REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Centrale telefoniczne - inwestycja czy wydatek

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Szafraniec Roman
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Centrala telefoniczna – proste urządzenie pozwalające przekazywać rozmowę do kolegi w sąsiednim pokoju oraz „wybrać tonowo numer wewnętrzny” czy też nowoczesne narzędzie pozwalające podnieść poziom obsługi klienta do pefekcji i zwiększyć wydajność firmy w widoczny sposób?

Zakup samochodu, komputera czy telefonu komórkowego można zobrazować tak: to, co parę lat temu było modne i nowoczesne, dziś nadaje się najczęściej do wymiany. Na szczęście z centralami jest trochę inaczej. Liczący się producenci dbają, aby ich produkt można było w prosty sposób rozbudować i przystosować do zmieniających się warunków.

REKLAMA

To jest pierwsza rzecz, na którą zwróciłbym uwagę, wybierając nowy system telefoniczny dla firmy. Nigdy nie wiemy, ile linii telefonicznych lub telefonów wewnętrznych za rok czy dwa będziemy potrzebować. A może dobrze byłoby połączyć system z innym oddziałem firmy?

Wybór systemu: analogowy, cyfrowy czy IP?

REKLAMA

O ile analogowe centrale nie są już praktycznie stosowane, o tyle wybór pomiędzy klasycznym sytemem cyfrowym czy telefonią VoIP nie jest już taki prosty. Proszę nie mylić systemów IP z centralką podłączoną do bramki VoIP, żeby zminimalizować koszty połączeń. Nowoczesny system IP instalowany jest na istniejącej sieci komputerowej, co pozwala na wykorzystanie sieci LAN również jako okablowania dla telefonów - tym samym unika się wykonania osobnego i kosztownego okablowania telefonicznego. Wykorzystanie telefonów IP da te same możliwości co urząd cyfrowych, a dodatkowo posiada wiele zalet, np. pracownik, zmieniając miejsce pracy, po prostu zabiera ze sobą telefon i podłącza go w dowolnym miejscu do sieci, zachowując wszystkie ustawienia, numer wewnętrzy itp. Nie ma potrzeby wzywania instalatora, żeby przeprogramował centralę.

W przypadku wymiany istniejącego systemu na nowszy można rozważyć obie możliwości, natomiast przy projektowaniu nowego biura postawiłbym na zintegrowany system sieci komputerowej z telefonią IP.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Linie telefoniczne analogowe, ISDN czy VoIP?

Nie tak dawno wszyscy nieufnie podchodzili do wymiany klasycznych linii analogowych na ISDN. Większość firm zachowywała analogi na wypadek jakichkolwiek problemów z nowymi liniami cyfrowymi. Teraz rzecz wygląda podobnie przy przechodzeniu z ISDN na linie VoIP. Trzeba jednak zachować ostrożność w wyborze dostawcy. Jakość połączeń głosowych w ostatnich latach poprawiła się bardzo wyraźnie, przybyło natomiast firm oferujących coraz tańsze, a nawet darmowe połączenia. Pamiętajmy jednak, że cena to nie wszystko, liczy się również jakość połączeń, dlatego warto postawić na sprawdzonych providerów, którzy gwarantują wysoką jakość transmisji głosu.

Którą centralę wybrać?

Producentów central jest na rynku wielu. Do samego wyboru należy podejść spokojnie i z głową. Pamiętajmy - to nie jest konieczny wydatek, ale inwestycja, która w przyszłości zwróci się z nawiązką.

Do wyboru mamy kilku krajowych producentów i spory wybór zagranicznych.

W segmencie małych i średnich przedsiębiorstw najczęściej wybierane krajowe produkty to centrale spod znaku bydgoskiego Slicana i sopockiego Platana.

Na korzyść krajowych producentów przemawia wieloletnia znajomość lokalnego rynku i potrzeb klienta. Centrale są projektowane z uwzględnieniem bieżących wymagań i oczekiwań.

Z zagranicznych producentów najpopularniejsze to np. systemy Panasonic, Siemens, Alcatel, Avaya, Ericsson. Należy jednak zauważyć, że kilku światowych potentatów rynku telekomunikacyjnego dostrzegło możliwości rynku Europy Wschodniej i stara się promować tutaj swoje produkty. Z ciekawszych wymieniłbym choćby japońskie centrale NEC, od niedawna dostępne w Polsce, a godne polecenia z uwagi na zastosowanie najnowocześniejszych technologii i dobrej relacji cena - jakość.

Ponieważ wybór nie jest prosty, na początek warto najpierw sprawdzić oferty kilku różnych producentów oraz porozmawiać z doradcami technicznymi.

Funkcje nowoczesnych systemów telefonicznych

REKLAMA

Integracja z aplikacjami zewnętrznymi - telefon na biurku nie jest już osobnym urządzeniem, a częścią spójnego systemu obsługi klienta. CTI (computer telephony integration) pozwala na integrację sieci telefonicznej z aplikacjami komputerowymi pracującymi w sieci LAN - wybieranie numeru z kontaków w Microsoft Outlook, wideokonferencje czy wysyłanie i odbieranie faksów to tylko niektóre z wielu użytecznych funkcji.

Mobile Extensions - czyli używanie telefonów komórkowych lub stacjonarnych poza firmą z wykorzystaniem funkcji centrali, np. przełączanie rozmów czy zdalne korzystanie z poczty głosowej.

Telekonferencje - większość nowoczesnych systemów pozwala na tworzenie tzw. mostów konferencyjnych pozwalających na prowadzenie konferencji nawet dla kilkudziesięciu użytkowników.

Call Management Software - pożyteczna i godna polecenia usługa polegająca na nadzorowaniu połączeń w czasie rzeczywistym oraz otrzymywaniu dziennych czy tygodniowych automatycznych raportów na skrzynkę mailową. Wszystkie dane o połączeniach przychodzących i wychodzących wyświetlane są na bieżąco na monitorze komputera lub ekranie ściennym.

ACD (automatic call distribution) - umożliwia automatyczną dystrybucję połączeń do agentów obsługujących połączenia przychodzące (infolinie, działy obsługi klienta itp.) System dokładnie określa obciążenie danego agenta i kieruje połączenia do agentów najmniej obciążonych. W dobrze skonfigurowanym systemie praktycznie nie ma nieodobranych połączeń.

Sieciowanie systemów - funkcja dostępna już w większości central. Idealne rozwiązanie dla przedsiębiorstw posiadających dwie lub więcej lokalizacji.

 

W dobie telefonii IP łączenie systemów przy zastosowaniu nowoczesnych protokołów sieciowych (np. NetLink) to już nie dwie centrale połączone ze sobą w taki czy inny sposób, ale budowa jednego systemu rozproszonego pozwalającego korzystać z wszystkich funkcji systemowych, bez znaczenia, czy użytkownicy znajdują się w tym samym budynku, mieście czy kraju. Istotne znaczenie ma również fakt, że konfiguracja całego systemu wykonywana jest z jednej lokalizacji lub zdalnie, co skutecznie zmiejsza koszt obsługi serwisowej.

Zakup centrali telefonicznej - wydatek czy inwestycja?

Wydając pieniądze na nowoczesny system telefoniczny, pamiętajmy, że minęły już czasy, gdy instalator tłumaczył klientowi, co dane urządzenie może i w jaki sposób to działa. Nowoczesne centrale mają tak rozbudowane możliwości programowe, że to klient decyduje, jak ma odbywać się dystrybucja ruchu przychodzącego czy jak wykorzystać programowalne przyciski w aparacie telefonicznym. Końcowy efekt zależy od wspólnego zrozumienia potrzeb i wymagań oraz fachowej konfiguracji funkcji systemowych.

Efektywne zastosowania

Na koniec parę przykładów, jak przy niewielkim nakładzie pracy i pieniędzy można uzyskać wymierne korzyści biznesowe, korzystając z funkcji nowoczesnych systemów telefonicznych.

