Centrale telefoniczne - inwestycja czy wydatek

Zakup samochodu, komputera czy telefonu komórkowego można zobrazować tak: to, co parę lat temu było modne i nowoczesne, dziś nadaje się najczęściej do wymiany. Na szczęście z centralami jest trochę inaczej. Liczący się producenci dbają, aby ich produkt można było w prosty sposób rozbudować i przystosować do zmieniających się warunków.

To jest pierwsza rzecz, na którą zwróciłbym uwagę, wybierając nowy system telefoniczny dla firmy. Nigdy nie wiemy, ile linii telefonicznych lub telefonów wewnętrznych za rok czy dwa będziemy potrzebować. A może dobrze byłoby połączyć system z innym oddziałem firmy?

O ile analogowe centrale nie są już praktycznie stosowane, o tyle wybór pomiędzy klasycznym sytemem cyfrowym czy telefonią VoIP nie jest już taki prosty. Proszę nie mylić systemów IP z centralką podłączoną do bramki VoIP, żeby zminimalizować koszty połączeń. Nowoczesny system IP instalowany jest na istniejącej sieci komputerowej, co pozwala na wykorzystanie sieci LAN również jako okablowania dla telefonów - tym samym unika się wykonania osobnego i kosztownego okablowania telefonicznego. Wykorzystanie telefonów IP da te same możliwości co urząd cyfrowych, a dodatkowo posiada wiele zalet, np. pracownik, zmieniając miejsce pracy, po prostu zabiera ze sobą telefon i podłącza go w dowolnym miejscu do sieci, zachowując wszystkie ustawienia, numer wewnętrzy itp. Nie ma potrzeby wzywania instalatora, żeby przeprogramował centralę.

W przypadku wymiany istniejącego systemu na nowszy można rozważyć obie możliwości, natomiast przy projektowaniu nowego biura postawiłbym na zintegrowany system sieci komputerowej z telefonią IP.

Nie tak dawno wszyscy nieufnie podchodzili do wymiany klasycznych linii analogowych na ISDN. Większość firm zachowywała analogi na wypadek jakichkolwiek problemów z nowymi liniami cyfrowymi. Teraz rzecz wygląda podobnie przy przechodzeniu z ISDN na linie VoIP. Trzeba jednak zachować ostrożność w wyborze dostawcy. Jakość połączeń głosowych w ostatnich latach poprawiła się bardzo wyraźnie, przybyło natomiast firm oferujących coraz tańsze, a nawet darmowe połączenia. Pamiętajmy jednak, że cena to nie wszystko, liczy się również jakość połączeń, dlatego warto postawić na sprawdzonych providerów, którzy gwarantują wysoką jakość transmisji głosu.

Producentów central jest na rynku wielu. Do samego wyboru należy podejść spokojnie i z głową. Pamiętajmy - to nie jest konieczny wydatek, ale inwestycja, która w przyszłości zwróci się z nawiązką.

Do wyboru mamy kilku krajowych producentów i spory wybór zagranicznych.

W segmencie małych i średnich przedsiębiorstw najczęściej wybierane krajowe produkty to centrale spod znaku bydgoskiego Slicana i sopockiego Platana.

Na korzyść krajowych producentów przemawia wieloletnia znajomość lokalnego rynku i potrzeb klienta. Centrale są projektowane z uwzględnieniem bieżących wymagań i oczekiwań.

Z zagranicznych producentów najpopularniejsze to np. systemy Panasonic, Siemens, Alcatel, Avaya, Ericsson. Należy jednak zauważyć, że kilku światowych potentatów rynku telekomunikacyjnego dostrzegło możliwości rynku Europy Wschodniej i stara się promować tutaj swoje produkty. Z ciekawszych wymieniłbym choćby japońskie centrale NEC, od niedawna dostępne w Polsce, a godne polecenia z uwagi na zastosowanie najnowocześniejszych technologii i dobrej relacji cena - jakość.

Ponieważ wybór nie jest prosty, na początek warto najpierw sprawdzić oferty kilku różnych producentów oraz porozmawiać z doradcami technicznymi.

Integracja z aplikacjami zewnętrznymi - telefon na biurku nie jest już osobnym urządzeniem, a częścią spójnego systemu obsługi klienta. CTI (computer telephony integration) pozwala na integrację sieci telefonicznej z aplikacjami komputerowymi pracującymi w sieci LAN - wybieranie numeru z kontaków w Microsoft Outlook, wideokonferencje czy wysyłanie i odbieranie faksów to tylko niektóre z wielu użytecznych funkcji.

• Mobile Extensions - czyli używanie telefonów komórkowych lub stacjonarnych poza firmą z wykorzystaniem funkcji centrali, np. przełączanie rozmów czy zdalne korzystanie z poczty głosowej.

• Telekonferencje - większość nowoczesnych systemów pozwala na tworzenie tzw. mostów konferencyjnych pozwalających na prowadzenie konferencji nawet dla kilkudziesięciu użytkowników.

• Call Management Software - pożyteczna i godna polecenia usługa polegająca na nadzorowaniu połączeń w czasie rzeczywistym oraz otrzymywaniu dziennych czy tygodniowych automatycznych raportów na skrzynkę mailową. Wszystkie dane o połączeniach przychodzących i wychodzących wyświetlane są na bieżąco na monitorze komputera lub ekranie ściennym.

• ACD (automatic call distribution) - umożliwia automatyczną dystrybucję połączeń do agentów obsługujących połączenia przychodzące (infolinie, działy obsługi klienta itp.) System dokładnie określa obciążenie danego agenta i kieruje połączenia do agentów najmniej obciążonych. W dobrze skonfigurowanym systemie praktycznie nie ma nieodobranych połączeń.

• Sieciowanie systemów - funkcja dostępna już w większości central. Idealne rozwiązanie dla przedsiębiorstw posiadających dwie lub więcej lokalizacji.