obsługa będzie tańsza (mniej osób potrzebnych do obsługi).

Comarch PPK

Dzięki aplikacji do obsługi PPK można szybciej i łatwiej ewidencjonować pracowników, obliczać wpłaty i przekazywać środki na wyznaczone konta włąsciwych instytucji finansowych. Aplikacja zadba nie tylko o prawidłowość wszystkich operacji, zapewni wsparcie w komunikacji na linii pracodawca – instytucja finansowa, ale także zgromadzi i zarchiwizuje wszelkie dokumenty dotyczące PPK.

Aplikacja Comarch PPK umożliwia obsługę samodzielnie, jak i przy pomocy biura rachunkowego. W pierwszym wariancie, chmurowa aplikacja może działać niezależnie lub być ściśle zintegrowana z oprogramowaniem kadrowo – płacowymi Comarch ERP HR lub systemami pochodzącymi od innych dostawców.

Aplikacja pozwala zautomatyzować proces obsługi PPK w firmie każdej wielkości, nawet tych niewielkich zatrudniających od 20 do 250 pracowników. Polecana jest szczególnie małym  firmom i biurom rachunkowym, które obowiązkiem prowadzenia PPK zostają objęte od 27 października. Warto tylko wspomnieć, że z aplikacji korzysta już ponad 1 500 większych firm, które miały obowiązek wprowadzić PPK już wcześniej.

Aplikacja ma szereg możliwości w zakresie obsługi PPK, najważniejsze to:

• prowadzenie ewidencji pracowników,
• informacje o pracodawcy i wybranej instytucji finansowej zarządzającej PPK,
• integracja z Comarch ERP HR lub import danych z pliku,
• rejestr deklarowanych procentowych składek członkowskich dla PPK,
• rejestr wystąpień i przystąpień pracowników do PPK,
• naliczanie i ewidencja miesięcznych składek na PPK,
• generowanie plików zgłoszeniowych, wyrejestrowujących, aktualizujących dane dla instytucji finansowych,
• generowanie plików związanych z wypłatą transferową,
• informacje o przelewach składek, jakie należy wykonać po przesłaniu składek do instytucji finansowej,
• informowanie o najważniejszych zadaniach do wykonania oraz upływających terminach,
• generowanie plików o składkach na PPK dla instytucji finansowych,
• dostęp poprzez API dzięki czemu możliwa jest integracja z innymi systemami HR i oprogramowaniem kadrowo płacowym.

Aplikacja jest dosyć prosta, wszystkie funkcje zostały tak przemyślane, aby ich obsługa nie sprawiała większych problemów. Pracownicy mogą na każdym z kolejnych ekranów mieć wgląd w następujące dane:

• Ekran startowy aplikacji Comarch PPK pokazujący aktualny stan procesów dotyczących Pracowniczych Planów Kapitałowych w firmie,
• Lista pracowników w ramach danego miesiąca z naliczonymi kwotami składek na PPK,
• Formularz pracownika pozwalający rejestrować procentową wysokość składek na PPK,
• Lista sumarycznych i miesięcznych kwot składek pracowników na PPK,
• Lista naliczonych składek na PPK oraz eksport do instytucji finansowej (np. TFI),
• Import danych do aplikacji Comarch PPK ze źródeł zewnętrznych.

Obsługa PPK w biurze rachunkowym

Jak już wyżej wspomniano, aplikacja umożliwia także obsługę PPK biurom rachunkowym. To duże udogodnienie, które może być atutem na rynku w walce o klienta. Firmy chętniej się zwiążą z biurem, które dysponuje oprogramowaniem do obsługi PPK. Po prostu aplikacja Comarch PPK jest kolejnym programem do zarządzania firmą w portfolio tego uznanego na rynku, małopolskiego integratora informatycznych rozwiązań dla firm

Wymiana danych

Gro obowiązków wynikających z wprowadzenia i obsługi PPK polega na przesyłaniu dokumentów pomiędzy organizacjami. Jedna z podstawowych funkcji właśnie dotyczy wymiany danych z instytucjami finansowymi. Przedsiębiorca korzystający z aplikacji Comarch PPK może szybko i łatwo przesłać dane za pośrednictwem plików XML do każdej instytucji oferującej prowadzenie i zarządzanie PPK. Firma Comarch w celu ułatwienia obsługi PPK i zapewnienie bezpieczeństwa danych podjęła współpracę z AVIVA Investors Poland TFI, AXA TFI, TFI ALLIANZ Polska oraz Millennium TFI, dzięki temu takie czynności jak m.in. zawarcie umowy o zarządzenie, wysyłka deklaracji czy informacji o składkach do TFI, odbywa się w sposób automatyczny poprzez API.

Podsumowanie

Aplikacja Comarch PPK to kompleksowe rozwiązanie w zakresie obsługi i zarządzania Pracowniczymi Planami Kapitałowymi. Dzięki wdrożeniu aplikacji firma nie odczuje zbytnio nowych obowiązków, jakie narzuca ustawa PPK. A to chyba najważniejsze, bo w dobie ogromnej konkurencji i niepewności na rynku spowodowanej Covid-19, warto się skupić na rozwiązywaniu innych problemów.