Karta paliwowa ułatwia zarządzanie flotą samochodową

Dokonując transakcji za pomocą kart paliwowych, firmy korzystają z nieoprocentowanego kredytu kupieckiego oraz zwiększają bezpieczeństwo swoich kierowców, umożliwiając im bezgotówkowe zakupy towarów i usług dostępnych na stacjach.

- Jesteśmy w stanie zapewnić pełne bezpieczeństwo. Nawet w przypadku kradzieży lub zagubienia karty osoby niepowołane - nieznające numeru PIN - nie mogą z niej korzystać. Dla zwiększenia bezpieczeństwa wyposażamy karty w dodatkowe zabezpieczenia wykluczające jej użycie przez osoby do tego nieupoważnione. Zgłoszenie faktu kradzieży lub zagubienia karty zwalnia jej posiadacza z odpowiedzialności za ewentualne jej wykorzystanie przez osoby trzecie - mówi Bartłomiej Jórczak, dyrektor ds. rozwoju UTA Polska.

Do zalet kart można także zaliczyć możliwość otrzymywania zbiorczego raportu zawierającego szczegóły wszystkich tankowań, co znacznie ułatwia i skraca pracę księgowości. Daje to również możliwość tzw. fakturowania netto. Przy takim rozliczaniu firma może zaoszczędzić około 15-25 proc. kosztów paliwa. Szczególnie korzystne jest to w momencie, kiedy ubiegamy sie o zwrot VAT-u zapłaconego za granicą.

- Kierowca, który płaci na stacji przy pomocy karty paliwowej, obciążany jest jedynie kwotą netto. Podatek VAT odliczany jest bowiem automatycznie od sumy na fakturze. Jedyną formalnością, jaką musi spełnić właściciel samochodu, jest jednorazowe wypełnienie dokumentów, które wymagane są przez poszczególne urzędy skarbowe. Kwoty zwracanych podatków VAT muszą jednocześnie osiągnąć ustalone w danym kraju minimum, np. w Niemczech 200 euro - wyjaśnia Tomasz Majchrowicz, doradca DKV Euro Service.

Stawkę netto można płacić nie tylko za paliwo, ale także za inne produkty jak oleje, smary i akcesoria samochodowe. Dotyczy to także usług, jak opłaty za przejazdy autostradami, tunelami, mostami i przeprawy promowe, naprawy samochodu, wymiana opon czy mycie samochodu.

Korzystanie z kart paliwowych daje także firmom wiele możliwości dodatkowej kontroli związanej z prowadzeniem floty.

-Pracownicy sprawdzają cechy karty, które potwierdzą jej przynależność do systemu Routex oraz weryfikują numer rejestracyjny samochodu na podjeździe z numerem, jaki widnieje na karcie. Transakcje są następnie dodatkowo weryfikowane w biurze obsługi klienta, gdzie sprawdza się ilość dokonanych transakcji na kartę w danym dniu i - dodatkowo - zakupy są porównywane z dotychczasowym profilem zakupów. Ewentualne odstępstwa od normy są przekazywane do firm telefonicznie przez specjalistów zajmujących się systemem obsługi kart - wyjaśnia Magdalena Kandefer, menadżer w BP Polska.

BEATA TROCHYMIAK

beata.trochymiak@infor.pl