W jednej z zagranicznych firm z branży internetowej zastosowaliśmy nietypową zapowiedź powitalną. Oprócz standartowego: „Witamy w firmie A. Wybierz numer działu, z którym chcesz się połączyć”, dodaliśmy: „lub jeżeli chcesz posłuchać kwaczącej kaczki, wybierz 0”. Głupie? Nie do końca. W krótkim czasie numer firmy znało całe miasto i każdy dzwnił posłuchać sobie nagranego kwakania, po którym zgłaszała się recepcjonistka, pytając, czy się podobało i czy może przedstawić ofertę firmy. W ciągu tygodnia liczba połączeń przychodzących wzrosła o kilkaset procent.

Kolejnym przykładem może być prosty, ale zostający w pamięci numer dla klientów pewnej firmy samochodowej. Chcąc połączyć się z działem Porsche, należy wybrać, jakże by inaczej... 911.

Teraz przykład pomysłowego sieciowania central z wykorzystaniem protokołu NetLink. Firma inwestycyjna z Dublina otworzyła oddziały w Chicago i Singapurze.

Wybór nie był przypadkowy - ten sam język i strefy czasowe oddalone o 7 i 8 godzin.

Dzięki przemyślanej konfiguracji central oprócz oczywistych korzyści, takich jak bezpłatne połączenia między oddziałami, gdy klient dzwoniąc w godzinach pracy na lokalny numer irlandzki, połączy się z oddziałem w Dublinie, zawierały dodatkowe. Otóż po godzinie 17. dzwoniąc na ten sam numer, połączy się z Chicago, nawet o tym nie wiedząc, po północy telefon zostanie odebrany w Singapurze. To samo dotyczy lokalnych numerów w Singapurze i Chicago. W ten sposób bez użycia poczty głosowej połączenia odbierane są przez 24 godziny na dobę.

Od nas, jak widać z powyższego, zależy, czy zakup nowego systemu telefonicznego będzię tylko kolejnym wydatkiem, czy przemyślaną inwestycją. Inwestycją, która pozwoli zoptymalizować pracę użytkowników, sprawi, że odbieranie telefonów będzie przyjemnością, a nie koniecznością. Podniesienie jakości obsługi telefonicznej to już nie tylko zadanie dla profesjonalnych call center, ale dla każdego przedsiębiorstwa, któremu zależy na dobrym i profesjonalnym kontakcie z klientem.

Roman Szafraniec

IT Manager, Silverten, www.silverten.com

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Twój Biznes

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Polska inwestycyjna zapaść – co hamuje rozwój i jak to zmienić?

Od 2015 roku stopa inwestycji w Polsce systematycznie spada. Choć może się to wydawać abstrakcyjnym wskaźnikiem makroekonomicznym, jego skutki odczuwamy wszyscy – wolniejsze tempo wzrostu gospodarczego, mniejszy przyrost zamożności, trudniejsza pogoń za Zachodem. Dlaczego tak się dzieje i czy można to odwrócić? O tym rozmawiali Szymon Glonek oraz dr Anna Szymańska z Polskiego Instytutu Ekonomicznego.

Firma za granicą jako narzędzie legalnej optymalizacji podatkowej. Fakty i mity

W dzisiejszych czasach, gdy przedsiębiorcy coraz częściej stają przed koniecznością konkurowania na globalnym rynku, pojęcie optymalizacji podatkowej staje się jednym z kluczowych elementów strategii biznesowej. Wiele osób kojarzy jednak przenoszenie firmy za granicę głównie z próbą unikania podatków lub wręcz z działaniami nielegalnymi. Tymczasem, właściwie zaplanowana firma za granicą może być w pełni legalnym i etycznym narzędziem zarządzania obciążeniami fiskalnymi. W tym artykule obalimy popularne mity, przedstawimy fakty, wyjaśnimy, które rozwiązania są legalne, a które mogą być uznane za agresywną optymalizację. Odpowiemy też na kluczowe pytanie: czy polski przedsiębiorca faktycznie zyskuje, przenosząc działalność poza Polskę?

5 sprawdzonych metod pozyskiwania klientów B2B, które działają w 2025 roku

Pozyskiwanie klientów biznesowych w 2025 roku wymaga elastyczności, innowacyjności i umiejętnego łączenia tradycyjnych oraz nowoczesnych metod sprzedaży. Zmieniające się preferencje klientów, rozwój technologii i rosnące znaczenie relacji międzyludzkich sprawiają, że firmy muszą dostosować swoje strategie, aby skutecznie docierać do nowych odbiorców. Dobry prawnik zadba o zgodność strategii z przepisami prawa oraz zapewni ochronę interesów firmy. Oto pięć sprawdzonych metod, które pomogą w pozyskiwaniu klientów w obecnym roku.

Family Business Future Summit - podsumowanie po konferencji

Pod koniec kwietnia niniejszego roku, odbyła się druga edycja wydarzenia Family Business Future Summit, które dedykowane jest przedsiębiorczości rodzinnej. Stolica Warmii i Mazur przez dwa dni gościła firmy rodzinne z całej Polski, aby esencjonalnie, inspirująco i innowacyjne opowiadać i rozmawiać o sukcesach oraz wyzwaniach stojących przed pionierami polskiej przedsiębiorczości.

REKLAMA

Fundacja rodzinna po dwóch latach – jak zmienia się myślenie o sukcesji?

Jeszcze kilka lat temu o sukcesji w firmach mówiło się niewiele. Przedsiębiorcy odsuwali tę kwestię na później, często z uwagi na brak gotowości, aby się z nią zmierzyć. Mówienie o śmierci właściciela, przekazaniu firmy i zabezpieczeniu rodziny wciąż należało do tematów „na później”.

Potencjał 33 GW z wiatraków na polskim morzu. To 57% zapotrzebowania kraju na energię. Co dalej z farmami wiatrowymi w 2026 i 2027 r.

Polski potencjał na wytwarzanie energii elektrycznej z wiatraków na morzu (offshore) wynosi 33 GW. To aż 57% rocznego zapotrzebowania kraju na energię. W 2026 i 2027 r. powstaną nowe farmy wiatrowe Baltic Power i Baltica 2. Jak zmieniają się przepisy? Co dalej?

Jak zwiększyć rentowność biura rachunkowego bez dodatkowych wydatków?

Branża księgowa to jedna z dziedzin, w których wynagrodzenie za świadczone usługi często jest mocno niedoszacowane, mimo tego, że błędy w księgowości mogą skutkować bardzo poważnymi konsekwencjami dla przedsiębiorców. W związku z tak doniosłą rolą biur rachunkowych powinny one dbać o poziom rentowności, który pozwoli właścicielom skupić się na podnoszeniu jakości świadczonych usług oraz większego spokoju, co niewątpliwie pozytywnie wpływa na dobrostan właścicieli biur oraz ich pracowników.

Samozatrudnieni i małe firmy w odwrocie? wzrasta liczba likwidowanych i zawieszanych działalności gospodarczych, co się dzieje

Według znawców tematu, czynniki decydujące ostatnio o likwidacji takich firm nie różnią się od tych sprzed roku. Znaczenie mają m.in. koszty prowadzenia biznesu, w tym składki zusowskie, a także oczekiwania finansowe pracowników.

REKLAMA

Szybki wzrost e-commerce mocno zależny od rozwoju nowych technologii: co pozwoli na zwiększenie zainteresowania zakupami online ze strony klientów

E-commerce czyli zakupy internetowe przestają być jedynie wygodną alternatywą dla handlu tradycyjnego – stają się doświadczeniem, którego jakość wyznaczają nie tylko oferta i cena, lecz także szybkość, elastyczność i przewidywalność dostawy oraz prostota ewentualnego zwrotu.

Przedsiębiorczość w Polsce ma się dobrze, mikroprzedsiębiorstwa minimalizując ryzyko działalności gospodarczej coraz częściej zaczynają od franczyzy

Najliczniejszą grupę firm zarejestrowanych w Polsce stanowią mikroprzedsiębiorstwa, a wśród nich ponad 87 tys. to podmioty działające w modelu franczyzowym. Jak zwracają uwagę ekonomiści ze Szkoły Głównej Handlowej, Polska jest liderem franczyzy w Europie Środkowo-Wschodniej.

REKLAMA