| INFORLEX | GAZETA PRAWNA | KONFERENCJE | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > PPK obowiązkowe w małych firmach już od 27 października

PPK obowiązkowe w małych firmach już od 27 października

27 października 2020 roku to ostateczny termin dla małych firm (zatrudniających od 20 do 50 osób) na podpisanie umów PPK, dlatego już dziś warto dostosować swój system kadrowo – płacowy do obsługi PPK. W zakresie obsługi i zarządzania Pracowniczymi Planami Kapitałowymi optymalnym rozwiązaniem wydaje się aplikacja Comarch PPK, dzięki której można znacząco uprościć realizację obowiązków wynikających z tych przepisów.

.

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) to część przyjętej w 2017 roku strategii na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju. W zamierzeniu ustawodawcy ma to być system długoterminowego oszczędzania środków na przyszłą emeryturę pracownika. Jeśli odrzucić polityczne uprzedzenia i krytyczne opinie niektórych ekonomistów, to wydaje się, że jest to dość dobre rozwiązanie zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Pracodawcy, partycypując finansowo w programie mogą swój wkład w przyszłą emeryturę pracownika potraktować jako skuteczny środek motywacyjny, kolejny bonus pozapłacowy zawsze jest mile widziany. Z kolei zaś pracownik, mimo pewnego uszczerbku w wypłacie, może spać nieco spokojniej i myśleć optymistycznie o swojej emeryturze, wszak dodatkowy grosz w okresie jesieni życia przyda się na pewno.

Projekt ustawy zakładał wdrożenie przepisów w tym zakresie etapami. Na pierwszy ogień poszły duże firmy (powyżej 250 pracowników), które do Pracowniczych Planów Kapitałowych przystąpiły już w lipcu 2019. W kolejnych etapach miały do PPK przystąpić małe i średnie firmy, jednak z uwagi na pandemię Covid-19, rząd przesunął pierwotnie zakładane terminy. Zapis taki znalazł się w „Tarczy antykryzysowej” mającej uchronić firmy przed różnymi perturbacjami wynikającymi z szerzenia się koronawirusa. Zgodnie z tą ustawą, obecnie taki sam termin zawarcia umów PPK dotyczy zarówno firm, które do 30 czerwca 2019 zatrudniały 50-249 pracowników, jak i tych, które miały w trzecim etapie spełnić ten obowiązek (20-49 pracowników).

Nowe obowiązujące terminy wprowadzania PPK:

  • 27 października 2020 r. – na zawarcie umowy o zarządzanie PPK,
  • 10 listopada 2020 r. – na zawarcie umowy o oprowadzenie PPK.

Zmiana terminów nie powoduje żadnych konsekwencji dla pracowników z II fazy, którzy zawarli te umowy przed 31 marca 2020 roku.

Uczestnicy programu PPK

Do Pracowniczych Planów Kapitałowych automatycznie zapisywane są osoby, od których odprowadzane są składki emerytalno – rentowe, tj. pracownicy w wieku 18-55 lat. Z własnej woli do programu mogą przystąpić osoby w wieku 55-70 lat. Warto podkreślić, że uczestnictwo jest powszechne, aczkolwiek dobrowolne, to znaczy, że w każdej chwili można zrezygnować.

Środki na PPK

W programie finansowo partycypują zarówno pracodawcy, jak i pracownicy. Składaka rozkłada się procentowo w ten sposób:

Pracownik:

  • Wpłata podstawowa (od 0,5% - 2% miesięcznego wynagrodzenia),
  • Wpłata dodatkowa (do 2% miesięcznego wynagrodzenia, według uznania).

Pracodawca:

  • Wpłata podstawowa (1,5%)
  • Wpłata dodatkowa (do 2,5%).

Nie można nie wspomnieć, że na dobry początek pracownik otrzymuje od Państwa 250, w kolejnych latach co roku konto powiększy się o 240 zł.

PPK – obowiązki dla pracodawców

W związku z wprowadzeniem Pracowniczych Planów Kapitałowych firmom dochodzą nie tylko nowe wydatki, choć te w przypadku dużych i średnich będą symboliczne, ale także nowe obowiązki związane z ich obsługą. Warto tylko wspomnieć, że firmy muszą określić, które osoby kwalifikują się do programu oraz wyznaczyć i przeszkolić osoby odpowiedzialne za obsługę PPK. Pracodawcy muszą się także zastanowić, czy chcą uczestniczyć w programie i czy ich na to po prostu stać. Jeśli zaś chodzi o koszty, to należy pamiętać nie tylko o składkach, ale także o kosztach wdrożenia i obsługi systemu informatycznego. Oczywiście im lepszy system, tym jego obsługa będzie tańsza (mniej osób potrzebnych do obsługi).

Comarch PPK

Dzięki aplikacji do obsługi PPK można szybciej i łatwiej ewidencjonować pracowników, obliczać wpłaty i przekazywać środki na wyznaczone konta włąsciwych instytucji finansowych. Aplikacja zadba nie tylko o prawidłowość wszystkich operacji, zapewni wsparcie w komunikacji na linii pracodawca – instytucja finansowa, ale także zgromadzi i zarchiwizuje wszelkie dokumenty dotyczące PPK.

