| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Zarządzanie > Sekretariat > Obieg dokumentów > Fazy obiegu pism

Fazy obiegu pism

W procesie obiegu pism w biurze można wyróżnić kilka etapów, jest to m.in. segregacja korespondencji i przekazanie do właściwej komórki organizacyjnej.

Pisma przyniesione przez interesantów potwierdzamy według odpowiedniego wzoru:
Pismo w sprawie…………………………………..
Przyjęto dnia………………………………………
Podpis przyjmującego, pieczątka

Pisma, które doręczyli interesanci (zwykle są to skargi), pisma polecone dostarczone przez doręczyciela, faks od jednostki nadrzędnej firmy, powinny być zarejestrowane w dzienniku korespondencyjnym

Polecamy: Cechy potrzebne do wykonywania zawodu sekretarki

Pozostałe pisma będą rejestrowane w spisach spraw przez pracowników odpowiedzialnych za załatwienie sprawy.

Nie rejestruj:
czasopism;
druków;
folderów i innych materiałów reklamowych.

Dekretacja, czyli wstępne skierowanie do właściwej komórki organizacyjnej jako kolejna faza obiegu pism

Dekretacja polega na:

  • wpisaniu symbolu komórki organizacyjnej do której pismo zostało skierowane;
  • dyspozycji dotyczących sposobu i terminu załatwienia sprawy;
  • uzgodnieniach w załatwieniu sprawy, złożeniu podpisu dyrektora i wpisaniu daty.

Dekretacja należy do kompetencji kierownika jednostki, jednak dość często zlecana jest sekretarce. W przypadku typowych spraw szef może zlecić dekretacje sekretarce zastrzegając dla siebie prawo dekretacji:

  • pism od jednostek nadrzędnych firmy;
  • skarg i zażaleń;
  • pism, co do których sekretarka może mieć trudności z odpowiednim ich skierowaniem.

W wyniku dekretacji pismo jest kierowane do kierownika pionu, lub kierownik przydziela załatwienie sprawy właściwemu referentowi. Załatwienie sprawy może odbyć się na drodze pisemnej lub w formie ustnej.

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

mgr inż. Adam Górski

Ekspert ds. Elektroenergetyki oraz Systemów i sieci komputerowych.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »