Jak efektywnie zarządzać opakowaniami zwrotnymi

Ponadto sprzedaż produktów w opakowaniach zwrotnych, z wykorzystaniem kredytu kupieckiego, wiąże się również z odroczeniem okresu zwrotu opakowań lub zapłaty za nie. To natomiast wpływa na wzrost utrzymywanych należności.

Opakowania to pieniądze. W skali jednostkowej wydają się one mało istotne, ale suma utraconych opakowań może być znaczącym obciążeniem dla producenta.

W przypadku procedur kontroli kredytowej opakowania należy traktować tak samo jak należności za sprzedany z nimi towar. Takie podejście spowoduje, że odbiorcy będą przywiązywać większą wagę do opakowań, co zwiększy ich odzyskiwanie. Oczywiście nie można liczyć na 100% odzyskanie opakowań zwrotnych. Szczególnie np. opakowania szklane są narażone na uszkodzenie.

Kolejny problem w zarządzaniu opakowaniami zwrotnymi to ich ewidencja. Dobra ewidencja to klucz do sukcesu w zakresie odzyskiwania opakowań. Producent powinien prowadzić ewidencję zarówno ilościową, jak i wartościową. Ewidencja ilościowa informuje o saldzie wydanych opakowań według rodzajów. Ewidencja wartościowa dotyczy salda opakowań w złotówkach (lub innej walucie). Obie ewidencje powinny być prowadzone dla każdego odbiorcy osobno. Może się bowiem zdarzyć, że saldo wartościowe będzie maleć i nie będzie to miało odzwierciedlenia w saldzie ilościowym. Sytuacja taka wystąpi, jeśli odbiorca odda więcej opakowań jednego rodzaju, a dostawca zgodzi się je przyjąć (przykład 1).

Przykład 1

Firma Atax wydała odbiorcy następujące rodzaje opakowań:

Po 30 dniach firma zwróciła następujące opakowania:

Wartość opakowań pobranych i oddanych przez klienta (211 zł) jest taka sama, jednak klient nadal nie oddał 30 sztuk opakowania A. Było to możliwe, ponieważ odbiorca zwrócił opakowanie B w większej ilości, niż pobrał z towarem. Obrazuje to częsty przypadek różnicy między saldami ilościowym i wartościowym opakowań.

Następny problem, jaki pojawi się w przypadku obrotu opakowaniami, to uszkodzenia na terenie zakładu produkcyjnego. Niestety, uszkodzeń takich nie da się uniknąć. W takim przypadku opakowania uszkodzone warto zaliczyć do pozostałych kosztów operacyjnych. Dla tych kosztów należy jednak stworzyć odrębne miejsce powstawania kosztów. Zapewni to lepszą kontrolę nad uszkodzeniami, a także umożliwi wdrożenie norm i procedur bezpieczeństwa. Nadmierny wzrost tych kosztów może być spowodowany: niedoskonałym systemem produkcyjnym powodującym uszkodzenia, zbyt małą starannością pracowników, problemami w zakresie transportowana opakowań między magazynami itp. Warto również wspomnieć o problemach natury podatkowej. Od 1 maja 2004 r. obrót opakowaniami jest objęty VAT.

Jakie narzędzia stosować do kontroli opakowań

Ograniczanie kosztów opakowań zwrotnych może poprawić rentowność przedsiębiorstwa. Jest to obszar często pomijany w analizach, ale w nim znajdują się także istotne rezerwy poprawy wyniku finansowego. Opakowania zgromadzone u producenta generują koszty związane z ich przechowywaniem (powierzchnia magazynowa, ochrona, uszkodzenia fizyczne itp.). Największa możliwość ograniczenia kosztów wiąże się z wydawaniem opakowań odbiorcom.

Podstawą skutecznej kontroli jest posiadanie aktualnych i precyzyjnych danych na temat opakowań. W tym celu konieczne jest przeprowadzanie okresowej ich inwentaryzacji. Bardzo istotny jest również system monitoringu obrotu opakowaniami. Powstanie należności z tytułu opakowań powinno być księgowane na kontach analitycznych poszczególnych klientów. Dobrym rozwiązaniem jest powiązanie faktury sprzedaży towaru z dokumentem dotyczącym wydania lub sprzedaży opakowań. W ten sposób łatwiej będzie analizować ruchy opakowań w powiązaniu z poszczególnymi klientami. W celu zapewnienia kontroli opakowań niezbędne będą raporty monitorujące saldo opakowań u każdego z klientów (przykład 2).

Przykład 2

Firma Beta w celu lepszej kontroli obrotu opakowaniami opracowała następujący schemat księgowania dokumentów.

Firma księguje dokumenty związane z obrotem opakowaniami na jednym zbiorczym koncie „Opakowania”. W celach kontrolnych wyodrębniła też dodatkowe konta dla rodzajów opakowań. Dokumenty dodatkowo księgowane są dla każdego odbiorcy osobno. Dzięki takiemu układowi kont firma zachowuje wymogi sprawozdawcze i zapewnia sobie detaliczną kontrolę opakowań.

Podstawowy raport wykorzystywany w kontroli opakowań, znany już z monitoringu należności, to struktura wiekowa (przykład 3). Pokazuje ona wartości niezwróconych opakowań w podziale na zdefiniowane okresy czasowe. Ważne jest, aby w przypadku gdy wyznacza się okres zwrotu opakowań, wartość opakowań pobranych przez klienta również była uwzględniana w przyznanym klientowi limicie kredytowym. Odroczenie okresu zwrotu lub zapłaty za opakowania wystawia firmę na takie samo ryzyko jak w przypadku odroczenia terminu zapłaty za towar.

Przykład 3

Przykładowa struktura wiekowa należności za opakowania:

Struktura wskazuje, że klient B zalega z opakowaniem X (na kwotę 12 000) oraz Z (na kwotę 3000). W przypadku klienta A szczególną uwagę trzeba zwrócić na opakowania Z (kwota 5000).

Kolejny raport usprawniający zarządzanie opakowaniami dotyczy ilościowej kontroli opakowań pobranych przez konkretnego klienta. Raport powinien wskazywać dokładnie, jakie opakowania klient musi jeszcze oddać (przykład 4).

Przykład 4

Firma chce uzyskać informacje, jakie rodzaje opakowań zalegają u odbiorcy Z i jak długo nie zostały one zwrócone. W tym celu firma sporządziła raport, zaprezentowany poniżej:

Jak wynika z raportu, klient Z posiada 250 palet niezwróconych w terminie oraz 5000 pojemników. Pozostałe opakowania nie wymagają jeszcze zwrotu. Cennym rozwiązaniem jest przypisanie numeru dostawy, ponieważ opakowania te można dokładnie powiązać z fakturą za towar i sprzedanym asortymentem.

Ważnym raportem umożliwiającym kontrolę opakowań jest także raport ruchów na opakowaniach. Raport taki powinien umożliwić przeprowadzenie dokładnej analizy wszystkich księgowań dokonywanych na koncie klienta w zakresie należności za opakowania. Trzeba pamiętać, że ruchy na opakowaniach to nie tylko wydanie i odbiór, ale również: zapłata, umorzenie, kompensata z należnymi rabatami i inne. Raport ruchów na opakowaniach ułatwi wyjaśnienie niezgodności w saldach, a także będzie cennym źródłem informacji w zakresie historii obrotu opakowaniami (przykład 5).

Przykład 5

W celu uzgodnienia salda opakowań z klientem firma Beta zestawiła ruchy na opakowaniach za maj 2007. Wyniki prezentuje tabela:

W wyniku wszystkich operacji na koncie opakowań w maju saldo należności z tytułu opakowań wzrosło o 12 000 zł.

Często producenci bagatelizują problem zaległych opakowań w obawie przed utratą klienta. Unikanie rozwiązania tego problemu jest jednak błędem. Wdrożenie programu restrukturyzacji opakowań ma właśnie na celu ograniczenie wydatków powstałych w wyniku utraty opakowań przez odbiorców. Początkiem jest diagnoza sytuacji. Zazwyczaj sygnałem świadczącym o problemach z opakowaniami u klienta jest znacząca wartość opakowań niezwróconych w terminie.

Jeśli klient ma problemy ze zwrotem opakowań, wówczas kluczowe jest uzgodnienie sald. Dzięki temu obie strony będą zgodne w zakresie powstałych uchybień. Po przeprowadzonej restrukturyzacji konieczny jest okresowy monitoring salda klienta. Często bowiem zdarza się, że po specyficznym dla branży okresie (którym jest zazwyczaj sezon) ponownie pojawiają się problemy z opakowaniami. Monitoring pozwoli określić, czy odbiorca poprawił wewnętrzne procesy zarządzania opakowaniami i czy kolejne braki są od niego niezależne, czy też świadomie nie dba o opakowania.

Jacek Folga

analityk w firmie z branży FMCG