Aplikacja Comarch PPK umożliwia obsługę samodzielnie, jak i przy pomocy biura rachunkowego. W pierwszym wariancie, chmurowa aplikacja może działać niezależnie lub być ściśle zintegrowana z oprogramowaniem kadrowo – płacowymi Comarch ERP HR lub systemami pochodzącymi od innych dostawców.

Aplikacja pozwala zautomatyzować proces obsługi PPK w firmie każdej wielkości, nawet tych niewielkich zatrudniających od 20 do 250 pracowników. Polecana jest szczególnie małym  firmom i biurom rachunkowym, które obowiązkiem prowadzenia PPK zostają objęte od 27 października. Warto tylko wspomnieć, że z aplikacji korzysta już ponad 1 500 większych firm, które miały obowiązek wprowadzić PPK już wcześniej.

Aplikacja ma szereg możliwości w zakresie obsługi PPK, najważniejsze to:

  • prowadzenie ewidencji pracowników,
  • informacje o pracodawcy i wybranej instytucji finansowej zarządzającej PPK,
  • integracja z Comarch ERP HR lub import danych z pliku,
  • rejestr deklarowanych procentowych składek członkowskich dla PPK,
  • rejestr wystąpień i przystąpień pracowników do PPK,
  • naliczanie i ewidencja miesięcznych składek na PPK,
  • generowanie plików zgłoszeniowych, wyrejestrowujących, aktualizujących dane dla instytucji finansowych,
  • generowanie plików związanych z wypłatą transferową,
  • informacje o przelewach składek, jakie należy wykonać po przesłaniu składek do instytucji finansowej,
  • informowanie o najważniejszych zadaniach do wykonania oraz upływających terminach,
  • generowanie plików o składkach na PPK dla instytucji finansowych,
  • dostęp poprzez API dzięki czemu możliwa jest integracja z innymi systemami HR i oprogramowaniem kadrowo płacowym.

Aplikacja jest dosyć prosta, wszystkie funkcje zostały tak przemyślane, aby ich obsługa nie sprawiała większych problemów. Pracownicy mogą na każdym z kolejnych ekranów mieć wgląd w następujące dane:

  • Ekran startowy aplikacji Comarch PPK pokazujący aktualny stan procesów dotyczących Pracowniczych Planów Kapitałowych w firmie,
  • Lista pracowników w ramach danego miesiąca z naliczonymi kwotami składek na PPK,
  • Formularz pracownika pozwalający rejestrować procentową wysokość składek na PPK,
  • Lista sumarycznych i miesięcznych kwot składek pracowników na PPK,
  • Lista naliczonych składek na PPK oraz eksport do instytucji finansowej (np. TFI),
  • Import danych do aplikacji Comarch PPK ze źródeł zewnętrznych.

Obsługa PPK w biurze rachunkowym

Jak już wyżej wspomniano, aplikacja umożliwia także obsługę PPK biurom rachunkowym. To duże udogodnienie, które może być atutem na rynku w walce o klienta. Firmy chętniej się zwiążą z biurem, które dysponuje oprogramowaniem do obsługi PPK. Po prostu aplikacja Comarch PPK jest kolejnym programem do zarządzania firmą w portfolio tego uznanego na rynku, małopolskiego integratora informatycznych rozwiązań dla firm

Wymiana danych

Gro obowiązków wynikających z wprowadzenia i obsługi PPK polega na przesyłaniu dokumentów pomiędzy organizacjami. Jedna z podstawowych funkcji właśnie dotyczy wymiany danych z instytucjami finansowymi. Przedsiębiorca korzystający z aplikacji Comarch PPK może szybko i łatwo przesłać dane za pośrednictwem plików XML do każdej instytucji oferującej prowadzenie i zarządzanie PPK. Firma Comarch w celu ułatwienia obsługi PPK i zapewnienie bezpieczeństwa danych podjęła współpracę z AVIVA Investors Poland TFI, AXA TFI, TFI ALLIANZ Polska oraz Millennium TFI, dzięki temu takie czynności jak m.in. zawarcie umowy o zarządzenie, wysyłka deklaracji czy informacji o składkach do TFI, odbywa się w sposób automatyczny poprzez API.

Podsumowanie

Aplikacja Comarch PPK to kompleksowe rozwiązanie w zakresie obsługi i zarządzania Pracowniczymi Planami Kapitałowymi. Dzięki wdrożeniu aplikacji firma nie odczuje zbytnio nowych obowiązków, jakie narzuca ustawa PPK. A to chyba najważniejsze, bo w dobie ogromnej konkurencji i niepewności na rynku spowodowanej Covid-19, warto się skupić na rozwiązywaniu innych problemów.

Czytaj także

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Koronawirus a przedsiębiorcy

Ostatnio na forum

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

N Dorfina – niezależni doradcy finansowi

Doradcy finansowi N Dorfina

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »